Logika synchronizace schůzek, kontaktů a úkolů

Článek
10/16/2024

Tento článek zkoumá, jak jsou schůzky, kontakty a úkoly synchronizovány mezi Dynamics 365 a Exchange. E-mail se synchronizuje samostatně.

Schůzky, kontakty a úkoly se ve výchozím nastavení mezi Dynamics 365 a Exchange synchronizují oběma způsoby. Preferovanou metodou je synchronizace na straně serveru, známá také jako synchronizace Exchange. Synchronizace probíhá odlišně v závislosti na synchronizované položce a směru synchronizace.

Požadavky na konfiguraci synchronizace

Před synchronizací schůzek, kontaktů a úkolů musí odpovídající záznam poštovní schránky v Dynamics 365 splňovat následující požadavky. Upozorňujeme, že poštovní schránky ve frontě nepodporují synchronizaci schůzek, kontaktů nebo úkolů.

E-mailová adresa uživatele je schválena.
Poštovní schránka je otestována a povolena.
Schůzky, kontakty a úkoly jsou nastaveny na synchronizaci na straně serveru.

Více informací viz Připojení k Exchange Online a Synchronizace na straně serveru.

Filtry synchronizace určují záznamy, které se synchronizují mezi Dynamics 365 a Exchange pomocí synchronizace na straně serveru. Další informace viz Výběr záznamů, které chcete synchronizovat mezi aplikacemi Customer Engagement a Exchange.

Synchronizace z Dynamics 365 do Exchange

Po synchronizaci položky se serverem Exchange se vytvoří propojení. Synchronizace je vždy obousměrná. Jakákoli změna na jedné straně se projeví na straně druhé.

Synchronizace z Exchange do Dynamics 365

Schůzky, kontakty a úkoly se synchronizují z Exchange do Dynamics 365 pouze v případě, že jsou splněny následující požadavky:

Položka byla vytvořena v aplikaci Dynamics 365 for Outlook.
Položka je sledována do Dynamics 365 v Dynamics 365 for Outlook.
Kategorie Sledováno na Dynamics 365 se použije v aplikaci Outlook nebo jiném e-mailovém klientovi, nikoli Dynamics 365 for Outlook.

Poznámka:

Synchronizace na straně serveru synchronizuje schůzky s kategorií Sledováno na Dynamics 365, pokud je událost v hlavní složce Kalendář nebo jejích podsložkách. Položky v jiných složkách kalendáře nejsou synchronizovány.

Snímek obrazovky poštovní schránky v aplikaci Outlook zobrazující schůzky, které lze synchronizovat z hlavní složky Kalendář.

Když jsou tyto požadavky splněny, synchronizace na straně serveru vytvoří položku v Dynamics 365 a vytvoří propojení. Synchronizace je vždy obousměrná. Jakákoli změna na jedné straně se projeví na straně druhé.

Další informace naleznete zde:

Synchronizace schůzek

Způsob synchronizace schůzek mezi Dynamics 365 a Exchange závisí na směru synchronizace a vlastnostech schůzky.

Organizátor schůzek

Organizátor schůzek je klíčové pole pro synchronizaci schůzek. Vede k různým způsobům synchronizace. Například pouze organizátor událostí Dynamics 365 může synchronizovat a distribuovat schůzky z Dynamics 365 účastníkům Exchange. Při vytváření schůzek pomocí vlastního nastavení, jako je Power Automate nebo vlastní kód, se ujistěte, že je organizátor správně zadán. Pole organizátor není ve formuláři schůzky ve výchozím nastavení viditelné. Podle potřeby ho můžete přidat do formulářů, zobrazení nebo dotazů pokročilého hledání, abyste potvrdili, že hodnota je přítomná a správná.

Pokud se organizátor schůzek v Dynamics 365 po synchronizaci se serverem Exchange změní, může to způsobit, že původní organizátor vydá zrušení. To se může stát, protože schůzka již nesplňuje podmínky filtrů synchronizace uživatele. Navíc může nový organizátor synchronizovat událost jako novou schůzku na serveru Exchange. Chování při odesílání zrušení od předchozího organizátora lze upravit pomocí OrgDBOrgSetting s názvem DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Poznámka:

Schůzka vytvořená v Dynamics 365 se zobrazí jako vytvořená systémem SYSTEM, pokud jsou splněny následující podmínky:

Uživatel sledující schůzku není organizátor
OrgDBOrgSetting s názvem DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities je nastaveno na výchozí hodnotu False.

Pokud je organizátorem schůzky v aplikaci Outlook uživatel Dynamics 365, vlastníkem bude organizátor. Pokud organizátor schůzky není uživatel Dynamics 365, vlastníkem bude uživatel, který ji sledoval.

Synchronizace schůzek z Dynamics 365 do Exchange

Mapování: Schůzky v Dynamics 365 se synchronizují s Exchange jako schůzky.
Stav schůzky: Pokud je stav schůzky v Dynamics 365 Dokončeno, Zrušeno, nebo Zdarma (Otevřeno), stav schůzky se synchronizuje se serverem Exchange jako Zdarma.
Připomenutí: Není nastaveno žádné připomenutí, pokud je schůzka více než sedm dní v minulosti nebo je stav schůzky Zdarma (Otevřeno).
Pozvánky: Žádná pozvánka nebude odeslána, pokud:
- Schůzka je v minulosti.
- Nejsou pozváni žádní účastníci.
- Uživatel synchronizující schůzku není organizátor.
- Nezměnila se žádná z následujících vlastností: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Synchronizace zrušených a odstraněných schůzek z Dynamics 365 do Exchange

Exchange odešle účastníkům zrušení události, když je událost odstraněna z poštovní schránky organizátora.

Pokud je schůzka odstraněna v Dynamics 365, žádné zrušení se neodešle, pokud:

Schůzka je v minulosti.
Uživatel synchronizující schůzku není organizátor schůzky.
Schůzka nemá žádné účastníky.

Ve výchozím nastavení se schůzky, které jsou zrušené v Dynamics 365, nesynchronizují se serverem Exchange jako Zrušeno. Chcete-li toto chování změnit, zapněte SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange v OrgDbOrgSettings. Když je toto nastavení povoleno, zrušením události v Dynamics 365 se zruší schůzka na Exchange, která odešle zrušení účastníkům.

Když je schůzka odstraněna v Dynamics 365 a synchronizována s Exchange, schůzka je odstraněna v Exchange pouze v případě, že jsou splněny všechny následující podmínky:

Schůzka je propojená.
Synchronizující uživatel je organizátor schůzky.
Schůzka je v budoucnosti.
Schůzka nebyla logicky odstraněna.

Pokud nejsou splněny všechny tyto podmínky, schůzka stále existuje na serveru Exchange, ale není propojena.

Při sledování opakující se schůzky Dynamics 365 neodesílá nové pozvánky účastníkům, pokud:

Všechny výskyty řady stále existují v aplikaci Outlook a Exchange.
Nebyli přidáni ani smazáni žádní účastníci.

Pokud organizátor odstranil minulé instance série, Dynamics 365 je vidí jako chybějící z Exchange. Znovu je vytvoří a odešle účastníkům novou pozvánku.

Synchronizace schůzek z Exchange do Dynamics 365

Mapování: Schůzky ve Exchange se synchronizují s Dynamics 365 jako schůzky. Opakující se schůzky se synchronizují s Dynamics 365 jako primární opakující se schůzky a její instance. Pokud jsou na serveru Exchange upraveny jednotlivé instance opakované schůzky, synchronizují se s Dynamics 365 jako záznamy schůzek výjimek.
Stav schůzky a stav Free/Busy: Pokud je stav schůzky na serveru Exchange Volný, stav schůzky se synchronizuje s Dynamics 365 jako Zdarma. Pokud je stav Dokončeno nebo Zrušeno v Dynamics 365, je stav události v Dynamics 365 nastaven na Dokončeno. Pokud je stav Otevřeno v Dynamics 365, je stav schůzky nastaven na Volný. Pokud je stav události Exchange Volno/zaneprázdněno nastaven na Práce jinde, událost Dynamics 365 je nastavena na stav Otevřený a stav je Volný.
Schůzky se stavem Dokončeno nebo Zrušeno v Dynamics 365: Pokud je stav schůzky v Dynamics 365 Dokončeno nebo Zrušeno, žádné změny schůzky na serveru Exchange se nebudou synchronizovat Dynamics 365.
Rezervace schůzek a správa konfliktů: Když je schůzka sledována na Dynamics 365, synchronizace na straně serveru používá rezervační API, aby se ujistila, že účastníci jsou v určený čas k dispozici. Pokud má například kalendář organizátora v Dynamics 365 současně jinou schůzku, rezervace se nezdaří a schůzka se nesynchronizuje. Uživatel může řešit konflikt v plánování, ignorovat ho, a přesto nechat událost synchronizovat. Rezervace z Dynamics 365 v aplikaci Outlook automaticky potlačí konflikt plánování. Více informací viz Při ukládání události [předmět schůzky] ze serveru Exchange do Microsoft Dynamics 365 byl nalezen konflikt plánování.

Synchronizace zrušených a odstraněných schůzek z Exchange do Dynamics 365

Když je sledovaná událost nebo výjimečná událost odstraněna v Exchange, schůzka není odstraněna v Dynamics 365 během synchronizace, pokud:

Stát je Dokončeno nebo Zrušeno.
Schůzka je v minulosti.
Uživatel synchronizující schůzku není organizátor schůzky.

(Výjimečná událost je konkrétní instance opakované události, která byla individuálně upravena.)

Synchronizace schůzek s poskytnutím služeb

Mapování: Služby v Dynamics 365 se synchronizují s Exchange jako schůzky.
Pozvánky a zrušení: Pozvánky a zrušení se nikdy neposílají na servisní schůzky.
Kopie: Během synchronizace dostanou uživatelé do svých poštovních schránek vlastní kopii servisní schůzky. Neexistuje žádný centrální organizátor pro schůzky s poskytnutím služeb.

Synchronizace kontaktů

Mapování: Kontakty v Dynamics 365 se synchronizují do Exchange jako kontakty.
Synchronizace adres: Viz Synchronizace adres pro kontakty.
Smazané kontakty:
- Kontakty odstraněné v Dynamics 365 jsou odstraněny v Exchange pouze v případě, že synchronizující uživatel není vlastníkem kontaktu.
- Kontakty odstraněné v Exchange jsou odstraněny v Dynamics 365 pouze v případě, že synchronizující uživatel je vlastníkem kontaktu.

Synchronizace úkolů

Způsob synchronizace úkolů mezi Dynamics 365 a Exchange závisí na směru synchronizace a vlastnostech úkolu.

Synchronizace úkolů z Dynamics 365 do Exchange

Mapování: Faxy, dopisy, telefonní hovory a úkoly v Dynamics 365 se synchronizují se serverem Exchange jako úkoly.
Připomenutí: Pokud je termín dokončení úkolu před více než dnem a stav úkolu v Dynamics 365 je Otevřený nebo Naplánováno, během synchronizace je nastaveno připomenutí.
Termín: Naplánované datum ukončení úkolu v Dynamics 365 se synchronizuje se serverem Exchange jako datum dokončení úkolu.
Stav úkolu: Pokud není zadáno procento dokončení:
- otevřený úkol se synchronizuje do Exchange jako Nezahájený.
- dokončený nebo zrušený úkol se synchronizuje do Exchange jako Dokončeno.
Datum dokončení: Skutečné datum ukončení úkolu se synchronizuje se serverem Exchange jako datum dokončení úkolu.
Smazané úkoly: Úkoly, které jsou odstraněny v Dynamics 365, jsou na Exchange odstraněny pouze v případě, že jejich stav na Exchange není Dokončeno.
Automatické dokončování úkolu: Úkoly označené jako Dokončené v Dynamics 365 mají hodnotu v actualEnd pole. Pokud je pole actualEnd úkolu vyplněno a datum je v minulosti, úkol se synchronizuje se serverem Exchange jako Dokončeno automaticky. Pokud k opětovné aktivaci úlohy použijete vlastní nastavení, nezapomeňte vymazat datum actualEnd, aby se zabránilo automatickému vyplnění synchronizací na straně serveru.

Synchronizace úkolů z Exchange do Dynamics 365

Mapování: Úkoly na serveru Exchange se synchronizují s Dynamics 365 jako úkoly.
Stav úlohy: Úkoly, které nebyly spuštěny v synchronizaci Exchange, se synchronizují s Dynamics 365 jako Nespuštěno.
Skutečné spuštění úkolu: Když se úkol vytvořený na Exchange synchronizuje s Dynamics 365, jeho pole actualStart je nastaveno na aktuální časové razítko.
Smazané úkoly: Ve výchozím nastavení jsou faxy, dopisy, telefonní hovory a úkoly, které jsou odstraněny v Exchange, také odstraněny v Dynamics 365. Toto chování lze změnit přepnutím nastavení OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.
Procento dokončeno: Úkoly nastavené jako 100% dokončené se synchronizují s Dynamics 365 jako Dokončeno.

Pokročilá nastavení synchronizace

Ignorovat logicky odstraněné položky během synchronizace

Když některá položka už neodpovídá synchronizačním filtrům, obvykle je to z jednoho ze dvou důvodů:

Jjeí záznam již v Dynamics 365 neexistuje, protože byl fyzicky odstraněn.
Jeho záznam stále existuje v Dynamics 365, ale již k němu nelze přistupovat. Buď uživatel, který je přidružen k poštovní schránce, ztratil přístup k položce, nebo se vlastnosti položky změnily a položka již neodpovídá filtrům synchronizace. Tato podmínka se nazývá logické odstranění.

Ve výchozím nastavení odešle synchronizace na straně serveru v obou případech operaci odstranění na server Exchange. Chcete-li toto chování změnit a ignorovat logická odstranění, zapněte DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync v OrgDbOrgSettings.

Další informace o filtrech synchronizace viz:

Povolit zkopírované položky

Když je jakákoli propojená položka zkopírována na Exchange, synchronizace na straně serveru ve výchozím nastavení ignoruje akci kopírování. Toto chování zabrání vytváření duplicitních informací v Dynamics 365. Chcete-li toto chování změnit a přinést duplicitní položky ze serveru Exchange, vypněte IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox v nastavení OrgDbOrgSettings.

Synchronizace příloh schůzek, kontaktních adres a úkolů v Outlooku

Následující části se týkají synchronizace prováděné pomocí Dynamics 365 for Outlook nebo synchronizace na straně serveru. Více informací viz Integrace e-mailového systému.

Screenshot karty Synchronizace nastavení systému v Dynamics 365 for Outlook.

Synchronizace příloh schůzek

Uživatelé mohou připojit dokumenty, obrázky, nahrávky a další soubory ke schůzkám vytvořeným v Dynamics 365 nebo v aplikaci Dynamics 365 for Outlook. Ve výchozím nastavení nejsou přílohy při synchronizaci schůzek zahrnuty. Jejich zahrnutí:

V Dynamics 365 for Outlook přejděte na položku Nastavení>Správa>Nastavení systému.
Na kartě Synchronizace vyberte Synchronizovat přílohy schůzek s aplikací Outlook nebo Exchange.

Aspekty při synchronizaci příloh

Pokud vypnete synchronizaci příloh, přílohy se nezobrazí ve schůzkách v Dynamics 365. Stále se objevují ve schůzkách v Dynamics 365 for Outlook.
Přílohy v opakovaných schůzkách nebo ve schůzkách související s poskytováním služeb nelze synchronizovat.
Přílohy mohou prodloužit dobu synchronizace. Pokud používáte síť s nízkou šířkou pásma, možná budete chtít přílohy používat střídmě.

Synchronizace kontaktních adres

Na kartě Synchronizace v Dynamics 365 for Outlook vyberte jednu z následujících možností a zvolte způsob synchronizace kontaktních adres:

Synchronizovat poštovní adresu pouze v kontaktu Outlook: Jedna poštovní adresa je synchronizována mezi Dynamics 365 a Outlookem. To je dostačující pro většinu organizací a je to výchozí možnost.
Synchronizujte všechny tři adresy (Obchodní, Domovská, Ostatní) v kontaktu Outlook: Všechny tři poštovní adresy Outlooku (Obchodní, Domovská a Jiné) jsou synchronizovány mezi Dynamics 365 a Outlookem.

Upozorňující

Pokud máte existující data, změna nastavení na synchronizaci všech tří adres může způsobit ztrátu dat. Atributy pro existující sledované kontakty jsou přemapovány, když je nastavení aktivováno. Doporučujeme vyzkoušet tuto možnost před nasazením, abyste zjistili, jak opětovné mapování ovlivní vaše prostředí a vaše data. Ve většině případů byste měli mít úplná data na jedné straně (zpravidla v Dynamics 365) a synchronizovat je na druhou stranu (obvykle Outlook nebo Exchange).

Další informace viz Která pole je možné synchronizovat mezi aplikacemi Dynamics 365 a Outlook?

Synchronizace úkolů, které jsou přiřazené v Outlooku

Ve výchozím nastavení se úkoly vytvořené v Dynamics 365 for Outlook nesynchronizují s Dynamics 365. Chcete-li je synchronizovat, na kartě Synchronizace v Dynamics 365 for Outlook vyberte Synchronizovat úkoly přiřazené v aplikaci Outlook.

Aspekty při synchronizaci úkolů

Opakující se úkoly nelze synchronizovat.
Osoba přiřazující úkol a osoba, které je úkol přiřazen, být ve stejné organizaci.
Úkoly nelze synchronizovat na více e-mailových adres.

Sdílet prostřednictvím