Plánování implementace Power BI: Vyřazení a archivace obsahu

Poznámka:

Tento článek je součástí řady článků o plánování implementace Power BI. Tato série se zaměřuje především na prostředí Power BI v Rámci Microsoft Fabric. Úvod do série najdete v tématu Plánování implementace Power BI.

Tento článek vám pomůže vyřadit a archivovat obsah na konci jeho životního cyklu. Tento článek je primárně zaměřen na:

• Správci prostředků infrastruktury: Správci, kteří jsou zodpovědní za dohled nad prostředky infrastruktury v organizaci. Správci prostředků infrastruktury můžou potřebovat spolupracovat s dalšími správci, jako jsou ti, kteří dohlížejí na Microsoft 365 nebo Azure DevOps.
• Týmy Center of Excellence (COE) a BI: Týmy zodpovědné za dohled nad Power BI v organizaci. Mezi tyto týmy patří rozhodovací pracovníci, kteří se rozhodnou, jak spravovat životní cyklus obsahu Power BI.
• Týmy pro provoz dat: Týmy, které zodpovídají za dohled nad správou životního cyklu podnikových datových řešení. Tyto týmy můžou zahrnovat správce verzí, kteří zpracovávají životní cyklus vydaných verzí obsahu, a technici, kteří vytvářejí a spravují komponenty potřebné k efektivnímu používání a podpoře správy životního cyklu.
• Tvůrci obsahu a vlastníci obsahu: Uživatelé, kteří vytvářejí obsah, který chtějí publikovat na portálu Fabric, aby ho mohli sdílet s ostatními. Tito jednotlivci zodpovídají za správu životního cyklu obsahu Power BI, který vytvářejí.

Správa životního cyklu se skládá z procesůach V páté fázi správy životního cyklu podporujete a monitorujete obsah, který zahrnuje podporu uživatelů a publikovaný obsah pro usnadnění přechodu a řešení problémů. Nakonec přejdete do šesté a poslední fáze životního cyklu obsahu, kde můžete identifikovat obsah, který už nepoužíváte nebo nepotřebujete. V této poslední fázi obsah vyřadíte a archivujete.

Vyřazení a archivace obsahu je důležité, jakmile obsah splní svůj účel. Zajišťuje, aby prostředky neztrácely podpůrný obsah, který není potřeba, a usnadňuje tvůrcům obsahu a správcům dohled nad potřebným obsahem. Když obsah na konci životního cyklu vyřadíte a archivujete, pomůže vám to zlepšit zásady správného řízení a efektivitu, protože se zaměřujete na relevantní obsah a aktivní oblasti vašeho tenanta.

Následující obrázek znázorňuje životní cyklus obsahu Power BI, zvýrazňující fázi šest, kde vyřadíte a archivujete obsah.

Poznámka:

Přehled správy životního cyklu obsahu najdete v prvním článku této série.

Nakonec uživatelé nemusí obsah potřebovat ani používat. Může existovat mnoho důvodů, jako je nasazení náhradního obsahu, různé obchodní cíle nebo změna priorit.

Vyřazení obsahu vám pomůže řídit Power BI různými způsoby.

• Méně položek snižuje nepotřebné informace a udržuje vaše prostředí lépe spravovatelné. Méně položek také pomáhá uživatelům procházet aktivní obsah a je snazší ho udržovat.
• Odebrání nepoužívaných položek snižuje nejasnosti pro uživatele o tom, jaký obsah by měli používat.
• Auditování je jednodušší, když se zaměřuje na aktivní obsah. To platí zejména v případech, kdy auditujete role a oprávnění zabezpečení.
• Méně položek může potenciálně optimalizovat využití kapacity, protože prostředky se nebudou omylem používat.

Rozhodněte se, kdy a jak budete obsah vyřadit.

Při provádění auditování a monitorování aktivit byste měli pravidelně vyhodnocovat vzory použití ve vaší organizaci, abyste identifikovali kandidátské obsahy , které můžete vyřadit. Kroky se označují jako aktivity čištění obsahu. Aktivity čištění obsahu jsou pravidelně naplánované akce, které provádíte při průzkumu obsahu, zatímco vyřazení obsahu se stane, když se rozhodnete vyřadit obsah z provozu na konci jeho životního cyklu. V závislosti na objemu položek publikovaných ve vašem tenantovi můžete tyto aktivity provádět pravidelně, například čtvrtletně nebo měsíčně.

Tip

Auditování na úrovni tenanta a monitorování na úrovni tenanta jsou klíčové aktivity, které vám pomůžou rozhodnout, kdy se má obsah vyřadit.

Plánování aktivit čištění obsahu

Následující klíčové aspekty a rozhodnutí by se měly provést, když chcete analyzovat obsah, abyste zjistili, co by se dalo vyřadit a archivovat.

• Vyberte obor analýzy: Aktivity čištění obsahu je možné provádět na úrovni tenanta. Je ale také běžné provádět analýzu na úrovni pracovního prostoru, kapacity nebo domény. Tímto způsobem můžete rozhodovat a provádět akce na základě konkrétních potřeb nebo uživatelských populací. Správci pracovního prostoru můžou například odpovídat za běžné aktivity čištění obsahu pracovních prostorů, které spravují.
• Rozhodněte se o časovém intervalu konkrétního obsahu: Zvažte, jaké časové období je relevantní pro obsah, který analyzujete. I když můžete mít standardní časový interval (například žádné využití do tří měsíců), může být obtížné použít stejné pokyny v každé situaci. Podívejte se na následující příklady.
  • Standardní 3měsíční časový interval: Pracovní prostor prodejního týmu existuje ke sledování čtvrtletních bonusů. Pokud během posledních tří měsíců nedošlo k žádnému využití, je celý pracovní prostor kandidátem na vyřazení.
  • Kratší 1měsíční časový interval: Provozní sestava s údaji o denním prodeji je určená pro časté denní nebo týdenní použití. Pokud se během posledního měsíce nepoužila, je sestava kandidátem na vyřazení.
  • Delší 1letý časový interval: Sémantický model vytváří IT jednou za rok, aby poskytoval sestavy externím auditorům. I když v posledních několika měsících nemá žádné využití, je důležité zachovat sémantický model. V této situaci je časový interval delší než jeden rok odůvodněn před tím, než je kandidátem na důchod.
  • Výjimka bez časového intervalu: Přehled výkonnostních metrik obsahující klíčové ukazatele výkonu organizace (KPI) se občas používá vedoucími pracovníky. I když využití není konzistentní a má několik diváků, tento konkrétní obsah se nebude považovat za vyřazení výhradně z nízkého využití.
• Vytváření klasifikací: Rozhodněte se, jakou terminologii budete konzistentně používat. Vytvořte běžné definice pro klasifikaci termínů , jako jsou často používané, aktivně používané, příležitostně používané a nepoužité. Zvažte, jak tyto podmínky použijete k analýze úrovně využití obsahu a aktivit uživatelů. Další informace najdete v tématu Vytváření klasifikací.
• Vyberte relevantní metriky využití: Ve většině situací budete muset zvážit více metrik, včetně celkového skutečného zobrazení obsahu a celkového počtu skutečných uživatelů (diváků) obsahu. Podívejte se na následující příklady.
  • Vysoký počet zobrazení: Jedna sestava může mít konzistentně vysoký počet zobrazení od malého počtu uživatelů. Tato aktivita může odrážet osobní scénáře použití BI a týmových BI .
  • Velký počet uživatelů: Sestava může mít mnoho diváků z různých oblastí v celé organizaci. I když se obsah používá široce, skutečná zobrazení můžou být sporadická a nekonzistentní. Tato aktivita může odrážet scénář použití podnikového BI .
  • Potenciální versus skutečné diváky: Aplikace Power BI nebo sestava můžou mít přiřazená oprávnění, takže existuje mnoho potenciálních diváků. Skutečné využití se ale může zobrazit jenom z malého procenta potenciálních diváků.
• Určete, kdo bude provádět analýzu a čištění využití: Na základě způsobu zpracování vlastnictví a správy obsahu ve vaší organizaci zvažte, kdo by měl být zodpovědný za aktivity čištění obsahu.

Jakmile plánujete, jak budete provádět analýzu čištění obsahu, měli byste dále identifikovat, jaký obsah budete vyřadit.

Identifikace obsahu, který budete vyřadit

V tomto okamžiku jste naplánovali pravidelné aktivity čištění obsahu a provedli několik klíčových rozhodnutí a rozhodnutí o tom, jak analyzovat obsah ve vašem tenantovi. Teď je čas analyzovat vzory použití a identifikovat kandidátský obsah, který se má vyřadit. Obvykle chcete najít obsah s nízkým využitím a údržbou, který chcete prozkoumat.

Zvažte následující akce pro hledání obsahu, který se řídce používá a už neudržuje.

• Analyzovat zobrazení: Měli byste se zaměřit na počet zobrazení pro vizuální položky, jako jsou sestavy a aplikace.
  • Seřaďte položky podle celkového počtu zobrazení v časovém okně (popsané v předchozí části). Zaměřte se na hledání nepoužívaných položek nebo jen příležitostně použitých položek.
  • Analyzujte nedávné využití na základě časového intervalu.
  • Zkontrolujte klesající trend v porovnání s předchozími časovými obdobími.
• Analyzovat dotazy: Měli byste se zaměřit na dotazy odeslané pro datové položky, jako jsou sémantické modely.
  • Seřaďte položky podle celkových dotazů v časovém intervalu. Zaměřte se na hledání nepoužívaného obsahu nebo jen příležitostně používaného obsahu.
  • Analyzujte nedávné využití na základě časového intervalu.
  • Zkontrolujte klesající trend v porovnání s předchozími časovými obdobími.
• Analyzovat diváky: Někdy může být celkový počet diváků obsahu ve vašem časovém intervalu relevantní, když je také porovnán se zobrazeními a dotazy.
  • Seřaďte položky podle celkového počtu diváků v časovém intervalu.
  • Vyfiltrujte uživatele, kteří jsou tvůrci obsahu, vlastníci nebo členové týmu podpory, abyste se mohli soustředit na uživatele s aktivitou jen pro zobrazení.
  • Vyfiltrujte diváky, kteří sestavu použili jenom jednou nebo dvakrát, aby viděli vliv na trend využití. Je možné, že tito uživatelé omylem otevřeli sestavu.
• Analyzovat data aktualizace: U datových položek (například sémantických modelů nebo toků dat) zkontrolujte čas poslední aktualizace obsahu. Pokud se v poslední době neaktualizuje, pravděpodobně podporuje závěr, že datové položky se už nepoužívají.
• Zkontrolujte data aktualizace obsahu: Může být užitečné zkontrolovat čas poslední aktualizace nebo opětovné publikování obsahu. Obsah, který se nedávno neaktualizoval, podporuje možnost, že může být připraven na vyřazení z provozu.
• Projděte si dokumentaci: Před výhradním spoléháním na data statistik využití si projděte veškerou dokumentaci nebo metadata, která jsou k dispozici.
  • Vyhledejte dokumentaci, která existuje pro obsah. V ideálním případě by sestava obsahovala úvodní stránku pro dokumentování cílového využití a cílové skupiny. Tento typ informací pomáhá divákům a je zvlášť užitečný, když se obsah používá nepravidelně.
  • Zkontrolujte dostupná metadata. Popis pracovního prostoru může obsahovat relevantní informace o zamýšlených vzorech použití. Název pracovního prostoru může obsahovat přípony [Dev] nebo [Test], které by objasnily, proč se používání výrazně liší.
• Komunikujte s vlastníkem obsahu: Když najdete kandidáta na vyřazení položky, požádejte o obsah s kontaktem nebo jeho vlastníkem. Můžou mít další přehled o očekávaných vzorech použití, které nejsou snadno patrné z dat statistik využití. Někdy můžete také potřebovat mluvit s odborníky na danou problematiku nebo spotřebiteli obsahu, abyste porozuměli jejich budoucím potřebám.

Tip

Nevyužité artefakty jako Správa rozhraní REST API je jedním ze způsobů, jak najít nepoužívané položky. Mějte ale na paměti, že rozhraní API hledá posledních 30 dnů historie. Ve většině situací budete chtít větší časový interval, abyste mohli analyzovat trendy v průběhu času. Další informace najdete v tématu Data o aktivitách uživatelů a inventář tenantů.

Příprava na vyřazení nepoužívaného obsahu

V tuto chvíli jste identifikovali obsah, který je vhodným kandidátem na vyřazení z důchodu. Dále byste měli před archivací a odstraněním provést několik přípravných kroků.

• Potvrďte rozsah položek, které se mají odstranit: Než budete pokračovat, ujistěte se, že přesně víte, co se má odstranit. Obvykle se jedná o celý pracovní prostor nebo konkrétní jednotlivé položky (například sémantický model a sestavy, které ho používají).
• Ověřte závislosti: Analyzujte rodokmen dat a proveďte analýzu dopadu a ověřte, že jste pro všechny závislosti zohlednili. Pokud se například sémantický model vyřadí z důchodu, budou vyřazeny také všechny sestavy, které na něm závisejí.
• Určete, kde se obsah bude archivovat: Před odstraněním je důležité mít zálohu nebo archiv obsahu. Tímto způsobem ho můžete později obnovit, pokud by se měla objevit potřeba. Archivní úložiště by mělo být bezpečné umístění s minimální úrovní oprávnění, aby uživatelé nechtěně našli archivovaný obsah a používali ho. Existuje několik možností pro vytvoření archivu. Možná máte zavedenou správu zdrojového kódu (například integraci Gitu). Nebo si můžete před odstraněním stáhnout nejnovější soubor z služba Power BI. Můžete mít také sémantickou zálohu modelu. Obecně byste měli zvážit archivaci obsahu v centrálním úložišti , kde byl uložen během životního cyklu (například knihovny dokumentů OneDrivu nebo SharePointu nebo úložiště Git).
• Potvrďte plán obnovení: Jakmile zjistíte, kde se obsah bude archivovat (popsaný v předchozím bodu), zvažte, co bude vaším procesem, pokud zjistíte, že potřebujete obnovit obsah nebo vrátit zpět. Můžete například požádat správce prostředků infrastruktury, aby obnovil odstraněný pracovní prostor, a to za předpokladu , že se provádí během doby uchovávání. Nebo se můžete rozhodnout znovu publikovat konkrétní položku z archivu, který jste vytvořili. Proveďte test plánu obnovení, abyste měli jistotu, že se na tento proces můžete spolehnout.
• Zpřehledněte, jestli je požadováno schválení: V závislosti na obsahu a vašich procesech možná budete muset před odstraněním obsahu získat schválení.
• Vytvořte protokol změn: Pokud se dotazy objeví později, je užitečné mít dokumentaci, která obsahuje informace o tom, co se odstranilo, kdy, proč a kým.
• Ověřte, kdo bude odstraňování zpracovávat: Někdy osoba, která se rozhodla vyřadit obsah z důchodu, není stejná osoba, která odstranění provede. Ověřte, že jsou udělena všechna požadovaná oprávnění.
  • Odstranění pracovního prostoru: Existují dva způsoby, jak odstranit celý pracovní prostor. Každý způsob vyžaduje jiná oprávnění.
    • Role správce pracovního prostoru je vhodná v případě, že uživatel, který zpracovává odstranění, má povolený přístup ke všemu obsahu v pracovním prostoru.
    • Role správce prostředků infrastruktury je vhodná pro správce tenantů, kteří nevyžadují přímý přístup k obsahu. V takovém případě provede odstranění z portálu pro správu.
  • Odstranit jednu položku: Role přispěvatele nebo vyššího pracovního prostoru je nutná k odstranění jednotlivé položky z pracovního prostoru.
• Potvrďte, kdy se mají odstranění provést: Protože se obsah aktivně nepoužívá, nemělo by na něm být důležité datum a čas jeho odstranění. Aby se však minimalizovalo riziko, některé organizace mají schválené okno změn.
• Komunikace s vlastníkem obsahu: Dejte kontaktům nebo vlastníkovi vědět, že se obsah bude archivovat a odstraňovat. Uživatelé obsahu obvykle nemusí být upozorněni na neaktivní obsah. I když může být komunikace uživatelů občas vhodná, dávejte pozor na situace, kdy budou uživatelé vysoce odolní vůči ztrátě nepoužívaného obsahu, protože si nejsou jistí, jestli ji budou potřebovat v budoucnu.

Poznámka:

Doba uchovávání pro obnovení pracovního prostoru pro spolupráci se může lišit od osobního pracovního prostoru. Nastavení definovat dobu uchovávání pracovních prostorů určuje, jak dlouho se dá obsah po odstranění obnovit. Další informace najdete v tématu Uchovávání pracovních prostorů.

Archivace a odstranění nepoužívaného obsahu

V tomto okamžiku jste identifikovali obsah, který je možné vyřadit z práce, a provedli jste příslušné přípravné kroky k jeho odebrání a archivaci. V tomto posledním kroku odeberete obsah. To zahrnuje následující kroky ohledně rozhodnutí a plánů popsaných v předchozí části.

• Archivace obsahu do zabezpečeného umístění: Existuje několik způsobů, jak obsah zálohovat, a v případě potřeby ho můžete obnovit (popsáno dále v předchozí části).
• Odstranění obsahu: Posledním krokem je odstranění celého pracovního prostoru nebo jednotlivých položek podle potřeby (popsané dále v předchozí části).

Kontrolní seznam – Při plánování vyřazení a archivace obsahu patří klíčová rozhodnutí a akce:

• Plánování aktivit čištění obsahu: Určete, jestli bude rozsah analýzy na úrovni tenanta, na úrovni domény nebo na úrovni pracovního prostoru. Zvažte také, kdo provede analýzu využití.
• Rozhodnutí o časovém intervalu: Na základě charakteristik konkrétního obsahu určete nejvhodnější časový interval pro identifikaci kandidátů pro vyřazení z provozu.
• Výběr metrik využití: Zvažte, jaké metriky využití souvisejí se zobrazeními obsahu a prohlížeči, jsou pro obsah nejdůležitější.
• Vytváření klasifikací: Rozhodněte, jaké klasifikace použijete k konzistentnímu označování obsahu při analýze vzorů použití.
• Analýza statistik využití: Zkoumání zobrazení, dotazů, prohlížečů, aktualizace a aktivit aktualizací Seřaďte, vyfiltrujte a analyzujte data a zjistěte položky, které jsou kandidáty na vyřazení z provozu.
• Komunikace s vlastníkem: Obraťte se na vlastníka obsahu a ověřte svá zjištění nebo získejte další přehled o očekávaných vzorech použití. Nezapomeňte s nimi koordinovat aktivity archivace a odstranění.
• Analýza rodokmenu dat a analýza dopadu: Prozkoumání závislostí Potvrďte rozsah obsahu, který se má odstranit.
• Určete, jak a kde archivovat obsah: Rozhodněte se, jakou metodu se použije k zálohování obsahu.
• Ověřte dobu uchovávání pracovního prostoru: Zobrazením nastavení Definovat období uchovávání pracovních prostorů tenanta zjistěte, jaká doba uchovávání je pro odstraněné pracovní prostory nastavená ve vaší organizaci.
• Potvrďte a otestujte plán obnovení: Naplánujte, jak obnovíte obsah z archivu, pokud bude potřeba. Otestujte plán obnovení, abyste měli jistotu, že je spolehlivý.
• Ověření oprávnění: Ověřte, že jsou uživateli nebo správci přiřazena potřebná oprávnění, která budou odstraněna.
• Archivujte obsah: Uložte zálohu obsahu do zabezpečeného umístění, které není přístupné uživatelům.
• Odstraňte obsah: Podle potřeby odstraňte celý pracovní prostor nebo jednotlivé položky.

Související obsah

Další aspekty, akce, rozhodovací kritéria a doporučení, které vám pomůžou s implementací Power BI, najdete v tématu Plánování implementace Power BI.