Vytvoření číselné řady

Pro každou společnost, kterou založíte, musíte přiřadit jedinečné identifikační kódy věcem, jako jsou účty hlavní knihy, účty zákazníků a dodavatelů, faktury a další dokumenty. Číslování není důležité pouze pro identifikaci. Dobře navržený systém číslování také usnadňuje správu a analýzu společnosti a může snížit chyby při zadávání dat.

Důležité

Ve výchozím nastavení nejsou mezery v číselných řadách povoleny, protože přesná historie finančních transakcí musí být ze zákona k dispozici pro audit, a proto musí následovat nepřerušovanou sekvenci bez smazaných čísel.

Pokud chcete povolit mezery v určitých číselných řadách, poraďte se se svým auditorem nebo účetním manažerem, abyste se ujistili, že dodržujete zákonné požadavky ve své zemi/oblasti. Další informace naleznete v části Mezery v číselných řadách.

Poznámka

Doporučujeme používat stejné kódy číselných řad, jaké vidíte na stránce Seznam číselných řad v ukázkové společnosti CRONUS. Kódy jako P-INV+ vám nemusí okamžitě dávat smysl, ale Business Central má řadu výchozích nastavení, která závisí na těchto kódech číselných řad.

Systém číslování vytvoříte nastavením jednoho nebo více kódů pro každý typ kmenových dat nebo dokladu. Můžete například nastavit jeden kód pro číslování zákazníků, další kód pro číslování prodejních faktur a další kód pro číslování dokladů v obecných denících. Po nastavení kódu musíte nastavit alespoň jednu řadu číselné řady. Řádek číselné řady obsahuje informace, jako je první a poslední číslo v řadě a počáteční datum. Pro každý kód číselné řady můžete nastavit více než jednu řadu číselných řad s jiným počátečním datem pro každou řadu. Číselné řady jsou po sobě jdoucí, přičemž každá řada začíná v příslušné počáteční datum.

Poznámka

Maximální délka čísla v číselné řadě je 20 znaků. V některých situacích Business Central připojí číslo se systémem vygenerovaným ID. Když se například dokumenty, jako jsou faktury, používají k uplatnění transakcí, jako jsou platby, Business Central vygeneruje identifikátory pro použité transakce. Identifikátor se skládá z čísla z číselné řady a šestiznakového systému přiřazeného ID, například -12345. Očekáváte-li zpracování více než 9999 dokladů v bankovních nebo GIRO denících nebo denících pokladních dokladů, nastavte číselné řady pro tyto typy dokladů tak, aby obsahovaly méně než 14 znaků.

Svou číselnou řadu obvykle nastavíte tak, aby automaticky vložila další po sobě jdoucí číslo do nových karet nebo dokumentů, které vytvoříte. Můžete však také nastavit číselnou řadu, která vám umožní zadat číslo ručně. Chcete-li čísla zadat ručně, zapněte přepínač Ruční čísla.

Chcete-li pro jeden typ kmenových dat použít více kódů číselných řad – chcete-li například používat různé číselné řady pro různé kategorie položek – můžete použít vztahy číselných řad.

Získání pomoci od Copilota

Navrhované číselné řady s funkcí Copilota mohou správcům pomoci vytvářet a udržovat číselné řady pro všechny entity a dokumenty v Business Central na základě strukturovaného vstupu nebo přirozeného jazyka. Chcete-li se dozvědět více o této schopnosti založené na umělé inteligenci, přejděte na Navrhnout číselné řady pomocí Copilota.

Mezery v číselných řadách

Ne všechny záznamy, které vytvoříte v Business Central, jsou finanční transakce, které musí používat sekvenční číslování. Číselné řady například přiřadíte zákazníkům, prodejním nabídkám a skladovým činnostem, ale nepodléhají finančnímu auditu a lze je odstranit. Pro takové číselné řady můžete zaškrtnout políčko Povolit mezery v č. na stránce Řádky číselných řad. Toto nastavení lze také změnit po vytvoření číselné řady. Další informace naleznete v tématu Vytvoření nových číselných řad.

Chování č. pole na dokumentech a kartách

Na prodejních, nákupních, převodních a servisních dokumentech a na všech kartách lze pole Č. vyplnit automaticky z předdefinované číselné řady nebo ho můžete přidat ručně. Za určitých okolností je však pole Č. neviditelné, abyste ho nemohli upravovat.

Pole Č. lze vyplnit třemi způsoby:

1. Pokud existuje pouze jedna číselná řada pro typ dokumentu nebo kartu a pole Výchozí č. je vybráno a pole Ruční č. není pro danou číselnou řadu vybráno, pak se pole automaticky vyplní dalším číslem v řadě. Pole Č. se nezobrazuje v kartě nebo dokumentu.

   I když definujete šablony s různými číselnými řadami pro zákazníky, pokud číselná řada, která je definována na stránce Nastavení prodeje a pohledávek, je nastavena tímto způsobem, pole Č. se nezobrazuje na kartě zákazníka, bez ohledu na to, kterou šablonu používáte. Totéž platí pro ostatní typy karet a dokumentů.

   Poznámka

   Pokud číselná řada nefunguje, například proto, že dosáhla posledního čísla definovaného pro její rozsah, zobrazí se pole Č., takže můžete zadat číslo ručně. Problémy můžete řešit na stránce Číselné řady.

2. Pokud máte více než jednu číselnou řadu pro typ dokumentu nebo kartu a políčko Výchozí č. není zaškrtnuto pro přiřazenou číselnou řadu, pole Č. se zobrazí pole a můžete přejít na stránku Č. řada a vybrat číselnou řadu, kterou chcete použít. Další číslo v řadě se pak vloží do pole Č..

3. Pokud nemáte číselnou řadu pro typ dokumentu nebo kartu nebo pokud je pole Ruční č. pro číselnou řadu vybráno, pole Č. se zobrazí a musíte zadat číslo ručně. Můžete zadat až 20 alfanumerických znaků.

Když otevřete nový dokument nebo kartu, pro které existuje číselná řada, otevře se stránka Nastavení číselné řady, abyste mohli nastavit číselnou řadu pro tento typ dokumentu nebo kartu a pokračovat v práci.

Poznámka

Pokud potřebujete zapnout ruční číslování, například u nových karet položek, která byly vytvořeny procesem migrace dat, který ve výchozím nastavení skryl Č., přejděte na stránku Nastavení skladových zásob a výběrem pole Čísla položek otevřete a nastavte související číselnou řadu na Ruční čísla.

Totéž platí, pokud používáte funkce správy služeb. Chcete-li tento problém vyřešit, přejděte na stránku Nastavení správy služeb a vyberte pole Čísla servisních položek k nastavení číselné řady na Ruční čísla.

Vytvoření nové číselné řady

1. Vyberte ikonu , zadejte Číselné řady a vyberte související odkaz.
2. Vyberte akci Nový.
3. Na novém řádku podle potřeby vyplňte pole. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.
4. Vyberte akci Řádky.
5. Na stránce Řádky číselných řad vyplňte pole pro definování skutečného použití a obsahu číselné řady, kterou jste vytvořili v kroku 2.
6. Opakujte krok 5 pro tolik různých použití číselných řad, které potřebujete. Pole Datum zahájení definuje, která řada číselné řady je aktivní.

Tip

Chcete-li uživatelům umožnit zadat čísla ručně například při registraci nového zákazníka nebo dodavatele, vyberte pole Ruční čísla v samotné číselné řadě. Chcete-li zabránit ručnímu číslování, zrušte výběr pole.

K šablonám, které nastavíte pro různé typy zákazníků a dodavatelů, které vaši prodejci a nákupčí nejčastěji přidávají, můžete přiřadit číselné řady. V takovém případě nastavte příslušnou číselnou řadu, propojte je prostřednictvím vztahů a poté přidejte první číselnou řadu v příslušném vztahu na příslušnou stránku nastavení. Když pak uživatel vytvoří zákazníka, vybere si příslušnou šablonu a nový zákazník dostane přidělené číslo z číselné řady, která je pro danou šablonu definována.

Vytváření vztahů mezi číselnými řadami

Pokud nastavíte více než jednu číselnou řadu pro stejný druh informací nebo transakcí, můžete vytvořit vztahy mezi řadami. Tato funkce vám může pomoci při rozhodování mezi kódy, když používáte číslo. Když nastavíte vztah mezi skupinou číselných řad, přiřadíte všechny související řady k jedné číselné řadě. Poté můžete tento kód zadat do pole na rychlé záložce Číslování na stránkách nastavení, například Nastavení prodeje a pohledávek.

1. Vyberte ikonu , zadejte Číselné řady a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte řádek s číselnou řadou, pro kterou chcete vytvořit vztahy, a poté zvolte Vztahy.
3. Do pole Kód řady zadejte kód pro číselnou řadu, kterou chcete vztáhnout k řadě, kterou jste vybrali v kroku 2.
4. Přidejte řádek pro každý kód, který chcete vztáhnout k vybrané číselné řadě.
5. Zavřete stránku.

Nyní, když nastavíte něco, co vyžaduje číslo, můžete použít vztahy, které jste vytvořili, k výběru mezi souvisejícími číselnými řadami.

Nastavení, kde se číselná řada používá

Následující postup ukazuje, jak nastavit číselné řady pro oblast Prodej. V ostatních oblastech jsou kroky podobné.

1. Vyberte ikonu , zadejte Prodej a pohledávky a poté vyberte související odkaz.
2. Na stránce Prodej a pohledávky na rychlé záložce Číselná řada vyberte požadovanou číselnou řadu pro každou kartu nebo doklad prodeje.

Vybrané číslo nyní vyplní pole Č. na kartě nebo dokumentu podle vašeho nastavení.

Viz také

Nastavení Business Central
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central