Práce se servisními smlouvami a nabídkami servisních smluv

Servisní smlouvu můžete vytvořit buď ručně, nebo z nabídky servisní smlouvy. Nabídku servisní smlouvy můžete použít jako předchůdce servisní smlouvy, ve které vaše společnost předloží zákazníkovi nabídku a získá souhlas zákazníka, než ji převedete na servisní smlouvu. Postupy pro vytvoření servisní smlouvy nebo nabídky servisní smlouvy jsou podobné.

Vytvoření servisní smlouvy nebo nabídky servisní smlouvy

1. Vyberte ikonu , zadejte Servisní smlouvy nebo Nabídky servisních smluv a poté vyberte související odkaz.
2. Vytvořte servisní smlouvu nebo nabídku servisní smlouvy.
3. Vyplňte pole Č. Otevře se dialogové okno s dotazem, zda ho chcete vyplnit běžnými údaji ze šablony smlouvy. Pokud chcete vytvořit takovou servisní smlouvu nebo nabídku servisní smlouvy, zvolte tlačítko Ano. Otevře se stránka Seznam šablon servisních smlouvy.
4. Vyberte příslušnou šablonu a poté vyberte OK k jejímu použití k vytvoření servisní smlouvy nebo nabídky servisní smlouvy.
5. V poli Č. účtu vyberte zákazníka.
6. Pokud nechcete, aby se roční rozdíl částky rozděloval automaticky, zaškrtněte políčko Povolit nevyrovnané částky. Hodnoty v polích Roční částka a Vypočtená roční částka nejsou automaticky vyrovnána. Pokud chcete, aby aplikace automaticky rozdělovala jakýkoli roční rozdíl částek, který může nastat v důsledku změny servisní smlouvy, ponechte políčko Povolit nevyrovnané částky nezaškrtnuté.
7. Přidejte řádky smlouvy do servisní smlouvy nebo nabídky servisní smlouvy.
8. Podle potřeby vyplňte zbytek polí.

Převod nabídky servisní smlouvy na servisní smlouvu

Když zákazník přijme nabídku servisní smlouvy, převedete ji na servisní smlouvu. Současně můžete vytvořit fakturu za služby pro počáteční období smlouvy, pokud je datum zahájení smlouvy před začátkem dalšího fakturačního období.

Po dokončení následujících kroků se vytvoří servisní smlouva se stavem Podepsáno. Pokud je vytvořena faktura za službu pro počáteční období smlouvy, fakturovaná částka se vypočítá následujícím způsobem v závislosti na tom, zda je smlouva podrobná nebo ne.

U podrobných smluv se fakturovaná částka vypočítá takto:

• Fakturovaná částka = součet fakturované částky za každý řádek smlouvy.
• Fakturovaná částka za každý smluvní řádek = ((hodnota nabídky ÷ 12) × počet měsíců v počátečním období) + ((hodnota nabídky ÷ počet dní v roce) × počet dní zbývajících v počátečním období).
• Pokud smluvní řádek vyprší před koncem počátečního období, datum vypršení platnosti se stane datem ukončení počátečního období pro řádek.

U smluv, které nejsou podrobné, se fakturovaná částka vypočítá takto:

• Fakturovaná částka = (roční částka ÷ počet dní v roce) × počet dní v počátečním období.
• Pokud smlouva vyprší před koncem počátečního období, datum vypršení platnosti se stane datem ukončení počátečního období.

1. Vyberte ikonu , zadejte Nabídky servisních smluv a poté vyberte související odkaz.
2. Otevřete nabídku servisní smlouvy, kterou chcete převést na servisní smlouvu.
3. Vyberte akci Vytvořit smlouvu.
4. Pokud je datum zahájení smlouvy před začátkem dalšího fakturačního období, jste dotázáni, zda chcete vytvořit fakturu za služby pro počáteční období smlouvy. Vyberte Ano.

Faktura za služby je zaúčtována na servisní účet smlouvy, i když je smlouva předplacena.

Vytvoření dobropisů smluvní služby

Dobropis smluvních služeb můžete použít, když zákazník zruší smlouvu o předplacených službách nebo odebere položku služby z předplacené smlouvy. Můžete ho také použít k opravě chybné faktury za služby.

1. Zvolte ikonu , zadejte Dobropisy služby a poté zvolte příslušný odkaz.

2. Vytvořte nový dobropis služby.

3. Vyplňte pole Č.

4. Do pole Číslo zákazníka zadejte číslo zákazníka v servisní smlouvě.

   Rychlá karta Fakturace zobrazuje informace zkopírované z karty Zákazník. Pokud chcete dobropis zaúčtovat jinému zákazníkovi, než je ten, který je uveden na rychlé záložce Obecné, zadejte číslo tohoto zákazníka do pole Fakturovat zákazníkovi č.

   Poznámka

   Dobropis můžete porovnat s původním zaúčtovaným dokladem na stránce Zaúčtované faktury za služby. Zvolte ikonu , zadejte Zaúčtované faktury za služby a poté vyberte příslušný odkaz.

5. Vyplňte pole Datum zaúčtování a Datum dokladu.

6. Na řádcích dobropisu zadejte informace o položkách, které byly vráceny nebo odebrány, nebo náhradu, která bude odeslána. Můžete také použít dávkovou úlohu Získat záznamy předplacené smlouvy.

Chcete-li automaticky vytvořit dobropis při odebrání smluvních řádků ze servisní smlouvy, na stránce Servisní smlouva na pevné záložce Údaje faktury zaškrtněte políčko Automatické dobropisy.

Chcete-li ručně vytvořit dobropis po odstranění smluvních řádků ze smlouvy o poskytování služeb, na stránce Servisní smlouva vyberte akci Dobropis.

Aktualizace a vyhodnocování smluv

Někdy musíte změnit podmínky smlouvy poté, co byla vytvořena. Ve většině případů otevřete příslušnou smlouvu na stránce Servisní smlouva a podle potřeby ji změníte.

Můžete změnit stav smlouvy, původně nastavený na Zamčeno, přidat a odebrat řádky smlouvy a zrušit smlouvu. Pokud chcete vidět, jak si vaše firma vede podle měření zisku a ztrát, můžete provést rychlou obchodní analýzu pomocí funkce smluvních trendů.

Přidání řádku smlouvy do servisní smlouvy nebo nabídky smlouvy

Když si zákazník zakoupí novou položku a chce ji zahrnout do stávající servisní smlouvy nebo smluvní nabídky, můžete položku zaregistrovat jako položku služby a poté ji přidat jako nový řádek smlouvy do smlouvy nebo smluvní nabídky.

1. Vyberte ikonu , zadejte Servisní smlouvy a poté vyberte související odkaz.
2. Otevřete příslušnou servisní smlouvu nebo nabídku servisní smlouvy, pro kterou chcete přidat nový řádek smlouvy.
3. Výběrem akce Otevřít smlouvu otevřete servisní smlouvu nebo nabídku servisní smlouvy pro úpravy.
4. Na rychlé záložce Údaje faktury vyberte pole Povolit nevyrovnané částky, pokud chcete změnit roční částku a distribuovat rozdíl roční částky ručně na řádcích smlouvy. V opačném případě zrušte zaškrtnutí políčka v poli Povolit nevyrovnané částky. Tím se rozdíl roční částky automaticky rozdělí na řádky smlouvy poté, co změníte roční částku.
5. Na rychlé záložce Řádky přidejte položku služby nebo položku nebo textový popis na každý řádek smlouvy. Případně můžete přidat řádky smluvní nabídky. Všimněte si, že můžete vytvořit více smluv pro každou položku služby, aby byla zahrnuta do různých servisních smluv nebo smluvních nabídek současně.
6. Ověřte a opravte čísla v polích % řádkové slevy, Částka řádkové slevy, Doba na odpověď, Období služby a další pole podle potřeby.

Odstranění smluvních řádků

Při odstraňování odpovídajících položek služby ze servisní smlouvy může být nutné odstranit smluvní řádky ze servisní smlouvy. Obvykle odstraníte smluvní řádek, jehož platnost vypršela nebo odpovídá položce služby, která přestala fungovat.

1. Vyberte ikonu , zadejte Servisní smlouvy a poté vyberte související odkaz.
2. Otevřete servisní smlouvu, ze které chcete odebrat řádky smlouvy.
3. Výběrem akce Otevřít smlouvu otevřete servisní smlouvu pro úpravy.
4. Vyberte řádek smlouvy, který chcete odstranit. Do pole Datum vypršení platnosti smlouvy vyplňte datum, ke kterému chcete řádek odstranit. Můžete například zadat datum, kdy položka služby přestala fungovat.
5. Vyberte akci Odstranit smluvní řádky. Otevře se stránka Odebrat řádky ze smlouvy.
6. Vyplňte výchozí filtry: Č. smlouvy, Číslo položky služby a Typ smlouvy. V případě potřeby můžete použít více filtrů nebo změnit stávající.
7. Vyplňte pole na pevné záložce Možnosti a poté vyberte akci Odstranit řádky.

Poznámka

Pokud smlouva není podrobná, musíte aktualizovat hodnotu v poli Roční částka na rychlé záložce Údaje faktury na stránce Servisní smlouva, která odráží ztrátu položky služby ze smlouvy.

Pokud je smlouva podrobná a předplacená a vy jste za ni zaúčtovali faktury, můžete pro smlouvu vytvořit dobropis. Vyberte akci Vytvořit dobropis. To je zbytečné, pokud je vybráno zaškrtávací políčko v poli Automatické dobropisy pole na pevné záložce Údaje faktury. V takovém případě se dobropis vytvoří automaticky, když odstraníte řádek smlouvy.

Cena a hodnota řádku služby

Na řádcích servisní smlouvy jsou částky v polích Cena řádku a Hodnota řádku vypočteny tak, jak je popsáno v následujících tabulkách.

Možnosti nákladů na řádek	Popis
Položka služby	Cena je automaticky načtena z pole Standardní smluvní náklady v tabulce Položka služby a zkopírována do pole Náklady na řádek. Pro výpočet nákladů na řádek se používá následující vzorec: Prodejní jednotkové náklady × % hodnoty smlouvy ÷ 100
Zboží	Cena je automaticky načtena z pole Jednotková cena v tabulce Položka a pole % hodnoty smlouvy v tabulce Nastavení správy služby. Pro výpočet nákladů na řádek se používá následující vzorec: Jednotkové náklady × % hodnoty smlouvy ÷ 100
Textový dopis	Hodnota v poli Náklady na řádek je nastavena na nulu.

Možnosti hodnoty řádku	Popis
Položka služby	Cena je automaticky načtena z pole Standardní hodnota smlouvy v tabulce Položka služby a zkopírována do pole Hodnota řádku.
Zboží	V závislosti na hodnotě v poli Metoda výpočtu hodnoty smlouvy v tabulce Nastavení správy služby je částka načtena z pole Jednotková cena nebo Jednotkové náklady v tabulce Položka. Poté se tato hodnota vynásobí obsahem pole % hodnoty smlouvy v tabulce Nastavení správy služby a vydělí 100. Tato částka se zkopíruje do pole Hodnota řádku. POZNÁMKA: Pokud je pole Metoda výpočtu hodnoty smlouvy je nastaveno na Žádné, obsah pole Řádková hodnota není vypočteno.
Textový dopis	Obsah pole Hodnota řádku je nastaven na nulu.

Přidání smluvní slevu k nabídkám servisních smluv

Ke smluvním cenovým nabídkám a servisním smlouvám můžete přidat smluvní slevy na služby. Slevy mohou být na náhradní díly v jednotlivých skupinách předmětů servisu, na hodiny zdrojů pro zdroje v jednotlivých skupinách zdrojů a na jednotlivé servisní náklady.

1. Vyberte ikonu , zadejte Nabídky servisních smluv a vyberte související odkaz.
2. Vyberte nabídku, pro kterou chcete přidat slevy.
3. Vyberte řádkovou akci Slevy servisu. Otevře se stránka Slevy smlouvy/servisu.
4. Pokud chcete vytvořit novou smluvní slevu, vyberte akci Nová.
5. Na řádku podle potřeby vyplňte pole. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.

Tip

Chcete-li přidat smluvní slevy přímo do servisní smlouvy, proveďte podobné kroky ze stránky Servisní smlouva.

Změna vlastníka servisní smlouvy

Možná budete potřebovat změnit vlastníka servisní smlouvy. Pokud je položka služby v servisní smlouvě registrována ve více nezrušených smlouvách vlastněných stejným zákazníkem, pak se automaticky aktualizuje vlastník všech servisních smluv, které zahrnují tuto položku služby, a všech ostatních položek služeb zahrnutých v těchto smlouvách.

Poznámka

V tomto případě se berou v úvahu pouze nezrušené smlouvy. Stav cenových nabídek smlouvy se nebere v úvahu.

Důležité

Položky služeb a smlouvy mohou být propojené. Změna vlastníka servisní smlouvy může ovlivnit tyto vztahy.

Předpokládejme například, že servisní položka č. 8 je zahrnuta ve smlouvách SC00003 a SC00015. Smlouva SC00015 obsahuje také servisní položku č. 15, která je rovněž součástí smlouvy SC00080. V tomto případě dojde ke změně vlastníka všech tří smluv a položek služeb.

1. Vyberte ikonu , zadejte Servisní smlouvy a poté vyberte související odkaz. Otevřete příslušnou servisní smlouvu, jejíhož vlastníka chcete změnit.
2. Výběrem akce Otevřít smlouvu otevřete smlouvu pro úpravy.
3. Vyberte akci Změnit zákazníka. Otevře se stránka Změnit zákazníka ve smlouvě.
4. V polích Č. smlouvy a Č. položky služby můžete vidět čísla smlouvy a položky služby vlastněné vybraným zákazníkem. Pokud zákazník vlastní více než jednu smlouvu s více než jednou položkou služby, pak hodnota těchto polí bude Více. Chcete-li zobrazit seznam souvisejících smluv nebo položek služeb, vyberte tyto hodnoty polí.
5. V poli Č. nového zákazníka vyberte nového zákazníka.
6. V poli Nový kód cílové adresy vyberte adresu.
7. Zvolte tlačítko OK a změňte kód zákazníka a kód cílové adresy servisních smluv.
8. Vyberte akci Uzamknout smlouvu, abyste smlouvu uzamkli a zajistili, že změny budou součástí smluv.

Aktualizace ceny servisní smlouvy

Ceny na servisních smlouvách můžete aktualizovat zadáním procenta aktualizace ceny.

1. Vyberte ikonu , zadejte Aktualizace cen servisní smlouvy a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte servisní smlouvu.
3. Zadejte datum do pole Aktualizovat k datu. Dávková úloha aktualizuje ceny pro smlouvy s daty příští aktualizace cen v toto datum nebo před ním.
4. Do pole % aktualizace ceny zadejte procento, o které chcete ceny aktualizovat.
5. V poli Akce vyberte Aktualizovat smluvní ceny.

Zaúčtování předplacených záznamů smluv

Pokud pracujete s předplacenými servisními smlouvami, musíte pravidelně zaúčtovat záznamy předplacených smluv, a tím převádět předplacené platby z účtů předplacených smluv na běžné smluvní účty.

Než budete moci zaúčtovat záznamy předplacených smluv, musíte zadat číselnou řadu v poli Čísla předplacených účetních dokladů na stránce Nastavení správy služby.

1. Vyberte ikonu , zadejte Zaúčtování Zaúčtovat předplacené smluvní záznamy a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Zadejte datum do pole Zaúčtovat do data. Dávková úloha zaúčtovává záznamy knihy předplacených služeb s daty zaúčtování k tomuto datu.
3. Do pole Datum zaúčtování zadejte datum, které chcete použít jako datum zaúčtování na řádku obecného deníku.
4. V poli Akce vyberte Zaúčtovat předplacené transakce.
5. Zvolte OK pro zaúčtování položek.

Změna stavu servisní smlouvy

Po podepsání servisní smlouvy se hodnota pole Změnit stav automaticky nastaví na Zamčeno. Pokud chcete upravit informace v servisní smlouvě nebo nabídce servisní smlouvy, musíte nejprve změnit stav smlouvy nebo nabídky smlouvy z Uzamčeno na Otevřeno. Nemůžete vytvářet faktury za služby pro servisní smlouvu se stavem změny Otevřeno. Po úpravě smlouvy nebo nabídky smlouvy musíte změnit stav zpět na Zamčeno, aby bylo možné vytvářet faktury za služby a položky hlavní knihy pro servisní smlouvu, která zahrnuje změny, které jste v něm provedli.

Poznámka

Pole Změnit stav nesouvisí s polem Stav vydání v záhlaví servisní objednávky, kterým se řídí skladová manipulace s položkami služby.

Zrušení servisní smlouvy

Možná budete muset zrušit servisní smlouvu, když smlouva vyprší nebo byla zrušena vámi nebo zákazníkem.

Poznámka

Po zrušení nelze smlouvu znovu otevřít.

1. Vyberte ikonu , zadejte Servisní smlouvy a poté vyberte související odkaz.

2. Otevřete příslušnou servisní smlouvu, kterou chcete zrušit.

3. Výběrem akce Otevřít smlouvu otevřete servisní smlouvu pro úpravy.

4. V poli Zrušit kód důvodu vyberte příslušný kód příčiny. Chcete-li přidat další kódy příčiny, vyberte akci Pokročilé.

   Pokud je zaškrtnuto políčko v poli Použít důvod zrušení smlouvy na stránce Nastavení správy služby, musíte při rušení smluv zadat kód důvodu zrušení.

5. V poli Stav vyberte Zrušeno.

6. Pokud existují nezaúčtované faktury, dobropisy nebo otevřené předplacené položky smlouvy, zobrazí se potvrzovací zpráva. V okně zprávy vyberte Ne k vrácení se ke smlouvě a zaúčtování dokladů, nebo Ano k pokračování v procesu rušení.

Založení servisní smlouvy nebo smluvní nabídky

Servisní smlouvy a smluvní nabídky můžete kdykoli založit a zaznamenat a archivovat kopii smlouvy nebo smluvní nabídky. Business Central automaticky zaznamenává servisní smlouvy, když převedete smluvní nabídky na servisní smlouvy nebo zrušíte servisní smlouvy. Výběrem Založit smlouvu na stránkách Servisní smlouvy nebo Nabídky servisních smluv můžete založit smlouvu nebo nabídku sami. Pokud si chcete prohlédnout své archivované smlouvy s nabídkami, vyhledejte Založené smlouvy.

Viz také

Nastavení servisních smluv
Správa služeb
Převod servisních smluv, které zahrnují částky DPH

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central