Vytváření servisních faktur nebo dobropisů

Snadná fakturace vašich servisních zakázek je klíčovou vlastností Business Central. Svůj Business Central můžete nastavit tak, aby servisní technik v terénu mohl vytvořit fakturu za službu, která není spojena se smlouvou nebo objednávkou. Případně nastavte Business Central tak, abyste pravidelně fakturovali servisní smlouvy. Fakturační období pro každou smlouvu definuje, jak často ji fakturujete.

Fakturace více servisních smluv

1. Vyberte ikonu , zadejte Vytvořit faktury servisní smlouvy a poté vyberte související odkaz.
2. Nastavte filtry, které chcete použít.
3. Do pole Datum zaúčtování zadejte datum, které chcete použít jako datum zaúčtování na servisních fakturách.
4. V poli Fakturovat k datu zadejte datum, do kterého chcete fakturovat smlouvy. Dávková úloha bude zahrnovat smlouvy s daty příští fakturace až do tohoto data.
5. V poli Akce vyberte Vytvořit faktury.
6. Stisknutím tlačítka OK vytvoříte servisní faktury.

Můžete také fakturovat servisní smlouvu přímo ze stránky Servisní smlouva, pokud je datum příští faktury na smlouvě dřívější než pracovní datum.

Fakturace servisní smlouvy ze stránky Servisní smlouva

1. Vyberte ikonu , zadejte Servisní smlouvy a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte servisní smlouvu, kterou chcete fakturovat, a otevřete kartu smlouvy.
3. Vyberte akci Vytvořit servisní fakturu.
4. Stisknutím tlačítka Ano vytvoříte servisní faktury.

Poznámka

Nemůžete vytvářet faktury za služby pro servisní smlouvu, když je hodnota pole Změnit stav nastavena na Otevřená.

Zaúčtování faktury ze servisní objednávky

Následující postup popisuje, jak definovat část služby, kterou budete zákazníkovi účtovat.

1. Vyberte ikonu , zadejte Servisní objednávky a poté vyberte související odkaz.

2. Vyberte servisní objednávku, kterou chcete fakturovat, a otevřete kartu objednávky.

3. Vyberte akci Servisní řádky.

4. Najděte požadované položky a pak určete množství, která budete účtovat zákazníkovi, v poli Množství k fakturaci.

   Poznámka

   Registrovanou službu můžete zákazníkovi fakturovat buď zcela, nebo po částech. Pokud se rozhodnete fakturovat zákazníkovi celou službu, hodnota v poli Množství k fakturaci se musí rovnat hodnotě v poli Množství. Můžete zaúčtovat plnou fakturu spolu s celou zásilkou a můžete zaúčtovat plnou fakturu za již zaúčtovanou plnou zásilku, která není fakturována nebo spotřebována.

   Když účtujete částečnou fakturu, existují dva způsoby, jak zadat množství k fakturaci. Pokud budete službu zaúčtovat s možností Zaslání a faktura, hodnota v poli Množství k fakturaci se musí rovnat hodnotě v poli Množství k odeslání. Pokud chcete fakturovat již zaúčtovanou zásilku, fakturované množství nesmí být větší než hodnota v poli Odeslané množství.

5. Vyberte Zaúčtovat a poté buď Faktura nebo Doprava a faktura. Chcete-li se dozvědět více, přejděte na Zaúčtování v řízení služeb.

Vybraný servisní řádek je zaúčtován. Můžete zaúčtovat několik servisních řádků současně tak, že je vyberete a zvolíte Zaúčtovat. Pokud tak učiníte, ujistěte se, že jste na řádcích vyplnili všechny potřebné informace.

Když zaúčtujete objednávku pomocí možnosti Fakturovat, vytvoří se zaúčtovaná faktura za služby spolu s odpovídajícími položkami hlavní knihy a aktualizacemi příslušných polí na řádcích služeb objednávky. Také dříve zaúčtované přepravní doklady jsou aktualizovány o fakturovaná množství. Pokud zvolíte možnost zaúčtování Odeslat a fakturovat, vytvoří se zaúčtovaná zásilka.

Ruční vytvoření servisní faktury

Obvykle se po zaúčtování servisní objednávky pomocí možnosti Fakturovat nebo Odeslat a fakturovat zaúčtuje faktura za služby automaticky. Přesto možná budete muset vystavit fakturu, která není spojena se smlouvou o poskytování služeb nebo objednávkou. Tento postup vysvětluje, jak vystavit fakturu ve stejnou dobu, kdy zákazník obdrží službu.

1. Vyberte ikonu , zadejte Servisní faktury a poté vyberte související odkaz.

2. Vytvoření nové servisní faktury.

3. Vyplňte pole Č.

   Poznámka

   Pokud jste nastavili číselné řady pro servisní faktury na stránce Nastavení řízení servisu, můžete vybrat Zadat a vybrat další dostupné číslo servisní faktury.

4. Do pole Č. zákazníka zadejte číslo zákazníka. Vyberte příslušného zákazníka ze seznamu.

   Pole zákazníků jsou již vyplněna informacemi z karty Zákazník.

5. Zadejte datum do pole Datum zaúčtování. Toto datum se objeví na zaúčtovaných záznamech. Toto pole zobrazuje vaše aktuální pracovní datum, ale datum můžete změnit.

6. Do pole Datum dokladu zadejte datum, které se objeví na vytištěné faktuře a použije se pro výpočet data splatnosti.

7. Vyplňte servisní řádky faktury. Vyplňte pole Typ, Č. a Množství pro registraci položek, zdrojů a nákladů, které byly použity při servisu.

Vytvoření faktury, která kombinuje řádky zaúčtované zásilky z jedné nebo více servisních objednávek

Možná budete muset vytvořit servisní fakturu pro službu, která je již odeslána, buď z jedné nebo několika servisních objednávek, ale ještě nebyla fakturována nebo spotřebována. Řádky faktury můžete automaticky vyplnit vybranými řádky zaúčtované zásilky pro konkrétního zákazníka.

1. Vyberte ikonu , zadejte Servisní faktury a poté vyberte související odkaz.
2. Na řádku podle potřeby vyplňte pole. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.
3. Vytvořte řádky faktury za služby odeslané, ale nevyfakturované. Případně můžete pomocí akce Získat řádky zásilky přidat řádky zaúčtované zásilky do faktury.
4. Zaúčtujte servisní fakturu.

Jsou vytvořeny zaúčtovaná servisní faktura a odpovídající účetní záznamy. Dříve zaúčtované doklady odeslání se aktualizují o vyfakturovaná množství a množství servisních řádcích zdrojových objednávek.

Vytvoření servisního dobropisu

Servisní dobropis obvykle používáte, když zákazník vrací položku. Můžete ho však použít i k proplacení zákazníkovi nebo k opravě faktury, která byla chybná.

1. Zvolte ikonu , zadejte Dobropisy služby a poté zvolte příslušný odkaz.
2. Na řádku podle potřeby vyplňte pole. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.
3. Pole Datum zaúčtování a Datum dokladu zobrazují pracovní datum. V případě potřeby ho můžete změnit.
4. Na řádcích dobropisu zadejte informace o položkách, které byly vráceny nebo odebrány, nebo kompenzaci, která bude poskytnuta zákazníkovi.

Oprava chyb ve fakturách za služby

Můžete odstranit faktury za služby, ke kterým jsou přidruženy položky knihy služeb. To znamená, že můžete opravovat chyby nebo provádět změny ve fakturách za služby, aniž byste se zasekli nebo ztratili data. Pokud například zapomenete přiřadit skupinu účtování produktu k účtu hlavní knihy, můžete ji přidat později a znovu vytvořit fakturu za službu.

K odstranění faktury za služby použijte akci .

Když smažete fakturu za služby, stanou se následující věci:

• Zaúčtujte opravný záznam servisní knihy
• Obnovte datum a období fakturace ve smlouvě, což vám umožní vytvořit fakturu znovu.

Poznámka

Můžete stornovat více faktur, ale musíte tak učinit postupně, počínaje poslední fakturou.

Servisní fakturu odstranit, pokud její údaje, jako je fakturační období nebo přepínač Předplaceno byly změněny v související servisní smlouvě. Před změnou nastavení servisní smlouvy se ujistěte, že jste odstranili faktury.

Viz také

Zaúčtování faktur servisu
Nastavení správy služeb
Zaúčtování servisu

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central