Kontrola částek v účtech hlavní knihy

Možná máte účty hlavní knihy, které často sledujete. Nebo můžete chtít urychlit proces kontroly na konci měsíce. Chcete-li pomoci se sledováním toho, co jste udělali, a chcete-li urychlit kontrolu, použijte akci Kontrola záznamů na stránce Účtová osnova nebo Karta účtu hlavní knihy pro každý účet.

Nastavení účtů ke kontrole

Na stránce Karta účtu hlavní knihy pro každý účet určete, jak povolit revize v poli Zásady revizí.

Zásady revizí	Popis
Žádný	Záznamy pro účet nelze označit jako zkontrolované. Tuto možnost použijte například pro účty, jako jsou závazky, pohledávky a bankovní účty, kde existují jiné způsoby kontroly jejich výše.
Povolit kontrolu	Do revize nemusíte zahrnout položky a částky debetních a kreditních položek se nemusí vyrovnávat. Recenzi odeberete, pokud jste například udělali chybu.
Povolení kontroly a párování zůstatku	Celkové částky debetních a kreditních položek v revizi se musí shodovat. Pole Debet a Kredit ukazují tyto částky a pole Zůstatek zobrazuje součet. Toto nastavení také umožňuje odstranit revizi. Když odeberete revizi z jednoho nebo více záznamů, debetní a kreditní záznamy musí stále zůstat v rovnováze.

Označení záznamů jako zrevidovaných

Vyberte položky, které jste zkontrolovali, a poté použijte akci Nastavit jako revidované. Pokaždé, když označíte jeden nebo více záznamů jako zkontrolované, dostanou záznamy stejné číslo ve sloupci Revidovaný identifikátor. Identifikátor revize je praktický způsob, jak sledovat záznamy, které byly revidovány ve stejnou dobu. Business Central také zaznamenává uživatele, který provedl revizi a kdy ji provedl.

Pokud označíte záznamy jako zkontrolované, ale litujete, že jste to udělali, použijte akci Nastavit vybrané jako nezkontrolované.

• Pokud je k účtu přiřazena zásada Revize povolena, akce obnoví identifikátor zkontrolovaného stavu na 0 a odebere osobu, datum a čas revize.
• Pokud je přiřazena zásada Kontrola povolena a spárování zůstatku, kredit a debet musí být vyrovnané. Pokud je například jeden ze záznamů v revizi chybný, můžete vybrat jiný záznam se správnou hodnotou. Náhradní záznam nemusí mít stejný zkontrolovaný identifikátor.

Tip

Rychlý způsob, jak vybrat více položek, je podržet při výběru položek Ctrl nebo Shift. Ctrl umožňuje vybrat konkrétní položky a Shift vybere všechny položky mezi první a poslední, kterou vyberete.

Revize účtů, které mají staré záznamy

Možná máte záznamy z minulých období, které jste již zkontrolovali nebo jen nepotřebují kontrolu. Chcete jen začít kontrolovat záznamy například od začátku roku nebo účetního období. Záznamy můžete nechat tak, jak jsou. Pokud však chcete analyzovat data v aplikaci Excel nebo pomocí režimu analýzy, označte položky jako zkontrolované. Chcete-li se o analýze záznamů dozvědět více, přejděte na Analýza záznamů. Chcete-li položky označit jako zkontrolované, přidejte do podokna Filtr, aby se zobrazily pouze tyto položky, a poté vyberte akci Označit vybrané položky jako zkontrolované.

Filtrování záznamů

Chcete-li získat jasnější obrázek, existuje několik způsobů, jak filtrovat položky na stránce Zkontrolovat záznamy hlavní knihy.

• Použijte akcie Zobrazit revidované záznamy a Skrýt revidované záznamy pro zobrazení pouze záznamů, které jste zkontrolovali nebo nezkontrolovali. Chcete-li vymazat filtry, použijte akci Zobrazit všechny záznamy.
• Použití podokna filtrů. Můžete například filtrovat podle čísla účtu, nebo pokud máte starší záznamy a chcete je všechny označit jako zkontrolované, podle data zaúčtování.

Analýza záznamů

Existuje několik způsobů, jak analyzovat záznamy hlavní knihy, které jste zkontrolovali.

• Zapněte režim analýzy, například chcete-li seskupit položky podle jejich identifikátoru kontroly. Chcete-li se dozvědět více o režimu analýzy, přejděte na téma Analýza dat stránky seznamu pomocí režimu analýzy.
• Exportujte záznamy do aplikace Excel.

Viz také

Principy hlavní knihy a účtové osnovy
Nastavení nebo změna účtové osnovy