Vytvoření organizace s vědomím nákladů
Jak je uvedeno v Motivací: proč přecházíme do cloudu?, existuje mnoho pádných důvodů, proč společnost přechází na cloud. Když je snížení nákladů primárním faktorem, je důležité vytvořit organizaci s vědomím nákladů.
Zajištění vědomí nákladů není jednorázová aktivita. Stejně jako u jiných témat přechodu na cloud je iterativní. Následující diagram popisuje tento proces, který se zaměřuje na tři vzájemně závislé aktivity: viditelnosti, odpovědnosta optimalizace. Tyto procesy probíhají na makro a mikro úrovni, které podrobně popisujeme v tomto článku.
obrázek 1: Přehled organizace zaměřené na náklady.
Obecné procesy s ohledem na náklady
Viditelnost : Aby si organizace byla vědoma nákladů, potřebuje mít viditelnost do těchto nákladů. Viditelnost v organizaci, která se zaměřuje na náklady, vyžaduje konzistentní vytváření sestav pro týmy, které přijímají cloud, finanční týmy, které spravují rozpočty, a vedoucí týmy, které zodpovídají za náklady. Tato viditelnost se dosahuje stanovením:
- Správný rozsah reportování.
- Správná organizace prostředků (skupiny pro správu, skupiny prostředků, předplatná).
- Jasné strategie označování.
- Správné řízení přístupu (Azure RBAC)
Odpovědnost: Odpovědnost je stejně důležitá jako viditelnost. Odpovědnost začíná jasnými rozpočty pro úsilí o přijetí. Rozpočty by měly být dobře zavedeny, jasně komunikovány a založeny na realistických očekáváních. Odpovědnost vyžaduje iterativní proces a růstové myšlení, které řídí správnou úroveň odpovědnosti.
Optimalizace : Optimalizace je činnost, která vede ke snížení nákladů. Během optimalizace se přidělení prostředků upraví, aby se snížily náklady na podporu různých úloh. Tento proces vyžaduje iteraci a experimentování. Každé snížení nákladů snižuje výkon. Nalezení správné rovnováhy mezi řízením nákladů a očekáváními výkonu koncových uživatelů vyžaduje vstup od více stran.
Následující části popisují role, které různé týmy hrají při vývoji organizace s vědomím nákladů.
Tým cloudové strategie
Budování povědomí o nákladech na úsilí o přechod na cloud začíná na úrovni vedení. Aby byl v dlouhodobém horizontu efektivní, měl by tým cloudové strategie zahrnout člena finančního týmu. Pokud vaše finanční struktura uchovává obchodní manažery zodpovědné za náklady na řešení, měli by být také pozváni, aby se připojili k týmu. Kromě základních aktivit, které jsou obvykle přiřazeny týmu cloudové strategie, by měli být zodpovědní také všichni členové týmu cloudové strategie:
viditelnost : tým cloudové strategie a tým zásad správného řízení cloudu musí znát skutečné náklady na úsilí o přechod na cloud. S ohledem na pohled této vedoucího týmu by měli mít přístup k různým rozpočtovým rozsahem pro analýzu rozhodnutí o výdajích. Výkonný ředitel obvykle potřebuje přehled o celkových nákladech napříč všemi výdaji na cloud. Jako aktivní členové týmu pro cloudovou strategii by také měli mít možnost zobrazit náklady podle obchodní jednotky nebo fakturační jednotky, aby ověřili showback, chargeback nebo jiné modely cloudového účtování.
odpovědnost: rozpočty by měly být stanoveny mezi cloudovou strategií, cloudovým řízeníma týmy pro adopci cloudu na základě očekávaných aktivit přechodu na cloud. Pokud dojde k odchylkám od rozpočtu, musí tým cloudové strategie a tým zásad správného řízení v cloudu rychle určit nejlepší postup pro nápravu odchylek.
Optimalizace : Během optimalizace může tým pro cloudovou strategii prezentovat investice a očekávanou návratnost specifických úloh. Pokud má úloha strategický nebo finanční dopad na firmu, je třeba pečlivě sledovat úsilí o optimalizaci nákladů. Pokud neexistuje žádný strategický dopad na organizaci a žádné vlastní náklady na nízký výkon úlohy, tým cloudové strategie může schválit nadměrnou optimalizaci. Aby mohl tým řídit tato rozhodnutí, musí mít možnost zobrazit náklady v rozsahu projektu.
Tým přechodu na cloud
Tým přechodu na cloud je centrem všech aktivit přechodu. Takže jsou první linii obrany proti nadměrnému přespendingu. Tento tým má aktivní roli ve všech třech fázích vědomí nákladů.
Viditelnost:
- povědomí: Je důležité, aby tým přechodu na cloud měl přehled o cílech úspor nákladů tohoto úsilí. Jednoduše řečeno, že úsilí o přechod na cloud pomůže snížit náklady, je recept na selhání. Konkrétní viditelnost je důležitá. Pokud je například cílem snížit náklady na vlastnictví datacentra o 3 procenta nebo roční provozní náklady o 7 procent, zpřístupnit tyto cíle včas a jasně.
- telemetrie: Tento tým potřebuje přehled o dopadu svých rozhodnutí. Během migračních nebo inovačních aktivit mají jejich rozhodnutí přímý vliv na náklady a výkon. Tým musí tyto dva konkurenční faktory vyvážit. Monitorování výkonu a monitorování nákladů, které jsou vymezeny na aktivní projekty týmu, jsou důležité k zajištění nezbytné viditelnosti.
Odpovědnost: Tým pro přijetí cloudu musí znát všechny přednastavené rozpočty, které jsou spojené s jejich úsilím o přijetí. Pokud skutečné náklady nejsou v souladu s rozpočtem, existuje příležitost vytvořit odpovědnost. Odpovědnost neznamená trestat tým adopce za překročení rozpočtu, protože překročení může být důsledkem nezbytných rozhodnutí o výkonu. Místo toho odpovědnost znamená vzdělávání týmu o cílech a o tom, jak jejich rozhodnutí ovlivňují tyto cíle. Odpovědnost navíc zahrnuje poskytnutí dialogového okna, ve kterém může tým komunikovat o rozhodnutích, která vedla k nadměrnému přespendingu. Pokud jsou tato rozhodnutí špatně zarovnaná s cíli projektu, poskytuje tato snaha dobrou příležitost pro partnery s týmem cloudové strategie, aby se mohli lépe rozhodovat.
optimalizace : Toto úsilí je balancováním, protože optimalizace prostředků může snížit výkon úloh, které podporují. Někdy nelze dosáhnout očekávaných nebo rozpočtovaných úspor u úlohy, protože úloha s rozpočtovanými zdroji nefunguje dostatečně dobře. V takových případech musí tým přechodu na cloud provádět moudrá rozhodnutí a hlásit změny týmu cloudové strategie a týmu zásad správného řízení v cloudu, aby bylo možné opravit rozpočty nebo rozhodnutí o optimalizaci.
Tým zásad správného řízení v cloudu
Obecně platí, že tým správy cloudu vytváří ochranné rámce pro správu nákladů v celém cloudu. Toto úsilí se zaměřuje na následující aktivity, které souvisejí s vývojem organizace s vědomím nákladů:
viditelnost : tým pro řízení cloudových služeb pracuje jako rovný partner týmu cloudové strategie a plánuje rozpočty pro přijetí cloudových řešení. Tyto dva týmy také spolupracují na pravidelné kontrole skutečných výdajů. Tým pro správu cloudu zodpovídá za zajištění konzistentního a spolehlivého hlášení nákladů a telemetrie výkonu.
odpovědnost: Pokud dojde k odchylkám rozpočtu, musí tým pro cloudovou strategii a tým pro řízení cloudu rychle určit nejlepší postup k jejich nápravě. Obecně platí, že tým pro řízení cloudu bude na tato rozhodnutí reagovat. Někdy může být akce jednoduché přetrénování pro ovlivněný tým přechodu na cloud . Tým zásad správného řízení v cloudu může také pomoct optimalizovat nasazené prostředky, měnit možnosti slev nebo dokonce implementovat automatizované možnosti řízení nákladů, jako je blokování nasazení neplánovaných prostředků.
optimalizace : Po migraci nebo vytvoření prostředků v cloudu můžete použít monitorovací nástroje k posouzení výkonu a využití těchto prostředků. Správné monitorování a údaje o výkonu můžou identifikovat prostředky, které by se měly optimalizovat. Tým pro správu cloudu je zodpovědný za zajištění konzistentního nasazení nástrojů pro monitorování a vykazování nákladů. Mohou také pomoct týmům přechodu identifikovat příležitosti k optimalizaci na základě výkonu a telemetrie nákladů.
Špičkové cloudové centrum
CCoE sice obvykle nezodpovědí za správu nákladů, ale může mít významný dopad na organizace s vědomím nákladů. Mnoho základních rozhodnutí o IT ovlivňuje náklady ve velkém měřítku. Když CCoE udělá svou část, náklady lze snížit při několika snahách o přijetí cloudu.
Viditelnost : Jakákoli skupina pro správu nebo skupina prostředků, která obsahuje základní IT prostředky, by měla být viditelná týmu CCoE. Tým může využít tato data k hledání příležitostí k optimalizaci.
Odpovědnost: I když není obvykle zodpovědná za náklady, může se CCoE zodpovídat za vytváření opakovatelných řešení, která minimalizují náklady a maximalizují výkon.
optimalizace : Vzhledem k tomu, že CCoE má přehled o mnoha nasazeních, je tým v ideální pozici k navrhování tipů pro optimalizaci a pomáhá adopčním týmům lépe ladit prostředky.
Další kroky
Cvičení těchto zodpovědností na jednotlivých úrovních firmy pomáhá řídit organizaci s vědomím nákladů. K zahájení jednání podle těchto pokynů si projděte úvodní část připravenosti organizace , abyste lépe identifikovali správné týmové struktury.