瞭解如何在 Microsoft 365 中使用和保留組織數據
您可以使用組織數據與來自組織 Microsoft Entra ID 實例的數據，作為使用者Microsoft 365 使用者配置檔的輸入，以及在Microsoft 365 應用程式中提供特定功能，包括 Microsoft Viva。
請檢閱下列資訊，以瞭解組織數據的使用、儲存和刪除方式。
資料使用量
您上傳的組織數據可由 Viva、Microsoft 365 服務，以及透過Microsoft 圖形 API 取得存取權的非Microsoft服務使用。 此資料會被視為在組織內 公開提供，這表示它可能會向組織中的任何使用者顯示。 這項資料也可在 跨租使用者共同作業案例 中、Microsoft 365 Copilot 中和機器學習模型定型中使用。
在 Microsoft 365 使用者設定檔中，Microsoft Entra 數據的優先順序預設高於 Microsoft 365 中的組織數據。 當服務查詢 Microsoft 365 使用者配置檔時，如果單一屬性同時有組織數據和 Microsoft Entra 數據，則會傳回 Microsoft Entra 值。 例如，在 Microsoft Entra ID 中，給訂的中端使用者具有「軟體工程師」做為 jobTitle 屬性。 貴組織的全域系統管理員會使用 Microsoft 365 中的組織資料功能，為該相同的使用者上傳 Microsoft_JobTitle 屬性為「資深軟體工程師」值。 上傳之後，這兩個值都會儲存在使用者的 Microsoft 365 使用者設定檔中。 當 Microsoft 365 中的配置檔卡 片這類體驗查詢 Microsoft 365 使用者配置檔以取得該使用者的 jobTitle 屬性時，會傳回 (而非「資深軟體工程師」) 。
不過，如果 Entra ID 中沒有屬性的數據，則會使用對應的組織數據值。 因此，在上一個範例中，如果 Entra ID 中沒有 jobTitle 的值，Microsoft 365 中的配置檔卡片會使用來自 Microsoft 365 中組織數據的「資深軟體工程師」。
如果您想要在 Microsoft 365 使用者設定檔中使用組織數據的值，請將要求傳送至 orgdatainm365support@microsoft.com，以連絡 Microsoft。 包含主旨列：「要求在租使用者 [名稱] [租使用者標識符] 的 Microsoft 365 使用者配置檔中，提供組織數據優先順序高於 Microsoft Entra 數據。」此變更最多可能需要四天才會生效。
如果您稍後想要切換回 Microsoft Entra 數據優先順序) 的默認行為 (，請再次連絡Microsoft，並使用主旨行「要求在租使用者 [名稱] [租使用者標識符] Microsoft 365 使用者配置檔中提供 Microsoft Entra 數據優先順序。」這項變更最多也需要四天的時間。
若要確保 Microsoft 365 使用者配置檔中的數據保持最新且正確，建議您定期上傳重新整理的組織數據 (例如每周) 。 相較於組織人力資本管理系統中的數據，這可防止使用者配置檔中的數據過時。
請確定您上傳的資料符合 屬性參考 中所列的屬性名稱和描述。 也請避免上傳 敏感性個人資料。
組織數據如何與 Viva Insights
在 Microsoft 365 中上傳為組織數據一部分的數據也會用於 Viva Insights，並會對應至這些 Viva Insights 保留字段：
- PersonId
- ManagerId
- Organization
- LevelDesignation
- FunctionType
- 層級
- 位置
下列數據是從組織數據功能上傳，但無法在 Viva Insights 中使用：
- Microsoft_DisplayName
- Microsoft_FirstName
- Microsoft_LastName
- Microsoft_SecondaryJobTitle
- Microsoft_UserSkillNames
這些屬性可用來作為 Viva Insights 中的自定義屬性。
- Microsoft_JobTitle
- Microsoft_City
- Microsoft_CountryOrRegion
- Microsoft_PostalCode
- Microsoft_PostOfficeBox
資料刪除
如需刪除使用者數據的相關信息，請參閱 更新或對組織數據進行其他變更 。 一旦處理更新，相關聯的用戶數據就會以空白字段覆寫，這表示其數據會立即有效地刪除。
從 Microsoft 365 移除租使用者時，所有租用戶數據都會在 30 天內清除。
資料保留
只要使用者在使用中且具有有效的授權，而且使用者或全域系統管理員未提出任何刪除要求，組織數據就會儲存。
資料落地
當您上傳組織數據時，您的 .csv 檔案會儲存在 SharePoint Online 網站中，且每個終端使用者的組織數據屬性會限定為其Microsoft 365 使用者配置檔，並儲存在使用者的 Exchange Online 信箱中。 如需 SharePoint Online 和 Exchange Online 的數據落地資訊，請參閱 Data Residency for SharePoint Online 和 Data Residency for Exchange Online。
管理資料主體要求
資料主體要求 或 DSR 是資料主體 (終端使用者) 向控制者對其個人資料採取動作的正式要求。 若要瞭解終端使用者有哪些資料主體權限，請參閱 GDPR 和 CCPA 底下的 Office 365 資料主體要求。
使用下列資訊來滿足終端使用者的 DSR:
- 存取和匯出 – 使用者可以使用配置檔卡片中的數據匯出函式，存取和匯出全域管理員上傳並儲存在 Microsoft 365 使用者配置檔中的組織數據。 請參閱 從設定檔卡片匯出資料。
- 編輯 – 請參閱 更新或對組織數據進行其他變更。
- 刪除 – 請參閱 更新或對組織資料進行其他變更 和 資料刪除。