使用 SharePoint Microsoft 365 Copilot

Copilot 和 SharePoint

您的組織正在準備啟用 Microsoft 365 Copilot，這是一種 AI 驅動的生產力工具，可即時增強創意、生產力和技能。 身為 SharePoint 系統管理員，請務必正確地控管組織的 SharePoint 數據，以確保 Copilot 的結果適當、正確且符合規範。 瞭解 SharePoint for Copilot 中內容控管的重要性，從瞭解 Copilot 如何透過三個元件運作開始：

• 大型程式設計語言模型 (LLM)
• 您每天使用的 Microsoft 365 生產力應用程式，例如 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams 等等。
• Microsoft圖形中的內容

Microsoft Graph 中的內容包括電子郵件、檔案、會議、聊天、行事曆和聯繫人。 其中很重要的一部分會儲存為 SharePoint 檔案。 當您與其他人共享檔時，這些文件會變成儲存在 SharePoint 網站、文檔庫和 OneDrive 上的數據。 這些檔可以是：Word 同事共用的檔、您正在與小組合作的簡報、會議錄製、您在 Loop 和 OneNote 中建立的專案筆記等等。 當使用者向 Copilot 提出要求時，它會使用大型語言模型 (LLM) 來處理要求。 然後，它會利用來自 Microsoft Graph 和 Web 內容的內容， (選擇性) ，以使用 LLM 產生回應。

Microsoft 365 Copilot 只會呈現個別使用者至少具有檢視許可權的組織數據。 請務必使用 SharePoint 中的許可權模型，以確保正確的使用者或群組能夠正確存取組織內的正確內容。 若要為貴組織的 Microsoft 365 Copilot 採用做好準備，您可以使用 SharePoint 進階管理，對 SharePoint 和 OneDrive 採取一些強烈建議的步驟。 此外，身為 SharePoint 系統管理員，以下是您可以使用一般 SharePoint 設定來準備組織進行 Microsoft 365 Copilot 的一些步驟：

步驟 1 - 優化 SharePoint 中的搜尋

✅ 優化您的 SharePoint 內容以進行搜尋

如先前所述，當使用者向 Copilot 提出要求時，它會處理要求，然後產生 LLM 的回應。 Copilot 會利用來自 Microsoft Graph 和 Web 內容的內容， (選擇性) 。 那麼 Copilot 如何從 SharePoint 取得內容？ 這是使用者透過 SharePoint 搜尋搜尋內容時的相同方式。

若要充分利用 Copilot 並取得最佳結果，請將 SharePoint 內容優化以進行搜尋：

• 確定可以找到內容
• 請確定搜尋結果看起來很棒
• 規劃您的內容

步驟 2 - 使用 SharePoint 和 OneDrive 防止過度共用和控制存取

若要避免與 SharePoint 和 OneDrive 過度共用及控制存取權， 您可以使用 SharePoint 和 OneDrive 採取一些強烈建議的步驟。 此外，您可以使用一些 SharePoint 內建功能來減少過度共用，並檢查 SharePoint 系統管理中心的許可權和網站存取權。

若要開始，您可以：

✅ 使用 SharePoint 共用設定減少意外過度共用

若要將意外的內容與 Copilot 結果過度共用降至最低，請在組織和網站層級實作共用設定：

1. 在組織層級：

   • 將您租使用者 的 SharePoint 和 OneDrive 共用設定 從全組織共用更新為特定人員連結。

   • 請考慮向終端用戶隱藏廣泛的許可權。 例如，使用 SharePoint Set-SPOTenant PowerShell Cmdlet 在 人員 選擇器控件中隱藏「外部使用者以外的所有人」，讓終端用戶無法使用它。

   • 使用 受限制的 SharePoint 搜尋 (RSS) ，暫時將 Copilot 結果限制為最多 100 個選取的 SharePoint 網站。 中樞網站的子網站不會計入100個限制。

     RSS 可讓您有時間檢閱 & 稽核網站許可權。 它應該只作為暫時解決方案，讓您的組織有時間採用 Copilot。

2. 在月臺層級：

   • 教育網站管理員可以用來 限制成員共用的網站層級控件。
   • 請確定 網站擁有者收到存取網站的要求。
   • 變更使用者 OneDrive 的外部共享設定。 當使用者將檔案儲存至 OneDrive 時，該檔案會位於使用者的個人記憶體中。 用戶可以完全控制檔案，並可與其他人共用。 若要確保數據安全性，請檢閱 OneDrive 共用功能。

✅ 在 SharePoint 系統管理中心檢查許可權和網站存取

若要確保數據安全，請檢閱 SharePoint 網站存取和許可權。 排定包含敏感性資訊之網站的優先順序。

1. 在 SharePoint 系統管理中心，請參閱 使用中網站> 選取網站 >編輯>設定。

   私人 表示只有組織中具有網站存取權的使用者可以找到它。 公 用 (預設) 表示貴組織中的任何人都可以找到網站並存取其內容。

   

2. 在 [ 成員資格] 索引 標籤中，檢閱網站擁有者、成員和訪客的存取權。 請確定只有必要的使用者可以存取網站。

重要事項

本文主要介紹如何使用 SharePoint 內建設定來減少過度共享和檢查許可權和網站存取。 若要以效率和規模進一步強化組織的數據控管，請考慮使用 SharePoint 進階管理 來監視和管理組織的 SharePoint 數據。