為受限制的 SharePoint 搜尋策劃允許的清單

重要事項

受限制的 SharePoint 搜尋是專為 Microsoft 365 Copilot 的客戶所設計。 如需詳細資訊，請造訪 這裡 和 受限制的 SharePoint 搜尋概觀 。

身為 Microsoft 365 中的 SharePoint 系統管理員 或 更新 版本，您可以設定允許的受限 SharePoint 搜尋清單，最多可選取 100 個 SharePoint 網站。 針對 Copilot 和整個組織的搜尋，除了他們已有權存取的內容之外，無論是透過直接共用、造訪或擁有，貴組織的使用者都只能存取允許清單上的網站，並接受這些網站目前的許可權。

在受限制的 SharePoint 搜尋中設定允許的清單，可讓您有時間檢閱和稽核網站許可權。 但是哪些網站應該包含在允許的清單中？ 本文介紹用來策劃允許清單的策略和技術。

建立已策劃允許清單的步驟

若要建立受限 SharePoint 搜尋的策劃允許清單，建議您從建立網站的初始清單開始。 然後，您會與網站管理員和項目關係人合作，以評估許可權並檢閱網站。 最後，您可以在 Microsoft 365 中以 SharePoint 系統管理員或更新版本的身分套用具有 PowerShell 腳本的列表。

步驟 1：取得網站的初始清單

每個組織在您選擇要在整個組織中搜尋及可由 Copilot 探索的網站上，可能會有不同的準則。 您可以使用 SharePoint 管理員 Center (SPAC) 功能，根據您自己的準則來識別可成為允許清單一部分的網站。 若要讓清單保持可管理，建議您從下列兩種類型的網站開始，當為允許的清單時：

• 「已知」網站：您和 SharePoint 網站系統管理員已經知道貴組織的一組網站，這些網站可以安全地參與整個組織的搜尋和 Copilot 體驗。 這些網站可以包含在允許的清單中。

• 最常使用和共用的網站：允許的清單會影響使用者可在其全組織搜尋結果和 Copilot 體驗中看到的內容。 若要優化使用者的搜尋和 Copilot 體驗，假設這些最常使用中和共用的網站必須包含在允許的清單中。 根據您的授權，您可以使用 SharePoint 管理員 Center (SPAC) 或 SharePoint 管理員 Center 數據存取控管 (DAG) 活動 (共用) 報告來識別最活躍和共用的網站。

步驟 2：檢閱網站許可權

一旦您擁有最多 100 個) (的網站清單，請確定網站許可權和內容控件的實作方式足以讓它們顯示在搜尋和 Copilot 體驗中。 您可以與網站管理員和項目關係人合作，以評估許可權並檢閱網站。

注意事項

最多 100 個 SharePoint 網站的限制包括中樞網站，但不包括其子網站。 當您啟用中樞網站時，中樞網站下的子網站會包含在允許清單中，但不會計入 100 個網站的限制。 因此，如果您要挑選中樞網站，請確定所有子網站都有適當的許可權。

步驟 3：使用 PowerShell 腳本來套用允許的清單

檢閱策劃網站中的許可權之後，您可以使用PowerShell腳本來開啟受限制的SharePoint搜尋、新增和移除網站。 您也可以使用 PowerShell 腳本來取得允許清單中所有網站的清單。

尋找最活躍和共享的網站

您可以使用 SharePoint 管理員 Center (SPAC) 來尋找最活躍的網站。 如果您有 Microsoft 365 E5 授權或Microsoft - SharePoint 進階管理，您也可以使用SPAC DAG 來尋找共用最多的網站。

• 使用 SharePoint 管理員 Center (SPAC) ：如果您的組織具有 SharePoint，您可以存取 SPAC。 您可以使用過去 30 天內擁有大部分頁面檢視和檔案的 SPAC Active Sites 功能來取得此網站清單。 這可以是指針，以取得組織中可能最廣泛物件感興趣的網站清單。

• 使用SPAC DAG活動 (共用) 報告 來識別過去 28 天內最常共享的 網站 。

使用 SharePoint 管理員 Center (SPAC) 來尋找最活躍的網站

系統管理員可以使用 SharePoint 管理員 Center (SPAC) 功能，根據其準則來識別可成為允許清單一部分的網站。 SharePoint 系統管理中心的 [作用中網站] 頁面可讓您檢視組織中的 SharePoint 網站。 根據組織的需求，您可以根據 [上次活動]、[頁面檢視]、[頁面流覽] 等數據行 來排序和篩選網站 。 您可以搜尋網站，並 自定義數據行和檢視。

步驟 1： 在SPAC左窗格中，選取 [使用中網站]。

步驟 2： 使用作用中網站的排序和篩選功能，您可以根據組織需求來策劃前 100 個網站，並建立自定義檢視。

步驟 3： 首先，將數據行向右卷動，然後按兩下 [自訂數據行]。  

使用每個數據行名稱旁邊的向上箭號和向下箭號，向上移動URL旁的頁面檢視和檔案，因此您可以輕鬆地一起查看重要的數據行以進行分析。  

步驟 4： 若要建立過去 30 天內依「頁面檢視」排序的前 100 個網站的自定義檢視，請執行下列動作：

1. 選取 [頁面檢視 ] 數據行標頭旁邊的箭號，然後選取 [ 大到小]。

2. 選取 [上次活動] 數據行標頭旁邊的箭號，選取 [依上次活動>篩選過去30 天]。

3. 您可以使用其他數據行來排序，或根據您的需求進行篩選。

步驟 5： 完成排序和篩選之後，您可以根據目前的設定建立自定義檢視，並儲存以供日後使用。 若要建立自定義檢視，請選取 [所有網站>] [儲存檢視為]。

輸入自定義檢視的名稱：

您已儲存的自定義檢視現在可供您下次從下拉功能表中選擇。

  步驟 6： 匯出網站並管理 CSV 檔案中的清單，您可以藉由選取 [匯出] 索引 卷標來 用來新增至清單。

導出的 CSV 檔案看起來類似下列 CSV 檔案：匯

使用SPAC DAG活動 (共用) 報告來尋找大部分的共享網站

SPAC DAG 報告 (SharePoint 網站的數據存取治理報告) 是 SharePoint 系統管理中心的一部分。 具有 Microsoft 365 E5 授權或Microsoft的系統管理員 - SharePoint 進階管理可以存取此報告。 此報告可協助您識別過去 28 天內作用中和共用的潛在網站。  

步驟 1： 在左窗格中，選取 [報告>數據存取控管]。 選取 [共享連結 ] 報表。

步驟 2： 在右窗格的 [ 共享連結 ] 頁面中，選取 [ 任何人鏈接 ] 報表。

步驟 #3：「任何人」連結 報表會提供建立最多任何人連結數目的網站清單。 這些連結可讓任何人存取檔案和資料夾，而不需要登入。 這些網站可能是在租使用者/組織範圍搜尋中允許的絕佳候選專案。

資源

Microsoft 365 Copilot - SharePoint 的最佳做法