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解決使用保留原則時的電子郵件封存和刪除問題

  • 發行項
  • 適用於:
    Exchange Online, Microsoft Purview

本文探討一些常見問題，以防止郵件記錄管理 （MRM） 在 Exchange Online 中正確刪除或封存電子郵件訊息。 它也提供識別根本原因並解決問題的步驟。

注意

  • 這些疑難解答步驟也適用於主要信箱裝載於內部部署且封存信箱位於 Exchange Online 的 Exchange 混合式部署。 在這類部署中，使用內部部署 Exchange 管理命令介面來執行這些步驟。
  • 在 Exchange Online 中，受控資料夾助理 （MFA） 設定為每七天至少處理一次信箱。 雖然 MFA 通常會每天處理信箱，但此程式最多可能需要七天的時間才能完成。 您可以藉由執行 Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> Cmdlet 來強制執行，而不是等待進程執行。
  • MRM 不會處理小於 10 MB 的信箱。
  • 如果帳戶已停用且信箱類型為一般，MRM 將不會處理信箱。 因此，套用的任何後續保留都不會顯示在保留追蹤信箱診斷記錄中。

常見的原因

MRM 可能無法如預期般處理信箱有幾個原因。 例如：

  • 信箱會置於保留保留狀態。 也就是說， 信箱的 RetentionHoldEnabled 屬性會設定為 True。 例如，信箱是使用 PST 匯入服務進行移轉。
  • 信箱 的 ElcProcessingDisabled 屬性設定為 True。 此設定可防止 MFA 處理信箱。
  • 信箱已套用保留標記，但標記目前已停用。 因此，信箱中的郵件永遠不會封存或刪除。
  • 要處理的信箱很大，而且包含許多專案。 這可能會導致 MFA 以較慢的速度封存或刪除內容。
  • 套用至信箱的保留原則只包含個人標記。 如果使用者未手動套用這些標籤，MRM 可能不會處理信箱。

疑難排解

檢查信箱的 RetentionHoldEnabled 屬性

使用 Get-Mailbox Cmdlet 來擷取信箱的 RetentionHoldEnabled 屬性。 如果屬性設定為 True，請將它設定為 False。

檢查信箱的 ElcProcessingDisabled 屬性

使用 Get-Mailbox Cmdlet 來擷取信箱的 ElcProcessingDisabled 屬性。 如果屬性設定為 True，請將它設定為 False。 如需此屬性的詳細資訊，請參閱 ElcProcessingDisabled 與 RetentionHoldEnabled 之間的差異。

檢閱套用至信箱的保留原則和標籤

使用 Get-RetentionPolicyTag、Get-RetentionPolicy 和 Get-Mailbox Cmdlet 來檢查指派給受影響信箱的保留原則和標籤。

以下列出一些範例：

  • 若要擷取 Exchange Online 租使用者上的所有保留原則，請執行下列 Cmdlet：

    Get-RetentionPolicy

  • 若要檢查哪些原則標籤已新增至指派給信箱的 MRM 原則，請執行下列 Cmdlet：

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • 若要擷 取信箱的 RetentionHoldEnabled 屬性和指派的保留原則，請執行下列 Cmdlet：

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • 若要檢查使用者已選擇加入哪些個人保留標籤，以及已包含在指派的保留原則中，請執行下列 Cmdlet：

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • 若要檢閱特定保留原則標籤的詳細數據，請執行下列 Cmdlet：

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

請注意已停用的保留標記，或將動作設定為永不移至封存或刪除的保留標記。 指派給標記的持續時間是判斷其優先順序的關鍵因素。 因此，檢查持續時間最長的標籤，例如 永不移至封存 或 永不刪除，因為這些標籤的優先順序高於套用的其他標籤。

注意

套用至整個信箱的預設封存原則標籤也適用於行事曆、工作和附註。 您無法套用個人封存卷標，該 標籤永遠不會移至這些資料夾的封存 動作。 例外狀況：您可以使用 Outlook 網頁版 將標籤套用至 Notes。 如需詳細資訊，請參閱 支援保留原則標籤的預設資料夾。

檢查信箱上的預設封存和預設保留期

檢查預設封存或預設保留原則標籤是否已套用至信箱。 如果是，請確定：

  • 先前未將個人封存或保留標記套用至永不移至封存或永不刪除動作的資料夾。
  • 未將停用或預設封存或保留標記套用至整個信箱。
  • 默認封存卷標（或已套用的任何其他原則標籤）存在於包含在 PR_ROAMING_XMLSTREAM 屬性中的保留原則標籤清單中。 如果遺漏任何標籤，請刪除 IPM。包含PR_ROAMING_XMLSTREAM屬性的 Configuration.MRM 訊息，並使用 Start-ManagedFolderAssistant Cmdlet 搭配 -FullCrawl 受影響信箱的參數。 這樣做會重新產生 IPM。Configuration.MRM 隱藏訊息並更新PR_ROAMING_XMLSTREAM，以具有新的原則標籤。

您可以依照下列步驟，使用 MFCMAPI 來檢查 PR_ROAMING_XMLSTREAM 屬性：

  1. 在 Outlook 中設定受影響的信箱。
  2. 下載 MFCMAPI。 如果您使用 64 位版本的 Outlook，請下載 64 位組建。 否則，請下載 32 位組建。
  3. 開啟 MFCMAPI，選取 [工具>選項]，然後選取 [MAPI_NO_CACHE]，然後MDB_ONLINE。
  4. 選取 [工作階段>登入]，選取包含受影響信箱的配置檔，然後選取 [確定]。
  5. 按兩下受影響的信箱，展開 [資訊存放區根容器>頂端]。
  6. 在 [資訊存放區 頂端] 底下（如果使用者信箱設定為英文以外的語言），以滑鼠右鍵按兩下 [收件匣]，然後選取 [開啟相關聯的內容] 數據表。
  7. 依 [訊息類別 ] 資料行排序頂端窗格，然後選取 [IPM]。Configuration.MRM。
  8. 在底部窗格中，依 [名稱 ] 數據行排序，然後找出 PR_ROAMING_XMLSTREAM 屬性。
  9. 按兩下PR_ROAMING_XMLSTREAM，複製 [文字] 區段中的 XML，將其貼到 [記事本]，然後將內容儲存為.xml檔案。
  10. 在網頁瀏覽器中開啟.xml檔案，以查看套用至信箱的實際保留原則標籤。

檢查套用至資料夾或個別項目的個人標記

您也可以使用 MFCMAPI 來檢查個人封存或保留標記是否已正確套用至資料夾。 若要這樣做，請使用上述類似的步驟，選取受影響的資料夾，並檢查其封存卷標或保留標記的屬性。 您也可以針對個別的電子郵件訊息執行此動作。

如果您正在處理套用至整個信箱的預設封存原則，則不會看到任何封存原則屬性，例如：

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

只有在套用個人封存標記、預設資料夾保留標記或個人保留標記時，才會顯示這些屬性。

收集主要信箱和封存信箱資料夾統計數據

若要收集已套用之最舊專案和原則的相關信息，請執行下列命令：

  • 針對主要信箱：

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • 針對封存信箱：

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

在命令輸出中，尋找任何指定資料夾中最早收到日期的專案。 使用下列指引：

  • 檢查位於資訊存放區頂端下的所有資料夾的 OldestItemReceivedDate，包括 [收件匣]、[寄件匣]、[垃圾郵件] 及其任何使用者建立的子資料夾。 排除 [已刪除的專案]、[聯繫人]、[行事歷] （僅限週期性會議）和 [工作] （僅限週期性工作）。 然後，比較 OldestItemReceivedDate 值與 非工作原則中指定的保留年齡 值。

    注意

    • 如需已刪除專案、週期性行事曆專案和工作的詳細資訊，請參閱 判斷不同類型的項目年齡。
    • 聯繫人不會由保留原則處理，因為它們沒有開始日期或到期日戳記。

  • 針對 [ 可復原的專案 ] 資料夾中的專案，請改為檢查 OldestItemLastModifiedDate ，並將它與 受影響信箱上設定的 RetainDeletedItemsFor 屬性進行比較。

在輸出中，也檢查哪些原則會套用至資料夾，並判斷是否有任何已停用的個人標記、使用中個人標記，或甚至保留合規性原則會覆寫預期的原則。 檢閱下列資料列：

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • RetentionFlags

這些數據行會指出預設資料夾保留標記、個人保留標記或個人封存卷標是否套用至資料夾。 RetentionFlags 數據行也可以顯示：

  • 是否套用明確的保留標記或封存標記（明確標記表示原則已手動套用且未繼承）
  • MFA 是否必須重新掃描資料夾

注意

套用至封存信箱中資料夾的原則通常會繼承自主要信箱中的資料夾。 不過，使用者可以將不同的個人標記套用至封存信箱內的資料夾。 如需詳細資訊，請參閱 將保留標記套用至封存中的資料夾。

檢查 MRM 診斷記錄

若要收集 MRM 診斷記錄，請執行下列 PowerShell 命令：

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

檢閱記錄檔，以判斷 MFA 處理信箱時是否發生任何錯誤。 檢查最後一個錯誤的日期，以判斷其與目前問題的相關性。

注意

如果記錄檔包含「資源狀況不良」錯誤訊息，這表示信箱處理已節流。 由於信箱的大小及其包含的項目數目，MRM 處理信箱的速度非常慢。 不幸的是，當您使用大型信箱時，節流是不可避免的。

如果您沒有看到任何記錄，而且您收到錯誤訊息，指出「找不到任何記錄」，這表示 MRM 處理信箱時沒有任何錯誤。

您也應該檢查下列其他屬性，指出 MFA 是否處理信箱的內容：

  • ElcLastRunUpdatedItemCount：MFA 在其上次執行時標記或取消標記的個別項目數目
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount：MFA 在其上次執行時以封存標記更新的項目數目
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount：MFA 在其上次執行時以到期 （delete） 標記更新的項目數
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount：已過期且自動移至 [可復原的專案] 資料夾的項目數
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount：MFA 在上次執行時從 [可復原的專案 ] 資料夾中刪除的項目數
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount：從主要信箱的 [收件匣] 或 [資訊存放區頂端] 移至封存信箱的 [收件匣] 或 [資訊存放區頂端] 的項目數
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount：從主要信箱的 [可復原的專案] 資料夾移至封存信箱的 [可復原的專案] 資料夾的項目數
  • ElcLastSuccessTimestamp：MFA 最後一次處理信箱時沒有任何錯誤（在 MRM 節流的情況下，這些錯誤可能是暫時的。這表示項目會繼續移動或刪除，但速度會比平常慢。

若要擷取這些屬性，請執行下列PowerShell命令。 這些命令會剖析 XML，並傳回以 「Elc」 開頭的電子郵件生命週期相關屬性。

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

如果您仍然無法解決問題，請連絡 Microsoft 支援服務。

最佳做法

建議您在帳戶的封存信箱放在訴訟保留之後立即啟用該帳戶的封存信箱。 如果使用者有許多電子郵件流量，這尤其如此。 這樣做有助於防止 [可復原的專案 ] 資料夾已滿，並讓用戶能夠繼續從主要信箱進一步刪除專案。 此外，建議您根據使用者的 Microsoft 365 授權，啟用自動展開封存。

請注意， 主要信箱的 [可復原的專案 ] 資料夾不應處於最大配額，因為它也可以防止 MRM 將專案移至封存。 如需信箱資料夾限制和信箱記憶體限制的詳細資訊，請參閱 Exchange Online 限制。