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保留期間在 Exchange Online 中的計算方式

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注意事項

若要在 Microsoft 365 中主動保留或刪除資訊控管的信箱內容，建議您使用 Microsoft Purview 入口網站中的保留原則和保留標籤，而不是此頁面所述的訊息記錄管理。 不過，您應該繼續使用訊息記錄管理，將訊息移至封存信箱。

如果您目前使用傳訊記錄管理，這個較舊的功能會繼續與保留原則和保留標籤並存運作。 不過，建議您今後改為使用保留原則和保留標籤。 它們提供單一機制來集中管理 Microsoft 365 內容的保留與刪除。

[受管理的資料夾小幫手] (MFA) 是許多在 Exchange Online 中執行的信箱 助理 進程之一。 它的工作是處理已套用「保留原則」的信箱、將原則中包含的「保留標記」加入至信箱，以及處理信箱中的項目。 如果項目有保留標記，助理員會測試這些項目的存留期。 如果項目超過「保留時間」，則會採取指定的「保留動作」。 保留動作包括將項目移至使用者的封存檔、刪除項目和允許復原，或永久刪除項目。

請參閱保留標記和保留原則的詳細資訊。

決定不同項目類型的保留天數

信箱專案的保留期限是從傳遞日期算起，或是在草稿等專案未傳遞但由使用者建立的情況下計算，也就是建立專案的日期。 當受管理的資料夾小幫手處理信箱中的專案時，它會使用 [刪除] 和 [ 允許復 原] 或 [ 永久刪除 保留] 動作，為具有保留卷標的所有專案戳記開始日期和到期日。 擁有封存標記的項目也會加上移動日期的戳記。

「刪除的郵件」資料夾中的項目及具有開始和結束日期的項目，例如行事曆項目 (會議和約會) 和工作，有不同於此表格中所顯示的處理方式。

如果項目類型為... 專案是... 保留期限是根據...
電子郵件訊息

Document

傳真

日誌專案

會議邀請、回應或取消

未接來電

附註

 不在 [刪除的郵件] 資料夾中 建立的傳遞日期或日期
電子郵件訊息

Document

傳真

日誌專案

會議邀請、回應或取消

未接來電

附註

 在 [刪除的郵件] 資料夾中 除非專案從沒有繼承或隱含保留標記的資料夾中刪除，否則為傳遞或建立的日期。

如果項目位於未套用繼承或隱含保留標記的資料夾中，則此專案不會由 MFA 處理，因此沒有其所戳記的開始日期。 當使用者刪除這類專案，且 MFA 第一次在 [刪除的郵件] 資料夾中處理它時，它會將目前的日期戳記為開始日期。
行事曆 不在 [刪除的郵件] 資料夾中 非週期性行事曆專案會根據結束日期到期。

週期性行事歷專案會根據上次出現的結束日期到期。 沒有結束日期的週期性行事曆專案不會過期。
行事曆 在 [刪除的郵件] 資料夾中 如果行事歷專案存在，則會根據其訊息接收日期到期。 如果行事曆項目沒有訊息接收日期，則會根據其訊息建立日期到期。 如果行事歷專案既沒有訊息接收日期，也沒有訊息建立日期，就不會過期。
工作 不在 [刪除的郵件] 資料夾中 非週期性工作：

如果存在，則非週期性工作會根據其 message-received date到期。

如果非週期性工作沒有 message-received date，則會根據其 message-creation date到期。

如果非週期性工作沒有 message-received date 或 message-creation date，則不會過期。

週期性工作會根據 end date 其最後一次出現的 到期。 如果週期性工作沒有 end date，則不會過期。

重新產生工作 (這是一項週期性工作，會在先前的工作實例完成之後重新產生指定的時間，) 不會過期。
工作 在 [刪除的郵件] 資料夾中 如果某個工作存在，則工作會根據其訊息接收日期到期。 如果工作沒有訊息接收日期，則會根據其訊息建立日期到期。 如果工作沒有訊息接收日期或訊息建立日期，則不會過期。
連絡人 在任何資料夾中 聯繫人不會加上開始日期或到期日戳記，因此受管理的資料夾小幫手會略過這些聯繫人，而且不會過期。
損壞 在任何資料夾中 Managed 資料夾小幫手會略過損毀的專案，而且不會過期。

範例

如果使用者... 資料夾上的保留標籤... Managed 資料夾小幫手...
在 2019/01/26 的收件匣中接收訊息。 會在 2019/2/27 刪除訊息。 收件匣：在365天內刪除

已刪除的專案：在30天內刪除

 處理 2019/1/26 收件匣中的訊息;會以 2019/01/26 的開始日期和 2020 年 01 月 26 日的到期日來戳記它。

在 2019/2/27 的 [刪除的郵件] 資料夾中再次處理訊息。 它會根據相同的開始日期 (01/26/2019) 重新計算到期日。 因為專案早於 30 天，所以會立即過期。
在 2019/01/26 的收件匣中接收訊息。 會在 2019/2/27 刪除訊息。 收件匣： (繼承或隱含)

已刪除的專案：在30天內刪除

 在 2019/02/27 處理 [刪除的郵件] 資料夾中的訊息，並判斷項目沒有開始日期。

它會將目前日期戳記為開始日期，並將 03/27/2019 戳記為到期日。 專案已在 2019 年 3 月 27 日過期，也就是使用者刪除或移至 [刪除的郵件] 資料夾後的 30 天。

其他資訊

  • 在 Exchange Online 中，受管理的資料夾助理會在七天內處理信箱一次。 這可能會導致專案在專案上加上戳記的到期日後最多七天過期。

  • 在移除保留保留之前，受管理資料夾小幫手不會處理保留保留信箱中的專案。

  • 如果信箱置於 [保留] 或 [訴訟保留] In-Place，到期專案會從 [收件匣] 中移除，但會保留在 [可復原的專案] 資料夾中，直到從 [ 就地保留] 和 [訴訟保留] 移除信箱為止。

  • 在混合式部署中，內部部署和 Exchange Online 組織中必須存在相同的保留標記和保留原則，兩個組織才能一致地移動項目和使項目過期。 如需詳細資訊，請參閱 匯出和匯入保留標記 。