建立共用信箱

注意事項

如果您的組織使用混合式 Exchange 環境，您應使用內部部署 Exchange 系統管理中心 來建立及管理共用信箱。 請參閱在 Exchange 系統管理中心建立共用信箱

如果您不確定應該建立共用信箱或者 Outlook​​ 的 Microsoft 365 群組，請參閱比較群組以取得指導。 無法將共用信箱移轉至 Microsoft 365 群組。

建立共用信箱，讓一組人員可以監視和傳送來自常見電子郵件地址的電子郵件，例如 info@contoso.com。 當這組人員中有人回覆傳送到共用信箱的郵件時，電子郵件會顯示為由共用信箱寄出，而不是由個別使用者寄出。

共用信箱中也包含了共用行事曆。 您的小組可以使用共用行事歷作為每個人輸入約會的位置。 例如，如果您有 3 個人進行客戶造訪，則都可以使用共用行事歷來輸入客戶造訪資訊。

建立共用信箱前，請務必閱讀關於共用信箱，以取得詳細資訊。

提示

如果您需要本主題中步驟的協助，請考慮與 Microsoft 小型企業專家合作。 有了 [商務小幫手]，您和員工會隨著業務成長，從上線到日常使用，取得小型企業專家的全天候存取權。

建立共用信箱和新增成員

1. 使用具有 Exchange 系統管理員角色的使用者登入。 如果您收到 [您沒有存取這個頁面或執行這個動作的權限] 訊息，則代表您不是系統管理員。

2. 在系統管理中心，移至Teams & 群組>共用信箱頁面。 如果您沒有看到 Teams & 群組，請在左側瀏覽窗格中選取 [全部顯示]。

3. 在 [共用信箱] 頁面上，選取 [+ 新增共用信箱]。 輸入共用信箱的名稱。 這會選擇電子郵件地址，但您可視需要進行編輯。

4. 選取 [儲存變更]。 您可能需要等待幾分鐘之後才能開始新增成員。

5. 在 [後續步驟] 底下選取 [將成員新增到此信箱]。 成員是指能檢視此共用信箱的內送郵件以及外寄回覆的人員。

6. 選取 [ 新增成員] 按鈕。 選取您想要使用此共用信箱的人員，然後選取 [ 新增]。 然後關閉。

您已經擁有共用信箱，且其中包含了共用行事曆。 請繼續進行下一個步驟：封鎖登入共用信箱帳戶。

應該使用哪些權限？

以下是可與共用信箱搭配使用的權限：

• 完整存取：「完整存取」權限可讓使用者開啟共用信箱，並做為該信箱的擁有者。 在存取登入共用信箱後，使用者可以建立行事曆項目，讀取、檢視、刪除和變更電子郵件，以及建立工作和行事曆連絡人。 不過，除非具有「完整存取權」權限的使用者也有「傳送為」或「代理傳送者」權限，否則無法從共用信箱傳送電子郵件。

• 傳送為：「傳送為」權限可讓使用者在傳送郵件時模擬共用信箱。 例如，如果 Katerina 登入共用信箱 Marketing Department 並傳送一封電子郵件，看起來就像是 Marketing Department 傳送該電子郵件。

• 代理傳送者：「代理傳送者」權限可讓使用者代表共用信箱傳送電子郵件。 例如，如果 John 登入共用信箱 Reception Building 32 並傳送一封電子郵件，該電子郵件看起來就像由「John 代表 Reception Building 32」傳送。 您不能使用 EAC 來授與「代理傳送者」權限，而必須使用 Set-Mailbox Cmdlet 搭配 GrantSendonBehalf 參數。

注意事項

[傳送為] 和 [代理傳送者] 權限無法在 Outlook 電腦版用戶端的 HiddenFromAddressListsEnabled 參數於信箱中設為 True 時使用，因為它們需要信箱能透過全域通訊清單顯示在 Outlook 中。

使用 EAC 來編輯共用信箱委派

1. 在 Exchange 系統管理中心，移至 [收件者>信箱]。 選取共用信箱，然後選取 [編輯]

2. 在 [信箱權限] 下，選取 [管理信箱委派]。

3. 若要授與或移除 [完整存取] 和 [傳送身分] 許可權，請選取 [新增 或選取 [移除移除 ，然後選取您要授與許可權的使用者。

   注意事項

   [完整存取] 權限可讓使用者開啟信箱，以及在信箱中建立與修改項目。 [以下列傳送 ] 權限可讓任何人 (信箱擁有者除外) 從該共用信箱傳送電子郵件。 這兩者是成功共用信箱作業的必要權限。

4. 選取 [儲存] 以儲存變更。

封鎖登入共用信箱帳戶

每個共用信箱都有對應的使用者帳戶。 注意到當您建立共用信箱時，系統如何要求您提供密碼嗎？ 帳戶有密碼，但它是系統產生的密碼 (未知)。 您不應使用該帳戶登入共用信箱。

但是如果系統管理員重設共用信箱使用者帳戶的密碼，該怎麼辦？ 或者如果攻擊者能夠存取共用信箱帳號憑證，該怎麼辦？ 這可讓使用者帳戶登入共用信箱，並傳送電子郵件。 若要避免發生此情況，您需要封鎖與共用信箱相關聯的帳戶登入。

1. 在系統管理中心中，移至 [使用者]>[作用中使用者] 頁面。

2. 在使用者帳戶清單中，找出共用信箱的帳戶 (例如，將篩選變更為 [未授權的使用者])。

3. 選取使用者以開啟其屬性窗格，然後選取 [ 封鎖登入]。

   注意事項

   如果該帳戶已封鎖，[封鎖登入] 將會顯示在頂端，且圖示上會顯示 [解除封鎖此使用者]。

4. 在 [ 封鎖登入 ] 頁面上，選取 [ 封鎖使用者登入]，然後選取 [ 儲存變更]。

如需如何使用 Microsoft Graph PowerShell (同時包含許多帳戶) 來封鎖帳戶登入的指示，請參閱使用 PowerShell 封鎖 Microsoft 365 用戶帳戶。

將共用信箱新增至 Outlook

如果您在貴公司啟用了自動對應功能 (根據預設，大多數人都會這麼做)，當使用者關閉並重新啟動 Outlook 後，共用信箱就會自動顯示在使用者的 Outlook 應用程式中。

自動對應是在使用者的信箱中設定，而非共用信箱。 也就是說，如果您嘗試使用安全性群組來管理哪些人員可以存取共用信箱，自動對應將無法運作。 因此，若要使用自動對應，您就必須明確地指派權限。 根據預設會啟用自動對應。 若要瞭解如何將它關閉，請參閱移除共用信箱的自動對應。

若要深入了解 Outlook 中的共用信箱，請參閱：

• 在 Outlook 中開啟及使用共用信箱

• 新增共用信箱到 Outlook 網頁版

• 將共用信箱新增至 Outlook mobile

• 在 Mac 版 Outlook 中開啟共用資料夾或信箱

• 新增規則到共用信箱

在行動裝置上使用共用信箱 (手機或平板電腦)

有兩種方式可以行動裝置上存取共用信箱：

• 在 iOS 版 Outlook 應用程式或 Android 版 Outlook 行動裝置應用程式中新增共用信箱。

  如需相關指示，請參閱將共用信箱新增至 Outlook mobile。

• 開啟您的瀏覽器、登入，然後移至 Outlook 網頁版。 您可以從 Outlook 網頁版存取共用信箱。

  如需相關指示，請參閱新增共用信箱到 Outlook 網頁版。

注意事項

您只能將共用信箱新增至 iOS 版 Outlook 應用程式或 Android 版 Outlook 行動裝置應用程式

使用共用行事曆

當您建立共用信箱時，系統會自動建立共用的行事曆。 相較於 SharePoint 行事曆，我們比較喜歡使用共用信箱行事曆來追蹤約會與人員的所在位置。 共用行事曆已與 Outlook 整合，因此使用性更勝 SharePoint 行事曆。

1. 在 Outlook 應用程式中，移至行事曆檢視並選取共用信箱。

2. 當您輸入會議或約會時，身為共用信箱成員的每個人都可以看到這些會議或約會。

3. 共用信箱的任何成員都可以建立、檢視及管理行事曆上的約會，就像他們處理其個人約會一樣。 身為共用信箱成員的每個人都可以看到其對共用信箱的變更。

從共用信箱移除授權

共用信箱通常不需要授權。 請遵循下列指示，從共用信箱移除授權，以便將它指派給使用者或傳回授權，如此您就不需要支付授權的費用。

注意事項

在下列案例中，需要 Exchange Online 方案 2 授權：

• 共用信箱有超過 50 GB 的使用中記憶體。
• 共用信箱會使用就地封存。
• 共用信箱會置於訴訟保留中。

如需如何指派授權的逐步指示，請參閱 將授權指派給使用者。

移除授權

1. 在系統管理中心中，移至 [使用者]>[作用中使用者] 頁面。

   注意事項

   您需要從 [作用中使用者] 頁面移除授權。 您無法從 [共用信箱] 頁面移除授權，因為授權是用戶設定。

2. 選取共用信箱。

3. 在 [ 授權和應用程式] 索引標籤中 ，展開 [ 授權 ]，然後取消核取您要移除之授權的方塊。

4. 選取 [儲存變更]。

5. 當您返回 [ 作用中使用者 ] 頁面時，共用信箱的狀態會是 [未授權]。

6. 您仍需支付授權費用。 若要停止支付費用， 請從您的訂用帳戶中移除授權。

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