建立訂購單
本文介紹手動建立訂購單時的流程和選項。
建立訂購單 (PO) 時，有關整個訂單的一般資訊會在採購訂單標題中指定，接著您可以新增一或多個訂購單明細。 本文說明幾個最常用的可用選項。
您還可以透過從另一個訂購單文件或銷售訂單複製明細來練立訂購單。 在這種情況下，您可以反轉庫存上的標誌，就像反轉發票上的標誌以表明信用一樣。
儘管您可以手動建立訂購單，但訂購單通常是透過其他程序產生。 訂單可以根據其他文件自動建立，例如申請。 或者，它們可以透過規劃的訂購單作為總規劃流程的一部分來建立。 如果您使用採購合約，訂購單可以透過釋出訂單建立。 還有更進階的自動建立訂購單的方法。 例如，可以在使用直接交貨或公司間訂單鏈時建立訂單。
建立訂購單標題
建立新訂購單時，會出現一個對話方塊，您可以在其中為訂購單標題輸入常用資訊。 選取確定關閉對話方塊，系統隨即建立訂單，接著您可以在標題中指定附加資訊。
建立訂購單時，必須考慮的第一個細節是訂單類型。 訂購單類型最常用。 但是，如果需要信用發票，您可以使用售回訂單類型。
您必須在供應商帳戶欄位中指定供應商。 對於此欄位，您可以搜尋客戶或供應商名稱。 如果供應商從多個地點交貨但使用單一發票帳戶，您可以在發票帳戶欄位，然後將其與不同的供應商帳戶一起使用。 如果您必須為不會重複訂購的產品建立訂購單，則可以使用一次性供應商選項。 此選項會自動建立標記為一次性帳戶的新供應商帳戶，以支援以後對一次性帳戶的清理程序應付帳款模組。 當您選擇供應商帳戶時，訂購單標題中的許多欄位會從與供應商帳戶關聯的資訊中繼承預設值。 例如，預設交貨地點和倉庫是從供應商資訊中複製的。 但是，如果購買是針對其他位置，您可以覆寫這些預設值。
如果供應商提供了訂單的參考編號，您可以將此資訊記錄在供應商參考欄位。 對於退回的訂單，您必須在 RMA欄位指定值以參考供應商處理退貨的授權。
如果採購協議與訂單相關聯，您必須在購買合約欄位中指定這樣資訊。
訂購單標題還包含有關適用於整個訂單而不是單個明細的費用相關資訊。 如果已為廠商或廠商費用群組設定自動費用，則可以自動將費用新增至訂單。 您還可以選取動作窗格上的維護費用，手動將費用新增至訂單標題。
新增訂購單明細
訂購單可以用於實體產品或服務。 庫存模型群組上的設定決定特定項目編號是否適用於產品或服務。 通常，購買的項目是由項目編號指定。 但是，如果訂單是直接消費的產品或服務，您也可以使用採購類別指定項目。
採購訂單明細包含許多欄位，但其中許多欄位具有預設值或從訂單標題繼承的值。 選擇產品或服務時會設定其他欄位。 最常手動設定的欄位包括品項編號、數量和要求的收貨日期欄位。 有關單價和折扣的資訊也很重要，但這些欄位的值通常取決於貿易合約或採購合約。
當您選取產品時，可以搜尋全部或部分產品名稱來替代使用產品編號。 如果產品有多個變型，例如不同的尺寸，您可以使用新增明細函數或使用變型編號欄位。
您通常必須為在每個訂購單明細上選擇的項目指定多個維度。 必須指定的維度取決於已分配給基準產品定義的維度組合。 例如，您通常必須指定站點和倉庫來指示產品應交貨到的位置。 您可以透過指定變型編號，或輸入一個或多個產品尺寸的值 (例如顏色、尺寸、設定或樣式) 來識別產品變型。 追蹤維度，例如批次和序號，讓您能以不重複方式識別每個庫存批次。 建立訂單後，您可以使用登錄動作。 例如，您已訂購 5 件品項。 稍後，您登記其中三個為黑色，其中兩個為藍色。 這種方法是在到達登記期間擷取尺寸資訊的替代方法。
您可以查看庫存產品的庫存交易狀態的詳細資料。 例如，您可能想要檢查現有庫存來協助您決定訂購數量。 或者，您可能希望查看訂購數量的庫存狀態以確認是否已進行入庫到達登記。
用於將產品退回給供應商的訂購單行將包含負數數量。 您可以使用保留動作。
有時，您可能想要劃分訂購的數量，以便在不同日期交付不同部分。 您可以使用交貨排程動作設定交貨，這項動作可在明細檢視模式中的訂購單明細選單中存取。
如果已為供應商或供應商的費用群組設定自動費用，則費用可以自動新增至訂購單明細。 但更常見的是，費用是在訂單明細層級手動新增。 若要新增費用，請在明細檢視模式的財務選單中，使用維持收費動作來開啟維持收費頁面。 直接在訂單明細層級新增費用的優點是可以將費用分配為庫存成本。 若要設定費用代碼來計算產品成本，請使用項目借記選項。 在確認訂單之前，這些類型的費用必須從訂購單標題分配到明細。 例如，您可能希望根據每個明細的數量分配費用。 費用類別也會影響費用的計算方式。 例如，固定費用可指定固定金額，費用百分比計算為訂單明細的淨額百分比。 採購訂單可以分配給負載，負載可能包括對運輸成本的預期費用的預估。 您可以將此費用從負載分配回訂購單明細。
訂購單動作
將標題和明細新增到訂購單後，您通常必須完成其他步驟才能準備好確認訂單。 因為有很多選項可用，建議您使用動作搜尋來尋找相關的選單項目。
您可以在訂單上設定產品，讓產品包含補充品項。 補充品項是必須或可以與其他產品一起購買的產品。 補充產品可能會作為隨附產品免費附贈，或者您可以決定是否將其加入訂單中。 您可以在新增每個訂單明細後查看補充品項。 不過，使用可從動作窗格中開啟的補充品項頁面，可以更輕鬆地為所有訂單明細檢視和新增相關補充品項。
折扣通常是在建立時新增至明細。 但是，一些折扣適用於整個訂單：
- 總折扣動作可計算套用在完整訂單的總折扣百分比。 不要將此折扣與現金折扣百分比混淆。 支付發票時會套用現金折扣，這種折扣的參考依據為付款結算的特定日期。
- 如果套用多個明細折扣，您必須使用多行折扣動作計算並將其指派給訂單。 多行折扣是在訂單上的產品組合超過聯合閾值時可以提供的折扣。 只有少數公司使用這種折扣類型。
收費代碼使用品項借記類型的費用，必須指派到明細層級然後才能確認訂單。 您可能會發現在訂單標題層級指派這些費用很方便，這樣您就可以指定費用的總金額。 但是，在這種情況下，必須先將費用分配到每一個明細，然後才能確認訂單。 您可以使用分配費用動作將金額從在抬頭層指派的金額拆分到訂單明細。 可以根據每個明細的淨額、已訂購數量或跨訂單明細平均分配費用。 將費用配置到明細後，費用會從訂單標題中移除。
訂購單可以設定程要求在處理訂單之前將預算資金分配給訂單。 在這種情況下，您可以使用預算檢查動作來分配預算。
您可能必須延遲完成訂購單。 例如，您可能需要有關產品或服務的其他資訊，或者可能必須獲得支出授權。 有幾種方法可以保留訂單。 例如，您可以等待確認訂單。 或者，如果您正在使用變更管理工作流程，請不要將訂單提交核准。 如果您必須封鎖特定供應商的所有訂單，您也可以針對供應商主資料的處理，將該供應商標記為保留中。 還有一些情況可能會阻止訂單處理。 例如，如果超出信用額度，或者所需的預算資金無法使用，這些都可能阻止處理作業。