核准並確認訂購單
本文說明訂購單 (PO) 在建立後所經歷的狀態，以及啟用變更管理對訂購單的影響。
建立訂購單 (PO) 後，可能必須經過核准流程。 供應商同意訂單後，訂購單的狀態會設為已確認。
核准訂購單
不使用變更管理的訂購單剛建立時的狀態為已核准；使用變更管理的訂購單剛建立時的狀態為草稿。 透過確定總規劃中的規劃訂單建立的訂購單的狀態一律設為已核准，無論管理設定如何變更。 訂購單只會在抵達已核准狀態時，才建立庫存交易。 因此，在接受訂單之前，該庫存不會顯示為可F或標記。
您可以透過設定採購和開遠參數頁面上的啟用變更管理選項，為訂購單啟用變更管理。 啟用變更管理後，訂購單必須在完成後進行核准工作流程。 Supply Chain Management 包含工作流過程編輯器，您可以在其中定義工作流程來表示核准程序。 此工作流程可以包含自動核准規則、確定指派給誰核准特定訂購單的規則，以及將等待核准很長時間的工作流程提升層級的規則。 您可以為所有供應商或特定供應商啟用變更管理流程。 您還可以設定流程，以覆寫單一採購訂單。
啟用變更管理後，訂購單將經歷六種核准狀態，從草稿到定案。 訂單獲核准後，想要修改訂單的使用者必須使用要求變更動作。
| 核准狀態 | 描述 | 要求變更已啟用 |
|---|---|---|
| 草稿 | 採購訂單是草稿，尚未在訂購單工作流程中提交審核。 | 否 |
| 審查中 | PO 已在 PO 工作流程中提交審核。 目前有待核准。 | 否 |
| 已拒絕 | 訂購單在審核過程中遭到拒絕。 | 否 |
| 已核准 | 訂購單已獲得核准。 | 是 |
| 已確認 | 訂購單已獲得確認。 鄧購單在獲得核准之前無法確認。 | 是 |
| 定案 | 訂購單已經定案。 現在已在財務方面結案，無法進行更改。 | 否 |
確認訂購單。
核准狀態為已核准的訂購單可以在確認之前進行其他步驟。 例如，您可能必須向廠商傳送採購查詢以詢問價格、折扣或收貨日期。 在這種情況下，您可以使用採購查詢動作將訂購單設為外部審查中狀態。
設定為使用廠商共同作業模組的廠商，可以在入口網站上檢閱訂單，並核准或拒絕訂單。 在此審核過程中，訂購單的狀態為外部審查中。 可以設定廠商共同作業模組，讓廠商的確認自動確認 Supply Chain Management 中的訂單。 在此案例中，您必須安排確認已接受廠商共同作業的訂購單批次作業，負責處理並確認訂購單。 或者，您可以在收到供應商的確認後手動確認訂購單。 如果供應商拒絕訂購單，則會收到拒絕通知、拒絕原因和更改建議。 在這種情況下，訂購單的狀態會維持外部審查中。
另有一個選項可以在處理實際確認前，產生對訂單的形式確認。 此選項只會建立您可以與供應商共用的報告。 這不會建立任何日記帳資訊。
供應商同意訂單後，下一步是將訂購單記錄為已提交。 您可以使用以下任一方法完成此步驟：確認動作或確認動作。 這兩個動作都會將訂單的核准狀態設核准為已確認。 訂單確認會啟動兩個額外的流程：
- 建立日記帳以儲存系統中已確認內容的精確副本。 有時，訂單需要更改，並在確認更新的訂單後建立額外的日記帳。 這些日記帳可讓您查看已確認訂單的各個版本的歷史記錄。
- 如果啟用了此功能，系統會建立會計分配，並進行訂單檢查和預算檢查。 如有任何檢查失敗，您會收到一則錯誤訊息，指出必須更改訂購單才能再次確認。
供應商可能會要求某種類型的保證，以保障您會為採購支付款項。 在應付帳款流程中提供這種保證的方法有很多種。 例如，預付動作可為訂購單保留資金，這筆預付款會記錄在訂購單上。
變更訂購單
在某些情況下，您可能需要在訂購單達到已核准或已確認狀態後更改訂購單。
如果訂購單單是使用變更管理流程建立，您可以透過撤回訂單來進行更改，或者如果訂單已經獲核准，則可以使用要求變更動作。 在這種情況下，核准狀態會更改回草稿，接著您可以修改訂單。 完成變更後，您可能需要提交訂購單以重新核准。 您可以設定需要重新核准的變更類型，方法是使用採購原則頁面上的訂購單重新核准規則原則規則。
如果訂單明細的部分訂購數量已交付，則若訂購單的狀態為草稿時您無法更改訂購數量。 但是，您可以針對處於草稿狀態的訂購單更改明細的交貨餘數數量。
訂單確認後，您將無法再刪除訂單。 但是，您可以取消訂單上的總數量或任何剩餘數量，前提是該數量尚未收到或開具發票。 然後，您可以使用完成動作防止進一步處理。
取消訂購單
您可以使用標題的取消動作取消訂購單。
如果數量已部分登記、收貨或開立發票，您只能取消尚未登記、收貨或開立發票的剩餘數量。 接著，訂單數量會相應減少。 當明細上的數量更新時，明細狀態也會更新。 例如，明細上的原始數量為 5，收到數量為 3。 在這種情況下，只能取消兩個。 然後明細會更新為已收到狀態。
如果將交貨餘量新增到訂單明細，並且超過了訂單明細上的數量，則取消動作就不會取消多餘的數量。 相反，該明細會保留在未結訂單狀態，因為該明細還有剩餘數量。 例如，明細上的原始數量為 5，而交貨數量剩餘 7。 如果訂單遭到取消，五個遭到取消，而剩餘數量為 2，如同您在庫存交易中所見。
若要取消訂單明細上的全部數量，您應該取消該明細上的交貨剩餘數量。 明細會接著更新已取消狀態。
如果訂購單處於變更管理之下，則任何變更 (例如取消訂單或剩餘交貨) 都必須提交到工作流程系統，並獲得核准，才能完成流程並將庫存交易更新為已取消。