廠商發票概覽
重要
本文章中提到的部分或全部功能已在預覽版中一併提供。 內容和功能可能隨時變更。 如需預覽版的詳細資訊，請參閱服務更新可用性。
本文提供有關廠商發票的一般資訊。 廠商發票需要產品和服務的付款。 廠商發票可能代表正在進行的服務的帳單，或者它們可以基於特定項目和服務的訂購單。
廠商發票
當根據向廠商下的訂購單收到產品或服務時，會產生訂購單中的廠商發票。 廠商發票包含一個標題和一個或多個項目或服務的明細。 廠商發票完成了從訂購單到產品收據到廠商發票的循環。
儘管某些廠商發票連接到訂購單，廠商發票仍可以包含與訂購單明細行不相符的明細。 您還可以建立不與任何訂購單相關的廠商發票。 這些廠商發票可能代表正在進行的服務，例如水電費帳單。 在新增進行中的服務時，不必參考訂購單。
有幾種方法可以輸入廠商發票：
- 廠商發票註冊可讓您快速輸入不參考訂購單的發票，以便您可以累積費用。 透過使用廠商發票審核日記帳，您可以選取這些發票並將它們過帳到供應商餘額以沖銷應計。
- 廠商發票日記帳可讓您一個步驟便可快速輸入不參考訂購單的發票。
- 與廠商發票集區一起，廠商發票註冊可讓您快速輸入發票以產生費用。 您可以稍後打開相關的訂購單，以根據費用科目過帳發票。
- 打開廠商發票和待處理的廠商發票頁面允許您從確認的訂購單建立廠商發票。
- Invoice capture 解決方案會根據數位發票圖像自動建立廠商發票。 如需詳細資訊，請參閱 Invoice capture。
以下討論提供了有關如何使用打開廠商發票或待處理的廠商發票頁面從訂購單建立廠商發票。
了解發票明細數量
當您從相關訂購單打開廠商發票時，系統會根據訂購單建立發票明細。 在預設情況下，系統從產品收據中獲取數量。 但是，您可以使用以下任何預設行為：
- 立即接收數量 –將此選項用於分批裝運。 數量欄位中的預設值將設定為在訂購單上立即接收欄位指定的數量。
- 訂購數量 –使用此選項完成裝運。 數量欄位中的預設值將設定為在訂購單上已訂購欄位指定的數量。
- 登記數量 –如果商品需要登記，請使用此選項，如商品 型號組 頁面上指定。 數量欄位的預設值為已註冊的實際更新數量。
- 產品收據數量 –如果已收到訂單的產品收據，請使用此選項。 數量欄位中的預設值是可用產品收據的總量。
- 登記數量和服務 –如果已在庫存物料或未庫存物料的到貨日記帳中登記數量，請使用此選項。 此選項還包括服務，無論它們是否已註冊。
如果您的法律實體使用發票比對，您可以在產品收據數量比對欄檢視數量比對的結果。 您還可以使用動作窗格審核索引標籤上的比對細節按鈕檢視數量比對的結果。
新增不在訂購單上的明細
您可以將不在訂購單上的明細新增到廠商發票。 您必須選取項目編號或採購目錄。 然後，您可以將數量、價格和金額新增到該明細。 該明細將僅包含在發票總額的比對政策中。
送出廠商發票以供審核
您的組織可能會使用工作流程來管理廠商發票的審核流程。 發票標題、發票明細或兩者都可能需要工作流程審核。 工作流程控件應用於標題或明細，具體取決於您選取控件時的重點位置。 而不是過帳按鈕，一個送出按鈕透過審核流程傳送廠商發票。
防止發票送出到工作流程
以下是防止發票送出到工作流程的幾種方法。
- 發票總額和註冊總額不相等。 送交發票的使用者將收到總額不相等的警示。 該警示在使用者將發票重新送交至工作流程系統之前，提供更正餘額的機會。 若已開啟功能管理 頁面上的當發票總額與註冊發票總額不相等時，禁止送交至工作流程參數和應付帳款參數頁面上的發票總額與註冊總額不等時的工作流程選項參數，則此功能可用。
- 發票包含未分配的費用。 送交發票的使用者將收到發票具有未分配收費的警示。 這樣，使用者可以在將發票重新送交至工作流程系統之前更正發票。 如果已開啟功能管理頁上的當廠商發票上有未分配費用時，禁止送交至工作流程參數和應付帳款參數頁上的存在未分配費用時的工作流程選項參數，則可使用此功能。
- 發票包含與另一個已過帳發票相同的發票號碼。 送交發票的使用者將收到一則警示，指出找到發票具有重複號碼。 使用者可以在將發票重新送交至工作流程系統之前更正重複。 此警示將在應付帳款中的檢查使用的發票號碼參數設定為拒絕重複時顯示。 如果功能管理頁上的當發票號碼已出現在過帳發票時禁止送出到工作流程，並且您的系統沒有設定為接受重複的發票號碼參數已打開，此功能才可供使用。
- 發票包含發票數量小於相符的產品收據數量的明細。 送出發票或嘗試過帳的使用者將收到數量不相等的訊息。 該訊息在使用者將發票重新送交至工作流程系統之前，提供更正值的機會。 如果已開啟功能管理頁面上的封鎖過帳和將廠商發票送交到工作流程參數和應付帳款參數頁面上的封鎖過帳和送交至工作流程參數，則可使用此功能。
比對將廠商發票與產品收據
您可以輸入和儲存廠商發票的資訊，並且可以比對發票明細與產品收據明細。 您還可以比對明細的部分數量。
您可以基於至今為止已接收的產品收據明細項目建立廠商發票，即使特定訂購單的所有項目尚未接收到。 例如，如果廠商每月寄送一張發票以涵蓋其在該月的所有交貨，您可以使用此選項。 每個產品收據代表訂購單項目的部分或全部交貨。
當發票處於工作流程中時，核准者可以更新發票數量，使其與產品收據數量比對欄位中的值相符。 為此，請選取功能管理工作區中的更新發票數量以比對工作流程中的產品收據數量並選取啟用。 如果工作流程中的核准者已從發票明細的所有產品收據中移除了所有相符項目，則將刪除發票明細。 如果未啟用此功能，則不會為工作流程中的發票更新發票數量。
當您過帳發票時，每個項目的發票餘數數量會使用所選產品收據的已接收數量總計進行更新。 如果發票餘數和交貨餘數兩者在訂購單上所有項目的數量為 0（零），則訂購單的狀態會改為已開票。 如果發票餘數不為 0，訂購單狀態保持不變，可以為它輸入額外的發票。
此選項假定已為訂購單過帳至少一個產品收據。 廠商發票基於這些產品收據並反映其中的數量。 發票的財務資訊基於您過帳發票時輸入的資訊。
如需相關資訊，請參閱記錄廠商發票並比對收到的數量。
為廠商發票工作流程設定自動化任務，使用批次作業過帳廠商發票
您可以將自動過帳任務新增到廠商發票工作流程，以便批次處理發票。 批次過帳發票可讓工作流程繼續進行，而無需等待過帳完成，從而提高所有送出到工作流程的任務的整體效能。
若要批次過帳廠商發票，在功能管理頁，打開廠商發票批次過帳參數。 廠商發票工作流程透過移至應付帳款> 設定 > 應付帳款工作流程設定。
您可以看到在工作流程編輯器中的使用批次過帳廠商發票工作，無論功能參數，廠商發票批次過帳，是否已啟用。 未啟用功能參數時，包含使用批次工作過帳廠商發票的發票在啟用參數之前不會在工作流程中處理。 使用批次過帳廠商發票工作不得在相同的工作流程中用作過帳廠商發票自動化任務。 此外，該使用批次過帳廠商發票工作應該是工作流程設定中的最後一個元素。
您可以指定要包含在批次中的發票數量，以及重新安排批次之前要等待的小時數，方法是移至應付帳款> 設定 > 應付帳款參數 > 發票 > 發票工作流程。
處理多張發票
您可以同時處理多筆發票並同時過帳所有發票。 如果您需要建立多筆發票，請使用待處理的廠商發票頁。 如果您必須過帳和列印多筆廠商發票，請使用發票審核日記帳。 如果您正在使用發票審核日記帳，必須為訂購單至少過帳一筆產品收據，並且必須在發票登記中過帳訂購單的發票。 發票的財務資訊來自在登記中過帳的發票。
恢復正在使用的廠商發票
在使用廠商發票時，其他使用者無法對其進行編輯。 但是，發票的狀態有時可能表明有人正在使用發票，即使沒有主動對它編輯。 例如，在編輯發票時應用程式可能已停止回應，或者使用者可能無意中在應用程式中打開了發票。
您可以使用恢復廠商發票頁面以恢復或發布已使用超過四個小時的廠商發票，以便對其進行編輯。 您可以從定期任務導覽或廠商發票輸入工作區上的圖格打開此頁面。 發票恢復後，可在廠商發票頁編輯。
只有在恢復使用中的廠商發票安全職責和權限指派給您時，您才能存取恢復廠商發票頁面。 此外，應付帳款參數頁面上的允許廠商發票恢復參數必須打開。
廠商發票明細中預設財務維度值
對於與訂購單相關的廠商發票，預設財務維度將從對應的訂購單明細派生。
對於不與任何訂購單關相關的廠商發票，預設財務維度將合併來自維度連結、發票抬頭、品項的維度。 如果維度連結、發票抬頭和品項上定義了相同維度，則發票明細上的維度將遵循優先順序：維度連結 > 發票抬頭 > 品項
正在將廠商發票的工作流程狀態從 [無法復原] 重設為 [草稿]
由於不可恢復的錯誤而停止的工作流程執行個體的工作流程狀態為不可恢復。 當廠商發票工作流程的狀態為不可恢復時，您可以透過選取重新叫用將其重設為草稿。 然後您可以編輯廠商發票。 如果功能管理頁面上的將廠商發票的工作流程狀態從不可恢復重設為草稿參數已打開，此功能才可供使用。
可使用工作流程歷程記錄頁面將工作流程狀態重設草稿。 您可以從廠商發票或從常用> 查詢 > 工作流程瀏覽中打開此頁面。 將工作流程狀態重設為草稿，選擇重新叫用。 您還可以透過選取廠商發票或待處理廠商發票頁面上的重新叫用記動作，將工作流程狀態重設為草稿。 在工作流程狀態重設為草案後，它可以在廠商發票頁面進行編輯。
在待處理的廠商發票頁面上檢視發票總額
您可以透過在應付帳款參數頁面上啟用在待處理的廠商發票清單上顯示發票總額參數，在待處理的廠商發票頁面上檢視發票總額。
廠商未結交易報告
廠商未結交易報告提供有關每個廠商截至您指定日期的未結交易的詳細資訊。 此報告通常在審計程序中用於驗證廠商帳冊交易和分類帳科目交易之間的餘額。
對於每筆交易，報告會包括以下詳情：
- 發票號碼
- 交易日期
- 憑證號碼
- 交易貨幣和會計貨幣的交易金額
- 交易貨幣和會計貨幣的信用餘額
- 交易貨幣和會計貨幣的借方餘額
- 以會計貨幣計算的小計金額
- 付款到期日
篩選報表中的資料
產生廠商未結交易報告時，則會出現以下預設參數。 您可使用它們篩選報告中所含的資料。
- 排除未來結算 –選取此複選框可排除在 [未結交易依據] 欄位中輸入 的日期之後結算的交易。
- 未結交易間隔 –輸入日期以包括截至該日期未結的交易。 如果您不輸入日期，此欄位將設定為最大日期。 (最大日期是系統接受的最晚日期，2154 年 12 月 31 日。) 在預設情況下，下次執行報表時，此欄位將設定為最後輸入的日期。
您可以使用要包括的記錄欄位下方的篩選器以進一步限制報告中包含的交易資料。
延長發票編號長度
從 Dynamics 365 Finance 10.0.40 版及更高版本開始，您可以啟用 延長廠商發票 的發票編號長度功能，將廠商發票和發票日記帳中的發票編號從 20 個字元增加到 50 個字元。 在啟用該功能之前，請在 Lifeccycle 服務中創建票證以打開 EnableEdtStringDatabaseStringLengthAttributeInPutation 外部測試版。