管理專案發票提案
適用於：資源/非庫存型案例適用的 Project Operations
符合下列兩個條件時，您的帳務部門可以處理專案發票提案：
- 專案經理確認 Microsoft Dataverse 中的預估發票。
- 所有包含在預估發票中的時間和材料未開單銷售交易都是使用 Dynamics 365 Project Operations 整合日記帳進行過帳。
使用下列步驟，在 Dynamics 365 Finance 中完成專案發票提案。
- 檢閱時間和材料交易的計費資訊，並將 Project Operations 整合日記帳過帳。
- 檢閱固定價格帳單里程碑的計費資訊。
- 對專案發票提案進行審查和格式化。
- 將專案發票過帳並加以列印。
管理 Project Operations 整合日記帳中的計費資訊
在 Dataverse 中建立的專案實際值會由專案會計師透過 Finance 進行審查和過帳。 如需有關使用整合日記帳的詳細資訊，請參閱 Project Operations 中的整合日記帳。
成本實際值與未開單銷售實際值會分別做為不同的明細項目新增至整合日記帳：
- 成本實際值上的單位成本價和成本金額會預設是源自 Dataverse 中的專案實際成本交易。
- 未開單銷售交易上的單位銷售價和銷售金額預設是源自 Dataverse 中的專案實際未開單銷售交易。
帳單銷售稅
帳單的銷售稅計算取決於 Project Operations 整合日記帳明細中未開單銷售記錄上的帳單銷售稅金群組和帳單項目銷售稅金群組欄位組合。 系統會根據專案管理與會計參數頁面中財務索引標籤上的設定，來設定這些欄位值的預設值。
銷售稅金群組方法決定預設帳單銷售稅金群組的設定邏輯：
- 專案：永遠預設使用專案中的帳單銷售稅金群組。 您可以選取所有專案頁面上的顯示預設會計，來檢閱或變更專案上的預設帳單銷售稅金群組。
- 專案合約：永遠預設使用專案合約中的帳單銷售稅金群組。 您可以選取專案合約頁面上的顯示預設會計，來檢閱或變更專案合約上的預設帳單銷售稅金群組。
- 客戶：永遠預設使用客戶的帳單銷售稅金群組。
- 搜尋：將會在所有上述實體中搜尋，並選取第一個可用的值。 搜尋先從專案實體開始，接著是專案合約實體，最後是客戶實體。
項目銷售稅金群組方法決定預設帳單項目銷售稅金群組的設定邏輯：
- 對於時間、費用和服務費交易類型，預設帳單項目銷售稅金群組永遠根據專案類別實體來設定。
- 對於物料交易類型，預設帳單項目銷售稅金群組會根據專案管理與會計參數中的項目銷售稅金群組方式設定來設定。 項目銷售稅金群組的項目編號預設是源自發行的產品實體。 項目銷售稅金群組的類別預設是源自專案類別實體。
財務維度
Project Operations 整合日記帳中未開單銷售記錄的財務維度預設是源自專案實際。 您可以選取分配金額來審查和調整財務維度。 如果您需要在整合日記帳過帳後但在確認預估發票前變更未開單銷售記錄的財務維度，請移至所有專案>管理>已過帳的交易、選取交易，然後選取程序>調整會計。
匯率
Dataverse 中的未開單交易貨幣會在 Finance 中用來做為交易貨幣，並使用 Finance 中定義的匯率轉換為公司的會計貨幣。
專案合約可能會要求在合約有效期內使用常數 (固定) 匯率。 在某些情況下，可能需要固定匯率合約來滿足契約或法規要求。 當任何以已設定貨幣計價的銷售金額轉換為公司會計貨幣的收入分錄時，就會套用固定匯率。
固定匯率功能概觀
從 10.0.41 版本開始，允許資源/非庫存部署使用專案固定匯率合約功能可用於支援此需求。 啟用此功能後，財務和營運結構中專案合約頁面的動作窗格包含可用於設定固定匯率合約的按鈕。 此外，還可以輸入銷售貨幣、匯率和選用參考合約編號以啟用固定匯率合約。
如果指定的專案合約未設定固定匯率合約，系統預設會使用為法律實際設定的匯率。
下列文件可與固定匯率合約搭配使用：
- 日記帳
- 時間項目
- 材料使用記錄
- 里程碑和保留款
- 費用
- 費用報表
- 廠商發票
- 估計值，例如時數、時間和材料
注意
如果在有現有交易的專案中啟用固定匯率，則現有草稿整合日記帳明細或待處理專案發票會開始使用新匯率。
範例案例
Contoso 總部位於美國，使用美元 (USD) 做為會計貨幣。 該公司正在交付 Coho Winery (總部位於英國) 的專案。 使用英鎊 (GBP) 做為合約銷售貨幣。 英鎊兌美元匯率經常在 1.2 和 1.4 之間波動。 因此，兩家公司同意在合約和專案有效期內以 1.25 的固定匯率進行業務往來。
在 Project Operations 中，建立專案合約。 此專案合約已設定使用英鎊貨幣和 1.25 匯率的固定匯率合約。 Contoso 已設定一個時間與材料專案，其中包含列入營收應計項目以產生在製品 (WIP) 財務分錄的時間和費用。
在專案中，建立工作以規劃各個專案階段。 Julia Funderburk 將會完成第一項工作：需求收集。 此工作的估計期間為 7 小時。 您可以開啟財務和營運基礎結構中的所有專案頁面、選取專案，然後在動作窗格的計劃索引標籤中選取時數預測。 頁面顯示七小時趨勢預測的項目。 選取總帳預覽，概觀索引標籤會顯示估計成本以及一行 2,187.50 英鎊的專案 - 已開立發票收入過帳類型收入。 選取一般索引標籤以檢視銷售明細。 此明細顯示投入量為七小時的工作以及 250 的銷售價格。 總銷售額 1,750 是使用匯率 125 計算得出。
Contoso 以會計貨幣計價的營收計算方式如下：
7 小時 × 250 英鎊價格 × 1.25 固定匯率 = 2,187.50 美元
專案開始運作後，Julia 在第一張專案發票上記錄前四個小時的工作時間。 她在 8 月 27 日，根據需求收集工作建立一個四小時的時間項目。 這項分錄經核准後，將會在下一次從暫存資料表匯入的處理過程中建立為整合日記帳。 整合日記帳顯示兩行明細：一行用於成本，另一行用於銷售。 下表顯示這些明細的外觀。
| Document type | 資源名稱 | Hours | 成本金額 | 銷售金額 | 銷售貨幣 | 價格匯率 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 使用狀況 | Julia Funderburk | 4 | 480 | 12 | USD | 100 |
| 使用狀況 | Julia Funderburk | 4 | 12 | 1,000 | GBP | 125 |
成本明細的成本仍以公司貨幣 (USD) 計價。 因此，不套用任何匯率。 在銷售明細中，價格匯率反映固定匯率。
過帳整合日記帳會產生下列項目：
- 專案成本過帳
- 專案 – WIP – 銷售值的分錄
- 使用固定匯率對 WIP 建立的專案應計收入分錄
| 客戶 | 名稱 | 以交易貨幣計價的金額 | 會計貨幣金額 | 匯率 | 過帳類型 |
|---|---|---|---|---|---|
| 600300 | 薪資分攤 | -480 | -480 | 7 | 專案 - 薪資配置 |
| 540100 | 專案成本 - 人力 | 480 | 480 | 7 | 專案 - 成本 |
| 161300 | WIP - 銷售值 | 1,000 | 1,250 | 1.25 | 專案 - WIP - 銷售值 |
| 420200 | 應計收入 | -1,000 | -1,250 | 1.25 | 專案 - 應計收入 |
產生發票提案時，其中會有一行四小時的單項明細，銷售價格為 250，總銷售金額為 1,000 英鎊。 客戶發票以英鎊為單位。
過帳發票提案會產生含有下列項目的客戶發票：
- 專案 – WIP – 銷售值的沖回
- 使用固定匯率對 WIP 建立的專案應計收入沖回
- 使用固定匯率建立的已開立發票收入分錄
- 使用固定匯率建立的客戶餘額分錄
4 小時 × 250 英鎊價格 × 1.25 固定匯率 = 1,250 美元
| 客戶 | 名稱 | 以交易貨幣計價的金額 | 會計貨幣金額 | 匯率 | 過帳類型 |
|---|---|---|---|---|---|
| 161300 | WIP - 銷售值 | -1,000 | -1,250 | 1.25 | 專案 - WIP - 銷售值 |
| 420200 | 應計收入 | 1,000 | 1,250 | 1.25 | 專案 - 應計收入 |
| 411100 | 收入 - 人力 | -1,000 | -1,250 | 1.25 | 專案 - 已開立發票收入 |
| 130100 | 應收帳款 | 1,000 | 1,250 | 1.25 | 客戶餘額 |
管理帳單里程碑的財務屬性
使用固定價格帳務方式的專案合約服務內容是透過固定價格里程碑來開立單票。 專案會計師可以移至專案管理與會計>所有專案>管理>賖帳交易，對 Finance 中的帳單里程碑進行審查。
帳單銷售稅
在 Dataverse 中建立新的帳單里程碑時，銷售稅金群組及項目銷售稅金群組值預設是源自這些設定。 系統會根據專案管理與會計參數頁面中財務索引標籤上的設定，來設定這些欄位的預設值。
銷售稅金群組方法決定設定預設帳單銷售稅金群組的邏輯：
- 專案永遠預設使用專案中的帳單銷售稅金群組。 您可以選取所有專案頁面上的顯示預設會計，來檢閱或變更專案上的預設銷售稅金群組。
- 專案合約永遠預設使用專案合約中的帳單銷售稅金群組。 您可以選取專案合約頁面上的顯示預設會計，來檢閱或變更專案合約上的預設帳單銷售稅金群組。
- 客戶永遠預設使用客戶的帳單銷售稅金群組。
- 搜尋將會在此清單所有的實體中搜尋，並選取第一個可用的值。 搜尋先從專案實體開始，接著是專案合約實體，然後是客戶實體。
固定價格里程碑項目銷售稅金群組會做為帳單里程碑的項目銷售稅金群組欄位預設值。 會計師可以在記帳交易頁面上審查和修改此值。 建立專案發票提案明細時，系統會使用記帳交易中的值。
財務維度
固定價格帳單里程碑的預設財務維度是在專案合約服務內容中設定。 移至專案合約>顯示預設會計，並在合約服務內容索引標籤上，選取價格合約服務內容，然後設定您要用來做為預設值的財務維度值。
專案會計師直到建立專案發票提案之前，都可以編輯發票里程碑上的銷售稅和財務維度資訊。
建立專案發票提案
您可以移至 專案發票>專案發票提案，在專案管理與會計模組中審查專案發票提案。
在 Dataverse 中確認預估發票時，系統會在 Finance 中建立專案發票提案標題。 為了便於對帳，系統會將 Finance 中的專案發票提案編號設定為與 Dataverse 中的預估發票識別碼相同的數字。 由於預估發票不一定是依照其建立順序進行確認，因此 Finance 中的專案發票提案編號序列必須允許對較低和較高的編號進行變更。 使用下列步驟來設定編號序列：
在 Finance 中，移至組織管理>編號序列>編號序列。
在區域篩選中，選取專案。
在參考篩選中，選取發票提案。
使用公司欄位來篩選每個已啟用 Project Operations Dataverse 整合的法律實體。
開啟編號序列詳細資料。 在一般索引標籤上，設定下列值：
- 允許使用者變更：至較低編號 = 是
- 允許使用者變更：至較高編號 = 是
專案發票提案明細是系統使用週期程序從暫存資料表匯入 (專案管理與會計>定期>Project Operations 整合>從暫存資料表匯入) 所新增。 您可以使用手動方式或定期排程來執行此程序。 在所有明細都已準備好開立發票之前，系統不會將明細加入至發票提案文件。 時間和材料交易只有在使用Project Operations 整合日記帳過帳時，才算已準備好開立發票。
格式化並列印發票提案
專案會計師可以使用格式化發票提案頁面和列印管理功能來自訂專案發票列印成品。
格式化發票提案
格式化發票提案頁面可讓自訂群組交易顯示在客戶專案發票中。
在專案發票提案頁面上，選取列印>格式化發票提案。
選取新增，為專案發票列印成品建立新的群組。
在詳細資料/摘要欄位中，選取此群組的選項：
- 選取詳細資料以列印客戶發票的交易詳細資料。
- 選取摘要以列印客戶發票的交易摘要。
注意
格式化發票提案頁面上的詳細資料/摘要欄位選取項目會覆寫在發票提案頁面上的發票格式欄位中選取的選項，以列印詳細的發票或摘要的發票。
- 在可用交易索引標籤中選取要包含在此區段的交易明細，並選取包含交易將這些交易移到選取的交易。
- 選取上移和下移來變更區段的順序。
- 選取預覽列印以預覽格式化的發票。
列印管理
列印管理使用不同的報表檔案來列印、指定目的地，以及自訂發票的頁尾文字。 您可以在模組層級設定列印管理，但是可以針對特定客戶、合約或發票提案覆寫這些設定。 若要在專案發票提案頁面上存取此功能，請選取列印>列印管理。
列印管理安裝程式會顯示為樹狀檢視，其中每個節點層級都會顯示要調整的可用文件。 您可以在模組、客戶、合約或發票提案文件層級指派自訂列印成品。 若要修改原始檔案列印成品，請展開所需的節點，然後選取原始項目。 在報表格式欄位中，選取要用於列印的報表格式。 您可以透過商務文件管理架構來使用自訂報表格式。
將發票提案過帳
審查並編輯過發票之後，而且您也滿意發票提案明細時，請檢查發票總額和銷售稅。 在詳細資料群組中，選取總計，然後選 過帳以將發票過帳。
若要在過帳前檢視發票，請清除過帳核取方塊。 發票上會列印估價，表示這是範例發票。 若要列印發票，請選取列印發票核取方塊。
除了發票提案頁面之外，還可以執行定期作業過帳發票提案來對發票提案進行過帳。 若要尋找此作業，請移至專案管理與會計>定期>專案發票>過帳發票提案。
此頁面會顯示所有已準備好進行過帳的發票提案。 您可以選取批次來排定發票提案過帳。 將批次處理參數設定為是，然後選取週期以設定批次處理的週期。