公共部門的計費分類和計費代碼
本文介紹公共部門的組織如何使用計費分類和計費代碼來説明管理普通發票。
計費分類
計費分類用於對類似的普通發票進行分組，以便進行處理和查看。 例如，運輸機構可能會將每個中轉站的空間出租給小型咖啡店和其他供應商。 通過為租賃創建計費分類，代理機構可以自動應用相同的付款條款，併為所有租賃使用相同的催款單序列。 該機構還可以一起查看所有租賃的發票，即使租賃分享的財務維度不同。 計費分類包括以下資訊：
- 計費分類代碼 (最多 15 個字母數位字元)
- 描述 (最多 60 個字元)
- 付款期限
- 興趣資訊
- 發票編號的編號規則
- 貸項通知單的編號規則
- 催款單的編號規則
- 可分配給使用此計費分類的發票的計費代碼
您可以使用計費分類來控制普通發票的結算優先順序。 有關詳細資訊，請參閱 公共部門的結算優先順序。 計費分類可以包含多個計費代碼，但每個計費代碼只能分配給一個計費分類。 當您在普通發票上選擇計費分類時，只有計費分類中列出的計費代碼可用於發票。 在設置計費分類之前，請確保已設置計劃在計費分類中使用的付款期限、利息代碼、過帳配置檔、催款單序列、編號序列和計費代碼。
計費代碼
計費代碼為定義的服務或費用類型提供一組預設計費值和費率。 選擇計費代碼時，您為每個計費代碼定義的值將自動輸入到普通發票行中。 例如，廢物管理部門可能會向某些客戶收取新容器的費用。 他們將有一個「新容器」計費代碼，其中包含這些容器的計費資訊。 當部門創建普通發票並在發票明細上選擇「新容器」計費代碼時，將自動輸入計費代碼中的預設值。 計費代碼包括以下資訊：
- 帳單代碼 (最多 10 個字母數位字元)
- 描述 (最多 60 個字元;這將列印在發票上)
- 生效日期和到期日期
- 銷售稅資訊
- 興趣資訊
- 會計分配
- 費率資訊
- 專案資訊 (如果在應收帳款參數頁面上啟用)
- 自訂欄位
通常，可以在普通發票上更改計費代碼中的預設值。 但是，您可以將結算代碼設置為允許或阻止更改某些欄位。 有關詳細資訊，請參閱公共部門的手寫發票。 計費代碼也可以與過帳定義相關聯。 在發票明細上使用計費代碼時，與計費代碼關聯的過帳定義用於將交易過帳到分類帳。 若要瞭解有關過帳定義的詳細資訊，請參閱 公共部門中的過帳定義。
自訂欄位
您可以為計費代碼建立自訂欄位。 這些欄位用於收集與特定計費費用相關的數據。 例如，一個城市的動物控制部門可以使用自定義欄位來記錄動物的類型和最後一次狂犬病疫苗接種的日期。 由於您將自訂欄位分配給結算代碼，因此您應該在創建結算代碼之前創建自訂欄位。 有六種自定義欄位。 您可以為任何自訂欄位設定預設值。 可以在普通發票上更改預設值。
- 貨幣 - 貨幣欄位僅接受小數點后兩位的數位。 您可以指定欄位的最小值和最大值。
- 十進位 –十進位欄位僅接受具有四個小數位的十進位數位。 您可以設定欄位的最小值和最大值。
- 文字 –文字欄位可以包含任何類型的文字，輸入到其中的任何輸入都將被解釋為文字。 您可以設定欄位的最大欄位長度。
- 整數 –整型欄位僅接受整數。 您可以設定欄位的最小值和最大值。
- 布林值 –布林值欄位允許選擇是/否。
- 日期 –日期欄位僅接受日期。 日期存儲為月/日/年。
我必須使用計費分類嗎？
儘管不必啟用計費分類，但我們強烈建議你這樣做。 應收帳款應用中的許多公共部門功能僅在啟用計費分類時可用。 但是，啟用計費分類后，計費分類是普通發票上的必填欄位。 若要詳細瞭解普通發票上的計費分類和計費代碼，請參閱 公共部門中的普通發票。
如何啟用計費分類？
在 應收帳款參數 頁面上啟用計費分類。 在常規 部分的 銷售設置 快速選項卡上，選擇 使用計費分類。 在啟用計費分類之前，可用於創建計費分類和計費代碼的頁面。 您需要先設置所有計費分類和計費代碼，然後再啟用它們。 啟用計費分類后，每張普通發票都必須具有計費分類。 注意：如果您計劃使用計費分類來確定普通發票的結算優先順序，則必須在啟用計費分類后在 結算優先順序 頁面上啟用 計費 屬性。 有關詳細資訊，請參閱 公共部門的結算優先順序。
當計費費率發生變化時，我是否必須創建新的計費代碼？
當結算代碼需要更新時，您無需創建新的結算代碼。 相反，您可以創建多個版本的結算代碼，每個版本都有生效日期和到期日期。 在生效日期，系統將自動開始使用更新的版本。
是否可以將同一計費代碼分配給多個計費分類？
沒有，但無論如何都有辦法獲得您需要的結果。 假設您的組織為每個部門使用單獨的計費分類。 其中三個部門需要許可協議的計費代碼。 不能將單個「許可協定」計費代碼分配給三個計費分類，但可以創建一組三個相同的計費代碼，併為每個部門分配一個計費代碼。