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为组织中的邮箱自定义存档和删除策略

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若要保留和删除电子邮件，建议使用Microsoft 365 个保留策略和保留标签，而不是从Exchange Online (MRM) 的旧邮件记录管理。 但是，仍使用此旧功能的一个有效原因是自动将电子邮件从用户的主邮箱移动到其 存档邮箱。 可能还需要使用 MRM 将保留和删除设置应用于邮箱中的特定文件夹，而不是整个邮箱。

使用本文作为示例方案，以更好地了解使用 MRM 保留策略和保留标记的这两个有效原因。 对于所有其他保留和删除方案，请使用 Microsoft 365 保留策略和保留标签。

示例方案中的配置步骤要求创建 MRM 保留策略，然后将其分配给邮箱。 此策略在指定时间段后将项目移动到用户的存档邮箱，并在项目达到特定期限限制后从“已删除邮件”文件夹中删除邮件。

注意

本文中的说明使用 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户和 Exchange 管理中心。

确定移动或删除哪些项以及何时发生的实际规则称为 保留标记。 保留标记链接到 MRM 保留策略，而 MRM 保留策略又分配给用户的邮箱。 保留标记将保留设置应用于用户邮箱中的单个邮件和文件夹。 它定义邮件在邮箱中的保留时间，以及邮件达到指定保留期时采取的操作。 当邮件达到其保留期时，该邮件要么移动到用户的存档邮箱，要么被删除。

提示

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说明的示例方案

本文中的步骤为名为 Alpine House 的虚构组织设置存档和保留策略。 此示例部署需要以下任务：

  • 步骤 1：为组织中的每个用户启用存档邮箱。 此过程为用户提供更多邮箱存储空间，并且需要保留策略才能自动将项目移动到存档邮箱。 用户还可以手动将项目移动到其存档邮箱进行存档存储。

  • 步骤 2：创建两个自定义保留标记以执行以下操作：

    • 自动将 3 年以前的项目移动到用户的存档邮箱。 将项目移动到存档邮箱会释放用户主邮箱中的空间。

    • 自动从“已删除邮件”文件夹中删除 5 年的项目。 这还会释放用户主邮箱中的空间。 如有必要，用户将有机会恢复这些项目。 有关详细信息，请参阅 “详细信息 ”部分中的最后一个项目符号。

  • 步骤 3：创建新的保留策略并向其添加新的自定义保留标记。 此外，你将添加一个内置保留标记，该标记无法通过建议的 Microsoft 365 保留标签实现，因为它还会将项目移动到存档邮箱。 这是一个个人标记，用于在 1 年后存档，当用户希望存档期限比默认的 3 年短时，用户可以将其分配给邮箱中的项目。

  • 步骤 4：将默认 MRM 策略替换为已创建的新保留策略。

（可选）还可以 运行托管文件夹助理 来应用新设置，并将 新的保留策略设置为组织的默认值 。

可以按照本文中的部分或全部步骤来帮助了解如何为组织中的邮箱设置自己的存档和删除策略。 建议先在几个邮箱上测试此过程，然后再在组织中的所有邮箱上实现此过程。

设置存档和删除策略之前

  • 若要遵循此示例配置，请使用不会影响生产网络上用户的独立测试环境。 然后，将学习内容带到生产网络。

  • 在独立测试环境中，请考虑使用全局管理员帐户，以便可以执行此示例方案的所有步骤。 在生产环境中，始终使用授予最低权限的管理角色。

  • 创建新的用户帐户并向用户分配Exchange Online许可证时，会自动为该用户创建邮箱。 创建邮箱时，会自动为其分配名为“默认 MRM 策略”的默认保留策略。 在此示例部署中，你将创建新的 MRM 保留策略，然后将其分配给用户邮箱，并替换默认 MRM 策略。 一个邮箱每次只能分配一个 MRM 保留策略。

  • 若要详细了解Exchange Online中的保留标记和 MRM 保留策略，请参阅保留标记和保留策略以及相关说明。 例如：

步骤 1：为用户启用存档邮箱

第一步是确保组织中的每个用户都有一个存档邮箱。 必须启用用户的存档邮箱，以便在我们的示例方案中，具有“移动到存档”保留操作的保留标记可以在保留期到期后移动项目。

有关启用存档邮箱的说明，请参阅 在 Microsoft 365 中启用存档邮箱。

注意

在此过程中，你可以随时启用存档邮箱，只要在完成此过程前的某个时间点启用存档邮箱即可。 如果未启用存档邮箱，则不会对分配有存档或删除策略的任何项目执行任何操作。

步骤 2：为存档和删除策略创建新的保留标记

在此步骤中，你将创建前面为 示例方案描述的两个自定义保留标记。

  • 自定义存档默认策略标记，我们将它命名为“Alpine House 3 Year Move to Archive”。
  • 为“已删除邮件”文件夹配置的自定义保留策略标记，我们将该文件夹命名为“Alpine House Deleted Items 5 年删除并允许恢复”。

对于此配置，可以使用 Microsoft Purview 门户，或者可能仍可以使用较旧的Microsoft Purview 合规门户。

  1. 根据所使用的门户，导航到以下位置之一：

    将显示组织的保留标记列表。

按照如何为方案创建示例保留标记的分步说明进行操作。

创建自定义存档默认策略标记

首先，对于我们的示例方案，你将 (DPT) 创建自定义存档默认策略标记，该标记将在 3 年后将项目移动到存档邮箱。

  1. 在 “MRM 保留标记 ”页上，选择“ + 新建标记”，然后在“ 为标记命名 ”页上，键入新保留标记的名称，以及说明自定义保留标记用途的可选说明。

    对于我们的示例方案，我们将此标记命名为“Alpine House 3 Year Move to Archive”。

  2. 在 “定义标记的应用方式 ”页上，选择“ 自动应用于整个邮箱”， (默认) 。

  3. 在 “定义保留设置” 页上，填写以下字段：

    1. 当项目达到以下期限时， (天) 输入保留期的持续时间。 对于这种情况，项目将在 1095 天 (3 年后) 移动到存档邮箱。

    2. 对于 “保留操作” ，请选择 “将项目移动到存档 ”，以便在保留期到期时将项目移动到存档邮箱。

  4. 选择“ 下一步”，然后查看并提交以创建自定义存档 DPT。

新的存档 DPT 显示在保留标记列表中。

为“已删除邮件”文件夹创建自定义保留策略标记

为示例方案创建的第二个保留标记是“已删除邮件”文件夹的自定义保留策略标记 (RPT) 。 此保留标记将在 5 年后删除“已删除邮件”文件夹中的项目，并在用户可以使用“恢复已删除邮件”工具恢复项目时提供恢复期。

  1. 返回 “MRM 保留标记 ”页，选择“ + 新建标记”，然后在“ 为标记命名 ”页上，键入新保留标记的名称，以及解释自定义保留标记用途的可选说明。

    对于我们的示例方案，我们将此标记命名为“Alpine House Deleted Items 5 年删除并允许恢复”。

  2. 在 “定义标记的应用方式 ”页上，选择“ 自动应用到默认文件夹 ”，然后对于“ 将标记应用于此文件夹” 选项，选择“ 已删除的项目”。

  3. 在 “定义保留设置” 页上，填写以下字段：

    1. 当项目达到以下期限时， (天) 输入保留期的持续时间。 对于这种情况，项将在 1825 天后删除， (5 年) 。

    2. 对于 “保留操作” ，请选择“ 删除”并允许恢复 在保留期到期时删除项目，但允许用户在已删除项目保留期内恢复已删除的项目， (默认为 14 天) 。

  4. 选择“ 下一步”，然后查看并提交以创建自定义删除 DPT。

新的 RPT 显示在保留标记列表中。

步骤 3：创建新的保留策略

创建自定义保留标记后，示例方案的下一步是创建新的保留策略并添加保留标记。 你将添加在步骤 2 中创建的两个自定义保留标记，以及预配置的内置标记。 在步骤 4 中，将此新保留策略分配给用户邮箱。

  1. 根据所使用的门户，导航到以下位置之一：

    • 登录到 Microsoft Purview 门户>数据生命周期管理卡 >Exchange (旧版) >MRM 保留策略。

      如果未显示数据生命周期管理解决方案卡，请选择“查看所有解决方案”，然后从“数据治理”部分选择“数据生命周期管理”。

    • 登录到 Microsoft Purview 合规门户>Solutions>Data 生命周期管理>Exchange (旧版) >MRM 保留策略。

  2. 在 “MRM 保留策略 ”页上，选择“ 新建策略”。

  3. 在“ 名称 ”框中，键入新保留策略的名称;例如 Alpine House 存档和删除策略。

  4. 选择“ + 添加标记”。

    将显示组织中保留标记的列表，其中包括在步骤 2 中创建的自定义标记。

  5. 添加 3 个保留标记，这些标记在 详细信息 部分进行了更详细描述：

    • Alpine House 3 年移动到存档 - 在这些说明的步骤 2 中创建的自定义存档默认策略标记
    • Alpine House Deleted Items 5 年删除和允许恢复 - 在这些说明的步骤 2 中创建的“已删除邮件”文件夹的自定义标记
    • 个人 1 年迁移到存档 - 预配置的内置标记

    若要添加这些保留标记，请选择它们，然后选择“ 添加”。

  6. 返回“ 配置策略 ”页，选择“ 下一步 ”以查看并提交新策略。

新的保留策略将显示在列表中。 选择它以在详细信息窗格中显示链接到它的保留标记。

步骤 4：将新的保留策略分配给用户邮箱

创建新邮箱时，默认会向其分配名为“默认 MRM 策略”的保留策略。 在示例方案的此步骤中，你将通过将步骤 3 中创建的新保留策略分配给组织中的用户邮箱来替换此保留策略。

由于邮箱一次只能分配一个 MRM 保留策略，因此需要替换。 此步骤假定你将新策略分配给组织中的所有邮箱。

若要执行这些步骤，请确保使用 新的 Exchange 管理中心，而不是经典版本。

  1. (EAC) 登录到 Exchange 管理中心，然后转到“收件人>邮箱”。

    将显示组织中所有用户邮箱的列表。

  2. 通过选中“ 显示名称”框，选择所有邮箱。

  3. 选择“ 邮箱策略 ”选项。

  4. 在 “邮箱策略 ”浮出控件窗格中的 “保留策略”下，选择在步骤 3 中创建的保留策略;例如 Alpine House 存档和保留策略。

  5. 选择“ 保存” 以保存新的保留策略分配。

  6. 若要验证是否已将新的保留策略分配给邮箱，请执行以下操作：

    1. 在“邮箱”页上选择 邮箱 。

    2. 在所选用户的邮箱属性页上，选择“ 邮箱”。

    为保留策略显示分配给邮箱的新 策略的名称。

(可选) 步骤 5：运行托管文件夹助理以应用新设置

在步骤 4 中将新的保留策略应用到邮箱后，Exchange Online最多可能需要 7 天才能将新的保留设置应用到邮箱。 这是因为名为 “托管文件夹助理” 的进程至少每 7 天处理一次邮箱。 无需等待托管文件夹助手运行，只需在 PowerShell Exchange Online 中运行 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet 即可强制执行此操作。

运行托管文件夹助手时会发生什么情况？ 它通过检查邮箱中的项目并确定它们是否受保留限制来应用保留策略中的设置。 然后，它使用相应的保留标记标记保留要保留的项目，然后对超过其保留期的项目执行指定的保留操作。

下面是连接到 Exchange Online PowerShell，然后在组织中的每个邮箱上运行托管文件夹助理的步骤。

  1. 连接到 Exchange Online PowerShell。

  2. 运行以下两个命令，为组织中的所有用户邮箱启动托管文件夹助理。

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}

    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

就是这么简单。 你已为 Alpine House 组织设置了存档和删除策略。

有关托管文件夹助手的详细信息

如前所述，托管文件夹助理至少每 7 天处理一次邮箱。 因此，托管文件夹助理可以更频繁地处理邮箱。 此外，管理员无法预测托管文件夹助理下次处理邮箱的时间，这也是你可能想要手动运行邮箱的原因之一。

但是，如果要暂时阻止托管文件夹助理将新的保留设置应用于邮箱，可以运行 Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true 命令暂时禁用托管文件夹助理处理邮箱。

若要为邮箱重新启用托管文件夹助理，请 Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false 运行 命令。

最后，如果邮箱用户具有禁用的帐户，则不会将项目移动到该邮箱的存档邮箱。

(可选) 步骤 6：将新的保留策略设置为组织的默认值

在步骤 4 中，必须向现有邮箱分配新的保留策略。 但可以配置Exchange Online，以便将新的保留策略分配给将来创建的新邮箱。

为此，可以使用 Exchange Online PowerShell 更新组织的默认邮箱计划。 邮箱计划是自动在新邮箱上配置属性的模板。 在此可选步骤中，可以默认将分配给邮箱计划的当前保留策略 (默认 MRM 策略) 替换为在步骤 3 中创建的 MRM 保留策略。 更新邮箱计划后，新的 MRM 保留策略将分配给新邮箱。

  1. 连接到 Exchange Online PowerShell。

  2. 运行以下命令以显示有关组织中邮箱计划的信息。

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault

    请注意设置为默认值的邮箱计划。

  3. 运行以下命令以分配在步骤 3 中创建的新 MRM 保留策略， (例如 Alpine House 存档和保留策略) 默认邮箱计划。 此示例假定默认邮箱计划的名称为 ExchangeOnlineEnterprise。

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"

  4. 可以在步骤 2 中重新运行 命令，验证分配给默认邮箱计划的 MRM 保留策略是否已更改。

更多信息

  • 邮箱项目的保留期从送达日期开始计算。 或者从创建日期开始，例如未发送但由用户创建的草稿邮件。 When the Managed Folder Assistant processes items in a mailbox, it stamps a start date and an expiration date for all items that have retention tags with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete retention action. 具有存档标记的项目带有移动日期的标记。

  • 下表提供了本文中有关自定义 MRM 保留策略的每个保留标记的详细信息。

    保留标记 此标记的作用 内置还是自定义？ 类型
    Alpine House 3 Year Move to Archive
    		 将 1095 天 (3 年) 的项目移动到存档邮箱。
    		自定义 (请参阅 步骤 2：为存档和删除策略创建新的保留标记)
    		默认策略标记 (存档) ;此标记会自动应用于整个邮箱。
    Alpine House Deleted Items 5 年删除并允许恢复
    		 从“已删除邮件”文件夹中删除 5 年的项目。 用户可以在删除这些项目后的 14 天内恢复这些项目。 有关详细信息，请参阅下一个列表条目。
    		自定义 (请参阅 步骤 2：为存档和删除策略创建新的保留标记)
    		保留策略标记 (已删除邮件) ;此标记会自动应用于“已删除邮件”文件夹中的项目。
    个人 1 年后移动到存档
    		 在 1 年后将项目移动到存档邮箱。
    		内置
    		 个人;用户可以应用此标记。

  • 用户可以使用 Outlook 中的“恢复已删除邮件”工具，Outlook 网页版在已删除邮件保留期内恢复已删除的项目，默认情况下，Exchange Online保留期为 14 天。 管理员可以使用 Exchange Online PowerShell 将已删除项目的保留期增加到最多 30 天。 有关详细信息，请参阅：恢复 Outlook for Windows 中的已删除邮件和更改 Exchange Online 中邮箱的已删除邮件保留期。