为 Exchange Online 创建保留策略
注意
若要在 Microsoft 365 中主动保留或删除邮箱内容以便进行数据生命周期管理，建议使用 Microsoft Purview 合规性门户中的 Microsoft 365 保留策略和保留标签，而不是本页上所述的邮件记录管理。 但是，应继续使用邮件记录管理将邮件移动到存档邮箱。
如果当前使用邮件记录管理 (MRM) ，则此旧版功能将继续与 Microsoft 365 保留策略和保留标签并行工作。 但是，我们建议今后改用 Microsoft 365 保留策略和保留标签。 它们为你提供了在 Microsoft 365 中集中管理内容保留和删除的单一机制。
在 Exchange Online 中，可以使用邮件记录管理 (MRM) 保留策略来管理电子邮件生命周期。 通过创建保留标记，将它们添加至保留策略，并将策略应用至邮箱用户来应用保留策略。
有关与保留策略相关的其他管理任务，请参阅 邮件记录管理过程。
开始前，有必要了解什么？
估计完成该任务的时间：30 分钟。
本主题中的过程需要特定权限。 请参阅每个过程，以了解其权限信息。
MRM 保留策略和标记的配置位于 Microsoft Purview 合规性门户中。
应用这些保留策略的邮箱必须位于 Microsoft 365 中。
步骤 1：创建保留标记
你必须先获得权限，然后才能执行此过程或多个过程。 若要查看所需的权限，请参阅 Exchange Online 中的功能权限 主题中的“消息记录管理”条目。
使用 Purview 合规性门户创建保留标记
登录到 Microsoft Purview 合规性门户 ，导航到 “解决方案>数据生命周期管理>Exchange (旧版) >MRM 保留标记”，然后选择“ + 新建标记”。
在 “定义标记的应用方式 ”页上，选择以下选项之一，然后选择“ 下一步”：
自动到整个邮箱 (默认) ：选择此选项可 (DPT) 创建默认策略标记。 可以使用 DPT 创建默认删除策略和默认存档策略，这些策略适用于邮箱中的所有项目。
不能使用此配置创建 DPT 来删除语音邮件项目。 有关如何创建 DPT 以删除语音邮件项目的详细信息，请参阅此页上的 Exchange Online PowerShell 示例。
自动转到默认文件夹：选择此选项可创建保留策略标记， (“ 收件箱” 或“ 已删除邮件”等默认文件夹的 RPT) ，然后选择该文件夹。
只能使用 “删除”和“允许恢复 ”或 “永久删除 保留”操作创建 RRT。
由用户 (个人) 的项目和文件夹 ：选择此选项以创建个人标记。 这些标记允许 Outlook 和 Outlook 网页版 (以前称为 Outlook Web App。或 OWA) 用户对邮件或文件夹应用存档或删除设置，这些设置与应用于父文件夹或整个邮箱的设置不同。
在 “定义保留设置” 页上，标题和选项将因所选标记类型而异。 完成以下字段，然后选择“ 下一步”：
保留期：选择以下选项之一：
当项目达到以下期限 (（以天为单位）) 时：选择此选项，并指定在移动或删除项目之前要保留的天数。 将自收到或创建项目之日起计算除了日历和任务之外所有支持的项目的保留期限。 对于日历和任务项目的保留期限将自结束日期起计算。
从不：选择此选项可指定应永远不删除邮件或将其移到存档。
保留操作：选择项目达到保留期后要采取的以下操作之一：
删除并允许恢复：选择此选项可删除项目，但允许用户使用 Outlook 或 Outlook 网页版中的 “恢复已删除邮件” 选项进行恢复。 在到达为邮箱数据库或邮箱用户配置的删除邮件的保留期限之前，将邮件保留。
永久删除：选择此选项可从邮箱数据库永久删除项目。
重要
虽然邮箱或项目受 Microsoft 365 保留策略、保留标签或诉讼保留等限制，但它们不会永久删除，并且将继续在电子数据展示搜索中返回。
将项目移动到存档：仅当创建 DPT 或个人标记时，此操作才可用。 选择此操作，将项目移动到用户的存档邮箱。
在 “为标记命名 ”页上，输入名称和可选说明，然后选择“ 下一步”：
名称：输入保留标记的名称。 标记名称用于显示，对应用标记的文件夹或项目没有任何影响。 请注意，你为用户配置的个人标记在 Outlook 和 Outlook 网页版中可用。
说明：使用此可选字段输入任何管理说明或注释。 该字段不向用户显示。
查看并提交以使用所选配置创建标记。
使用 Exchange Online PowerShell 创建保留标记
使用 New-RetentionPolicyTag cmdlet 可以创建保留标记。 cmdlet 中可用的不同选项可让你创建不同类型的保留标记。 使用 Type 参数创建 所有) 的 DPT (值，RPT (指定默认文件夹类型，例如 收件箱) 或个人标记 (值 个人) 。
以下示例创建一个 DPT，用于在 7 年后 (2,556 天) 删除邮箱中的所有邮件：
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
以下示例创建一个 DPT，用于在 2 年内 (730 天) 将所有邮件移动到 In-Place 存档：
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
以下示例创建一个 DPT，用于在 20 天后删除语音邮件：
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
以下示例创建一个 RPT，用于在 30 天后永久删除“垃圾邮件”文件夹中的邮件：
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
以下示例创建一个从不删除邮件的个人标记：
New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false
步骤 2：创建保留策略
你必须先获得权限，然后才能执行此过程或多个过程。 若要查看所需的权限，请参阅 Exchange Online 中的功能权限 主题中的“消息记录管理”条目。
使用 Microsoft Purview 合规性门户创建保留策略
登录到 Microsoft Purview 合规性门户 ，导航到 “解决方案>数据生命周期管理>Exchange (旧版) >MRM 保留策略”，然后选择“ 新建策略”。
在 “配置策略 ”页上，输入保留策略的名称，然后选择“ + 添加标记 ”以选择要添加到此保留策略的标记。
可以创建保留策略但不向其添加任何保留标记，但不会移动或删除应用该策略的邮箱中的邮件。 也可以在创建保留策略后在保留策略中添加和删除保留标记。
在 “选择保留标记 ”页上，选择所需的标记，然后选择“ 添加”。
保留策略可以包含以下标记：
一个 DPT，其中包含“ 将项移动到存档 ”操作。
一个 DPT，其中包含 “删除”并允许恢复 或 永久删除 操作。
一个 DPT 用于语音邮件，其中包含 “删除并允许恢复 或 永久删除 ”操作。
每个默认文件夹（例如“收件箱”）一个 RPT 以删除项目。
任意数量的个人标记。
注意
尽管可以将任意数量的个人标记添加到保留策略，但是过多使用不同保留设置的个人标记可能会使用户混淆。 建议链接到保留策略的个人标记不要超过 10 个。
查看并提交以使用配置创建保留策略。
可以创建保留策略但不向其添加任何保留标记，但不会移动或删除应用该策略的邮箱中的邮件。 也可以在创建保留策略后在保留策略中添加和删除保留标记。
使用 Exchange Online PowerShell 创建保留策略
以下示例 RetentionPolicy-Corp 创建保留策略，并使用 RetentionPolicyTagLinks 参数将五个保留标记关联到策略：
New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"
有关语法和参数的详细信息，请参阅 New-RetentionPolicy。
步骤 3：将保留策略应用于邮箱用户
在创建保留策略后，必须将其应用至邮箱用户。 可以将不同的保留策略应用至不同的用户组。 有关详细说明，请参阅将保留策略应用于邮箱。
如何知道操作成功？
在创建保留标记后，将它们添加至保留策略，并将策略应用至邮箱用户，下次 MRM 邮箱助手处理邮箱时，会根据您在保留标记中配置的设置移动或删除邮件。
要验证是否已应用保留策略，请执行以下操作：
将邮箱标识>替换为<邮箱的名称、电子邮件地址或别名，并在 Exchange Online PowerShell 命令中运行以下命令，针对单个邮箱手动运行 MRM 助手：
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"使用 Outlook 或 Web 上的 Outlook 登录邮箱，并验证是否已根据策略配置删除邮件或将其移动至存档。
提示
是否有任何疑问？ 在 Exchange 论坛中寻求帮助。 请访问 Exchange Online 或 ExchangeOnline Protection 中的论坛。