公共部门中的计费分类和计费代码

本文将介绍公共部门中的组织如何使用计费分类和计费代码来帮助管理普通发票。

计费分类

计费分类用于将类似的普通发票分组以进行处理和查看。 例如，运输机构可能会将每个中转站的空间租赁给小咖啡店和其他供应商。 通过为租赁创建计费分类，该机构可以自动应用相同的付款条件，并对所有租赁使用相同的催款单序列。 该机构还可以一起查看所有租赁的发票，即使这些租赁不共享相同的财务维度。 计费分类包括以下信息：

• 计费分类代码（最多 15 个字母数字字符）
• 描述（最多 60 个字符）
• 付款期限
• 利息信息
• 发票编号的编号顺序
• 贷方票据的编号顺序
• 催款单的编号顺序
• 可以分配给使用本计费分类的发票的计费代码

可以使用计费分类来控制普通发票的结算优先级。 有关详细信息，请参阅 公共部门中的结算优先级。 一个计费分类可以包含许多计费代码，但每个计费代码只能分配给一个计费分类。 在普通发票上选择计费分类时，只有计费分类上列出的计费代码可用于该发票。 在设置计费分类之前，请确保已经设置了付款条款、利息代码、过帐模板、催款单序号、编号顺序以及计划在计费分类上使用的计费代码。

计费代码

计费代码为所定义的服务或收费类型提供了一组默认的计费值和费率。 当选择计费代码时，您为每个计费代码定义的值将会自动输入在普通发票行。 例如，废物管理部门可能会向某些客户收取新容器的费用。 他们会有一个“新容器”计费代码，其中包含这些容器的计费信息。 当该部门创建普通发票并在发票行上选择“新集装箱”计费代码时，将自动输入计费代码的默认值。 计费代码包括以下信息：

• 计费代码（最多 10 个字母数字字符）
• 描述（最多 60 个字符；这将打印在发票上）
• 生效日期和到期日期
• 销售税信息
• 利息信息
• 会计分配
• 费率信息
• 项目信息（如果在“应收帐款参数”页上启用）
• 自定义字段

通常，可以在普通发票上更改计费代码的默认值。 但是，您可以将计费代码设置为允许或禁止对某些字段进行更改。 有关详细信息，请参阅公共部门中的普通发票。 计费代码也可以与过帐定义相关联。 在发票行上使用计费代码时，与计费代码关联的过帐定义用于将交易过帐到分类帐。 要详细了解过帐定义，请参阅 公共部门中的过帐定义。

自定义字段

您可以为计费代码创建自定义字段。 这些字段用于收集与特定计费费用相关的数据。 例如，城市的动物管理部门可以使用自定义字段来记录动物的类型和最后一次接种狂犬病疫苗的日期。 因为您将自定义字段分配给计费代码，所以您应该在创建计费代码之前创建自定义字段。 有六种自定义字段。 您可以为任何自定义字段设置默认值。 可以在普通发票上更改默认值。

• 货币 –货币字段只接受具有两位小数的数字。 您可以指定字段的最小值和最大值。
• 十进制 –十进制字段只接受有四位小数的十进制数字。 您可以设置字段的最小值和最大值。
• 文本 - 文本字段可以保存任何类型的文本，在其中输入的任何内容都将被解释为文本。 您可以设置字段的最大字段长度。
• 整数 –整数字段只接受整数。 您可以设置字段的最小值和最大值。
• 布尔 –布尔字段允许是/否选择。
• 日期 - 日期字段只接受日期。 日期存储为 mm/dd/yyyy。

是否必须使用计费分类？

虽然您不必启用计费分类，但我们强烈建议您启用。 应收帐款应用程序中的许多公共部门功能仅在启用计费分类后可用。 但是，启用计费分类后，计费分类是普通发票上的必填字段。 要详细了解普通发票的计费分类和计费代码，请参阅 公共部门中的普通发票。

如何启用计费分类？

在“应收帐款参数 页面上启用计费分类。 在“常规 ”部分的 销售设置 ”快速选项卡上，选择 使用计费分类”。 在启用计费分类之前，可以使用创建计费分类和计费代码的页面。 在启用之前，您需要设置所有的计费分类和计费代码。 启用计费分类后，每张普通发票都必须有一个计费分类。 注意：如果您计划使用计费分类来确定普通发票的结算优先级，则必须在启用计费分类后，在 结算优先级 ”页面上启用 计 费属性。 有关详细信息，请参阅 公共部门中的结算优先级。

当计费率发生变化时，我是否必须创建新的计费代码？

当计费代码需要更新时，您不需要创建新的计费代码。 相反，您可以创建多个版本的计费代码，每个版本都有生效日期和到期日期。 在生效日期，系统将自动开始使用更新的版本。

我可以将同一个计费代码分配给多个计费分类吗？

不可以，但无论如何都有一种方法可以获得您需要的结果。 假设您的组织对每个部门使用单独的计费分类。 其中三个部门需要许可证协议的计费代码。 您无法将单个“许可协议”计费代码分配给三个计费分类，但您可以创建一组三个相同的计费代码，并为每个部门分配一个计费代码。