使用 Copilot 编写电子邮件

**功能适用对象**:Dynamics 365 Contact Center - 嵌入版、Dynamics 365 Contact Center - 独立版、服务用 Microsoft 365 Copilot 和 Dynamics 365 Customer Service

当您起草客户电子邮件时,Copilot 可以提供建议,使其更清晰、简洁和引人注目。

在向客户发送电子邮件之前,应始终查看 Copilot 生成的回复

先决条件

您的管理员已启用此功能。

  • 在 Customer Service workspace 或 Contact Center workspace 中,您可以在登录后从 Copilot 帮助窗格中访问提出问题

  • 当您登录到非 Microsoft CRM 时,您可以按如下方式访问该功能:

    • 启动嵌入式体验,然后登录到您的 Dynamics 帐户。
    • 在显示的 Copilot 帮助窗格中,选择撰写电子邮件
    • 打开电子邮件以使用该功能。

    在侧窗格中起草电子邮件的屏幕截图。


使用 Copilot 起草电子邮件

当您使用 Copilot 起草电子邮件时,您可以使用以下功能来帮助您编写对客户的回复。

使用提示

  • 建议致电:起草回复,建议当天或第二天与客户联络。
  • 请求更多信息:起草回复,请求客户提供更多详细信息,以帮助解决问题。
  • 借助反馈引发共鸣:起草回复,以便向提出投诉的客户提供同感的响应。
  • 提供产品/服务详细信息:起草回复,提供有关特定产品或服务的详细信息或解答客户问题。
  • 解决客户的问题:起草回复,提供解决方法和解决步骤(如果适用客户的问题)。
  • 自定义:允许您自行为答复提供提示。

备注

  • 如果未启用知识库,您只会看到建议致电请求更多信息借助反馈引发共鸣自定义提示。
  • 如果您将相关字段留空,您将只看到建议致电借助反馈引发共鸣自定义提示。

使用筛选器

适用于:Dynamics 365 Customer Service

您可以选择筛选器来选择 Copilot 必须用于生成响应的相关知识文章。

Copilot 如何使用知识库和 Web 源

如果管理员启用了知识源并设置了受信任的域,将执行以下操作:

  • Copilot 使用内部知识库源,搜索内部知识库和最多五个受信任的域来生成电子邮件草稿。
  • 当您选择检查来源时,应用程序将显示用于生成草稿的知识来源。
  • 当您使用自定义提示来进一步细化响应时,应用程序会显示设置为使用知识库切换。 您可以将切换切换到来禁用知识库源。

查看建议的回复

当您选择其中一个预定义的提示时,Copilot 会生成一个建议的回复,该回复会逐渐显示在 UI 上。 您还可以看到内联引文,其中显示 Copilot 从中获得回复的知识库或网站链接。 当您将鼠标悬停在引文上时,可以看到一个指向源的内联链接。 您可以选择停止响应来停止 Copilot 生成电子邮件草稿。 应用程序将显示重新启动的提示。

优化回复

您可以选择“使用 Copilot 调整”图标来更改英语回复的长度和语气。 请执行以下操作:

长度:选择可压缩或展开文本。
语调:选择友好职业正式可调整文本的语调。

使用跟进提示

适用范围:仅限 Dynamics 365 Contact Center - 独立版和 Dynamics 365 Customer Service

如果您对 Copilot 的响应不满意,可以使用跟进自定义提示,以自然、对话的方式指导 Copilot。 一次最多可以使用五个提示来优化电子邮件草稿。 如果启用了知识库,Copilot 也将使用这些源。

使用响应

要使用 Copilot 生成的草稿,请执行下列操作:

  • 在富文本编辑器中,选择保留。 您将在富文本编辑器中看到草稿,可以按原样使用,也可以在将草稿发送给客户之前进行进一步编辑。
  • 在 Copilot 窗格中,您可以:
    • 选择编辑进一步优化响应。
    • 选择翻译将回复翻译成另一种语言。
    • 选择复制复制响应,然后将其粘贴到电子邮件正文中。

从头开始

要返回到提示,选择 Copilot 窗格底部的重新开始

翻译响应

如果启用了翻译,您可以选择翻译,然后选择首选语言以将响应翻译为该语言。 您还可以选择显示原始语言将响应翻译回原始语言。

下一步

使用 Copilot 解决客户问题

查看、撰写和响应电子邮件
启用 Copilot 以起草电子邮件
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