การระบุปัญหาทางธุรกิจที่จะแก้ไข (กรณีการใช้งาน)

ขั้นตอนแรกในการใช้งาน Microsoft Power Platform เพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจคือ การตัดสินใจปัญหาที่คุณต้องการจัดการ

ในแง่ไอที ปัญหาทางธุรกิจที่จะแก้ไขมักจะถูกเรียกว่า กรณีการใช้งาน

ถามตัวเองว่า "ปัญหาทางธุรกิจที่ฉันกำลังพยายามแก้ไขคืออะไร" (ต้องกระชับ เมื่อคุณตั้งชื่อปัญหา ในหลายๆ กรณี จะกลายเป็นชื่อของแอปที่คุณสร้าง!) เมื่อคุณกำหนดปัญหา ให้แยกออกเป็นคำชี้แจงปัญหาและผลลัพธ์ที่คุณต้องการให้บรรลุ

สำหรับแอปที่เราจะใช้เป็นตัวอย่างในบทความเหล่านี้ เรามีคำชี้แจงต่อไปนี้: "การรายงานค่าใช้จ่าย: สร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานและแผนกการบัญชี ช่วยให้การติดตามงบประมาณเร็วขึ้น และลดการเปิดเผยของเราในการตรวจสอบ"

หากคุณรู้อยู่แล้วว่าปัญหาใดที่คุณได้กำหนดไว้เพื่อแก้ไข คุณสามารถข้ามไปที่ส่วน การพิจารณาต้นทุนในการแก้ปัญหาด้วยตนเอง หากคุณต้องการไอเดียบางอย่าง หรือต้องการฝึกฝนปัญหาที่มีขนาดเล็ก ก่อนที่จะจัดการกับแรงบันดาลใจดั้งเดิมของคุณ อ่านต่อ

ฉันสามารถทำอะไรกับ Power Apps ได้บ้าง

หากคุณกำลังสร้างแอปแรกด้วย Power Apps ให้นึกถึงธุรกิจของคุณและงานที่คุณและกลุ่มคนของคุณทำประจำวัน และระบุปัญหาทางธุรกิจที่คุณกำลังใช้กระบวนการด้วยตนเองเพื่อแก้ปัญหาในขณะนี้

กรณีการใช้งานที่เป็นไปได้สำหรับระบบอัตโนมัติคือช่องว่าง การร้องเรียน หรือความไร้ประสิทธิภาพ ที่มีอยู่ในสภาพแวดล้อมการทำงานปัจจุบันของคุณ กระบวนการที่ยังต้องใช้กระดาษหรืออีเมล และกระบวนการที่ต้องการย้ายข้อมูลด้วยตนเองจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง (จากอีเมลไปยังฐานข้อมูล หรือจากสเปรดชีตหนึ่งไปยังอีกสเปรดชีตหนึ่ง) น่าจะเป็นทางเลือกสำหรับการแก้ปัญหาด้วยแอป

เคล็ดลับ

อย่าเลือกปัญหาที่ใหญ่จนคุณติดขัด อย่างไรก็ตาม แม้แต่กระบวนการที่มีขนาดใหญ่อาจถูกทำให้เป็นแบบอัตโนมัติในส่วนที่มีมีขนาดเป็นไบต์ เมื่อคุณแยกกระบวนการทั้งหมดออกเป็นองค์ประกอบที่จัดการได้

สำหรับแรงบันดาลใจ ตรวจสอบ เรื่องราวในโลกแห่งความจริงจากลูกค้า เหล่านี้

เป็นการดีที่ทราบว่าแอปที่คุณมีอยู่ในใจจะเป็นประโยชน์ต่อเพื่อนร่วมงานและเจ้านายของคุณอย่างไร โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการขอความร่วมมือ เมื่อมีการสร้างหรือการใช้แอป รายการด้านล่างแสดงชนิดของปัญหาที่แพลตฟอร์มสามารถแก้ไขได้:

• ความพร้อมใช้งาน – การเข้าถึงแอปได้ทุกที่ทุกเวลา

• การเคลื่อนไหว – การอนุญาตให้ผู้คนทำงานกับแอปในขณะเดินทาง

• การรวบรวม – การรวบรวมข้อมูลในวิธีที่เป็นอัตโนมัติยิ่งขึ้นเพื่อลดการรวมบัญชีด้วยตนเอง

• การอบรม – การเพิ่มความเร็วผู้คนและการติดตามผลการฝึกอบรมและการรับรองของพวกเขา

• การพัฒนา – การเพิ่มความสามารถในการแก้ปัญหาด้วยตนเองภายในแผนกหรือส่วน

• การรวม – การลดแรงเสียดทานสำหรับพนักงานที่มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่แตกต่างจากพนักงานคนอื่นๆ (เช่น พนักงานระยะไกล หรือคนพิการ)

• ประสิทธิภาพ – การลดเวลาที่ต้องใช้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ การลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

• ผลผลิต – การเพิ่มปริมาณงานของกระบวนการ

• เส้นเวลา – การเพิ่มความเร็วของการทำงานร่วมกันแบบครบวงจรระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกัน

• ความสามารถปรับขนาดได้ – การอนุญาตปริมาณงานที่มากขึ้น

• การวิเคราะห์ – การรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็น ซึ่งต้องเก็บไว้ในลักษณะที่ช่วยให้การวิเคราะห์ง่ายขึ้น

• การรายงาน – การเปิดใช้งานการรายงานที่รวดเร็วกว่าหรือที่เสร็จสมบูรณ์มากกว่าไปยังการจัดการ

• การรักษาความปลอดภัย – การจัดเก็บและการทำงานกับข้อมูลอย่างปลอดภัย

• การปฏิบัติตาม – การแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรือทางการบัญชี

• การพัฒนาอย่างยั่งยืน – การลดขยะ (เช่น กระดาษ และไฟฟ้า) และมลพิษ

การพิจารณาต้นทุนในการแก้ปัญหาด้วยตนเอง

ก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินการโครงการ ใช้เวลาอีกสักครู่เพื่อพิจารณาว่าโครงการคุ้มค่าหรือไม่

อาจเป็นไปได้ที่จะ "คาดเดา" ต้นทุนระดับสูงในการแก้ปัญหาด้วยตนเอง สิ่งนี้สามารถแสดงได้ใน เวลา ที่ใช้ในการดำเนินการจนจบกระบวนการ หรือ—ถ้าคุณรู้ว่าต้นทุน (เงินเดือนหรืออัตรารายชั่วโมง ผลประโยชน์ และอื่นๆ) "ที่โหลดเต็มรูปแบบ" ของพนักงาน— คุณสามารถคูณเวลาที่ใช้ในการแก้ปัญหาด้วยอัตรานั้นเพื่อให้ได้ ต้นทุน ในแต่ละครั้งที่กระบวนการทำงาน จากตรงนั้น ถ้าคุณทราบจำนวนครั้งที่กระบวนการทำงาน คุณสามารถคำนวณต้นทุนรายปี

โปรดทราบว่าไม่ใช่ว่าทุกโครงการจะส่งผลให้ประหยัดเวลาหรือต้นทุน บางครั้งการทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติสามารถให้ข้อมูลที่สะอาดกว่าหรือตรงเวลามากขึ้น หรือการหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่าย (ตัวอย่างเช่น การบันทึกข้อมูลช่วยให้มีหลักฐานในการตรวจสอบที่สามารถช่วยหลีกเลี่ยงค่าปรับ หากการตรวจสอบเกิดขึ้น)

นี่จะเป็นการประเมิน "การคำนวณคร่าวๆ" เพื่อให้แน่ใจว่าคุ้มค่าที่จะดำเนินการโครงการแอปของคุณ ในบทความอื่น เราจะดูรายละเอียดเกี่ยวกับ การวิเคราะห์ต้นทุนเทียบกับมูลค่าทางธุรกิจ

โดยสมมติว่าคุณตัดสินใจว่าโครงการนี้คุ้มค่าในการดำเนินการ ขั้นตอนต่อไปคือการทำความเข้าใจกระบวนการปัจจุบันทั้งหมด และค้นหาการปรับให้เหมาะสมที่คุณสามารถทำได้

ขั้นตอนถัดไป: ตัวอย่างการรายงานค่าใช้จ่าย

หมายเหตุ

บอกให้เราทราบเกี่ยวกับภาษาที่คุณต้องการในคู่มือ ทำแบบสำรวจสั้นๆ (โปรดทราบว่าแบบสำรวจนี้เป็นภาษาอังกฤษ)

แบบสำรวจนี้ใช้เวลาทำประมาณเจ็ดนาที ไม่มีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคล)