การทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติคุ้มค่าหรือไม่

ตอนนี้ถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาความพยายามที่จะใช้ในการสร้างโซลูชัน และตัดสินใจว่าสมเหตุสมผลหรือไม่ นี่เกี่ยวข้องกับการชั่งมูลค่าทางธุรกิจเทียบกับต้นทุนของการทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติ มูลค่าทางธุรกิจ เป็นประโยชน์อย่างต่อเนื่องที่ธุรกิจได้รับจากโครงการ

ต้นทุนของการไม่ทำอะไรเลย

หากต้องการทราบว่าคุ้มค่าที่จะทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติหรือไม่ ขั้นตอนแรกคุณต้องเข้าใจต้นทุนของการ ไม่ แก้ปัญหา

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการกำหนดมูลค่าทางธุรกิจที่คุณหวังว่าจะบรรลุจากโซลูชัน Microsoft Power Platform คุณควรมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่องค์กรของคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายเพื่อแก้ไขปัญหาในลักษณะปัจจุบัน กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ วัดต้นทุนในการไม่ทำอะไรเลย

ในการคำนวณต้นทุนปัจจุบัน ให้ระบุเวลาที่ใช้ในการดำเนินการกระบวนการปัจจุบัน และคูณด้วยต้นทุนของผู้ที่ดำเนินการ คุณสามารถวัดค่าใช้จ่ายรายปีได้โดยการกำหนดต้นทุนในการดำเนินกระบวนการแบบครบวงจรหนึ่งครั้ง จากนั้นคูณด้วยจำนวนครั้งที่คุณดำเนินการกระบวนการในหนึ่งปี เพิ่มในต้นทุนอื่นๆ เช่น สิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์ กระดาษ ดวงตราไปรษณีย์ และอื่นๆ

ตัวอย่าง: ต้นทุนของกระบวนการค่าใช้จ่ายปัจจุบัน

สิ่งแรกที่เราต้องเข้าใจก็คือ สิ่งที่เป็นต้นทุนขององค์กรในการดำเนินการกระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเองต่อ นี่คือสิ่งที่เราค้นพบ เมื่อเราพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของเรา:

• เราพบว่าใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์เพื่อรวมใบเสร็จรับเงินทั้งหมดของพวกเขาและกรอกรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง Abhay ระบุว่ามีรายงานค่าใช้จ่ายประมาณ 140 ฉบับต่อสัปดาห์ นอกจากนี้ เรายังได้เรียนรู้ว่าค่าต้นทุนที่โหลดแบบเต็มรูปแบบของสมาชิกในกลุ่มคนแต่ละคนนั้นคือประมาณ $90/ชม.

  (รายงานค่าใช้จ่าย 140 ฉบับ × 1 ชั่วโมง/สัปดาห์) × $90 = $12,600/สัปดาห์

  52 สัปดาห์ × $12,600 = $655,200 ต่อปี

• นิคไม่ได้ตรวจสอบหรืออนุมัติรายงานค่าใช้จ่าย นั่นคือทั้งหมดจะไปตกอยู่กับ Abhay และทีมที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์ เนื่องจากนิคไม่ได้ตรวจสอบค่าใช้จ่ายของทีมเป็นประจำ โอกาสที่สำคัญในการตรวจสอบความสมบูรณ์ของค่าใช้จ่าย ระวังการฉ้อโกง และปรับพฤติกรรมการใช้จ่ายของทีมให้เหมาะสมจึงหายไป

• Abhay แชร์กับเราว่า ทีมใช้เวลาประมาณ 15 นาทีต่อรายงานค่าใช้จ่าย ได้รับรายงานโดยเฉลี่ย 140 ฉบับต่อสัปดาห์ และส่งกลับ 25 เปอร์เซ็นต์ของรายงานเหล่านั้น เนื่องจากข้อมูลที่หายไป

  การรีวิวเบื้องต้น: รายงานค่าใช้จ่าย 140 ฉบับ × รีวิว 15 นาที = 35 ชั่วโมง

  การรีวิวเบื้องต้น: 35 ชั่วโมง × $90 = $3,150 ต่อสัปดาห์ = $163,800/ปี

  การรีวิวการทำงานซ้ำ: รายงานค่าใช้จ่าย 35 ฉบับ × รีวิว 15 นาที = 8.75 ชั่วโมง

  การรีวิวการทำงานซ้ำ: 8.75 ชั่วโมง × $90/ชม. = $787.50/สัปดาห์ = $40,950/ปี

  ต้นทุนรวมรายสัปดาห์: $3,937.50

  ต้นทุนรวมรายปี: $204,750

• หลังจากการตรวจสอบความถูกต้องของรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว จะใช้เวลาประมาณ 7 นาทีต่อรายงานค่าใช้จ่ายในการค้นหารหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท และเขียนลงในบรรทัดค่าใช้จ่ายของรายงานแต่ละบรรทัด

  รายงานค่าใช้จ่าย 140 ฉบับ × 7 นาทีของการเข้ารหัส = 16.5 ชั่วโมง/สัปดาห์ = $1,485/สัปดาห์ = $77,220/ปี

• จะใช้เวลาประมาณ 10 นาทีต่อรายงานค่าใช้จ่ายในการสร้างสมุดรายวันการชำระเงินในระบบการเงิน เพื่อประมวลผลการชำระเงินและปรากฏในรายงานทางการเงินสำหรับ Charlotte

  รายงานค่าใช้จ่าย 140 ฉบับ × 10 นาที = 23.8 ชั่วโมง/สัปดาห์ = $2,142/สัปดาห์ = $111,384/ปี

• Charlotte ต้องการรีวิวงบประมาณแต่ละสัปดาห์ แต่ไม่สามารถรับรายงานของเธอได้จนถึงวันพฤหัสบดี หลังจาก Abhay รีวิวเสร็จและได้รับรายงานที่มีข้อมูลที่ขาดหายไปกลับมา (แม้ว่านี่ไม่ใช่ต้นทุนทางการเงิน แต่ก็มีผลกระทบต่อธุรกิจ)

กระบวนการทั้งหมดเป็นต้นทุนของบริษัท:

$655,200 + $204,750 + $77,220 + $111,384 = $1,048,554

ขั้นตอนถัดไป: การกำหนดมูลค่าทางธุรกิจ

หมายเหตุ

บอกให้เราทราบเกี่ยวกับภาษาที่คุณต้องการในคู่มือ ทำแบบสำรวจสั้นๆ (โปรดทราบว่าแบบสำรวจนี้เป็นภาษาอังกฤษ)

แบบสำรวจนี้ใช้เวลาทำประมาณเจ็ดนาที ไม่มีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคล)