กำหนดค่าวิธีการบันทึกอีเมลและกิจกรรม Outlook ไปยัง CRM

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถกำหนดค่าฟิลด์ที่ผู้ขายสามารถใช้เพื่อจัดประเภทอีเมลและการประชุม ซึ่งบันทึกลงในระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ผู้ขายสามารถค้นหาและติดตามการโต้ตอบกับลูกค้าได้อย่างง่ายดายด้วยการจัดประเภทอีเมลและการประชุมในกล่องข้อความ CRM ตัวอย่างเช่น ผู้ขายอาจต้องการจัดประเภทอีเมลและการประชุมตามลำดับขั้นลำดับความสำคัญ บัญชี หรือข้อตกลง
คุณยังสามารถควบคุมได้ว่าผู้ขายจะบันทึกไฟล์แนบพร้อมกับอีเมลหรือการประชุมไปยัง CRM ได้หรือไม่ เมื่อเปิดใช้งานการบันทึกไฟล์แนบ คุณยังสามารถกำหนดค่าได้ว่าจะเลือกไฟล์แนบทั้งหมดหรือไม่ตามค่าเริ่มต้นที่จะบันทึกไปยัง CRM ไม่ว่าในกรณีใด ผู้ขายสามารถเลือกไฟล์แนบที่จะบันทึกเมื่อบันทึกอีเมลหรือการประชุมไปยัง CRM

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ผู้ดูแลระบบ CRM ต้องเข้าถึงการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบจากแอป Copilot สำหรับฝ่ายขายในTeams สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ไปที่ การตั้งค่าการดูแลระบบ Microsoft 365 Copilot สำหรับฝ่ายขาย

กำหนดค่าฟิลด์ที่จะบันทึกใน CRM

คุณสามารถเลือกฟิลด์ที่บันทึกไว้ใน CRM พร้อมกับอีเมลหรือการประชุม ฟิลด์เหล่านั้นจะแสดงต่อผู้ขายเมื่อพวกเขาบันทึกอีเมลหรือการประชุมไปยัง CRM

1. ในการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ Copilot สำหรับฝ่ายขาย ให้เลือก บนทึกไปยัง <ชนิดของระบบ CRM>

2. เลือก บันทึกอีเมลไปที่ <ชนิดของระบบ CRM> หรือ บันทึกการประชุมไปที่ <ชนิดของระบบ CRM> โดยขึ้นอยู่กับประเภทของกิจกรรมที่คุณต้องการกำหนดค่า

   

3. (ไม่บังคับ) เลือก รีเฟรชข้อมูล เพื่อรับการอัปเดตล่าสุดในฟิลด์จาก CRM ตัวอย่างเช่น หากผู้ดูแลระบบ CRM อัปเดตป้ายชื่อฟิลด์ใน CRM คุณสามารถรีเฟรชข้อมูลเพื่อดูป้ายชื่อที่อัปเดตใน Copilot สำหรับฝ่ายขาย

4. ในส่วน จัดประเภทด้วยฟิลด์ ให้เลือก เพิ่มฟิลด์

5. ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มประเภท ให้เลือกฟิลด์ที่ควรแสดงต่อผู้ขาย
   กล่องโต้ตอบ เพิ่มประเภท แสดงฟิลด์อีเมลและเอนทิตีการนัดหมายที่พร้อมใช้งานทันทีและกำหนดเองทั้งหมดใน CRM ยกเว้นฟิลด์ของระบบ กล่องโต้ตอบจะแสดงเฉพาะฟิลด์ชนิดต่อไปนี้: ชุดตัวเลือก การค้นหาและข้อความ ข้อความหลายบรรทัด (ข้อความธรรมดา/บันทึก) บูลีน และจำนวนเต็ม

6. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ผู้ขายสามารถดูฟิลด์ที่คุณกำหนดค่าเมื่อบันทึกอีเมลหรือการประชุมลงใน CRM ได้แล้ว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ไปที่ บันทึกกิจกรรม Outlook ไปยัง CRM ของคุณ

กำหนดการตั้งค่าการบันทึกไฟล์แนบ

1. ในการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ Copilot สำหรับฝ่ายขาย ให้เลือก บันทึกไปที่ (CRM)
2. การกำหนดการตั้งค่าการบันทึกไฟล์แนบสำหรับอีเมล:
   1. ภายใต้ส่วน บันทึกอีเมลไปยัง (CRM) ให้เปิด บันทึกไฟล์แนบด้วยอีเมล
   2. หากต้องการบันทึกไฟล์แนบทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น ให้เลือก บันทึกไฟล์แนบทั้งหมดในอีเมลตามค่าเริ่มต้น หากไม่เลือกตัวเลือกนี้ ผู้ขายสามารถเลือกไฟล์แนบที่จะบันทึกเมื่อบันทึกอีเมลไปยัง CRM
      
3. การกำหนดการตั้งค่าการบันทึกไฟล์แนบสำหรับการประชุม:
   1. ภายใต้ส่วน บันทึกการประชุมไปยัง (CRM) ให้เปิด บันทึกไฟล์แนบด้วยการประชุม
   2. หากต้องการบันทึกไฟล์แนบทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น ให้เลือก บันทึกไฟล์แนบทั้งหมดในการประชุมตามค่าเริ่มต้น หากไม่เลือกตัวเลือกนี้ ผู้ขายสามารถเลือกไฟล์แนบที่จะบันทึกเมื่อบันทึกการประชุมไปยัง CRM

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

บันทึกกิจกรรม Outlook ไปยัง CRM ของคุณ