ภาพรวมการจัดการโครงการและการบัญชี
ฟังก์ชันการทำงานของการจัดการโครงการและการบัญชีสามารถใช้ในหลายอุตสาหกรรมเพื่อให้บริการ ผลิตผลิตภัณฑ์ หรือบรรลุผลลัพธ์
โครงการคือกลุ่มของกิจกรรมที่ออกแบบมาเพื่อให้บริการ ผลิตผลิตภัณฑ์ หรือบรรลุผลลัพธ์ โครงการใช้ทรัพยากรและสร้างผลลัพธ์ทางการเงินในรูปแบบของรายได้หรือสินทรัพย์
โครงการในอุตสาหกรรมต่างๆ
ฟังก์ชันการจัดการโครงการและการบัญชีสามารถใช้ได้ในหลายอุตสาหกรรม ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้
ในศูนย์บริการ สามารถใช้ตั๋วเพื่ออธิบายชุดการดำเนินการที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาการโทร บริษัทที่ปรึกษา เช่น การจัดการหรือองค์กรที่ปรึกษาด้านเทคนิคหรือหน่วยงานโฆษณา อ้างถึงกิจกรรมของพวกเขาว่าเป็นโครงการ ในด้านการตลาด แคมเปญแสดงถึงชุดของงานที่ต้องส่งมอบ ในการผลิตตามโครงการ ใบสั่งผลิตจะเกี่ยวข้องกับงานต่างๆ ที่ต้องทำเพื่อผลิตสินค้าสำเร็จรูปบางส่วน ไม่ว่าจะใช้ชื่ออะไรก็ตาม โครงการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับทรัพยากร กำหนดการ และต้นทุน และฟังก์ชันการทำงานของการจัดการโครงการและการบัญชีสามารถช่วยในการวางแผน การดำเนินการ และการวิเคราะห์โครงการเหล่านี้
ขั้นตอนของโครงการ
แม้ว่าโฟลว์กระบวนการต่อไปนี้มุ่งเป้าไปที่โครงการภายนอกหรือโครงการที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับลูกค้าตั้งแต่หนึ่งรายขึ้นไป ฟังก์ชันการทำงานนี้ยังใช้กับโครงการภายในที่มีต้นทุนเท่านั้น
ดังที่แสดงในภาพประกอบก่อนหน้านี้ การจัดการโครงการและการบัญชีสามารถแบ่งออกเป็นสามขั้นตอน:
- เริ่มต้น
- ดำเนินการ
- วิเคราะห์
เริ่มต้นโครงการ
ในระหว่างการเริ่มต้นโครงการ จะมีกระบวนการสำคัญหลายอย่างเกิดขึ้น คุณสามารถใช้ใบเสนอราคาโครงการเพื่อสื่อสาร แรงงาน ค่าใช้จ่าย และวัสดุโดยประมาณ ให้กับลูกค้าได้ คุณสามารถบันทึกเงื่อนไขการเรียกเก็บเงิน ขีดจำกัด และข้อตกลงในสัญญาโครงการ คุณสามารถใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อวางแผนและประมาณการงาน คุณสามารถตั้งค่าการคาดการณ์และงบประมาณเพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินโครงการ ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงโครงสร้างของโครงการโครงสร้างโครงการ
สร้างใบเสนอราคาโครงการ
ในขั้นตอนการขายเริ่มต้นของโครงการ ใบเสนอราคาโครงการช่วยให้คุณสามารถให้ข้อเสนอที่ไม่ผูกมัดกับลูกค้าได้ ใบเสนอราคาอาจรวมถึงองค์ประกอบต่างๆ เช่น สินค้าและบริการที่เสนอราคา ข้อมูลติดต่อพื้นฐาน ข้อตกลงทางการค้าพิเศษ และส่วนลด และภาษีและค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่เป็นไปได้
คุณยังสามารถออกหนังสือค้ำประกันสำหรับธุรกรรมใบเสนอราคาโครงการระหว่างองค์กรของคุณและลูกค้าได้ หลังจากสร้างใบเสนอราคาโครงการแล้ว คุณสามารถสร้างหนังสือค้ำประกันสำหรับลูกค้าและส่งไปยังธนาคาร หลังจากธนาคารอนุมัติคำขอแล้ว จะออกหนังสือค้ำประกันให้กับลูกค้า
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใบเสนอราคาโครงการ
สร้างสัญญาโครงการ
เมื่อคุณทำสัญญากับลูกค้าหรือแหล่งเงินทุนอื่นๆ เพื่อทำโครงการ คุณต้องสร้างสัญญาโครงการก่อน จากนั้นเมื่อคุณสร้างโครงการ คุณจะต้องมอบหมายให้กับสัญญาที่เกี่ยวข้อง ชนิดของโครงการที่คุณสร้างสำหรับสัญญาโครงการจะกำหนดวิธีการที่ใช้ในการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าโครงการ คุณแก้ไขสัญญาโครงการและโครงการที่เกี่ยวข้องได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนประเภทโครงการได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทโครงการ โปรดดูส่วน "การสร้างโครงการ"
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสัญญาโครงการ โปรดดู สัญญาโครงการ
สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน
ระดับของรายละเอียดใน WBS ขึ้นอยู่กับระดับความแม่นยำที่จำเป็นในการประมาณการและระดับของการติดตามที่จำเป็นสำหรับการประมาณการเหล่านั้น โครงการที่มีความอดทนต่อการเลื่อนหลุดในกำหนดการหรือค่าใช้จ่ายต่ำมาก มักจะต้องมี WBS ที่ละเอียดกว่านี้ และยังต้องมีการติดตามความคืบหน้าของงานและต้นทุนที่มากกว่านี้ เมื่อเทียบกับ WBS
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู ภาพรวมโครงสร้างการแบ่งงาน
สร้างการคาดการณ์โครงการและงบประมาณ
คุณสามารถใช้การคาดการณ์ได้หากองค์กรของคุณมีมุมมองในการดำเนินงานและมุ่งเน้นไปที่รายได้และต้นทุนที่ได้มาจากธุรกรรมเฉพาะ อย่างไรก็ตาม หากองค์กรของคุณให้ความสำคัญกับจำนวนเงินมากขึ้น คุณสามารถใช้การจัดทำงบประมาณได้ แต่ละวิธีมีข้อดีของมันเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู การคาดการณ์โครงการและงบประมาณ
สร้างโครงการ
คุณสามารถสร้างโครงการได้หกประเภทใน Finance โครงการแต่ละประเภทตั้งค่าการรับรู้ต้นทุนและรายได้แตกต่างกัน ประเภทโครงการที่คุณเลือกขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของโครงการ ตารางต่อไปนี้อธิบายการใช้งานโดยทั่วไปของโครงการแต่ละประเภท
| ชนิดโครงการ | รายละเอียด |
| เวลาและวัสดุ | ในโครงการเวลาและวัสดุ ลูกค้าจะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในโครงการ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้รวมถึงค่าชั่วโมง ค่าใช้จ่าย สินค้า และค่าธรรมเนียม |
| ราคาคงที่ | ในโครงการราคาคงที่ ใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยธุรกรรมในบัญชี โครงการราคาคงที่จะออกใบแจ้งหนี้ตามกำหนดเวลาการเรียกเก็บเงินที่ยึดตามสัญญาโครงการ รายได้สำหรับโครงการราคาคงที่สามารถคำนวณและลงรายการบัญชีทั่วทั้งโครงการโดยใช้วิธีเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ หรือสามารถคำนวณรายได้และลงรายการบัญชีเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์โดยใช้วิธีการทำสัญญาที่สมบูรณ์ บริษัทต่างๆ มักจะได้รับประโยชน์จากการใช้มูลค่าของงานระหว่างทำการ (WIP) คำนวณระดับความสำเร็จของโครงการหรือกลุ่มของโครงการ |
| การลงทุน | โครงการลงทุนคือโครงการที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ทันที โดยทั่วไปจะใช้สำหรับโครงการภายในระยะยาวที่ต้องใช้ต้นทุนให้เกิดผลประโยชน์ สามารถบันทึกได้เฉพาะต้นทุนสินค้า ชั่วโมง และค่าใช้จ่ายสำหรับโครงการลงทุน ต้นทุนในโครงการการลงทุนจะถูกติดตามและควบคุมโดยใช้ฟังก์ชันการประมาณการ สามารถตั้งค่าโครงการลงทุนโดยให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดก็ได้ ในขณะที่โครงการลงทุนดำเนินไปคุณจะบันทึกค่าใช้จ่ายในบัญชี WIP ซึ่งต้นทุนจะถูกระงับจนกว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ เมื่อโครงการถูกตัดออก คุณจะโอนค่า WIP ไปยังสินทรัพย์ถาวร บัญชีแยกประเภท หรือโครงการใหม่ หมายเหตุ: ธุรกรรมเกี่ยวกับโครงการลงทุนจะไม่ปรากฏในหน้า ลงรายการบัญชีต้นทุน, สะสมรายได้ หรือ สร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้ |
| โครงการต้นทุน | เช่นเดียวกับโครงการการลงทุน โครงการต้นทุนมักใช้เพื่อติดตามโครงการภายใน และสามารถบันทึกเฉพาะชั่วโมง ค่าใช้จ่าย และสินค้า สำหรับโครงการเหล่านั้นได้ อย่างไรก็ตาม โครงการต้นทุนมักจะมีระยะเวลาสั้นกว่าโครงการลงทุน นอกจากนี้ไม่เหมือนกับโครงการลงทุน โครงการต้นทุนไม่สามารถใช้เป็นทุนในบัญชีงบดุลได้ แต่ธุรกรรมโครงการของจะลงรายการบัญชีไปยังบัญชีกำไรและขาดทุนเท่านั้น หมายเหตุ: ธุรกรรมเกี่ยวกับโครงการต้นทุนจะไม่ปรากฏในแสดง ลงรายการบัญชีต้นทุน, สะสมรายได้ หรือ สร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้ เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วโครงการต้นทุนจะใช้เพื่อติดตามโครงการภายในจึงไม่จำเป็นต้องเชื่อมโยงกับบัญชีลูกค้า อย่างไรก็ตาม หากการตั้งค่าของคุณต้องการให้มีการสร้างความต้องการสินค้าสำหรับใบสั่งซื้อ คุณต้องเชื่อมโยงโครงการต้นทุนกับลูกค้า จำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงนี้เนื่องจากความต้องการสินค้าได้รับการจัดการเป็นรายการใบสั่งขาย และระบบต้องการให้ระบุลูกค้า อย่างไรก็ตาม การตั้งค่านี้จะไม่ทำให้ความต้องการสินค้าถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากใบสั่งซื้อ สำหรับโครงการต้นทุน การตั้งค่า สร้างความต้องการสินค้า จะถูกละเว้น หากคุณต้องการความต้องการสินค้าในโครงการต้นทุน คุณสามารถสร้างได้ด้วยตนเองโดยมีเงื่อนไขว่าลูกค้าจะเชื่อมโยงกับโครงการ |
| ภายใน | โครงการภายในใช้เพื่อติดตามต้นทุนของโครงการที่อยู่ภายในองค์กรของคุณ โครงการภายในสามารถจัดหาเครื่องมือการวางแผนเพื่อจัดการการใช้ทรัพยากร หมายเหตุ: ธุรกรรมเกี่ยวกับโครงการภายในจะไม่แสดงในหน้า สะสมรายได้ หรือ สร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้ |
| Time | โครงการเวลาใช้เพื่อติดตามเวลาที่เชื่อมโยงกับกิจกรรมที่ไม่คิดค่าใช้จ่ายและไม่ก่อให้เกิดประสิทธิผล เช่น โครงการติดตามเวลาป่วยของผู้ปฏิบัติงาน ธุรกรรมในโครงการเวลาจะไม่ลงรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภท แต่จะรวมอยู่ในรายงานการใช้ผู้ปฏิบัติงาน บันทึกรายการชั่วโมงในโครงการเวลาเท่านั้น คุณใช้สมุดรายวันชั่วโมงหรือแผ่นเวลาเพื่อลงทะเบียนชั่วโมงเหล่านี้กับโครงการ หลังจากลงทะเบียนชั่วโมงแล้ว จะปรากฏเป็นธุรกรรมโครงการ แต่ไม่มีธุรกรรมใบสำคัญที่เกี่ยวข้อง หมายเหตุ: ธุรกรรมเกี่ยวกับโครงการเวลาจะไม่ปรากฏในแสดง ลงรายการบัญชีต้นทุน, สะสมรายได้ หรือ สร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้ |
กำหนดผู้ปฏิบัติงาน ประเภท และทรัพยากร
คุณสามารถจัดกำหนดการทรัพยากรของผู้ปฏิบัติงานตามความต้องการและกำหนดการของโครงการ หรือตามทักษะและความพร้อมของพนักงาน ด้วยการใช้ความสามารถในการจัดกำหนดการทรัพยากร คุณสามารถปรับใช้ผู้ปฏิบัติงานในองค์กรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล คุณสามารถค้นหาผู้ปฏิบัติงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดที่พร้อมจะทำงานในโครงการของคุณได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้คุณยังสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าผู้ปฏิบัติงานเหล่านั้นจะถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระหว่างโครงการได้อย่างไร
นี่คือบางวิธีที่คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการจัดกำหนดการทรัพยากร:
- ใช้ข้อมูลเกี่ยวกับคุณลักษณะของผู้ปฏิบัติงาน เช่น การศึกษา ทักษะ การรับรองและประสบการณ์โครงการเพื่อจับคู่ผู้ปฏิบัติงานกับข้อกำหนดของโครงการ
- ใช้ข้อมูลเกี่ยวกับปฏิทินของผู้ปฏิบัติงานและความพร้อมใช้งานเพื่อจับคู่ตารางเวลาของผู้ปฏิบัติงานกับปฏิทินโครงการ
- ตรวจสอบกำลังการผลิตของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน และกำหนดวิธีใช้กำลังการผลิต ตัวอย่างเช่น หากมีการใช้งานผู้ปฏิบัติงานน้อย ผู้ปฏิบัติงานอาจถูกมอบหมายให้กับโครงการที่เหมาะกับความพร้อม และคุณลักษณะของพวกเขา
- ตรวจสอบความพร้อมของพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีปฏิทินขัดแย้งกับงานที่มอบหมายของพนักงาน
- ตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์ของผู้ปฏิบัติงานในมุมมองสรุป (เช่น ตามแผนกหรือตามผู้ปฏิบัติงาน) หรือมุมมองรายละเอียด (ตัวอย่างเช่น โดยผู้ปฏิบัติงานในแผนกหรือตามรายละเอียดรายสัปดาห์สำหรับผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน)
- แก้ไขการกำหนดทรัพยากรสำหรับหน่วยเวลาต่างๆ เช่น วันสัปดาห์หรือเดือนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพวิธีการใช้ผู้ปฏิบัติงาน
ดำเนินการโครงการ
ในระหว่างการดำเนินโครงการ สมาชิกในทีมหรือผู้จัดการจะบันทึกงานและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยใช้แผ่นเวลารายงานค่าใช้จ่ายและเอกสารทางธุรกิจอื่นๆ ผู้จัดการโครงการมีเครื่องมือที่ช่วยให้ตรวจสอบการใช้งบประมาณสำหรับโครงการได้ ผู้จัดการโครงการยังสามารถสั่งซื้อ เลือก หรือจัดหาวัสดุสำหรับโครงการโดยใช้ใบสั่งซื้อและเอกสารทางธุรกิจอื่นๆ มีการจัดเตรียมและอนุมัติใบแจ้งหนี้เพื่อให้สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับการทำงานที่กำลังดำเนินอยู่ สุดท้ายรายได้จะถูกรับรู้ในระหว่างกระบวนการนี้เพื่อส่งผลต่อการเงินขององค์กร
จัดการโครงสร้างการแบ่งงาน
WBS คือคำอธิบายของโครงสร้างการแบ่งงานที่จะทำให้เสร็จสูมบูรณ์สำหรับโครงการ WBS เป็นลำดับขั้นของงาน ไม่เพียงแต่แสดงถึงงานสำหรับแต่ละงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงขนาดต้นทุนและระยะเวลาของงานด้วย
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู ภาพรวมโครงสร้างการแบ่งงาน
จัดการการคาดการณ์โครงการและงบประมาณ
มีสองวิธีในการจัดการและควบคุมโครงการของคุณ: และการคาดการณ์โครงการและงบประมาณโครงการ คุณสามารถใช้การคาดการณ์ได้หากองค์กรของคุณมีมุมมองในการดำเนินงานและมุ่งเน้นไปที่รายได้และต้นทุนที่ได้มาจากธุรกรรมเฉพาะ อย่างไรก็ตาม หากองค์กรของคุณให้ความสำคัญกับจำนวนเงินมากขึ้น คุณสามารถใช้การจัดทำงบประมาณได้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู การคาดการณ์โครงการและงบประมาณ
สร้างใบสั่งผลิต
ใบสั่งผลิตที่เกี่ยวข้องกับโครงการสามารถเชื่อมโยงกับใบสั่งขายหรือความต้องการสินค้าโดยใช้วิธีการสินค้าสำเร็จรูปหรือวิธีรายการที่บริโภค นอกจากนี้หากสร้างใบสั่งผลิตด้วยตนเอง จะไม่มีการเชื่อมโยงระหว่างใบสั่งผลิตกับใบสั่งขายหรือความต้องการสินค้า (ไม่มีลิงก์ไปยังใบสั่ง) อย่างไรก็ตาม หากใบสั่งผลิตถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อตอบสนองใบสั่งขายหรือความต้องการสินค้า จะมีการเชื่อมโยงระหว่างใบสั่งผลิตและใบสั่งขายหรือความต้องการสินค้า (ลิงก์ไปยังใบสั่ง)
ขึ้นอยู่กับการรวมกันของปัจจัยเหล่านี้ ให้ใช้หนึ่งในวิธีต่อไปนี้:
- รายการสำเร็จรูป/ลิงก์กับใบสั่งซื้อ - เชื่อมโยงโครงการกับใบสั่งขายหรือความต้องการสินค้า เมื่อคุณใช้วิธีนี้ ต้นทุนจริงของโครงการจะถูกลงรายการบัญชีเมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้ใบสั่งขายหรือเมื่อมีการปรับปรุงบันทึกการจัดส่งสำหรับความต้องการสินค้า ค่าใช้จ่ายถูกลงรายการบัญชีเป็นสินค้าสำเร็จรูป
- สินค้าสำเร็จรูป/ไม่ลิงก์กับใบสั่งซื้อ - ไม่สามารถลงรายการบัญชีต้นทุนจริงได้จนกว่ารอบการผลิตสำหรับสินค้าจะมีสถานะเป็น สิ้นสุดแล้ว ต้นทุนสำหรับสินค้าสำเร็จรูปถูกลงรายการบัญชีเป็นธุรกรรมเดียว
- รายการที่ใช้/ลิงก์กับใบสั่งซื้อ - เชื่อมโยงโครงการกับความต้องการสินค้า เมื่อใช้วิธีนี้คุณสามารถดูต้นทุนโครงการจริงเมื่อการผลิตมีสถานะเป็น เริ่มแล้ว หรือรายงานว่าเสร็จสิ้น ต้นทุนถูกลงรายการบัญชีเป็นธุรกรรมรายการโครงการหลายรายการสำหรับวัตถุดิบและชั่วโมงที่ใช้สำหรับการผลิต เมื่อมีการอัพเดตบันทึกการจัดส่งสำหรับความต้องการสินค้า จะไม่มีการลงรายการบัญชีต้นทุนโครงการ คุณยังสามารถกำหนดระดับในลำดับชั้นรายการวัสดุ (BOM) ที่ติดตามโครงการในการผลิต
- รายการที่ใช้/ไม่ลิงก์กับใบสั่งซื้อ – เชื่อมโยงโครงการกับความต้องการสินค้า เมื่อใช้วิธีนี้คุณสามารถดูต้นทุนโครงการจริงเมื่อการผลิตมีสถานะเป็น เริ่มแล้ว หรือรายงานว่าเสร็จสิ้น ต้นทุนถูกลงรายการบัญชีเป็นธุรกรรมรายการโครงการหลายรายการสำหรับวัตถุดิบและชั่วโมงที่ใช้สำหรับการผลิต คุณยังสามารถกำหนดระดับในลำดับชั้น BOM ที่ติดตามโครงการในการผลิต
จัดผลิตภัณฑ์และบริการ
การซื้อและการขายสินค้าเป็นกิจกรรมที่แพร่หลายในธุรกิจที่เน้นโครงการจำนวนมาก
ใบสั่งซื้อสำหรับโครงการ
วัตถุประสงค์ของใบสั่งซื้อจะกำหนดเมื่อมีการใช้ใบสั่งซื้อ และเมื่อมีการเรียกเก็บเงินสินค้าในโครงการด้วย
| วิธีการ | วัตถุประสงค์ | การใช้สินค้า |
|---|---|---|
| สร้างใบสั่งซื้อโดยตรง | ซื้อสินค้าจากผู้ขายภายนอกเพื่อใช้ในโครงการ คุณสามารถสร้างใบสั่งซื้อได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:
|
สินค้าจะถูกใช้เมื่อมีการปรับปรุงใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย |
| สร้างใบสั่งซื้อโดยตรงจากใบสั่งขาย | ซื้อสินค้าเมื่อคุณสร้างใบสั่งขายจากโครงการ | สินค้าจะถูกใช้เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้ใบสั่งขายให้กับลูกค้า |
| สร้างใบสั่งซื้อจากความต้องการสินค้า | ซื้อสินค้าเมื่อคุณสร้างความต้องการสินค้าจากโครงการ | สินค้าจะถูกใช้เมื่อมีการอัปเดตบันทึกการจัดส่งความต้องการสินค้า |
ใบสั่งขายสำหรับโครงการ
ในการจัดการโครงการและการบัญชีคุณสามารถลงทะเบียนการใช้สินค้าได้หลายวิธี คุณสามารถขายสินค้าหรือซื้อสินค้าจากโครงการ หรือจองสินค้าสำหรับโครงการได้
คุณสามารถสั่งซื้อสินค้าจากสินค้าคงคลังของบริษัทเพื่อใช้ในโครงการได้ หรือคุณสามารถซื้อสินค้าจากผู้ขายภายนอก สินค้าสามารถใช้ได้กับโครงการทุกประเภท ยกเว้นโครงการเวลา
วิธีการสั่งซื้อสินค้าขึ้นอยู่กับว่าคุณสั่งซื้อจากที่ใด:
- ในการสั่งซื้อสินค้าจากสินค้าคงคลังของบริษัท คุณต้องป้อนคำสั่งซื้อตามความต้องการสินค้า หากคุณใช้หน้า ความต้องการสินค้า คุณสามารถตั้งค่าความต้องการเพื่อให้คุณได้รับสินค้าเป็นการจัดส่งบางส่วน ดังนั้นคุณสามารถเลื่อนการบริโภคสินค้าในปริมาณหนึ่งออกไปได้จนกว่าสินค้าจะเป็นที่ต้องการ
- ในการสั่งซื้อสินค้าจากผู้จัดจำหน่ายภายนอก คุณต้องสร้างใบสั่งซื้อเป็นใบสั่งซื้อในหน้า ใบสั่งซื้อ
หมายเหตุ
บันทึกการจัดส่งสำหรับใบสั่งขายที่เกี่ยวข้องกับโครงการไม่สามารถยกเลิกได้หากมีการทำเครื่องหมายรายการสำหรับการบรรจุแล้ว
ตารางต่อไปนี้แสดงวิธีการสั่งซื้อสินค้าและอธิบายวิธีการใช้สินค้า
| วิธีการ | วัตถุประสงค์ | การใช้ธุรกรรมสินค้า |
|---|---|---|
| ใบสั่งขาย | ป้อนธุรกรรมโดยตรงในโครงการเวลาและวัสดุ | ธุรกรรมสินค้าจะถูกใช้เมื่อมีการลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ของลูกค้า |
| สมุดรายวันสินค้าคงคลัง | ป้อนและรักษาเรกคอร์ดสินค้าอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการป้อนความต้องการสินค้าตามรายการที่พิมพ์ สามารถใช้สมุดรายวันสินค้าคงคลังได้ | ธุรกรรมสินค้าจะถูกใช้เมื่อมีการลงรายการบัญชีสมุดรายวัน |
| ความต้องการสินค้า | ป้อนสินค้าที่จะไม่ใช้ทันที วิธีนี้ช่วยให้คุณติดตามจำนวนสินค้าที่ถูกใช้ไปในเรกคอร์ดความต้องการสินค้ารายการเดียว | ธุรกรรมสินค้าจะถูกใช้เมื่อมีการอัปเดตบันทึกการจัดส่ง กล่าวอีกนัยหนึ่งคือความต้องการสินค้าจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการลงรายการบัญชีบันทึกการจัดส่ง |
| ใบสั่งซื้อ | ป้อนธุรกรรมในหนึ่งในสามตำแหน่ง ขึ้นอยู่กับวิธีการซื้อ | ธุรกรรมสินค้าจะถูกใช้เมื่อมีการอัปเดตบันทึกการจัดส่งหรือเมื่อลูกค้าหรือผู้จัดจำหน่ายถูกออกใบแจ้งหนี้ |
ดำเนินการใบแจ้งหนี้โครงการ
ประเภทโครงการเป็นตัวกำหนดว่าควรใช้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ใด สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้เฉพาะโครงการภายนอกสองประเภทเท่านั้น (เวลาและวัสดุ และราคาคงที่) โครงการเวลาและวัสดุและโครงการราคาคงที่จะแนบมากับสัญญาโครงการเสมอ
ก่อนที่คุณจะสร้างใบแจ้งหนี้ลูกค้าสำหรับโครงการ คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้เบื้องต้นหรือข้อเสนอใบแจ้งหนี้ ในข้อเสนอใบแจ้งหนี้ คุณสามารถเลือกธุรกรรมของโครงการเพื่อรวมไว้ในใบแจ้งหนี้โครงการ จากนั้นคุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้โครงการและส่งให้ลูกค้าหรือแหล่งเงินทุนอื่นๆ
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการออกใบแจ้งหนี้โครงการ ให้ดูที่ การออกใบแจ้งหนี้โครงการ
คำนวณต้นทุนเพื่อทำโครงการ
เมื่อคุณสร้างประมาณการ คุณสามารถเลือกวิธีที่ใช้ในการคำนวณต้นทุนเพื่อดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น คุณเลือกวิธีการในฟิลด์ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ บนหน้า สร้างประมาณการ วิธีที่คุณเลือกจะถูกนำไปใช้กับแต่ละรายการต้นทุนในการประมาณการต้นทุนแยกกัน ในขณะที่บรรทัดมีสถานะเป็น สร้าง คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการที่ใช้กับหน้า ประมาณการค่าใช้จ่าย ได้
ตารางต่อไปนี้อธิบายวิธีการคำนวณต้นทุนเพื่อทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์
| วิธีการ | รายละเอียด |
|---|---|
| ต้นทุนรวม – ตามจริง | ต้องป้อนค่าใช้จ่ายโดยประมาณด้วยตนเอง หลังจากคอลัมน์ ต้นทุนรวม หรือ ปริมาณรวม บนหน้า ประมาณการค่าใช้จ่าย เสร็จสมบูรณ์ ต้นทุนจริงจะถูกหักออกจากผลรวมที่ผู้ใช้ป้อน ผลลัพธ์ที่ได้คือต้นทุนในการดำเนินโครงการ โดยทั่วไปความคืบหน้าของค่าใช้จ่ายจะไม่ถูกติดตามตาม ตัวอย่างเช่น จำนวนการเข้าพักในโรงแรมและมื้ออาหารที่บันทึกไว้ในแต่ละช่วงเวลา แทน การติดตามมักจะขึ้นอยู่กับการเปรียบเทียบกับจำนวนชั่วโมงโดยประมาณทั้งหมด วิธีนี้ไม่จำเป็นต้องใช้แบบจำลองการคาดการณ์และสามารถเปลี่ยนแปลงต้นทุนรวมหรือปริมาณทั้งหมดได้ด้วยตนเอง เมื่อป้อนค่าในคอลัมน์ ต้นทุนรวม หรือ ปริมาณรวม Finance จะเปรียบเทียบค่านี้กับธุรกรรมจริงที่ลงรายการบัญชีในรอบระยะเวลาแล้วลดค่าในคอลัมน์ จำนวนที่ต้องกรอก หรือ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ |
| งบประมาณรวม – ตามจริง | ต้นทุนจริงจะเปรียบเทียบกับแบบจำลองการคาดการณ์ที่คุณเลือกเพื่อกำหนดต้นทุน วิธีนี้ใช้แบบจำลองงบประมาณรวมที่มีธุรกรรมที่คาดการณ์ไว้ เพื่อให้ได้มุมมองที่แม่นยำยิ่งขึ้นของโครงการ คุณสามารถปรับแบบจำลองงบประมาณได้เมื่อโครงการอยู่ระหว่างดำเนินการ หากคุณต้องปรับการคาดการณ์ ให้ทำตามขั้นตอนทั่วไปนี้:
หมายเหตุ: เมื่อคุณเลือกวิธีนี้ ให้ใช้แบบจำลองการคาดการณ์อย่างน้อยสองแบบ แบบจำลองหนึ่งควรมีการคาดการณ์เดิม สำหรับแบบจำลองอื่น คุณควรคัดลอกธุรกรรมการคาดการณ์จากแบบจำลองอื่น วิธีนี้ใช้ได้กับโครงการราคาคงที่และโครงการลงทุนเท่านั้น |
| งบประมาณที่เหลือ | วิธีนี้ใช้แบบจำลองงบประมาณคงเหลือในการคำนวณต้นทุนเพื่อดำเนินโครงการ เมื่อคุณใช้วิธีนี้ ต้นทุนจริงและจำนวนเงินที่คาดการณ์ในแบบจำลองงบประมาณที่เหลือจะถูกรวมเข้าด้วยกัน ผลลัพธ์คือต้นทุนทั้งหมด ก่อนที่คุณจะใช้วิธีนี้ ต้องตั้งค่าแบบจำลองงบประมาณที่เหลือเพื่อหักธุรกรรมตามธุรกรรมจริงที่บันทึกไว้ในระบบ บนหน้า แบบจำลองการคาดการณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการทำเครื่องหมายฟิลด์ในกลุ่ม การลดการคาดการณ์อัตโนมัติ โดยทั่วไปงบประมาณที่เหลือจะถูกคัดลอกมาจากงบประมาณเดิม เมื่อมีการป้อนธุรกรรม ธุรกรรมในงบประมาณที่เหลือจะลดลง ในขณะที่โครงการดำเนินไป หากคุณพิจารณาว่าต้องปรับปรุงงบประมาณที่เหลือ คุณจะเรียกเก็บเงินจากธุรกรรมการคาดการณ์เป็นงบประมาณที่เหลือ หมายเหตุ: วิธีนี้สามารถใช้ได้ก็ต่อเมื่อมีการแนบแบบจำลองการคาดการณ์เข้ากับค่าประมาณเท่านั้น |
| ตามประมาณการก่อนหน้านี้ | ใช้วิธีการประมาณการแบบเดียวกับที่ใช้ในช่วงเวลาก่อนหน้านี้ วิธีนี้ต้องใช้แบบจำลองการคาดการณ์หากช่วงเวลาก่อนหน้านี้ต้องการแบบจำลองการคาดการณ์ |
| ตั้งค่าต้นทุนให้เสร็จสมบูรณ์เป็นศูนย์ | โดยปกติวิธีนี้จะใช้ก่อนที่โครงการประมาณการจะถูกตัดออก วิธีนี้จับคู่ค่าประมาณการทั้งหมดกับธุรกรรมจริงที่ลงรายการบัญชีและล้างคอลัมน์ ต้นทุนในการดำเนินการ เปอร์เซ็นต์ของความสำเร็จที่เกิดขึ้นคือ 100 เปอร์เซ็นต์เสมอ ฟิลด์ การคาดการณ์ ไม่ได้เลือกไว้สำหรับแต่ละรายการต้นทุนที่คุณสร้าง และการประมาณการทั้งหมดจะถูกคัดลอกจากการประมาณการต้นทุนก่อนหน้านี้ ปริมาณการใช้จริงสำหรับระยะเวลาประมาณการจะหักออกจากต้นทุนเพื่อดำเนินโครงการ วิธีนี้ไม่จำเป็นต้องใช้แบบจำลองการคาดการณ์ |
| จากเทมเพลตต้นทุน | วิธีต้นทุนเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์ที่ตั้งค่าไว้ในเทมเพลตต้นทุนที่เชื่อมโยงกับโครงการประมาณการที่เลือกจะถูกนำไปใช้ |
วิเคราะห์โครงการ
ในระดับพื้นฐานที่สุด โครงการจะใช้เพื่อจัดกลุ่มธุรกรรมที่บันทึกต้นทุน แล้วลงรายการบัญชีต้นทุนเหล่านี้ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป
โดยทั่วไป ธุรกรรมเหล่านี้เป็นผลมาจากเอกสารทางธุรกิจ เช่น แผ่นเวลา รายงานค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย หรือธุรกรรมสินค้าคงคลัง วงจรชีวิตของโครงการมักเริ่มต้นด้วยการประมาณการ การคาดการณ์ และงบประมาณที่ช่วยในการวางแผนและคาดการณ์ผลกระทบของงานและการเงินของโครงการ ในขณะที่คุณวิเคราะห์โครงการ คุณไม่เพียงแต่สามารถประเมินธุรกรรมที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความถูกต้องของการประมาณและการคาดการณ์ของคุณ อัตราการใช้ประโยชน์ของสมาชิกในทีมโครงการ และความสำเร็จโดยรวมของโครงการ
วิเคราะห์กระแสเงินสด
ใช้การตรวจสอบกระแสเงินสดเพื่อตรวจสอบทั้งกระแสเงินสดที่คาดการณ์ไว้และกระแสเงินสดที่แท้จริงสำหรับโครงการ คุณสามารถตรวจสอบกระแสเงินสดในขณะที่โครงการกำลังดำเนินการอยู่ หรือคุณสามารถดูกระแสเงินสดของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์
ด้วยการตรวจสอบกระแสเงินสด คุณสามารถประเมินโครงการเดียว ใช้รายงานเพื่อดูหลายโครงการ และโอนกระแสเงินสดของโครงการไปยังการคาดการณ์กระแสเงินสดในบัญชีแยกประเภททั่วไป
การคาดการณ์กระแสเงินสดขาเข้า
จากการตั้งค่าของคุณ คุณสามารถคาดการณ์กระแสเงินสดขาเข้าสำหรับโครงการที่เลือกได้ ตัวอย่างเช่น หากวันที่โครงการคือ 5 มีนาคม 2012 และคุณออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ 31 มีนาคม 2012 ต่อไปนี้เป็นวิธีคาดการณ์วันที่ครบกำหนดและวันที่ชำระยอดขายที่คาดไว้:
- วันที่โครงการ: 5 มีนาคม 2012
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้: 31 มีนาคม 2012 วันที่นี้กำหนดตามความถี่ของใบแจ้งหนี้ สำหรับตัวอย่างนี้ คุณตั้งค่าความถี่ของใบแจ้งหนี้เป็นเดือนปัจจุบัน ดังนั้นธุรกรรมทั้งหมดที่ลงรายการบัญชีในเดือนมีนาคมจะออกใบแจ้งหนี้ในวันสุดท้ายของเดือน
- วันครบกำหนด: 14 เมษายน 2012 วันที่นี้กำหนดตามเงื่อนไขการชำระเงินที่กำหนดไว้สำหรับโครงการ สำหรับตัวอย่างนี้ คุณเลือกเงื่อนไขการชำระเงินเป็นเวลา 14 วัน ดังนั้นจะมีการเพิ่ม 14 วันในวันที่ในใบแจ้งหนี้เพื่อให้ถึงวันที่ครบกำหนด 14 เมษายน 2012
- วันที่ชำระยอดขายที่คาดไว้: 27 เมษายน 2012 วันที่นี้คำนวณโดยการเพิ่มจำนวนวันในฟิลด์ วันเผื่อเวลาทั่วไป บนเพจ พารามิเตอร์การจัดการโครงการและการบัญชี ไปยังจำนวนวันในฟิลด์ วันการเผื่อเวลาเฉพาะรายการ บนเพจ สัญญาโครงการ จากนั้นเพิ่มผลรวมเป็นจำนวนวันในฟิลด์ วันครบกำหนด สำหรับตัวอย่างนี้ คุณป้อน 3 ในฟิลด์ วันการเผื่อเวลาทั่วไป และ 10 ในฟิลด์ วันการเผื่อเวลาเฉพาะรายการ ดังนั้นจะมีการเพิ่ม 13 วันไปยังวันที่ที่ครบกำหนดเพื่อให้ถึงวันที่ชำระเงินการขายที่คาดไว้ 27 เมษายน 2012
วันการเผื่อเวลาทั่วไปสามารถแทนที่วันการเผื่อเวลาเฉพาะรายการหรือเพิ่มลงในวันการเผื่อเวลาเฉพาะรายการ:
- หากต้องการใช้วันการเผื่อเวลาทั่วไปแทนวันการเผื่อเวลาเฉพาะรายการ ให้ป้อนจำนวนวันโดยเฉลี่ยระหว่างวันที่ครบกำหนดและวันที่ชำระเงินจริงสำหรับลูกค้า
- หากต้องการเพิ่มวันการเผื่อเวลาทั่วไปให้กับวันการเผื่อเวลาเฉพาะรายการ ในฟิลด์ วันการเผื่อเวลาทั่วไป ให้ป้อนค่าประมาณของคุณสำหรับจำนวนวันระหว่างวันที่ลูกค้าส่งการชำระเงินและวันที่องค์กรของคุณได้รับการชำระเงิน
ตั้งค่าวันการเผื่อเวลาเฉพาะรายการในสัญญาของโครงการ วันจะคำนวณจากทั้งวันที่ครบกำหนดใบแจ้งหนี้การขายและประสบการณ์ขององค์กรของคุณกับรูปแบบการชำระเงินของลูกค้า
กระแสเงินสดขาเข้าตามจริง
กระแสเงินสดขาเข้าตามจริงคล้ายกับการคาดการณ์ แต่คุณสามารถเริ่มการคำนวณได้ตั้งแต่วันที่ออกใบแจ้งหนี้ครั้งแรก นี่เป็นตัวอย่าง:
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้: 2 มีนาคม 2012
- วันครบกำหนด: 16 มีนาคม 2012 เงื่อนไขการชำระเงินกำหนดเป็น 14 วัน
- วันที่ชำระยอดขายที่คาดไว้: 29 มีนาคม 2012 การคำนวณประกอบด้วยวันการเผื่อเวลาทั่วไปสามวัน และวันการเผื่อเวลาเฉพาะรายการ 10 วัน
การคาดการณ์ต้นทุน
ตามวันที่กำหนดไว้ วันที่ชำระค่าใช้จ่ายอาจแตกต่างจากวันที่โครงการ ในกรณีนี้วันที่ชำระค่าใช้จ่ายจะคำนวณโดยการเพิ่มจำนวนวันจากวันที่โครงการเป็นจำนวนวันในเงื่อนไขการชำระเงิน
ตัวอย่างเช่น วันที่โครงการของการทำธุรกรรมคือ 5 มีนาคม 2012 และมีการกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินต่อไปนี้:
- ชั่วโมง: เดือนนี้ (M)
- ค่าใช้จ่าย: 14 วัน (D14)
- สินค้า: 30 วัน (D30)
ตามการตั้งค่าเหล่านี้ นี่คือวันที่ชำระค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกรรมแต่ละประเภท:
- ชั่วโมง: วันที่ 31 มีนาคม 2012 ซึ่งเป็นวันสุดท้ายของเดือนที่เลือก
- ค่าใช้จ่าย: 19 มีนาคม 2012 ซึ่งเป็นเวลา 14 วันหลังจากวันที่ทำธุรกรรม
- สินค้า: 4 เมษายน 2012 ซึ่งเป็นเวลา 30 วันหลังจากวันที่ทำธุรกรรม
หมายเหตุ
วันที่ครบกำหนดสำหรับใบสั่งซื้อจะขึ้นอยู่กับธุรกรรมของผู้จัดจำหน่ายเมื่อสร้างใบสั่งซื้อโครงการ วันที่ครบกำหนดไม่ได้กำหนดโดยการตั้งค่าเริ่มต้นใดๆ
วันที่ชำระค่าใช้จ่ายไม่ได้คำนวณในวันการเผื่อเวลา หลังจากโครงการเสร็จสิ้น เมื่อการคำนวณต้นทุนและการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดเสร็จสิ้น ทั้งต้นทุนและยอดขายจะถูกลงรายการบัญชีไปยังบัญชีกำไรและขาดทุน
เมื่อใบแจ้งหนี้การขายและผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถดูความสัมพันธ์ระหว่างฟิลด์บนไฟล์หน้า กระแสเงินสด และฟิลด์บนหน้า คำชี้แจงโครงการ
หน้ากระแสเงินสด
- กระแสเงินสดขาเข้า
- กระแสเงินสดขาออก
- กระแสเงินสดสุทธิ
หน้าคำชี้แจงโครงการ
- รายได้
- ต้นทุนรวม
- กำไรขั้นต้น
ตรวจสอบต้นทุน
คุณสามารถตรวจสอบต้นทุนขององค์กรของคุณที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการในหน้า การควบคุมต้นทุน ด้วยการเปรียบเทียบต้นทุนงบประมาณเดิมของโครงการกับต้นทุนจริงในปัจจุบันและต้นทุนที่ตกลงกันไว้ คุณสามารถระบุได้ว่าโครงการดำเนินไปตามงบประมาณ เกินงบประมาณ หรือต่ำกว่างบประมาณหรือไม่
หมายเหตุ
เมื่อคุณใช้หน้า การควบคุมต้นทุน เพื่อดูสถานะปัจจุบันของต้นทุนโครงการ ให้ใช้แบบจำลองการคาดการณ์ที่เลือกไว้สำหรับงบประมาณเดิมและงบประมาณคงเหลือ หากคุณเลือกแบบจำลองการคาดการณ์อื่นๆ เมื่อคุณคำนวณต้นทุน ผลการคำนวณจะไม่ถูกต้อง
การดูจำนวนงบประมาณที่เหลือ
ถ้า งบประมาณที่เหลือ ถูกเลือกเป็นวิธีการควบคุมต้นทุนในหน้า พารามิเตอร์การจัดการโครงการและการบัญชี หน้า การควบคุมต้นทุน จะคำนวณค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ลงรายการบัญชีตามจริงหรือทำเครื่องหมายว่าผูกมัด โดยเฉพาะจำนวนเงินในแท็บ ทั่วไป ในบานหน้าต่างด้านล่างของหน้า การควบคุมต้นทุน จะถูกคำนวณด้วยวิธีต่อไปนี้:
- ต้นทุนที่แท้จริง - จำนวนเงินทั้งหมดที่ใช้ไปกับโครงการสำหรับรายการต้นทุนที่เลือก ยอดต้นทุนจริงคำนวณจากหน้า การปรับปรุงบัญชีแยกประเภท
- ต้นทุนที่ยืนยัน - จำนวนค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่นิติบุคคลมีภาระผูกพันที่จะต้องจ่าย ยอดต้นทุนที่ยืนยันเฉพาะคำนวณจากหน้า ต้นทุนที่ยืนยัน
- งบประมาณที่เหลือ - จำนวนงบประมาณเดิมที่ยังคงมีอยู่สำหรับรายการต้นทุนที่เลือก จำนวนงบประมาณที่เหลือจะคำนวณจากหน้า การแสดงตัวอย่างบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ค่าใช้จ่ายทั้งหมด - ผลรวมของต้นทุนจริง ต้นทุนที่ยืนยัน และจำนวนงบประมาณที่เหลือ
บนหน้า การควบคุมต้นทุน บนแท็บ ค่าเบี่ยงเบน คุณสามารถดูการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะได้รับทั้งหมดกับงบประมาณเดิม การเปรียบเทียบนี้แสดงความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินเหล่านี้ ดังนั้นคุณสามารถดูว่าข้อมูลไม่ตรงกันที่ใด จำนวนเงินเบี่ยงเบนคำนวณด้วยวิธีต่อไปนี้:
- งบประมาณเดิม - จำนวนเงินที่กำหนดไว้เดิมสำหรับรายการต้นทุนที่เลือก จำนวนงบประมานเดิมจะคำนวณจากหน้า การแสดงตัวอย่างบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ค่าใช้จ่ายทั้งหมด - ผลรวมของต้นทุนจริง ต้นทุนที่ยืนยัน และจำนวนงบประมาณที่เหลือ รายงานบนแท็บ ทั่วไป
- ค่าเบี่ยงเบน - ความแตกต่างระหว่างต้นทุนรวมและงบประมาณเดิม
- ความแปรปรวนขึ้นอยู่กับปริมาณ - ผลต่างทั้งหมดระหว่างการคาดการณ์เดิมและการคาดการณ์ทั้งหมด ความแตกต่างนี้สามารถแสดงทางคณิตศาสตร์เป็น (ปริมาณคาดการณ์ทั้งหมด) × (ราคาเฉลี่ยเดิม - ราคาเฉลี่ยทั้งหมด) การคำนวณนี้ใช้กับชั่วโมงโครงการเท่านั้น
- ความแปรปรวนขึ้นอยู่กับราคา - ผลต่างทั้งหมดระหว่างการคาดการณ์เดิมและการคาดการณ์ทั้งหมด ความแตกต่างนี้สามารถแสดงทางคณิตศาสตร์เป็น (ราคาคาดการณ์เดิม) × (ปริมาณการคาดการณ์เดิม - ปริมาณคาดการณ์ทั้งหมด) การคำนวณนี้ใช้กับชั่วโมงโครงการเท่านั้น
การดูจำนวนงบประมาณทั้งหมด
ถ้า งบประมาณทั้งหมด ถูกเลือกเป็นวิธีการควบคุมต้นทุนในหน้า พารามิเตอร์การจัดการโครงการและการบัญชี หน้า การควบคุมต้นทุน จะคำนวณต้นทุนจริงและต้นทุนทั้งหมดของโครงการเพื่อช่วยให้คุณตรวจพบความแตกต่างระหว่างทั้งสอง โดยเฉพาะบนหน้า การควบคุมต้นทุน จำนวนในคอลัมน์ในบานหน้าต่างด้านล่างของแท็บ ทั่วไป จะถูกคำนวณด้วยวิธีต่อไปนี้:
- ต้นทุนงบประมาณทั้งหมด - จำนวนงบประมาณทั้งหมดสำหรับรายการต้นทุนที่เลือก
- ต้นทุนที่แท้จริง - จำนวนต้นทุนทั้งหมดที่ใช้ในโครงการจนถึงปัจจุบันสำหรับรายการต้นทุนที่เลือก
- ต้นทุนที่ยืนยัน - จำนวนเงินทั้งหมดที่ยืนยันสำหรับรายการต้นทุนที่เลือก
- ความแปรปรวน - ความแตกต่างระหว่างผลรวมของต้นทุนจริงและต้นทุนที่ยืนยันกับต้นทุนรวม ผลต่างแสดงว่าต้องระบุต้นทุนเพิ่มเติมสำหรับงบประมาณรวมหรือไม่
บนหน้า การควบคุมต้นทุน บนแท็บ ความเบี่ยงเบน คุณสามารถดูความแตกต่างระหว่างงบประมาณรวมและงบประมาณเดิมได้โดยดูที่ฟิลด์ต่อไปนี้:
- งบประมาณเดิม - จำนวนเงินที่กำหนดไว้เดิมสำหรับรายการต้นทุน งบประมานเดิมจะคำนวณจากหน้า การแสดงตัวอย่างบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ต้นทุนงบประมาณรวม - ต้นทุนรวมที่กำหนดไว้เดิมสำหรับรายการต้นทุนที่จัดงบประมาณ ต้นทุนงบประมาณทั้งหมดจะคำนวณจากหน้า การแสดงตัวอย่างบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ความเบี่ยงเบน - ค่าเบี่ยงเบนของรายการต้นทุน จำนวนนี้คำนวณโดยการลบต้นทุนทั้งหมดออกจากงบประมาณเดิม
- ความแปรปรวนขึ้นอยู่กับปริมาณ - ผลต่างทั้งหมดระหว่างงบประมาณเดิมและงบประมาณทั้งหมด จำนวนนี้คำนวณโดยการลบชั่วโมงงบประมาณทั้งหมดจากชั่วโมงงบประมาณเดิมแล้วคูณความแตกต่างด้วยราคาต้นทุนตามงบประมาณเดิม ความแตกต่างนี้สามารถแสดงทางคณิตศาสตร์เป็น (ราคาต้นทุนตามงบประมาณเดิม) × (ชั่วโมงงบประมาณเดิม - ชั่วโมงงบประมาณทั้งหมด) การคำนวณนี้ใช้กับชั่วโมงโครงการเท่านั้น
- ความแปรปรวนตามราคา – จำนวนนี้คำนวณโดยการลบชั่วโมงงบประมาณทั้งหมดจากชั่วโมงงบประมาณเดิมแล้วคูณความแตกต่างด้วยจำนวนชั่วโมงรวมที่ใช้ ความแตกต่างนี้สามารถแสดงทางคณิตศาสตร์เป็น (ชั่วโมงที่ใช้ทั้งหมด) × (ชั่วโมงงบประมาณเดิม - ชั่วโมงงบประมาณทั้งหมด) การคำนวณนี้ใช้กับชั่วโมงโครงการเท่านั้น
วิเคราะห์การใช้ประโยชน์
อัตราการใช้ประโยชน์คือเปอร์เซ็นต์ของเวลาที่ผู้ปฏิบัติงานทำงานที่เรียกเก็บเงินได้หรือมีประสิทธิผลในช่วงการทำงานที่เฉพาะเจาะจง ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้คือชั่วโมงของผู้ปฏิบัติงานที่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเฉพาะรายได้
อัตราการใช้งานของผู้ปฏิบัติงานคำนวณโดยการหารจำนวนชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ด้วยจำนวนชั่วโมงทำงานในช่วงเวลาเฉพาะ ตัวอย่างเช่น หากผู้ปฏิบัติงานมีชั่วโมงทำงานที่เรียกเก็บเงินได้ 30 ชั่วโมงในช่วงเวลาหนึ่งและจำนวนชั่วโมงทำงานในช่วงเวลาเดียวกันเท่ากับ 40 อัตราการใช้ของผู้ปฏิบัติงานคือ 75 เปอร์เซ็นต์
เมื่อคุณคำนวณอัตราการใช้งานสำหรับผู้ปฏิบัติงาน คุณสามารถคำนวณอัตราที่เรียกเก็บเงินได้หรืออัตราประสิทธิภาพ:
- อัตราที่เรียกเก็บเงิน - ความแตกต่างระหว่างชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินและชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินไม่ได้หรือชั่วโมงปกติ
- อัตราประสิทธิภาพ - ความแตกต่างระหว่างชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพและชั่วโมงที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือชั่วโมงปกติ ชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพคือชั่วโมงที่คนงานใช้ในการมีส่วนร่วมในโครงการหนึ่งๆ โดยทั่วไปชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพจะถูกเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ยกเว้นในกรณีของโครงการภายใน จะไม่มีการเรียกเก็บเงินชั่วโมงที่ไม่มีประสิทธิภาพจากลูกค้า
คุณคำนวณอัตราการใช้งานบนหน้า การใช้งานชั่วโมง การคำนวณจะขึ้นอยู่กับค่ากำหนดเริ่มต้น ค่ากำหนดเหล่านี้ยังระบุวิธีคำนวณชั่วโมงโดยการกำหนด การใช้ประโยชน์ หรือ ภาระ ให้กับโครงการแต่ละประเภท สิ่งนี้ใช้กับการคำนวณอัตราที่เรียกเก็บเงินได้และการคำนวณอัตราประสิทธิภาพ
- การใช้ประโยชน์ - ชั่วโมงที่รายงานสำหรับประเภทโครงการที่เลือกจะได้รับการพิจารณาเสมอสำหรับการใช้งานที่เรียกเก็บเงินหรือที่มีประสิทธิภาพ
- ภาระ - ชั่วโมงที่รายงานสำหรับประเภทโครงการที่เลือกจะได้รับการพิจารณาเสมอสำหรับการใช้งานที่ไม่เรียกเก็บเงินหรือที่ไม่มีประสิทธิภาพ
- ตามคุณสมบัติของรายการ - คุณสมบัติรายการของธุรกรรมชั่วโมงเฉพาะกำหนดว่าชั่วโมงนั้นได้รับการพิจารณาสำหรับการเรียกเก็บเงินหรือการใช้ประโยชน์อย่างมีประสิทธิภาพ
- ไม่รวม - ชั่วโมงไม่รวมอยู่ในการคำนวณการใช้ประโยชน์ที่เรียกเก็บเงินหรือมีประสิทธิภาพ
บนหน้า การใช้งานชั่วโมง นอกจากเปอร์เซ็นต์อัตราการใช้งานโดยรวมสำหรับผู้ปฏิบัติงานหรือโครงการแล้ว คุณยังสามารถดูจำนวนชั่วโมงที่ใช้สำหรับการคำนวณอัตราการใช้สำหรับชั่วโมงแต่ละประเภทต่อไปนี้:
- ชั่วโมงที่ไม่รวม - ชั่วโมงเหล่านี้ไม่รวมอยู่ในอัตราการใช้ชั่วโมง
- ชั่วโมงที่รวม - ชั่วโมงเหล่านี้คำนวณโดยการเพิ่มชั่วโมงการใช้งานและชั่วโมงภาระ ชั่วโมงเหล่านี้รวมอยู่ในอัตราการใช้งาน
- ชั่วโมงภาระ - หากคุณกำลังคำนวณอัตราที่เรียกเก็บเงินได้ เวลาเหล่านี้จะเหมือนกับชั่วโมงที่ไม่คิดค่าบริการ หากคุณกำลังคำนวณอัตราประสิทธิภาพ ชั่วโมงเหล่านี้จะเหมือนกับชั่วโมงที่ไม่มีประสิทธิผล
- ชั่วโมงการใช้ประโยชน์ - หากคุณกำลังคำนวณอัตราที่เรียกเก็บเงินได้ เวลาเหล่านี้จะเหมือนกับชั่วโมงที่คิดค่าบริการ หากคุณกำลังคำนวณอัตราประสิทธิภาพ ชั่วโมงเหล่านี้จะเหมือนกับชั่วโมงที่มีประสิทธิผล
เมื่อคุณคำนวณอัตราการใช้งานสำหรับผู้ปฏิบัติงาน คุณสามารถใช้ชั่วโมงปกติหรือชั่วโมงที่รวมได้ หากคุณใช้ชั่วโมงที่รวมไว้ คุณต้องแน่ใจว่าผู้ปฏิบัติงานบันทึกเวลาทำงานทั้งหมดของพวกเขาสำหรับช่วงเวลาแผ่นเวลา เนื่องจากการคำนวณจะแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ของชั่วโมงที่ป้อน เมื่อคุณคำนวณอัตราการใช้ชั่วโมงสำหรับโครงการ สัญญาโครงการ บันทึกลูกค้า หรือหมวดหมู่ คุณต้องใช้จำนวนชั่วโมงที่รวมในการคำนวณของคุณ
ตรวจสอบคำชี้แจงโครงการ
คุณสามารถสร้างคำชี้แจงโครงการเพื่อดูสแนปช็อตความคืบหน้าของโครงการอย่างรวดเร็ว เมื่อคุณเรียกใช้คำชี้แจงโครงการ คุณสามารถระบุเกณฑ์ที่ใช้ในการคำนวณคำชี้แจงโดยทำการเลือกบนแท็บ ทั่วไป บนหน้า คำชี้แจงโครงการ คุณสามารถเลือกที่จะรวมหรือไม่รวมข้อมูลต่อไปนี้:
- ชนิดโครงการ
- ชนิดธุรกรรม
- วันที่โครงการ/วันที่บัญชีแยกประเภท
- ข้อมูล
หลังจากคำนวณคำชี้แจงแล้ว คุณสามารถดูข้อมูลต่อไปนี้บนแท็บต่างๆ บนหน้า คำชี้แจงโครงการ:
- ทั่วไป - ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับโครงสร้างกำไรและขาดทุนพื้นฐานของโครงการ
- กำไรและขาดทุน - ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ค้างรับ
- WIP - ข้อมูลเกี่ยวกับยอดคงเหลือในบัญชี WIP
- การใช้ - ข้อมูลเกี่ยวกับการใช้ชั่วโมง สินค้า ค่าใช้จ่าย และธุรกรรมการจ่ายเงินเดือน
- ใบแจ้งหนี้ - ข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และการออกใบแจ้งหนี้ในบัญชี
- อัตราชั่วโมง - อัตราชั่วโมงสำหรับชั่วโมงที่ลงบัญชีรายการไปยังบัญชีรายได้และต้นทุน