การออกใบแจ้งหนี้โครงการ
บทความนี้แสดงภาพรวมของโครงการที่ออกใบแจ้งหนี้สำหรับเวลา และวัสดุโครงการ และโครงการที่มีราคาคงที่ รวมข้อมูลเกี่ยวกับข้อเสนอใบแจ้งหนี้ (ใบแจ้งหนี้เบื้องต้น), การควบคุมใบแจ้งหนี้, การออกใบแจ้งหนี้, การออกใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย และบันทึกสินเชื่อ
ชนิดโครงการจะกำหนดว่าควรใช้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ขั้นตอนใด สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้เฉพาะชนิดโครงการภายนอกสองชนิดเท่านั้น ได้แก่ โครงการเวลาและวัสดุ และโครงการที่มีราคาคงที่ โครงการเวลาและวัสดุ และโครงการที่มีราคาคงที่จะแนบกับใบแจ้งหนี้โครงการเสมอ
- โครงการที่มีราคาคงที่ – ยอดเงินใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจะขึ้นอยู่กับที่กำหนดการการเรียกเก็บเงินใบแจ้งหนี้ การออกใบแจ้งหนี้จะกระทำผ่านการตั้งค่าบัญชี ซึ่งจะเรียกว่ากำหนดการเรียกเก็บเงิน โครงการที่มีราคาคงที่สามารถออกใบแจ้งหนี้ต่อโครงการ หรือต่อสัญญาโครงการ
- โครงการเวลาและวัสดุ – จำนวนเงินของใบแจ้งหนี้ลูกค้าเป็นไปตามรายการธุรกรรมที่ป้อนลงในโครงการ คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ธุรกรรมต่อโครงการหรือต่อสัญญาโครงการได้
มีสามวิธีในการแนบโครงการเวลาและวัสดุ และโครงการที่มีราคาคงที่สามารถกับใบแจ้งหนี้โครงการได้
- การออกใบแจ้งหนี้ในบัญชี – โครงการเวลาและวัสดุ และโครงการที่มีราคาคงที่สามารถออกใบแจ้งหนี้ในบัญชีได้ การตั้งค่าในบัญชีสองชนิดเป็นสิ่งจำเป็น หนึ่งการตั้งค่าสำหรับแต่ละชนิดโครงการ
- การออกใบแจ้งหนี้ในส่วนประจำงวด– ด้วยฟังก์ชันประจำงวด ธุรกรรมสามารถออกใบแจ้งหนี้สำหรับโครงการต่าง ๆ ได้ ฟังก์ชันประจำงวดแสดงภาพรวมของธุรกรรมที่ต้องออกใบแจ้งหนี้
- โดยการใช้ใบลดหนี้ในการออกใบแจ้งหนี้ – คุณสามารถสร้างใบลดหนี้สำหรับทั้งโครงการเวลาและวัสดุ และโครงการที่มีราคาคงที่ได้
ข้อเสนอใบแจ้งหนี้
ก่อนที่คุณสร้างใบแจ้งหนี้ของลูกค้าสำหรับโครงการ คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้เบื้องต้น หรือข้อเสนอใบแจ้งหนี้ได้ ในข้อเสนอใบแจ้งหนี้ คุณสามารถเลือกธุรกรรมโครงการที่จะรวมไว้ในใบแจ้งหนี้โครงการ จากนั้น คุณสามารถทบทวนรายละเอียดใบแจ้งหนี้ก่อนที่คุณจะลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้โครงการ และส่งให้ลูกค้าหรือแหล่งเงินทุนอื่น
การสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้
คุณสามารถสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้ได้ โดยการเลือกธุรกรรมจากรายการธุรกรรมที่พร้อมใช้งานสำหรับโครงการที่ระบุด้วยตนเอง คุณยังสามารถตั้งค่ากฎการเรียกเก็บเงินที่ระบุเวลาเพื่อสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎการเรียกเก็บเงินเพื่อสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้เมื่อทำงานในโครงการเสร็จสมบูรณ์ 25, 50, 75, และ 100 เปอร์เซ็นต์
คุณสามารถสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกรรมต่อไปนี้
- ชั่วโมง ค่าใช้จ่าย และธุรกรรมโครงการอื่นๆ
- ยอดเงินที่หักไว้โดยลูกค้าในใบแจ้งหนี้โครงการก่อนหน้านี้
- ใบลดหนี้
- ยอดเงินที่ชำระแก่คุณโดยลูกค้าก่อนที่จะเริ่มโครงการ
หมายเหตุ
คุณลักษณะ เปิดใช้งานการเรียงลำดับตามทรัพยากรในระหว่างการสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้โครงการ เปิดใช้งานให้นักบัญชีโครงการสามารถเรียงลำดับธุรกรรมโครงการที่มีอยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินตามทรัพยากร เมื่อสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้โครงการใหม่ กริดแสดงธุรกรรมโครงการที่พร้อมใช้งานจะมีฟิลด์แยกต่างหากสำหรับ รหัสทรัพยากร และ ทรัพยากร ฟิลด์เหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถกรองข้อมูลและเรียงลำดับตามชื่อทรัพยากร โดยค่าเริ่มต้น คุณลักษณะนี้จะถูกปิดไว้ สามารถเปิดใช้งานได้โดยใช้หน้า การจัดการคุณลักษณะ (พื้นที่ทำงาน > การจัดการคุณลักษณะ) โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือในการเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้
คุณสามารถสร้างค่าธรรมเนียมธุรกรรมในข้อเสนอใบแจ้งหนี้ คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนราคาขายตามชั่วโมง ค่าใช้จ่าย สินค้า และค่าธรรมเนียมธุรกรรมได้ เมื่อคุณลงรายการข้อเสนอใบแจ้งหนี้ ราคาและธุรกรรมที่ปรับปรุงแล้วจะถูกเพิ่มไปยังรายงานโครงการและประวัติธุรกรรม
การสร้างใบแจ้งหนี้แก่ลูกค้าหลายรายสำหรับโครงการ คุณต้องสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้สำหรับแต่ละใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ตามชนิดของธุรกรรม การระบุชั่วโมงในใบแจ้งหนี้ลูกค้ารายหนึ่ง และสินค้าในอีกใบแจ้งหนี้ คุณต้องสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้ที่แยกต่างหากสำหรับธุรกรรมชั่วโมงและธุรกรรมค่าธรรมเนียม
ถ้าโครงการมีมากกว่าหนึ่งแหล่งเงินทุน คุณสามารถสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้ที่แยกต่างหากสำหรับแต่ละแหล่งเงินทุน ในหน้า ปันส่วนตามกฎการจัดหาเงินทุน คุณสามารถกำหนดเปอร์เซ็นต์ของยอดเงินธุรกรรมเพื่อปันส่วนไปยังแต่ละแหล่งเงินทุน และแหล่งเงินทุนที่มีการลงรายการบัญชีการปัดเศษผลต่างไป
การสร้างใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจากข้อเสนอใบแจ้งหนี้
หลังจากที่คุณสร้างและลงรายการบัญชีข้อเสนอใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจะถูกาสร้างโดยอัตโนมัติสำหรับธุรกรรมที่รวมอยู่ในข้อเสนอใบแจ้งหนี้
ก่อนที่คุณจะลงรายการบัญชีข้อเสนอใบแจ้งหนี้ คุณสามารถเพิ่มธุรกรรม หรือลบธุรกรรมออกได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลบธุรกรรมค่าใช้จ่ายที่ลงรายการบัญชีไว้ในโครงการ แต่ไม่สามารถเรียกเก็บจากลูกค้าได้
ถ้าองค์กรของคุณกำหนดให้ทบทวนข้อเสนอใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะลงรายการบัญชี ข้อเสนอใบแจ้งหนี้อาจต้องได้รับการอนุมัติผ่านลำดับงานผ่านขั้นตอน "ข้อเสนอการทบทวนใบแจ้งหนี้โครงการ" ก่อนที่จะลงรายการบัญชี
ดูข้อมูลเงินช่วยเหลือบนหน้ารายการใบแจ้งหนี้โครงการ
ผู้ใช้ภาครัฐสามารถเพิ่ม รหัสเงินช่วยเหลือ และ ชื่อเงินช่วยเหลือ ที่จะให้กับ ข้อเสนอใบแจ้งหนี้โครงการ และหน้า รายการใบแจ้งหนี้โครงการ คอลัมน์เหล่านี้จะเปิดใช้งานโดยใช้ลักษณะการทำงานใน การเพิ่มข้อมูลเงินช่วยเหลือในหน้ารายการใบแจ้งหนี้โครงการ คุณลักษณะนี้ถูกปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นและสามารถเปิดใช้งานได้ใน พื้นที่ทำงาน > การจัดการคุณลักษณะ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือในการเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้
การออกใบแจ้งหนี้ในบัญชี
ยอดเงินที่คุณป้อนสำหรับโครงการในใบแจ้งหนี้ในบัญชีขึ้นอยู่กับกำหนดเวลา เปอร์เซ็นต์ของการเสร็จสมบูรณ์ และเงื่อนไขเรียกเก็บเงินอื่น ๆ ที่ระบุไว้ในสัญญาโครงการที่เกี่ยวข้อง ยอดเงินจะไม่คำนวณตามชั่วโมง สินค้า ค่าใช้จ่าย หรือค่าธรรมเนียมที่ลงรายการบัญชีไปยังโครงการ
คุณต้องสร้างธุรกรรมในบัญชีสำหรับโครงการวัสดุและเวลา หรือโครงการที่มีราคาคงที่ ก่อนที่คุณจะสามารถเพิ่มธุรกรรมในบัญชีในใบแจ้งหนี้โครงการได้ ธุรกรรมในบัญชี ป้อนยอดเงินที่จะออกใบแจ้งหนี้แก่ลูกค้า การสร้างใบแจ้งหนี้โครงการสำหรับเรียกเก็บยอดเงิน สร้างใบแจ้งหนี้เบื้องต้น (ข้อเสนอใบแจ้งหนี้) ในข้อเสนอใบแจ้งหนี้ เลือกปรับปรุงธุรกรรมในบัญชี คุณสามารถตรวจทานข้อมูลบัญชีในข้อเสนอใบแจ้งหนี้ ก่อนที่คุณจะสร้างใบแจ้งหนี้โครงการสำรับบัญชีนั้นได้
โครงการที่มีราคาคงที่
สำหรับโครงการที่มีราคาคงที่ ธุรกรรมในบัญชีเป็นไปตามเหตุการณ์สำคัญที่ตกลงไว้ หน่วยการจัดส่ง หรือการดำเนินการเรียกเก็บเงินตามที่ระบุไว้ในสัญญาโครงการ มีสร้างรายการหนึ่งรายการสำหรับแต่ละการชำระเงินที่ต้องได้รับจากลูกค้าของโครงการ ไม่จำเป็นต้องใช้การหักลด
โครงการเวลาและวัสดุ
สำหรับโครงการเวลาและวัสดุ คุณสามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าหรือแหล่งเงินทุนอื่นสำหรับยอดการชำระเงินล่วงหน้า โดยใช้ข้อเสนอใบแจ้งหนี้ในบัญชี ป้อนธุรกรรมบัญชีเป็นหนึ่งรายการ อีกทางหนึ่งคือคุณสามารถป้อนรายการเพิ่มเติมเป็นการหักลดเพื่อชดเชยการชำระเงินล่วงหน้าใด ๆ ที่ลูกค้าได้กระทำไว้แล้ว เมื่อต้องการสร้างรายการหัก ให้ป้อนเครื่องหมายลบนำหน้ายอดเงิน
การควบคุมใบแจ้งหนี้
คุณสามารถใช้การควบคุมใบแจ้งหนี้เพื่อติดตามธุรกรรม ทั้งที่ออกใบแจ้งหนี้และที่ไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ และวิเคราะห์ธุรกรรมเหล่านั้นกับใบเสนอราคาเพื่อมุมมองตั้งแต่ต้นจนจบโครงการของคุณ จากระยะใบเสนอราคาจนกระทั่งเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถดูได้ว่าธุรกรรมใดที่ถูกเรียกเก็บจากโครงการหนึ่งที่ระบุ และรายการใดที่มีการออกใบแจ้งหนี้ คุณยังสามารถดูแต่ละธุรกรรม เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงได้หลังจากที่มีการลงรายการบัญชีแล้ว
การออกใบแจ้งหนี้โครงการที่มีราคาคงที่
การออกใบแจ้งหนี้โครงการที่มีราคาคงที่ คุณต้องกำหนดกำหนดการเรียกเก็บเงิน และออกใบแจ้งหนี้ให้เสร็จสิ้น
กำหนดการการเรียกเก็บเงิน
คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้โครงการที่มีราคาคงที่ในกำหนดการเรียกเก็บเงิน กำหนดการเรียกเก็บเงินจะถูกกำหนดเป็นอย่างน้อยหนึ่งเหตุการณ์สำคัญสำหรับโครงการ สำหรับแต่ละเหตุการณ์สำคัญ คุณสามารถกำหนดได้วันที่ สกุลเงินการขาย ราคาขาย และกิจกรรมที่เจาะจงได้
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าชนิดของกฎการเรียกเก็บเงินต่อไปนี้:
- 20 เปอร์เซ็นต์เมื่อลงนามสัญญาโครงการ
- 30 เปอร์เซ็นต์ในการจัดส่งครั้งแรก
- 15 เปอร์เซ็นต์ในการจัดส่งครั้งที่สอง
- 35 เปอร์เซ็นต์เมื่อส่งมอบครั้งสุดท้าย
กระบวนการออกใบแจ้งหนี้
เมื่อคุณพร้อมจะออกใบแจ้งหนี้การชำระเงินตามเหตุการณ์ที่สำคัญแล้ว ให้ใช้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้จำนวนเงินในบัญชี
การออกใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย
เมื่อคุณสั่งสินค้าจากผู้จัดจำหน่าย และกำหนดสินค้าให้กับโครงการ ลักษณะของรายการที่คุณเลือกสำหรับรายการใบสั่งซื้อสำหรับสินค้านั้น ๆ เป็นตัวกำหนดว่าสินค้าที่ซื้อถูกออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ถ้าคุณตั้งค่าเริ่มต้นของลักษณะรายการ จะถูกแสดงสำหรับสินค้าบนรายการใบสั่งซื้อ (รายละเอียดรายการ > โครงการ > ยอดรวมคุณสมบัติของรายการ) มีสองวิธีในการปรับเปลี่ยนลักษณะของรายการ:
- ออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าของโครงการสำหรับสินค้า หากต้องการทำเช่นนี้ ให้ตั้งค่าลักษณะของรายการสำหรับสินค้าในใบสั่งซื้อเป็นค่าที่สามารถเรียกเก็บได้ และจากนั้นออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าโดยใช้วิธีการออกใบแจ้งหนี้โครงการถูกต้อง
- อย่าออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าของโครงการสำหรับสินค้า เมื่อต้องการทำเช่นนี้ อย่าเลือกลักษณะของรายการ ที่คิดค่าธรรมเนียม ได้ในบรรทัดใบสั่งซื้อสำหรับสินค้า จากนั้นคุณสามารถออกใบแจ้งหนี้สำหรับใบสั่งซื้อ และไม่จำเป็นต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติมใดๆ อีก
หมายเหตุ
รายการการเก็บรักษาข้อมูลที่นำออกใช้ไม่มีการคิดค่าธรรมเนียมตามค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีการเปิดใช้งานความสามารถในการสร้างข้อเสนอใบแจ้งหนี้สำหรับการเก็บรักษาข้อมูลที่นำออกใช้
ใบลดหนี้
เมื่อยอดเงินในใบแจ้งหนี้เป็นค่าลบ ใบแจ้งหนี้นั้นจะถูกจัดประเภทเป็นใบลดหนี้ เมื่อพิมพ์เอกสารออกมา เอกสารจะมีหัวเรื่องว่า "ใบลดหนี้"
เมื่อคุณสร้างใบลดหนี้เพื่อหักยอดเงินที่ออกใบแจ้งหนี้ไว้ก่อนหน้านี้ คุณต้องเลือกยอดเงินที่จะออกใบแจ้งหนี้สำหรับการลดหนี้ก่อน จากนั้นคุณสร้างใบลดหนี้โดยปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันกับที่ใช้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ลูกค้าธรรมดา คุณเลือกธุรกรรมที่ลงรายการบัญชีในใบแจ้งหนี้แล้วก่อนหน้านี้ จากนั้นสร้างและลงรายการบัญชีข้อเสนอใบลดหนี้
เอกสารเดียวกันสามารถรวมธุรกรรมที่เลือกสำหรับการลดหนี ธุรกรรมการลดหนี้ และธุรกรรมที่มีการลงรายการบัญชี เอกสารจะถูกจัดประเภทเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ขึ้นอยู่กับว่ายอดเงินรวมเป็นค่าบวก หรือค่าลบ
เมื่อต้องการลดหนี้ในยอดเงินที่ออกใบแจ้งหนี้ คุณเลือกยอดเงินที่ออกใบแจ้งหนี้เพื่อทำการลดหนี้ก่อนน จากนั้นจึงสร้างใบลดหนี้ คุณจะสร้างใบลดหนี้ได้โดยใช้วิธีเดียวกันกับที่คุณจะใช้ในการสร้างใบแจ้งหนี้ทั่วไปของลูกค้า
คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ที่มียอดเงินติดลบ ซึ่งจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ที่ถูกจัดประเภทเป็นใบลดหนี้ เมื่อต้องการสร้างและพิมพ์ใบลดหนี้ คุณต้องเลือกธุรกรรมที่ลงรายการในใบแจ้งหนี้ลูกค้าแล้วก่อนหน้านี้ จากนั้นปรับปรุงธุรกรรม เว้นแต่ที่อยู่หลักของนิติบุคคลจะอยู่ในเยอรมนี ชื่อเรื่องของใบแจ้งหนี้จะเป็น "ใบแจ้งหนี้ที่มีการแก้ไข"