ใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อเพิ่มและติดตามผู้ติดต่อ Outlook แบบหลายรายใน Dynamics 365 for Outlook

คุณสามารถติดตามผู้ติดต่อ Office Outlook ของคุณใน Microsoft Dynamics 365 for Outlook เมื่อคุณติดตามผู้ติดต่อ สำเนาเรกคอร์ดผู้ติดต่อจะถูกบันทึกใน Dynamics 365 for Outlook และทำข้อมูลให้ตรงกับเรกคอร์ด Outlook หลังจากที่ผู้ติดต่อของคุณได้รับการติดตาม คุณจะเห็นอีเมล Customer Engagement งาน หรือกิจกรรมการนัดหมายใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อ ถ้าคุณทำข้อมูลให้ตรงกับ Outlook บนอุปกรณ์มือถือของคุณ คุณยังสามารถเข้าถึงเรกคอร์ดผู้ติดต่อของคุณบนอุปกรณ์นั้น

การติดตามผู้ติดต่อใน Dynamics 365 for Outlook เป็นกระบวนการด้วยตนเอง คุณสามารถติดตามผู้ติดต่อได้ถึง 20 ครั้งในเวลาเดียวกัน โดยเลือกปุ่ม ติดตาม หรือปุ่ม ตั้งค่าหลัก ใน Dynamics 365 for Outlook ถ้าคุณต้องการเพิ่มมากกว่า 20 ผู้ติดต่อพร้อมกัน หรือถ้าคุณต้องการเพิ่มผู้ติดต่อ Outlook ทั้งหมดของคุณใน Customer Engagement คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้าง เพิ่มผู้ติดต่อ ตัวช่วยสร้างยังสามารถช่วยคุณตั้งค่าตัวเลือกหลายอย่าง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุได้ว่าการสื่อสารกับผู้ติดต่อที่ติดตามในอนาคตควรซิงโครไนส์กับ Dynamics 365 for Outlook

สำคัญ

เพื่อติดตามผู้ติดต่อใน Dynamics 365 for Outlook ที่อยู่อีเมล Outlook ของคุณต้องตรงกับที่อยู่อีเมล Customer Engagement ของคุณ คุณไม่สามารถทำข้อมูลให้ตรงกันไปยังหรือจากหลายที่อยู่อีเมล

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมตัวให้พร้อม

ก่อนที่คุณจะเพิ่มผู้ติดต่อ Outlook ของคุณ:

• เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ทำให้แน่ใจว่าข้อมูลผู้ติดต่อ Outlook ของคุณนั้นเสร็จสมบูรณ์และถูกต้องมากที่สุดเท่าที่เป็นได้ กรอกรายละเอียดใดๆ ที่ขาดหายไปให้ครบ และตรวจสอบว่าชื่อของบุคคลนั้นสะกดอย่างถูกต้องแล้ว

• เนื่องจากคุณอาจมีโอกาสที่จะต้องทำการ "แมป" ชื่อบริษัทในรายการผู้ติดต่อ Outlook ของคุณเข้ากับชื่อบัญชีลูกค้าใน Dynamics 365 for Customer Engagement ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีลูกค้าดังกล่าวนั้นสะกดแบบเดียวกันในแอปพลิเคชันทั้งสอง

ขั้นตอนที่ 2: เรียกใช้ตัวช่วยสร้าง

1. เลือก ไฟล์>แอป Dynamics 365>นำเข้าผู้ติดต่อ>เพิ่มผู้ติดต่อ

2. เลือก ถัดไป

3. ยืนยันโฟลเดอร์ที่คุณใช้จัดเก็บผู้ติดต่อ Outlook ของคุณ และจากนั้นเลือก ถัดไป

   หมายเหตุ

   • ตัวช่วยสร้างกำหนดโฟลเดอร์ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วมักจะเรียกว่า ผู้ติดต่อ คุณสามารถเลือกหรือยกเลิกการเลือกโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์ ผู้ติดต่อ ได้
     • ถ้าคุณอนุญาตให้บุคคลอื่นจัดการอีเมลของคุณ (ที่เรียกว่า "ผู้รับมอบสิทธิ์") คุณจะไม่สามารถเพิ่มผู้ติดต่อจากโฟลเดอร์ผู้ติดต่อของบุคคลนั้นได้

4. เลือกวิธีที่จะจัดกลุ่มผู้ติดต่อของคุณ กลุ่มต่างๆ ที่มีคือ:

   • ชื่อบริษัท จัดกลุ่มผู้ติดต่อตามชื่อบัญชีที่ตรงกันใน Dynamics 365 for Customer Engagement ตัวช่วยสร้างจะแสดงรายการจำนวนของผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องกับแต่ละบัญชี เลือกการเชื่อมโยงเพื่อตรวจสอบรายชื่อสำหรับแต่ละบัญชี

   • โดเมนอีเมล จัดกลุ่มผู้ติดต่อโดยโดเมนอีเมล โดเมนอีเมลคือส่วนของที่อยู่ที่อยู่หลังจากสัญลักษณ์ @ ตัวอย่างเช่น ในที่อยู่อีเมล someone@contoso.com โดเมนก็คือ "contoso.com" เลือกการเชื่อมโยงเพื่อตรวจสอบรายชื่อในแต่ละโดเมน

   • ประเภท ถ้าทำได้ ให้จัดกลุ่มผู้ติดต่อตามประเภทที่คุณใช้ในการจัดระเบียบผู้ติดต่อใน Outlook เลือกการเชื่อมโยงเพื่อตรวจสอบรายชื่อสำหรับแต่ละหมวดหมู่

     ถ้าคุณไม่ต้องการเพิ่มกลุ่มทั้งหมด ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ด้านซ้ายของกลุ่มที่คุณไม่ต้องการ

   หมายเหตุ

   คอลัมน์ จำนวนของผู้ติดต่อ จะแสดงสีเพื่อระบุถึงจำนวนของผู้ติดต่อที่เชื่อมโยงเข้ากับ Dynamics 365 for Customer Engagement:

   • สีเขียว ผู้ติดต่อทั้งหมดอยู่ใน Dynamics 365 for Customer Engagement
     • สีเหลือง มากกว่า 50% ของผู้ติดต่ออยู่ใน Dynamics 365 for Customer Engagement
     • สีแดง มีผู้ติดต่ออย่างน้อยที่สุดหนึ่งรายอยู่ใน Dynamics 365 for Customer Engagement

   เคล็ดลับ

   คุณอาจพบว่าการจัดกลุ่มนั้นมีความแตกต่างหลากหลายมากถ้าชื่อบริษัทนั้นไม่ตรงกันทุกประการ ถ้าเป็นเช่นนั้น การยกเลิกตัวช่วยสร้างอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุด ให้แก้ไขชื่อบริษัทใน Outlook แล้วเรียกใช้ตัวช่วยสร้างอีกครั้ง

5. ตรวจสอบว่าได้เลือกใช้ ใช้ชื่อบริษัทเป็นชื่อบัญชีลูกค้าองค์กร ไว้แล้ว (แนะนำ) มิฉะนั้นถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงชื่อบัญชีลูกค้าเข้ากับแต่ละผู้ติดต่อในภายหลังใน Dynamics 365 for Customer Engagement ให้ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้

6. เลือก ติดตามการสื่อสารทั้งหมดสำหรับผู้ติดต่อที่เพิ่ม เพื่อติดตามข้อความ การนัดหมาย และงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อ Outlook เหล่านี้ใน Dynamics 365 for Customer Engagement

7. เมื่อต้องการเลือกบัญชีลูกค้าที่จะเชื่อมโยงเข้ากับผู้ติดต่อด้วยตนเอง เลือก ขั้นสูง ในคอลัมน์ ตั้งค่าบัญชีลูกค้า เลือกแถวให้กับผู้ติดต่อ จากรายการแบบหล่นลง ให้เลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่งดังต่อไปนี้:

   • ปล่อยให้ฟิลด์ว่างไว้ (ไม่ได้ตั้งค่า) เพื่อเชื่อมโยงผู้ติดต่อเข้ากับบัญชีลูกค้าใน Dynamics 365 for Customer Engagement ภายหลัง

   • เลือก ใช้ชื่อบริษัท เพื่อเชื่อมโยงผู้ติดต่อเข้ากับบัญชีลูกค้า Dynamics 365 for Customer Engagement โดยใช้ชื่อบริษัท

   • เลือก เลือกบัญชีลูกค้าที่มีอยู่ แล้วเลือกบัญชีลูกค้าหรือผู้ติดต่อ และจากนั้นเลือก ตกลง

8. ในคอลัมน์ รวมการติดต่อสื่อสาร ให้ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ใช้สำหรับการจัดกลุ่มใดๆ ที่คุณไม่ต้องการติดตามข้อความอีเมล การนัดหมาย หรืองานต่างๆ ใน Dynamics 365 for Customer Engagement

9. เลือก เพิ่มผู้ติดต่อ

10. ตรวจทานเพจสรุปการดำเนินการ และดูว่ามีข้อผิดพลาดใดๆ หรือไม่ ถ้ามี จากนั้นเลือก ปิด

ดูเพิ่มเติม

ภาพรวมของเรกคอร์ดการติดตามใน Dynamics 365 for Outlook
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการซิงโครไนซ์เรกคอร์ดระหว่างแอป Microsoft Dynamics 365 และ Microsoft Outlook