Konfigurera e-postfunktionen i Microsoft Dynamics AX

Artikel
08/03/2018

Gäller för: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Slutför procedurerna i det här avsnittet i Microsoft Dynamics AX för att konfigurera e-postfunktionen. Dessa procedurer hjälper dig att ansluta till en Microsoft Dynamics AX SMTP-server för e-post, konfigurera e-postinställningar för användare, ställa in ett batchjobb för att skicka e-postmeddelande och skapa e-postmallar.

När du har slutfört procedurerna i det här avsnittet kan Microsoft Dynamics AX skicka e-postmeddelanden till användarna baserat på de funktioner som du använder. Du kan till exempel Microsoft Dynamics AX skicka e-postmeddelande till användare, när dokument tilldelas till dem för godkännande (som definieras i ett arbetsflöde), eller när försäljningsorder annulleras (som definieras av en notifieringsregel.)

Snabb överblick

Följande diagram visar stegen i processen för att konfigurera e-postfunktionen i Microsoft Dynamics AX.

1. Ställa in SMTP-server för e-post

Första steget i processen är att ställa in en SMTP-e-postserver (Simple Mail Transfer Protocol) i din miljö. Gör på följande sätt.

Installera SMTP-servern

Installera SMTP-servern på en dator som kör Windows Server. Riktningarna varierar baserat på den versionen av Windows Server som du använder.

Om du använder Windows Server 2008 eller Windows Server 2008 R2, följ dessa steg för att installera SMTP-servern.

Klicka på Start > Administrationsverktyg > Serverhanteraren.
Klicka på Lägg till funktioner i området Sammanfattning av funktioner.
Sidan Välj funktioner visas. Klicka på kryssrutan SMTP-server.
Ett fönster visas med en fråga om du vill lägga till rolltjänster och funktioner för SMTP-servern. Klicka på Lägg till obligatoriska rolltjänster.
Sidan Välj funktioner visas igen. Klicka på Nästa.
Sidan Webbserver (IIS) visas. Klicka på Nästa.
Sidan Välj rolltjänster visas. Klicka på Nästa.
Sidan Bekräfta installationtjänster visas. Klicka på Installera.

Om du använder Windows Server 2012, följ dessa steg för att installera SMTP-servern.

Klicka på Server Manager på skärmen Start.
Klicka på Hantera-menyn och sedan på Lägg till roller och funktioner.
Sidan Innan du börjar visas. Klicka på Nästa.
Sidan Välj installationstyp visas. Markera väljaren Rollbaserad eller funktionsbaserad installation och klicka sedan på Nästa.
Sidan Välj målserver visas. Välj den server som du vill installera SMTP-servern på. Klicka på Nästa.
Sidan Välj serverroller visas. Klicka på Nästa.
Fönstret Välj funktioner visas. Klicka på kryssrutan SMTP-server.
Ett fönster visas med en fråga om du vill lägga till rolltjänster och funktioner för SMTP-servern. Klicka på Lägg till funktioner.
Sidan Välj funktioner visas igen. Klicka på Nästa.
Sidan Webbserver (IIS) visas. Klicka på Nästa.
Sidan Välj rolltjänster visas. Klicka på Nästa.
Sidan Bekräfta installationtjänster visas. Klicka på Installera.

Konfigurera SMTP-servern

Använd följande procedur för att konfigurera SMTP-servern för att använda integrerad autentisering Windows .

Från Start-menyn eller -skärmen klickar du på Administrativa verktyg.
Klicka på Internet Information Services (IIS) 6.0 Manager att öppna IIS Manager.
Välj namnet på din server i det vänstra fönstret.
Högerklicka på [SMTP virtuell server #1] i det högra fönstret och klicka sedan på Egenskaper.
Fönstret Egenskaper för [SMTP virtuell server 1] visas. Klicka på fliken Åtkomst.
Klicka på Autentisering.
Fönstret Autentisering visas. Markera kryssrutan Integrerad Windows-autentisering. Klicka på OK.
Fliken Åtkomst visas igen. Klicka på knappen Relä.
Fönstret Reläbegränsningar visas. Markera kryssrutan Tillåt alla datorer som framgångsrikt autentiseras att vidarebefordra, oberoende av listan ovanför kryssrutan. Klicka på OK.
Fönstret Egenskaper för [SMTP virtuell server 1] visas igen. Klicka på OK om du vill stänga fönstret.

Anslut Microsoft Dynamics AX till SMTP-servern för e-post

Använd följande procedur för att ansluta till SMTP Microsoft Dynamics AX-servern för e-post.

Öppna Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klicka på Systemadministration > Inställningar > System > E-postparametrar.
I fältet Namnet på SMTP-relayservern anger du namnet på den dator där SMTP-servern har installerats.
Ange namnet på den lokala datorn i fältet IP-adress för SMTP-server.
Ange portnumret som ska användas tillsammans med SMTP i fältet SMTP-portnummer. Standardportnumret är 25.
Om SMTP-servern kräver verifiering, ange ett giltigt användarnamn och lösenord.
Markera kryssrutan Använd NTLM.
I fältet Bilagans storleksgräns (MB) anger du en storleksgräns för e-postbilagor.

Registernyckeln maxbuffersize begränsar också den acceptabla storleken på e-postbilagor. Om den storlek som du anger i det här fältet överskrider den maximala buffertstorleken kommer gränsen för maximal buffertstorlek att tillämpas.
Ange eller bläddra till den plats där e-postbilagor eller andra inbäddade data i ett e-postmeddelande lagras i fältet Tillåt inbäddade data och bifogade filer från.

2. Ange e-postadress för varje användare

Gör på följande sätt för att ange e-postadress för varje användare Microsoft Dynamics AX.

Anteckning

Om du hellre vill att användare ska ange sina egna e-postadresser, instruera dem att göra följande:

Öppna Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klicka på Arkiv > Verktyg > Alternativ.
Ange en e-postadress i fältet E-post.

Öppna Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klicka på Systemadministration > Vanligt > Användare > Användare.
Välj en användare.
Klicka på Alternativ.
Ange e-postadressen för den valda användaren i fältet E-post.
Klicka på Stäng.
Sidan Användare visas igen. Välj en annan användare och upprepa steg 4-6.

3. Använd batchbearbetning för att skicka e-postmeddelanden.

Batchbearbetning används för att skicka e-postmeddelanden som genereras från Microsoft Dynamics AX. Använd följande procedurer om du vill skapa en batchgrupp och konfigurera batchjobbet som ska skicka e-postmeddelanden.

Skapa en batchgrupp

Ett batchjobb, med namnet Batchjobb för e-postdistributör, används för att skicka e-postmeddelanden som genereras från Microsoft Dynamics AX. Batchjobbet måste köras i en batchgrupp. Utför följande steg för att skapa en batchgrupp för Batchjobb för e-postdistributör.

Klicka på Systemadministration > Inställningar > Batchgrupp.
Klicka på Ny om du vill skapa en ny batchgrupp.
Ange ett unikt namn för batchgruppen i fältet Grupp. Skriv till exempel E-post.
Ange en beskrivning för att identifiera batchgruppen i fältet Beskrivning.
Klicka på fliken Batchservrar.

Listan Valda servrar visar AOS-instanserna som batchgruppen körs på. Listan Resterande servrar visar resten av AOS-instanserna som är tillgängliga som batchservrar.
Använd pilknapparna om du vill lägga till fler servrar till listan Valda servrar eller ta bort servrar från listan Valda servrar.

Konfigurera batchjobbet

Utför följande steg för att konfigurera Batchjobb för e-postdistributör.

Klicka på Systemadministration > Periodisk > Bearbetning av e-post > Batch.
Markera kryssrutan Batchbearbetning.
Ange en beskrivning för det här batchjobbet i fältet Uppgiftsbeskrivning.
I listan Batchgrupp väljer du den batchgrupp som du skapade i den föregående proceduren.
Markera kryssrutan Privat om du vill begränsa andra användare från att köra det här batchjobbet. Ett privat batchjobb kan endast köras av den användare som har skapat det och endast på den dator där den här användaren är inloggad.
Klicka på Upprepning för att ange hur ofta batchjobbet ska köras.
Klicka på Notifieringar om du vill skicka meddelanden när batchjobbet avslutas, innehåller ett fel eller annulleras.

4. Konfigurera e-postinställningar för specifika funktioner eller program

Många av funktionerna och programmen i Microsoft Dynamics AX kan konfigureras för att skicka e-postmeddelanden till användare. Du måste konfigurera e-postinställningar som är specifika för dessa funktioner och program. Mer information finns i dokumentationen för dessa funktioner och ansökningar för specialiserade instruktioner. Exempel:

Om du använder arbetsflöden, se Konfigurera e-postinställningar för arbetsflödessystemet för information om hur du konfigurerar e-postfunktionen för arbetsflödessystemet.
Om du använder notifieringsregler, se Alert e-postmeddelanden för information om hur du konfigurerar e-postfunktionen för notifieringsregler.
Om du använder Butik, se Ställ in e-postinleveranser för information om hur du mejlar kvitton till kunder.

Processen för att konfigurera e-postinställningar för specifika funktioner eller program varierar, men processen kommer minst att omfatta att skapa en eller flera e-postmallar. Stegen för att skapa en mall för e-postmeddelande inkluderas nedan.

Skapa en e-postmall

Som en del i processen att konfigurera e-postinställningar för en viss funktion eller ett program måste du skapa en eller flera e-postmallar.

Anta till exempel att du har skapat ett arbetsflöde i Microsoft Dynamics AX för inköpsrekvisitioner. Detta arbetsflöde definierar vem som måste godkänna inköpsrekvisitioner. Du kan konfigurera arbetsflödet, så att e-postmeddelandet som meddelande-baseras på ett e-postmeddelande, mall-skickas till användarna som har inköpsrekvisitioner som har tilldelats dem för godkännande.

En e-postmall kan innehålla flera versioner med varje version skriven på ett annat språk.

Slutför följande procedurer för att skapa en e-postmall.

Klicka på Organisationsadministration > Inställningar > E-postmallar.
Kommer e-postmallarna som du skapar användas för hela företaget eller med ett specifikt företag? Svaret på den frågan bestämmer om du ska markera kryssrutan Visa systemmeddelanden.
- Om e-postmallen, som du skapar, ska användas med en funktion eller ett program som används i hela organisationen, markerar du Visa systemmeddelanden.
  
  Om du till exempel skapar en e-postmeddelandemall som ska användas med ett inköpsrekvisitionsarbetsflöde ska du markera den här kryssrutan. Detta beror på att ett arbetsflöde för inköpsrekvisition används i en hel organisation. (Mer information om hur varje typ av arbetsflöde används finns i Arbetsflödestyper.)
- Om e-postmallen, som du skapar, ska användas med en funktion eller ett program som används med ett specifikt företag, ska du inte markera kryssrutan Visa systemmeddelanden.
  
  Om du till exempel skapar en e-postmeddelandemall som ska användas med ett inköpsorderarbetsflöde ska du inte markera den här kryssrutan. Detta beror på att ett arbetsflöde för inköpsorder används med ett visst företag.
Tryck på CTRL+N i det övre fönstret i formuläret om du vill skapa en e-postmall.
Ange följande information för e-postmallen:
1. Ange ID för e-postmallen i fältet E-postID. ID ska motsvara syftet med mallen. Det här fältet är begränsat till 10 tecken.
2. Ange en beskrivning för e-postmallen i fältet E-postbeskrivning.
3. Välj en språkkod i fältet Standardspråkkod. Om en användare använder ett annat språk och det inte finns någon motsvarande version av e-postmallen för det språket kommer e-postmeddelandet skickas med hjälp av det språk som du anger här.
4. I fältet Avsändarens namn anger du ett namn för avsändaren, till exempel Microsoft Dynamics AX. Det här är namnet som mottagaren ser i inkorgen när användaren tar emot ett e-postmeddelande.
5. Ange en e-postadress som kan användas för att skicka e-postmeddelanden som genereras av Microsoft Dynamics AX i fältet Avsändare för e-post.
Klicka på fliken Allmänt. Utföra följande steg:
1. Välj prioritet i listan Prioritet. Detta avgör om e-postmeddelandet ska visas med prioritet i mottagarens Inkorg.
2. I listan Batchgrupp väljer du den batchgrupp som du skapade tidigare i detta avsnitt.

Skapa en språkspecifik version av mallen genom att trycka på CTRL+N i det nedre fönstret i formuläret. Följ dessa steg för varje version du skapar:

Kontrollera att fältet E-postID visar det ID som du skapade i steg 4.
Välj det språk som du vill använda för att skriva e-postmeddelandets brödtext i fältet Språk.

Ange ämnet i e-postmeddelandet i fältet Ämne.

Om du vill ämnet för e-postmeddelandet ska genereras automatiskt, ange %subject%. För att få en bättre förståelse för hur platshållare fungerar se exemplet i följande tabell.

SCENARIO:

Du skapar en e-postmall för ett inköpsrekvisitionsarbetsflöde.

OM:

Anta följande:

Du anger följande platshållare i fältet Ämne i e-postmallen:

%ämne%
Fältet Ämne för arbetsuppgift innehåller följande text. Det här fältet finns i formuläret Egenskaper för arbetsflödesgodkännande.

Åtgärd krävs: En inköpsrekvisition har tilldelats dig för godkännande

SEDAN:

I e-postmeddelandet som skapas och skickas till användarna ersätts platshållaren %subject% automatiskt med följande text:

Åtgärd krävs: En inköpsrekvisition har tilldelats dig för godkännande

Mer information om platshållare finns i nästa avsnitt i det här avsnittet.

Välj antingen XSLT eller HTML i fältet Layout, beroende på hur meddelandet ska visas.

Klicka på E-postmeddelande. Ange innehållet i meddelandet i formuläret som visas.

Om du vill att meddelandet ska genereras automatiskt, ange %message%. För att få en bättre förståelse för hur platshållare fungerar se exemplet i följande tabell.

SCENARIO:

Du skapar en e-postmall för ett inköpsrekvisitionsarbetsflöde.

OM:

Anta följande:

Du anger följande platshållare som meddelandet i e-postmallen:

%meddelande%
Fältet Arbetsuppgiftsinstruktioner innehåller följande text. Det här fältet finns i formuläret Egenskaper för arbetsflödesgodkännande.

Inköpsrekvisitionen %Purchase requisition.PurchReqId% har tilldelats dig för godkännande.

Den här inköpsrekvisitionen har summan %Purchase requisition.Approval amount%, och har skickats in av %Purchase requisition.Worker.createdBy%.

Anteckning

Texten mellan %-symbolerna är platshållare som du kan infoga när du konfigurerar arbetsflödet. I det här exemplet ska platshållare ersättas med särskilt angivna datum som är relaterade till inköpsrekvisitioner.

SEDAN:

I e-postmeddelandet som skapas och skickas till användarna ersätts platshållaren %message% automatiskt med följande text:

Inköpsrekvisitionen PR-0108 har tilldelats dig för godkännande.

Den här inköpsrekvisitionen har summan 5 000 USD och har skickats in av Jimmy Matney.

Mer information om platshållare finns i nästa avsnitt i det här avsnittet.

Spara meddelandet.

Använd platshållare

Platshållare kan användas när du skapar e-postmallar. Platshållarna ska ersättas med text som är specifik för den funktion som du skapar e-postmallen för.

Anta till exempel att du skapar ett e-postmeddelande mall som ska skickas till användare som måste godkänna inköpsrekvisitioner. Om du anger %message% i brödtexten i e-postmallen ersätts platshållaren %message% med den text som angavs i arbetsflödeskonfigurationsegenskaperna.

Följande platshållare kan läggas till i e-postmallar. Platshållarna som du bör använda beror på om du valde att skapa e-postmallen med hjälp av HTML eller XSLT.

HTML-platshållare	XSLT-platshållare	Information som visas i e-postmeddelandet
%ämne%	notifiering/ämne	Det ämne som definieras i konfigurationsegenskaperna för den relaterade funktionen.
%meddelande%	notifiering/meddelande	Det meddelande som definieras i konfigurationsegenskaperna för den relaterade funktionen.
%händelse%	notifiering/händelse	Händelsen som inträffade.
%inträffade%	notifiering/inträffat	Datum när händelsen inträffade.
%för%	notifiering/för	Posten i vilken händelsen observerats.
%data%	notifiering/data	Detaljerad information.
%företag%	notifiering/företag	Det företag som händelsen inträffade på.

Ange när varje mall ska användas

När du har skapat e-postmallar måste du ange när varje mall ska användas. Instruktioner om hur du gör detta finns i dokumentationen för de funktioner som du skapade e-postmallarna för.

Exempel:

Om du skapade e-postmallar för arbetsflöden, se Konfigurera e-postinställningar för arbetsflödessystemet för information om hur du konfigurerar arbetsflödessystemet till att använda dessa mallar.
Om du skapade e-postmallar för notifieringsregler, se Ange en e-postidentifikation för notifieringar för information om hur du konfigurerar notifieringsregler för att använda dessa mallar.
Om du skapade e-postmallar för inkassosyfte i modulen Kundreskontra, se Ställ in inkasseringar för information om hur du konfigurerar Kundreskontra till att använda dessa mallar.

5. Övervaka e-postmeddelanden som väntar på att skickas ut

Använd följande procedurerna för att övervaka utgående e-postmeddelande.

Visa status för utgående e-postmeddelanden

Använd följande procedur för att övervaka statusen för e-postmeddelande som ska skickas.

Klicka på Systemadministration > Periodisk > Bearbetning av e-post > Status på e-postutskick.
Om du vill att formuläret ska lista all e-post – inklusive de som har skickats, markera kryssrutan Visa även skickad e-post .
Visa status för varje e-postmeddelanden i kolumnen Status.
- När ett meddelande har skickats, är dess status Skickat.
- När ett meddelande väntar på att skickas, är dess status Väntar.
  
  Statusen Väntar följs av en siffra ”n” inom parentes, till exempel 1. Numret visar antalet försök som görs för att skicka e-postmeddelandet. Numret kan inte vara längre än det antal nya försök som anges i schemat för förnyat försök. (Mer information om schemat för förnyat försök finns i följande avsnitt.)
- När ett meddelande skickats – och inga försök att skicka det på nytt är schemalagda – är dess status Underkänd.
  
  Om du vill försöka att skicka om detta meddelande, klicka på Starta om utskick. Schemat för förnyat försök kommer att följas när du försöker att skicka detta meddelande.

Upprätta schema för förnyat försök

Du kan ställa in ett schema försöktidsplan för meddelanden som inte har skickats. Schemat för förnyat försök anger hur många försök du vill göra för att skicka e-postmeddelandet, och tidsperioden mellan varje försök.

Schemat för förnyat försök måste ställas in på ett sådant sätt att AOS-servern inte överlastas. Tidsintervallen mellan försöken måste ökas successivt. Det första omförsöket ska till exempel inträffa efter en minut, det andra försöket efter en timme och det tredje försöket efter en dag. Om du vill distribuera arbetsbelastningen, kan även du ställa in schemat för förnyat försök på flera AOS-servrar.