Konfigurera e-postinställningar för arbetsflödessystemet
Gäller för: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Du kan konfigurera Microsoft Dynamics AX för att skicka e-postmeddelande till användare, när arbetsflöde-relaterade händelser inträffar. E-postmeddelanden kan till exempel skickas till användare när dokument tilldelas till dem för godkännande. Slutför procedurerna i det här avsnittet för att konfigurera e-postinställningar för arbetsflödessystemet.
Denna uppgift är en del av en större process
I det här avsnittet beskrivs hur du konfigurerar e-postinställningar för arbetsflödessystemet. Detta är steg 4 i följande diagram. Att konfigurera e-postfunktionen i Microsoft Dynamics AX är en större process som du måste utföra. Mer information om den här processen finns i Konfigurera e-postfunktionen i Microsoft Dynamics AX.
Låt användare ta emot arbetsflödesrelaterade e-postmeddelanden
Första steget i processen är att aktivera användarna till att ta emot arbetsflödesrelaterade e-postmeddelanden. Följande procedur förklarar hur du gör detta. Du måste genomföra den här proceduren för varje Microsoft Dynamics AX-användare.
Anteckning
Om du hellre vill att användare ska konfigurera sina egna e-postinställningar, instruera dem att göra följande:
Öppna Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klicka på Arkiv > Verktyg > Alternativ.
Slutför steg 5 till 8 i följande procedur.
Öppna Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klicka på Systemadministration > Vanligt > Användare > Användare.
Välj en användare.
Klicka på Alternativ.
Bekräfta e-postadressen för den valda användaren i fältet E-post.
Klicka på Meddelanden.
Ange hur du vill att användaren ska meddelas om arbetsflödesrelaterade händelser i avsnittet Arbetsflödesmeddelanden. Gör det genom att följa dessa steg:
Ange hur du vill att användaren ska ta emot arbetsflödesmeddelanden för radartiklar i listan Meddelandetyp för radartikel.
Grupperat – Meddelanden för radartiklar grupperas i ett enda e-postmeddelande.
Individuell – Ett e-postmeddelande skickas för varje radartikel.
Om du vill att användaren ska ta emot meddelanden klienten Microsoft Dynamics AX, markera kryssrutan Visa meddelanden i Microsoft Dynamics AX-klienten.
Om du markerar kryssrutan Visa meddelanden i Microsoft Dynamics AX-klienten, kan du även ange om du vill att användaren ska ta emot meddelanden som popup-meddelanden. Om du vill att användaren ska ta emot popup-meddelanden, markera kryssrutan Visa popup-fönster för meddelanden.
Om du vill att användaren ska ta emot meddelanden som e-post, markera kryssrutan Skicka meddelanden via e-post.
Klicka på Stäng.
Sidan Användare visas igen. Välj en annan användare och upprepa steg 4-8.
Bestäm hur många e-postmallar du behöver skapa för arbetsflödessystemet
Bestäm hur många e-postmallar du behöver skapa för arbetsflödessystemet. Du kan skapa flera e-postmallar, eller bara två mejlar mallar (som beskrivs nedan.) Dina verksamhetsbehov hjälper dig att definiera hur många e-postmallar du behöver skapa. Till exempel kan du:
Skapa en e-postmeddelandemall för varje arbetsflöde.
Skapa en e-postmeddelandemall för varje arbetsflödestyp.
I det här scenariot kan alla arbetsflöden av en viss typ använda samma e-postmall. Se Arbetsflödestyper om du vill ha en lista över alla typer av arbetsflöden som du kan skapa.
Skapa två e-postmallar.
I det här scenariot används en e-postmall av alla arbetsflöden som används i hela organisationen. Den andra e-postmallen används av alla arbetsflöden som är företagsspecifika. Mer information om hur varje typ av arbetsflöde används finns i Arbetsflödestyper.
Skapa e-postmallar
När du har bestämt hur många e-postmallar som ska skapas kan du skapa mallarna. Anvisningar om hur du gör detta finns i Konfigurera e-postfunktionen i Microsoft Dynamics AX.
Använd platshållare
När du skapar e-postmallar, rekommenderar vi att du använder platshållare. När e-postmeddelande genereras, kommer dessa platshållare ersättas med specifik text från arbetsflödet.
Anta till exempel att du har angett platshållaren %subject% i e-postmallen. När e-postmeddelandet skapas och skickas till användare i det här exemplet, kommer platshållaren automatiskt att ersättas med texten som finns i fältet Ämne för arbetsuppgift. På samma sätt, om du anger %message% i e-postmallen kommer den platshållaren att ersättas med texten som finns i fältet Arbetsuppgiftsinstruktioner.
Mer information om hur du infogar platshållare i e-postmallar finns i Konfigurera e-postfunktionen i Microsoft Dynamics AX.
Ange när varje e-postmall ska användas
När du konfigurerar egenskaperna för ett arbetsflöde, kan du välja e-postmallarna som ska användas för att generera e-postmeddelande för arbetsflödet. Stegvisa instruktioner finns i Konfigurera egenskaperna för ett arbetsflöde.
Om du inte väljer en e-postmall när du konfigurerar ett arbetsflöde används en standardmall. Du kan ange vilken e-postmall som är standardmallen genom att utföra följande procedurer.
.gif "Gg732160.collapse_all(sv-se,AX.60).gif")
Ange e-poststandardmallen för organisationstäckande arbetsflöden
Vissa arbetsflöden används för att processa dokument som har associerats med hela din organisation. Slutför följande procedur för att ange den standard-e-postmall som ska användas för att generera meddelanden för arbetsflöden för hela organisationen.
Information om hur du visar en lista med arbetsflöden för hela organisationen finns i Arbetsflödestyper.
Klicka på Systemadministration > Inställningar > Arbetsflöde > Arbetsflödesparametrar.
Välj en e-postmall från listan.
Listan visar e-postmallar som skapades när kryssrutan Visa systemmeddelanden var markerad i formuläret E-postmallar.
Spara ändringarna genom att klicka på Stäng.
Ange e-poststandardmallen för organisationsspecifika arbetsflöden
Vissa arbetsflöden används för att processa dokument som har associerats med en specifik organisation, till exempel en juridisk person. Slutför följande procedur för att ange den standard-e-postmall som ska användas för att generera meddelanden för organisationsspecifika arbetsflöden.
Information om hur du visar en lista med organisationsspecifika arbetsflöden finns i Arbetsflödestyper.
Klicka på Organisationsadministration > Inställningar > Arbetsflöde > Arbetsflödesparametrar.
Välj en e-postmall från listan.
Listan visar e-postmallar som skapades när kryssrutan Visa systemmeddelanden inte var markerad i formuläret E-postmallar.
Spara ändringarna genom att klicka på Stäng.