Skapa parallella godkännandearbetsflöden med Power Automate
I ett arbetsflöde med parallellt godkännande krävs flera personer för att godkänna objekt som fakturor, inköpsorder, ledighetsansökningar och liknande. Varje persons godkännande är oberoende av alla andra godkännare.
I den här genomgången ska vi använda Power Automate för att skapa ett molnflöde som automatiserar ett parallellt godkännandearbetsflöde. Detta flöde automatiserar en medarbetares semesterbegäran som kräver godkännande från alla personer (eller team) som medarbetaren arbetar regelbundet med. Anställda använder en SharePoint-list för att begära semester. Semestergodkännanden krävs från medarbetarens närmaste chef, säljteamet och personalteamet. Varje semesterbegäran dirigeras till varje godkännare för ett beslut. Flödet skickar e-post med statusändringar och uppdaterar sedan SharePoint med beslut.
Dricks
Mer information om hur du använder SharePoint med Power Automate finns i SharePoint-dokumentationen.
Förutsättningar
- Power Automate.
- En SharePoint Online-lista.
- Användarkonton för Office 365 Outlook och Office 365.
Kommentar
Vi kommer att använda SharePoint Online och Office 365 Outlook i den här genomgången men du kan använda andas tjänster som Zendesk, Salesforce eller Gmail. Om du använder SharePoint 2010 läser du avsnittet SharePoint 2010 arbetsflöde för pensionering
Innan du skapar flödet ska du skapa en SharePoint Online-lista. Senare används den här listan för att begära godkännande av semester.
SharePoint Online-listan som du skapar måste innehålla följande kolumner:
| Befattning | Enkel textrad |
|---|---|
| Kommentarer från anställda | Enkel textrad |
| Kommentarer från närmaste chef | Flera textrader |
| Kommentarer från säljteam | Flera textrader |
| Kommentarer från HR-funktion | Flera textrader |
| Godkänd av närmaste chef | Ja/Nej |
| Godkänd av säljteam | Ja/Nej |
| Godkänd av HR-funktion | Ja/Nej |
| Semesterns startdatum | Datum och tid |
| Semesterns slutdatum | Datum och tid |
Anteckna namn och webbadress för SharePoint Online-listan. Vi kommer att använda de här objekten senare för att konfigurera utlösaren SharePoint – När ett objekt skapas.
Skapa ditt flöde från den tomma mallen
Logga in på Power Automate.
Välj Mina flöden i det vänstra navigeringsfönstret.
I menyn längst upp till vänster väljer du Nytt flöde>Automatiserat molnflöde.
Lägg till utlösare
Ge flödet ett namn.
Under Välj utlösare för flödet väljer du När ett objekt skapas – SharePoint och sedan Skapa.
På kortet När ett objekt skapas väljer du Webbadress och Namnlista för SharePoint-listan som du skapade tidigare.
Hämta chefen för den person som skapade semesterbegäran
Välj +Nytt steg och skriv sedan hämta chef i sökrutan Välj en åtgärd.
Sök efter och välj sedan åtgärden Hämta chef (V2) – Office 365-användare.
Infoga token E-post till skapare i rutan Användare (UPN) på kortet Hämta chef.
Åtgärden hämtar chefen för den person som skapade semesterbegäran i SharePoint.
Namnge och spara din flöde
Ange ett namn på ditt flöde och spara arbetet som vi har gjort hittills genom att välja Spara.
Kommentar
Klicka på ikonen Spara då och då så att ändringarna sparas i flödet.
Lägg till en godkännandeåtgärd för den närmaste chefen
Välj Nytt steg.
Skriv godkännande i sökrutan Välj en åtgärd.
Välj åtgärden Starta och vänta på ett godkännande.
Konfigurera kortet Starta och vänta på ett godkännande så att det passar dina behov.
Kommentar
Fälten Typ av godkännande, Rubrik och Tilldelad till är obligatoriska. Du kan använda Markdown för att formatera fältet Information.
Viktigt!
Eftersom den här åtgärden skickar semesterbegäran till e-postadressen i rutan Tilldelad till infogar du token för E-post från listan Hämta chef (v2).
Infoga en parallell gren för godkännandeåtgärd för säljgruppen
Klicka på nedpilen som visas mellan kortet Hämta chef (v2) och korten av typen Starta och vänta på ett godkännande.
Klicka på plustecknet som visas på nedåtpilen när du har valt den.
Välj Lägg till en parallell gren.
Sök efter och välj sedan konfigurera en Starta och vänta på ett godkännande-åtgärd som skickar semesterbegäran till säljgruppen. Du hittar mer information i steg som används för att lägga till en godkännandeåtgärd för närmsta chefen om du inte vet hur du lägger till åtgärden Starta och vänta på ett godkännande.
Viktigt!
Använd säljgruppens e-postadress i rutan Tilldelad till för åtgärden Starta ett godkännande 2.
Infoga en parallell gren för godkännandeåtgärd för HR-funktionen
Upprepa stegen för att infoga en parallell gren för säljteamet att lägga till och konfigurera sedan en Starta ett godkännande-åtgärd för att skicka semesterbegäran till HR-funktionen.
Viktigt!
Använd HR-funktionens e-postadress i rutan Tilldelad till för åtgärden Starta ett godkännande 3.
Om du har följt anvisningarna bör ditt flöde likna det här exemplet:
Alternativ när du lagt till parallella grenar
När du har lagt till åtgärder i parallella grenar kan du lägga till steg i flödet på två sätt:
Infoga ett steg i en gren: Använd knappen Infoga ett nytt steg (+) ovanför eller nedanför kortet. Den här knappen visas när du väljer en gren eller hovrar över anslutningsprogrampilen. Den här knappen lägger till ett steg till denna specifika gren. Den här knappen visas här:
Lägg till ett steg i flödet: Använd den större knappen + Nytt steg nederst i arbetsflödet. Steg som du lägger till med den här knappen körs när alla tidigare grenar är klara. Den här knappen visas här:
I följande avsnitt lägger vi till steg i alla grenar:
- Lägg till ett villkor som kontrollerar om semesterbegäran godkändes eller avvisades.
- Skicka ett e-postmeddelande som informerar medarbetaren om beslutet.
- Uppdatera semesterbegäran i SharePoint med beslutet om godkännande.
Vi använder sedan den större knappen + Nytt steg för att skicka ett e-postmeddelande som sammanfattar alla beslut som görs om semesterbegäran.
Nu fortsätter vi:
Lägg till ett villkor till varje gren
Välj den första grenen Starta och vänta på ett godkännande.
Välj den lilla knappen Infoga ett nytt steg (+) under kortet (den runda plusknapp som visas när du hovrar över anslutningsprogrampilen).
Välj Lägg till en åtgärd i menyn som visas och välj sedan Villkor i åtgärdslistan.
Välj den första rutan på kortet Villkor och välj sedan token Svar från kategorin Starta och vänta på ett godkännande i listan för dynamiskt innehåll.
Bekräfta att listan (mitt på kortet Villkor) har angetts till är lika med.
Ange Godkänn (den här texten är skiftlägeskänslig) i den sista rutan.
Villkorskortet ska nu se ut ungefär som det här exemplet:
Kommentar
Det här villkoret kontrollerar svaret från åtgärden Starta ett godkännande som leder till medarbetarens chef.
Upprepa föregående steg på grenarna Starta ett godkännande 2 (begäran om godkännande till säljteamet) och Starta ett godkännande 3 (begäran om godkännande till HR-funktionen).
Lägg till e-poståtgärder för varje gren
Utför följande steg på OM JA-sidan av grenen Villkor.
Obs: Ditt flöde använder de här stegen för att skicka ett e-postmeddelande när begäran har godkänts:
Välj Lägg till en åtgärd i Om ja-grenen av villkoret.
Skriv skicka e-post i sökrutan på kortet Välj en åtgärd.
Välj åtgärden Skicka ett e-postmeddelande (V2).
Konfigurera e-postkortet så att det passar dina behov.
Kommentar
Till, Ämne och Brödtext krävs.
Det här kortet är en mall för det e-postmeddelande som skickas när status för semesterbegäran ändras.
Använd token Kommentarer från åtgärden Approvals – starta ett godkännande i rutan Brödtext på kortet Skicka ett e-postmeddelande (V2).
Om du vill skicka ett e-postmeddelande när en begäran avvisas använder du OM NEJ-sidan av grenen Villkor och upprepar sedan föregående steg för att lägga till en mall för e-post med avvisande.
Upprepa föregående steg på grenarna Starta och vänta på ett godkännande 2 (begäran om godkännande till säljteamet) och Starta och vänta på ett godkännande 3 (begäran om godkännande till HR-funktionen).
Uppdatera semesterbegäran med beslutet
Utför följande steg om du vill uppdatera SharePoint när beslut fattas.
Obs: Se till att utföra dessa steg på både OM JA- och OM NEJ-sidan av grenen.
Välj Lägg till en åtgärd i förgreningen Om ja.
Ange SharePoint i sökrutan på kortet Välj en åtgärd, välj filtret SharePoint och välj sedan åtgärden Uppdatera objekt.
Konfigurera kortet Uppdateringsobjekt så att det passar dina behov.
Upprepa föregående steg på grenarna Starta ett godkännande 2 och Starta ett godkännande 3.
Slutför flödet
Välj + Nytt steg
Använd de tidigare anvisningarna för att skicka ett e-postmeddelande som sammanfattar resultatet av varje godkännande. Skicka det här e-postmeddelandet till medarbetaren som begärde semester. Kortet kan likna följande exempel:
