Hantering av ledighet

Utgivare: Microsoft

Ledighetshantering är en copilot-mall som är utformad för att effektivisera processen för att hantera och begära ledighet för anställda. Denna copilot förenklar inlämningen av frånvaroansökningar, ger en sammanfattning av ledighetshistorik och ger snabb åtkomst till företagets ledighetspolicyer med hjälp av AI-hjälp. Copilot minskar den administrativa bördan för HR och chefer, vilket säkerställer korrekt och snabb ledighetshantering. Denna copilot ger anställda en sömlös, användarvänlig upplevelse. Ledighetshantering förbättrar arbetsflödet avsevärt, ökar medarbetarnas tillfredsställelse och främjar effektiv ledighetshantering inom organisationen.

Obs

Mallar är för närvarande endast tillgängliga på engelska. Dessutom bör mallar begränsas till intern användning inom organisationen.

Titta på den här videon för att få en översikt om att använda copilot för ledighetshantering:

Funktioner

• Initiera processen för tjänstledighetsansökan, visa tillgängliga tjänstledighetssaldon, välj frånvarotyp och varaktighet, granska en sammanfattning och skicka begäran till en chef.

• Visa och revidera skickade förfrågningar, med status, upplupna timmar och chefsanteckningar.

• Navigera genom kunskapsbaser och få generativa svar med citat.

Praktiska ärenden

• Anställda kan använda copilot för att skicka in förfrågningar om semester, sjukfrånvaro eller personliga dagar.

• Anställda kan snabbt kontrollera sina tillgängliga ledighetssaldon för olika typer av ledighet utan att behöva kontakta HR.

• Anställda kan se status för sina inlämnade ledighetsansökningar, göra nödvändiga ändringar och se chefsanteckningar.

• Anställda kan se en sammanfattning av sin tjänstledighetshistorik, inklusive tidigare förfrågningar och godkännanden.

• Anställda kan ställa frågor till copilot om företagets ledighetspolicy. Copilot navigerar genom anslutna kunskapsbaser och ger generativa svar med citat.

• Chefer kan använda copilot för att granska inkommande ledighetsansökningar, se medarbetarens tjänstledighetssaldo och godkänna eller neka förfrågningar.

Tilläggsmöjligheter

• Lägg till organisationens policydokument eller kunskapsbaser som en kunskapskälla så att copilot kan besvara användarfrågor om dina specifika tjänstledighetsprinciper.

• Utöka datamodellen med fler tjänstledighetstyper för att täcka andra användarbehov i linje med organisationens förmåner.

• Anslut till dina HR-system för att synkronisera tjänstledighetssaldon och godkända anställdas ledigheter.

Antaganden

Eftersom ledighetskriterierna och valideringen skiljer sig åt för varje företag använde vi vissa antaganden för mallen för att hålla den generisk, men copilot kan anpassas helt.

• Copilot gör det möjligt för anställda att lämna in ledigheter för tidigare datum.

• Avbokning av godkända ledigheter är inte tillgänglig.

• Validering av antal tjänstledighetstimmar är inte tillgänglig i mallen.

Komponenter i lösningen för ledighetshantering

• En copilot: Ledighetshantering är den copilot där användarna kan:

  • Skicka enkelt in och hantera ledighetsansökningar, vilket säkerställer sömlös ledighetsrelaterad kommunikation mellan anställda och chefer.
  • Få tillgång till och granska tjänstledighetssaldon, historik och företagspolicyer, vilket ger en omfattande översikt över tillgängliga tjänstledighetsalternativ.
  • Navigera genom företagets ledighetspolicyer med hjälp av AI-assistans och få citerad information utan ansträngning.

• En modellbaserad app. Appen för administration av ledighetshantering är den app där användarna kan:

  • Konfigurera saldon för tjänstledighetstimmar för medarbetare.
  • Granska och hantera sjukfrånvaroansökningar.

• Ett Power Automate-flöde:

  • Ledighetshantering – Kör kommando utför användarens kommandon som utlöses i copilot, inklusive att skicka, uppdatera, avbryta och godkänna ledighetsansökningar.

• Fyra anslutningsreferenser:

  • Ledighetshantering - Dataverse - Anslutningsreferens till Dataverse
  • Ledighetshantering - Microsoft Teams - Anslutningsreferens till Teams
  • Ledighetshantering - O365 Outlook - Anslutningsreferens till Outlook
  • Ledighetshantering - O365-användare - Anslutningsreferens till Office 365

• En kunskapskälla:

  Så här använder du dokument som kunskapskällor:

  • Ladda upp en kunskapskällfil som innehåller instruktioner om tjänstledighetspolicyn och vanliga frågor och svar. Ge en detaljerad beskrivning av syftet med dokumentet.
  • Under systemavsnittet Konversationsförstärkning ändrar du datakällorna för generativ AI så att endast de valda källorna söks igenom och väljer den uppladdade dokumentfilen.

  

• Två säkerhetsroller:

  • Ledighetshantering – admin
  • Ledighetshantering – Användare

Installera och konfigurera mall för copilot för ledighetshantering

Följ dessa steg för att installera och konfigurera mallen för ledighetshantering.

Steg 1: Granska krav

Steg 2: Skapa anslutningar

Steg 3: Installera lösningsfiler

Steg 4: tilldela säkerhetsroller

Steg 5: Se till att molnflödena är aktiverade

Steg 6: Konfigurera programmet

Steg 7: Publicera i Teams

Steg 1: Granska krav

Gå igenom krav, identifiera affärsmöjligheter och ta fram en åtgärdsplan som passar organisationens behov bäst.

Bekräfta licensieringen

Välj en av följande Power Apps-planer:

• Power Apps Premium

  • Power Apps per program
  • Power Apps per app betala per användning-mätare
  • Power Apps-användarrättigheter som ingår i Dynamics 365-licenser

• Microsoft 365 Business- eller Enterprise-plan med Teams

• Microsoft Copilot Studio (för dina utvecklare kostnadsfritt)

• Microsoft Copilot Studio Meddelandekapacitet

Konfigurera miljöer och datapolicyer

Det är viktigt att ha en sammanhållen miljö och datapolicystrategi för företagsmallar. Bekräfta att resurser och arbetssätt finns på plats om du vill installera och hantera mallen för ledighetshantering.

• Administratörer - Se till att administratörer med de privilegier som krävs finns tillgängliga för att koordinera tilldelning av licenser och skapa miljöer. Du måste:

  • En global eller klientorganisationsbaserad användaradministratör för Microsoft Entra ID för att tilldela Power Apps-, Copilot Studio- eller Power Automate-licensiering.
  • En Power Platform-administratör som ska skapa miljöer.

  Mer information: Microsoft Power Platform administratör

• Miljöer – Följ metodtipsen för hantering av programmets livscykel (ALM) i skapa och hantera miljöer. Tänk också på följande:

  • En Power Platform-miljö konfigureras med en Dataverse-databas
  • Miljöskapare säkerhetsrollens privilegier som minst tilldelas användaren som installerar lösningarna i den miljön

  Mer information: Miljö, översikt

• Principer för förhindrande av dataförlust – Se till att miljön har åtkomst till de anslutningsprogram som används av mallen Ledighetshantering:

  • Anslutningsapp för Microsoft Dataverse
  • Anslutningsapp för Microsoft Teams
  • Office 365 Outlook-anslutningsprogram
  • Office 365 anslutningsprogram som används

  Mer information: Policyer för att förhindra dataförlust

• Allokera miljökapacitet – copilot för ledighetshantering kräver Copilot Studio-meddelandekapacitet i produktionsmiljön där copilot distribueras.

  1. Gå till Power Platform administratörscenter.

  2. Utöka Resurser i det vänstra fönstret och välj Kapacitet.

  3. Välj Tillägg.

  4. Välj Tilldela en miljö.

  5. Sök efter miljön där Copilot-lösningen för ledighetshantering ska distribueras.

  6. Allokera Copilot Studio-meddelanden till miljön.

  Mer information finns i: Hantering av Copilot Studio-meddelanden och -kapacitet

Steg 2: Skapa anslutningar

Molnflöden behöver specifika anslutningsreferenser som fungerar korrekt. Anslutningsreferenser ingår i lösningen, men anslutningsprogram måste ofta konfigureras manuellt.

Installationen kräver att tre nya anslutningar konfigureras. Det är bäst att skapa anslutningarna innan du importerar lösningen så att importen blir smidigare. Om du skapar anslutningarna under importen måste du hoppa mellan webbläsarfönster.

Så här skapar du anslutningarna i förväg:

1. Gå till Power Apps.

2. Gå till Anslutningar och välj + Ny anslutning om du vill skapa nya anslutningar till de här anslutningsprogrammen:

   • Anslutningsapp för Microsoft Dataverse
   • Anslutningsapp för Microsoft Teams
   • Office 365 Outlook-anslutningsprogram
   • Office 365 anslutningsprogram som används

Steg 3: Installera lösningsfiler

Det finns två tillgängliga installationsalternativ för lösningen:

• Du kan välja knappen Hämta det nu på mallens sida med AppSource-erbjudanden. Då kommer du automatiskt till ett installationsfönster i administrationscentret för Power Platform och hanterade versioner av mallen installeras.

• Du kan hämta en hanterad eller ohanterad version av lösningsfilerna och manuellt importera dem i miljön enligt organisationens krav.

  Dricks

  Gå till GitHub-projektwebbplatsen Templates-for-Power-Platform för att logga dina frågor eller problem och få support för mallen för ledighetshantering.

Installera från AppSource

Du kan enkelt komma åt och installera mallen för ledighetshantering från AppSource, en digital Microsoft-butik. Gå igenom installationsprocessen AppSource genom att följa stegen nedan:

1. Gå till mallen för ledighetshantering i AppSource och välj Hämta nu. Då kommer du till fönstret Installera mall för ledighetshantering i Power Platform administrationscentret.

1. Välj den miljö som du har förberett för mallen.

2. Godkänn villkoren och sekretesspolicyn genom att markera rutorna.

3. Välj Installera. Du kommer till en skärm där du kan visa installationsstatusen. När installationen är klar visas statusen som Installerad.

Ladda ner och installera lösningsfilerna manuellt

Du kan också ladda ned hanterade eller ohanterade lösningsfiler och installera dem manuellt i den förberedda miljön enligt organisationens krav:

1. Hämta följande hanterade eller ohanterade lösningsfiler:

   • Hanterade: mpa_LeaveManagement_managed.zip
   • Ohanterade: mpa_LeaveManagement_managed.zip

2. Gå till Power Apps och välj den miljö du förberedde lösningen för.

3. Välj Lösningar i det vänstra fönstret.

4. Välj Importera lösningen.

5. Bläddra efter och välj antingen den hanterade eller ohanterade versionen av filen mpa_LeaveManagement som laddades ned i föregående steg.

6. Klicka på Nästa.

7. Granska informationen och bekräfta att Aktivera plugin-program och flöden som ingår i lösningarna förblir markerade, och välj sedan Nästa.

8. För alla anslutningar i listan ska du välja den befintliga anslutningen som skapades i föregående steg. Om du inte har skapat anslutningarna i förväg skapar du dem nu.

9. Välj Importera för att starta importprocessen för lösningen för ledighetshantering. När importen är klar får du ett meddelande om att importen har slutförts.

Mer information: Lösningskoncept

Steg 4: tilldela säkerhetsroller

Lösningen innehåller två nya säkerhetsroller:

• Ledighetshantering – admin

  • En programadministratör kan se alla poster.

  • Användare med den här rollen är administratör för programmet för ledighetshantering. Den här säkerhetsrollen ger åtkomst till den modellbaserade appen där administratören kan visa alla poster för användartimsaldo och ledighetsansökningar och ta bort och inaktivera dem.

  • Tilldela den här rollen för användare som hanterar programmet för ledighetshantering i organisationen.

• Ledighetshantering – Användare

  • En medarbetare kan skapa och uppdatera sina ledighetsansökningar.

  • Tilldela den här rollen för vanliga användare som ska ha åtkomst till copilot för ledighetshantering.

  • Medarbetare som också är chefer kan visa och godkänna ledighetsansökningar för sina underställda.

Roller kan tilldelas från Power Platform administrationscenter.

1. Gå till administrationscenter för Power Platform.

2. Välj Miljöer i den vänstra rutan och välj sedan miljön där lösningen installerades.

3. Välj på Användare>Visa alla.

4. Välj en eller flera användare.

5. Välj Hantera säkerhetsroller och välj lämpliga roller.

6. Välj Spara.

   Tips!

   För stora organisationer skapar du en Microsoft Entra-säkerhetsgrupp som innehåller alla riktade användare för mallen för ledighetshantering och associerar den med ett Microsoft Entra ID-säkerhet Dataverse-team som skapats via administrationscentret för Power Platform. Tilldela sedan ledighetshantering – användarroll till detta Dataverse-team.

Steg 5: Se till att molnflödena är aktiverade

Öppna den nyinstallerade lösningen för ledighetshantering och kontrollera att de fyra molnflödena är aktiverade. Om de inte gör det aktiverar du dem.

1. Välj Lösningar i det vänstra fönstret.

2. Välj lösningen för ledighetshantering i listan.

3. Välj Molnflöden (1) i den vänstra rutan.

4. Markera vart och ett av de fyra flödena i listan och kontrollera att varje flöde är påslaget.

5. Välj Aktivera i kommandofältet om flödet inte redan är aktiverat.

Steg 6: Konfigurera programmet

När appadministratörskonfigurationerna för copilot är klara är nästa steg att konfigurera ledighetssaldo för anställda innan du är redo att dela copilot med personer i din organisation. Programhanterarna har åtkomst till administrationsappen när du slutför föregående steg för att tilldela säkerhetsroller.

Programchefen för ledighetshantering måste konfigurera timmar för anställdas tjänstledighetssaldo för de medarbetare som använder copilot. Ta dessa steg:

1. Gå till Power Apps och välj miljön du installerade lösningen i.

2. Välj Appar i den vänstra rutan och välj sedan Spela upp i administrationsappen för ledighetshantering i listan.

3. Använd navigeringen i den vänstra rutan för att bläddra bland olika programdata för ledighetshantering.

4. Skapa timsaldoposter för anställda efter behov med antalet semester-, sjuk- och obetalda ledighetstimmar för varje.

Steg 7: Publicera i Teams

1. Gå till Microsoft Copilot Studio i samma miljö där du tidigare installerade lösningen Copilot för ledighetshantering.

2. Välj Copilot att granska listan med copilot i den här miljön.

3. Öppna Copilot för ledighetshantering.

4. Välj Publicera för att publicera den aktuella copilot-konfiguration så att den kan distribueras till kanaler.

5. Välj kanaler>Microsoft Teams.

   Obs

   Copilot för ledighetshantering är utformad för en Microsoft Teams-upplevelse, och standardautentiseringen har konfigurerats för Autentisera med Microsoft. Mer information finns i Lägg till slutanvändarautentisering i ämnen.

6. Välj Aktivera Teams för att lägga till Microsoft Teams-kanalen.

7. Välj Redigera detaljer. Granska informationen och utför eventuella ändringar av ikon-, beskrivnings- och utvecklarinformationen för Copilot för ledighetshantering. När du är klar väljer du Spara.

8. Välj Tillgänglighetsalternativ.

   Copilot för ledighetshantering kan delas på flera sätt:

   • Via länk
   • Genom disitribution till appbutiken för Teams
   • Distribuera som en anpassad appfil

   Välj distributionsmetod.

9. Om du distribuerar till appbutiken för Teams måste du också bestämma hur brett du ska dela copilot för ledighetshantering.

   1. Välj Visa för alla i min organisation för att distribuera din copilot för ledighetshantering och erkännande till alla i din organisation. Då skickas copilot i administratörscentret för Microsoft Teams iväg för godkännande av globala administratörer och Teams-administratörer. Efter godkännande visas den i området Skapad för min organisationen i appkatalogen för Teams.

      Mer information finns i Hantera dina appar i administrationscentret för Microsoft Teams

   2. Välj Visa för mina team och delade användare om du vill distribuera copilot för ledighetshantering till en mer begränsad målgrupp. Här kan du välja både säkerhetsgrupper och enskilda användare. När du är klar med valen väljer du Dela för att spara ändringarna av copilot-behörigheterna.

      Mer information finns i Lägga till en copilot i Microsoft Teams

Begränsningar

AI-genererat innehåll kan innehålla fel, så glöm inte att kontrollera att det är korrekt och passande. Granska kompletterande villkor.