Begärandeprocess och e-postaviseringar i berättigandehantering
När en användare skickar en begäran till ett åtkomstpaket börjar en process leverera den åtkomstbegäran. Berättigandehantering skickar e-postaviseringar till godkännare och begäranden när viktiga händelser inträffar under processen. Den här artikeln beskriver begärandeprocessen och e-postaviseringar som skickas.
Vem kan begära ett åtkomstpaket
Katalogen, åtkomstpaketet och principinställningarna styr om en användare kan begära ett åtkomstpaket.
- Kataloginställningen aktiverad avgör om användare kan begära åtkomstpaket i katalogen.
- Kataloginställningen aktiverad för externa användare avgör om användare som kommer från externa kataloger kan begära åtkomstpaket i katalogen.
- Inställningen för åtkomstpaket för Dold avgör om användarna kan se åtkomstpaketet i Min åtkomst. Det begränsar inte om en användare som har en länk till åtkomstpaketet kan begära det.
- Listan över inkompatibla åtkomstpaket och -grupper avgör om användare som redan har andra tilldelningar kan begära det.
- Principinställningarna i åtkomstpaketet avgör vem som kan begära.
Bearbeta begäran
En användare som behöver åtkomst till resurserna i ett åtkomstpaket kan skicka en åtkomstbegäran. Beroende på principens konfiguration kan begäran kräva ett godkännande. När en begäran godkänns börjar en process tilldela användaren åtkomst till varje resurs i åtkomstpaketet. Följande diagram visar en översikt över processen och de olika tillstånden:
| Stat/län | beskrivning |
|---|---|
| Skickad | Användaren skickar en begäran. |
| Väntar på godkännande | Om principen för ett åtkomstpaket kräver godkännande flyttas en begäran till väntande godkännande. |
| Upphörd | Om inga godkännare godkänner en begäran inom tidsgränsen för godkännandebegäran upphör begäran att gälla. Om du vill försöka igen måste användaren skicka sin begäran på nytt. |
| Nekat | Godkännaren nekar en begäran. |
| Godkänd | Godkännaren godkänner en begäran. |
| Leverera | Användaren har inte tilldelats åtkomst till alla resurser i åtkomstpaketet. Om det här är en extern användare kanske användaren inte har använt resurskatalogen ännu. De kanske inte heller har accepterat medgivandeprompten. |
| Levererat | Användaren har tilldelats åtkomst till alla resurser i åtkomstpaketet. |
| Delvis levererad | Användaren har ännu inte tilldelats åtkomst till alla resurser i åtkomstpaketet. |
| Utökad åtkomst | Om tillägg tillåts i principen utökade användaren tilldelningen. |
| Åtkomsten har upphört att gälla | Användarens åtkomst till åtkomstpaketet har upphört att gälla. För att få åtkomst igen måste användaren skicka en begäran. |
E-postmeddelanden
Om du är godkännare får du e-postmeddelanden när du behöver godkänna en åtkomstbegäran. Du får också meddelanden när en åtkomstbegäran har slutförts. Du får också e-postaviseringar som anger status för din begäran om du är en beställare.
Följande diagram visar när dessa e-postmeddelanden skickas till antingen godkännarna eller beställaren. Referera till tabellen med e-postmeddelanden för att hitta motsvarande nummer till de e-postaviseringar som visas i diagrammen.
Kommentar
Om administratören direkt tilldelar en användare till ett åtkomstpaket får du inget e-postmeddelande när en åtkomstbegäran har slutförts eller nekats. E-postaviseringar skickas endast när en användare begär åtkomst.
Första godkännare och alternativa godkännare
Följande diagram visar upplevelsen av första godkännare och alternativa godkännare och de e-postaviseringar som de får under begärandeprocessen:
Beställare
Följande diagram visar upplevelsen av beställare och de e-postaviseringar som de får under begärandeprocessen:
Godkännande i flera steg
Följande diagram visar upplevelsen av godkännare i steg 1 och steg 2 och de e-postaviseringar som de får under begärandeprocessen:
Tabell med e-postaviseringar
Följande tabell innehåller mer information om var och en av dessa e-postmeddelanden. Om du vill hantera dessa e-postmeddelanden kan du använda regler. I Outlook kan du till exempel skapa regler för att flytta e-postmeddelandena till en mapp om ämnet innehåller ord från den här tabellen. Orden baseras på standardspråkinställningarna för klientorganisationen där användaren begär åtkomst.
| # | E-postämne | När det skickas | Skickas till |
|---|---|---|---|
| 1 | Åtgärd krävs: Godkänn eller neka vidarebefordrad begäran senast [datum] | Det här e-postmeddelandet skickas till alternativa godkännare i steg 1 (efter att begäran har eskalerats) för att vidta åtgärder. | Alternativa godkännare i steg 1 |
| 2 | Åtgärd krävs: Godkänn eller neka begäran senast [datum] | Det här e-postmeddelandet skickas till den första godkännaren, om eskalering inaktiveras, för att vidta åtgärder. | Första godkännaren |
| 3 | Påminnelse: Godkänn eller neka begäran efter [datum] för [requestor] | Det här påminnelsemeddelandet skickas till den första godkännaren om eskalering är inaktiverat. E-postmeddelandet ber dem att vidta åtgärder om de inte har gjort det. | Första godkännaren |
| 4 | Godkänn eller neka begäran efter [tid] på [datum] | Det här e-postmeddelandet skickas till den första godkännaren (om eskalering är aktiverat) för att vidta åtgärder. | Första godkännaren |
| 5 | Påminnelse om nödvändig åtgärd: Godkänn eller neka begäran senast [datum] för [requestor] | Det här påminnelsemeddelandet skickas till den första godkännaren om eskalering är aktiverat. E-postmeddelandet ber dem att vidta åtgärder om de inte har gjort det. | Första godkännaren |
| 6 | Begäran har upphört att gälla för [access_package] | Det här e-postmeddelandet skickas till den första godkännaren och alternativa godkännare i steg 1 när begäran har upphört att gälla. | Första godkännaren, alternativa godkännare i steg 1 |
| 7 | Begäran godkänd för [requestor] till [access_package] | Det här e-postmeddelandet skickas till den första godkännaren och alternativa godkännare i steg 1 när begäran har slutförts. | Första godkännaren, alternativa godkännare i steg 1 |
| 8 | Begäran godkänd för [requestor] till [access_package] | Det här e-postmeddelandet skickas till den första godkännaren och alternativa godkännare i steg 1 för en begäran i flera steg när steg 1-begäran godkänns. | Första godkännaren, alternativa godkännare i steg 1 |
| 9 | Begäran nekad till [access_package] | Det här e-postmeddelandet skickas till beställaren när deras begäran nekas | Beställare |
| 10 | Din begäran har upphört att gälla för [access_package] | Det här e-postmeddelandet skickas till beställaren i slutet av en enskild begäran eller en begäran i flera steg. E-postmeddelandet meddelar beställaren att begäran har upphört att gälla. | Beställare |
| 11 | Åtgärd krävs: Godkänn eller neka begäran senast [datum] | Det här e-postmeddelandet skickas till den andra godkännaren, om eskalering inaktiveras, för att vidta åtgärder. | Andra godkännaren |
| 12 | Påminnelse om att åtgärden krävs: Godkänn eller neka begäran senast [datum] | Det här påminnelsemeddelandet skickas till den andra godkännaren om eskalering är inaktiverat. Meddelandet ber dem att vidta åtgärder om de inte har gjort det ännu. | Andra godkännaren |
| 13 | Åtgärd krävs: Godkänn eller neka begäran senast [datum] för [requestor] | Det här e-postmeddelandet skickas till den andra godkännaren, om eskalering är aktiverat, för att vidta åtgärder. | Andra godkännaren |
| 14 | Påminnelse om nödvändig åtgärd: Godkänn eller neka begäran senast [datum] för [requestor] | Det här påminnelsemeddelandet skickas till den andra godkännaren om eskalering är aktiverat. Meddelandet ber dem att vidta åtgärder om de inte har gjort det ännu. | Andra godkännaren |
| 15 | Åtgärd krävs: Godkänn eller neka vidarebefordrad begäran senast [datum] | Det här e-postmeddelandet skickas till alternativa godkännare i steg 2, om eskalering är aktiverat, för att vidta åtgärder. | Alternativa godkännare i steg 2 |
| 16 | Begäran godkänd för [requestor] till [access_package] | Det här e-postmeddelandet skickas till den andra godkännaren och alternativa godkännare i steg 2 när begäran godkänns. | Andra godkännaren, alternativa godkännare i steg 2 |
| 17 | En begäran har upphört att gälla för [access_package] | Det här e-postmeddelandet skickas till den andra godkännaren eller alternativa godkännare när begäran upphör att gälla. | Andra godkännaren, alternativa godkännare i steg 2 |
| 18 | Nu har du åtkomst till [access_package] | Det här e-postmeddelandet skickas till slutanvändarna för att börja använda deras åtkomst. | Beställare |
| 19 | Utöka åtkomsten för [access_package] med [datum] | Det här e-postmeddelandet skickas till slutanvändarna innan deras åtkomst upphör att gälla. | Beställare |
| 20 | Åtkomsten har upphört för [access_package] | Det här e-postmeddelandet skickas till slutanvändarna när deras åtkomst upphör att gälla. | Beställare |
E-post för åtkomstbegäran
När en begärande skickar en åtkomstbegäran för ett åtkomstpaket som har konfigurerats för att kräva godkännande, får alla godkännare som läggs till i principen ett e-postmeddelande med information om begäran i godkännandefasen. Informationen i e-postmeddelandet är: beställarens namnorganisation och affärsmotivering; och det begärda start- och slutdatumet för åtkomst (om det tillhandahålls). Informationen kommer också att inkludera när begäran skickades och när begäran upphör att gälla.
E-postmeddelandet innehåller en länk som godkännare kan välja på för att gå till Min åtkomst för att godkänna eller neka åtkomstbegäran. Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som skickas till en godkännare för att slutföra en åtkomstbegäran:
Godkännare kan också få ett e-postmeddelande med påminnelser. E-postmeddelandet ber godkännaren att fatta ett beslut om begäran. Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som godkännaren får för att påminna dem om att vidta åtgärder:
Alternativa godkännare begär e-post
Om inställningen för alternativa godkännare är aktiverad och begäran fortfarande väntar vidarebefordras den. Alternativa godkännare får ett e-postmeddelande för att godkänna eller neka begäran. Du kan aktivera alternativa godkännare i steg 1 och steg 2. Här är ett exempel på ett e-postmeddelande om meddelandet som de alternativa godkännarna får:
Både godkännaren och de alternativa godkännarna kan godkänna eller neka begäran.
Godkända eller nekade e-postmeddelanden
När en godkännare tar emot en åtkomstbegäran som skickas av en begärande kan de godkänna eller neka åtkomstbegäran. Godkännaren måste lägga till en affärsmotivering för sitt beslut. Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som skickas till godkännare och alternativa godkännare när en begäran har godkänts:
När en åtkomstbegäran godkänns och deras åtkomst har etablerats skickas ett e-postmeddelande till beställaren om att de nu har åtkomst till åtkomstpaketet. Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som skickas till en begärande när de beviljas åtkomst till ett åtkomstpaket:
När en åtkomstbegäran nekas skickas ett e-postmeddelande till beställaren. Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som skickas till en begärande när deras åtkomstbegäran nekas:
E-post för åtkomstbegäran för godkännande i flera steg
Om godkännande i flera steg är aktiverat måste minst en godkännare från varje steg godkänna begäran innan beställaren kan ta emot åtkomst.
Under steg 1 får den första godkännaren e-postmeddelandet för åtkomstbegäran och fattar ett beslut.
När de första eller alternativa godkännarna har godkänt begäran i steg 1 börjar steg 2. Under steg 2 får den andra godkännaren e-postmeddelandet för åtkomstbegäran. När den andra godkännaren eller alternativa godkännare i steg 2 (om eskalering är aktiverat) beslutar att godkänna eller neka begäran, skickas e-postmeddelanden till den första och andra godkännaren och alla alternativa godkännare i steg 1 och steg 2, samt beställaren.
E-post för förfallen åtkomstbegäran
Åtkomstbegäranden kan upphöra att gälla om ingen godkännare har godkänt eller nekat begäran.
När begäran når sitt konfigurerade förfallodatum och upphör att gälla kan den inte längre godkännas eller nekas av godkännarna.
Ett e-postmeddelande skickas till beställaren och meddelar dem att deras åtkomstbegäran har upphört att gälla och att de måste skicka åtkomstbegäran igen. Följande diagram visar upplevelsen av beställaren och de e-postaviseringar som de får när de begär att utöka åtkomsten:
Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som skickas till en begärande när deras åtkomstbegäran har upphört att gälla:
