Dela via

Hantera avdrag med workbench för avdrag

  • Artikel

I denna artikel beskrivs hur du använder workbench för avdrag för att bearbeta kundbetalningar som omfattar avdrag.

En kund som ska få rabatt kan välja att inte vänta på utbetalning av rabatten. I stället kan kunden skicka en betalning som inkluderar ett avdrag för rabattbeloppet. För att hantera den här typen av transaktioner kan du använda workbench för avdrag för att matcha avdrag för att öppna kredittransaktioner, dela avdrag, neka avdrag och slriva av avdrag.

Notering

Workbench för avdrag har länge varit en del av försäljnings- och marknadsföringsfunktionen i Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Nu har den förbättrats så att även fungera med den nyare modulen Rabatthantering. I denna artikel beskrivs hur du använder både äldre funktioner och funktioner för Rabatthantering i workbench för avdrag. Om du inte har aktiverat modulen Rabatthantering för systemet kommer vissa av funktionerna som beskrivs här inte att vara tillgängliga.

Förutsättningar

Ställa in det gamla systemet för hantering av avdrag

Du kan använda workbench för avdrag tillsammans med de gamla funktionerna för hantering av avdrag i Supply Chain Management även om du inte använder modulen Rabatthantering. Du måste dock först förbereda systemet så som beskrivs i det här avsnittet.

Innan du kan använda workbench för avdrag måste du utföra de inställningsuppgifter som beskrivs i Ställ in hanteringav avdrag. Du bör också ha något slags rabattavtal som är inställt för kunden: antingen en kundrabatt, som beskrivs i Ställa in och underhålla kundrabatter eller en handelsavdragsrabatt.

Om du använder ett avdrag för kundrabatt måste du utföra följande uppgifter:

Om du använder ett avdrag för handelsavdragsrabatt måste du utföra följande uppgifter:

  • Ställa in återfaktureringsrabatter.
  • Tillämpa återfaktureringsrabatter.

Konfigurera kundreskontra och avdrag

Systemet registrerar alla avdragshändelser i en anspråksjournal. Därför måste ditt system inkludera en journal som kan användas för detta syfte. Om du inte redan har en anspråksjournal ställer du in den nu. Journalen behövs för att skapa avdrag skapas direkt i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida.

För att konfigurera en ny anspråksjournal för avdrag ska du följa de här stegen.

  1. Gå till Redovisning > Journalkonfiguration > Journalnamn.

  2. Välj Ny och ange följande fält för det nya journalnamnet:

    • Namn – Ange ett unikt namn för anspråksjournalen.
    • Beskrivning – Ange en beskrivning av den nya journalen.
    • Journaltyp – Välj Daglig.
    • Verifikationsserie – Tilldela en befintlig nummerserie. Du kan även skapa en ny nummerserie som har företagsomfattning och tilldela den det nya journalnamnet.

  3. Gå till Kundreskontra > Inställningar > Parametrar för kundreskontra.

  4. Ställ in fältet Namn på anspråksjournal på fliken Avdrag på snabbfliken Allmänt som det journalnamn som du just skapade.

  5. På snabbfliken Returorder ställer du in följande fält:

    • Skapa returorder – Ange det här alternativet för att ange vad systemet ska göra när ett kvantitetsbaserat anspråk godkänns:

      • Ja – Skapa en returorder.
      • Nej – Skapa en negativ försäljningsorder.

    • Skapa utan kopplad faktura – Välj ett värde för att ange vad systemet ska göra när ett kvantitetsbaserat anspråk godkänns men ingen faktura är kopplad:

      • Godkänn – Skapa en returorder.
      • Varning – Skapa en returorder, men visa följande varningsmeddelande: "Anspråk är inte kopplat till en faktura".
      • Fel – Skapa inte en returorder och visa följande felmeddelande: "Anspråk är inte kopplat till en faktura. Uppdateringen har avbrutits".

    • Skapa returorder före godkännande av avdrag – Ställ in alternativet som Ja om returorder kan skapas innan anspråket godkänns. Inställningen gäller bara för kvantitetsbaserade anspråk där alternativet Skapa returorder är inställt som Ja.

Konfigurera parametrar för redovisning

När en anspråksjournal skapas för ett nytt avdrag skapas också två nya kundtransaktioner: en för att kompensera anspråksbeloppet mot den ursprungliga fakturan och en där en kunds skuld motsvarande anspråksbeloppet registreras (eftersom anspråket ännu inte har godkänts). Därför måste du konfigurera ditt system så att en enda verifikation kan ha flera kundrader.

För att en enskild verifikation ska ha flera kundrader följer du dessa steg.

  1. Gå till Redovisning > Redovisningsinställning > Allmänna redovisningsparametrar.
  2. Ställ in alternativet Tillåt flera transaktioner inom en verifikation som Ja på snabbfliken Allmänt på fliken Redovisning.
  3. Om du får ett varningsmeddelande väljer du Stäng för att godkänna ändringen.

Skapa avdragsorsaker

Systemet kräver att användarna anger en orsak för varje avdrag som de anger direkt i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsidan. Orsaken avgör hur avdraget hanteras när det godkänns.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Avdragsorsaker.

  2. Välj Ny för att lägga till en rad till rutnätet och ställ sedan in följande fält för den:

    • Anspråksorsak – Ange ett unikt namn för orsaken.

    • Beskrivning – Ange en beskrivning av orsaken om du vill ge mer information om hur den ska användas.

    • Anspråksbas – Välj anspråksbas för anspråksorsaken:

      • Prisbaserat – Skapa en fritextkredit vid godkännande.
      • Kvantitetsbaserat – Skapa en negativ försäljningsorder eller returorder vid godkännande.

    • Returorsakskod – Välj en returorsakskod som ska användas som värde för Returorsakskod för returordern.

    • Typ – välj en favdragstyp. Värdet för Avdragskompensation för den valda typen används för att konfigurera fältet Avdragskompensation när ett avdrag eller anspråk skapas. Avdragstyper definieras på sidan Avdragstyper (Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Avdragstyper).

    • Bokföringskonto för anspråk – Det här fältet är endast tillgängligt när fältet Anspråksbas är inställt på Prisbaserat. När ett prisbaserat anspråk godkänns tilldelar systemet det redovisningskonto du väljer här som värde för Huvudkonto för utkastet till fritextkreditfaktura.

Ställa in periodisk uppgift för kvittning av godkända avdrag

För avdrag som skapas med hjälp av kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida kan du konfigurera en periodisk uppgift för Kvittning av godkända avdrag som automatiskt matchar värden och belopp för avdrag och krediter med matchande avdrags-ID.

För att tidsplanera uppgiften går du till Försäljning och marknadsföring > Periodiska uppgifter > Kvittning av godkända avdrag och konfigurerar alternativ, filter och tidsplan, precis som med andra typer av periodiska uppgifter.

Notering

Om alternativet Automatisk kvittning är inställt som Ja på fliken Kvittning på sidan Parametrar för kundreskontra (Kundreskontra > Inställning > Parametrar för kundreskontra) kommer den periodiska uppgiften Kvittning av godkända avdrag inte att utföra något eftersom krediten kvittas automatiskt.

Skapa ett avdrag

Skapa en avdragsjournalpost med hjälp av kundbetalningsjournalen

Följ stegen för att skapa en avdragsjournalpost.

  1. Gå till kundreskontra > Betalningar > Kundbetalningsjournal.
  2. Välj Ny om du vill lägga till en rad i rutnätet.
  3. Välj namnet på journalen i fältet Namn för den nya raden.
  4. Klicka på Rader i åtgärdsrutan.
  5. Ange datum, företagskonto och kundkontonummer.
  6. I fältet Faktura väljer du den faktura som avdraget är associerat med.
  7. Ange det belopp som kunden betalade i fältet Kredit.
  8. Välj OK för att bekräfta att beloppet är mindre än totalbeloppet av den markerade transaktionen.
  9. Välj en motkontotyp och ett motkonto.
  10. Välj Avdrag i verktygsfältet ovanför rutnätet.
  11. I åtgärdsrutan på sidan Avdrag väljer du Ny för att lägga till en rad i rutnätet. Fältet Avdrags-ID för den nya raden ställs automatiskt in.
  12. I fältet Typ ska du välja avdragstyp.
  13. I fältet Belopp anger du beloppet som visas i fältet Saldo under avdragslistan. Detta belopp representerar det belopp som kunden drog av från betalningen.
  14. Stäng sidan Avdrag. Du dirigeras tillbaka till sidan Kundbetalningar som nu visar en ny rad för avdraget.
  15. Välj Validera > Validera i åtgärdsrutan. Du bör få följande meddelande: ”Journal är OK”.
  16. Klicka på Bokföra i åtgärdsfönstret.

Skapa avdrag med workbench för avdrag

För att skapa ett avdrag i workbench för avdrag ska du följa dessa steg.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.

  2. Välj Underhåll > Nytt avdrag i åtgärdsrutan.

    I dialogrutan Nytt avdrag ställs fältet Avdrags-ID in utifrån den nummersekvens för Avdrags-ID som definierats på sidan Parametrar för hantering av handelsavdrag (Försäljning och marknadsföring > Inställning > Handelsavdrag > Parametrar för hantering av handelsavdrag).

  3. Ange följande fält.

    • Kundkonto – Välj det kundkonto som avdraget gäller.

    • Externt anspråksnummer – Ange kundens anspråksreferens.

    • Anspråksbelopp – Ange anspråksbeloppet inklusive moms. Fältet måste vara positivt.

    • Valuta – Välj valuta för avdraget. Standardvärdet är den valuta som har angetts för det valda kundkontot.

    • Anspråksbas – Välj anspråksbas. Anspråksbasen avgör vilken typ av kredittransaktion som skapas efter det att avdraget eller anspråket har godkänts.

      • Prisbaserat – Ett utkast till fritextfaktura skapas.
      • Kvantitetsbaserat – En negativ försäljningsorder eller returorder skapas.

    • Anspråksdatum – Välj datum för anspråket. Standardvärdet är det aktuella datumet.

    • Anspråksorsak – Välj orsakskod som gäller för det aktuella avdraget. Anspråksbasen du har valt påverkar vilka alternativ som gäller. Mer information om hur du skapar och konfigurerar anspråksorsaker som går att välja här finns i avsnittet Skapa avdragsorsaker tidigare i denna artikel.

    • Noteringar – Lägg till eventuella noteringar. När anspråket har godkänts kan godkännaren redigera eller lägga till noteringar.

    • Skapa anspråksjournal – Ange om anspråksjournalen ska skapas när anspråket eller avdraget skapas:

      • Ja – Systemet skapar och bokför en allmän journal med hjälp av anspråksjournalen som ställs in på sidan Parametrar för kundreskontra. (Mer information finns i avsnittet Konfigurera kundreskontra och avdrag tidigare i denna artikel.) När en faktura bifogas anspråket används anspråksjournalen för att minska saldot på den aktuella fakturan. Om anspråket senare avvisas återförs anspråksjournal och kvittningar (om en faktura har kopplats).
      • Nej – Ingen anspråksjournal skapas just nu. Den skapas när anspråket godkänns. En faktura kan fortfarande kopplas till det nya anspråket, även om en anspråksjournal inte skapats. Kvittning kan dock inte göras utan anspråksjournal.

  4. Välj OK.

    Ett nytt avdrag har skapats. Om du konfigurerar alternativet Skapa anspråksjournal som Ja bokförs följande transaktioner:

    • Två nya kundtransaktioner – En transaktion motbokar anspråksbeloppet mot den ursprungliga fakturan. Den andra transaktionen registrerar en kunds skuld motsvarande anspråksbeloppet, eftersom anspråket ännu inte har godkänts. Den ursprungliga fakturatransaktionen och motbokning av anspråkstransaktionen markeras automatiskt för kvittning när du kopplar fakturan genom att välja Underhåll > Bifoga faktura i åtgärdsrutan.
    • Två motbokningstransaktioner – Dessa transaktioner bokförs på Motbokning avdrag i redovisningen.
    • Anspråksjournal – Välj fliken Referenser för att visa anspråksjournal för varje avdrag som visas på workbench för avdrag. Anspråksjournalen visas i fältet Journalbatchnummer. Du kan även visa anspråksjournalen på fliken Avdragshändelser. Där kommer det att ha värdet Match för Uppdateringstyp.

Skapa ett avdrag från en kundkvittning

Processen för att skapa ett avdrag från en kundkvittning liknar processen för att skapa ett avdrag i workbench för avdrag. Men kund och fakturavaluta ställs automatiskt in och fakturan kopplas. Du behöver inte välja Underhåll > Bifoga faktura i åtgärdsrutan när du skapar ett anspråk eller avdrag via kvittningssidan för kunder.

  1. Gå till Leverantörsreskontra > Kunder > Alla kunder.

  2. Välj den kund som du vill skapa ett avdrag för.

  3. I åtgärdsrutan på fliken Inkasso i gruppen Kvitta väljer du Kvitta transaktioner.

  4. Välj fakturan som du vill skapa avdraget mot i dialogrutan Ställa in transaktioner på fliken Översikt.

  5. Välj Avdrag > Nytt avdrag i verktygsfältet.

    I dialogrutan Nytt avdrag ställs fältet Avdrags-ID in utifrån den nummersekvens för Avdrags-ID som definierats på sidan Parametrar för hantering av handelsavdrag (Försäljning och marknadsföring > Inställning > Handelsavdrag > Parametrar för hantering av handelsavdrag). Fältet Kundkonto är inställt på det kundkonto som avdraget gäller.

  6. Ange följande fält.

    • Externt anspråksnummer – Ange kundens anspråksreferens.

    • Anspråksbelopp – Ange anspråksbeloppet inklusive moms. Fältet måste vara positivt.

    • Valuta – Välj valuta för avdraget. Standardvärdet är den valuta som har angetts för det valda kundkontot.

    • Anspråksbas – Välj anspråksbas. Anspråksbasen avgör vilken typ av kredittransaktion som skapas efter det att avdraget eller anspråket har godkänts.

      • Prisbaserat – Ett utkast till fritextfaktura skapas.
      • Kvantitetsbaserat – En negativ försäljningsorder eller returorder skapas.

    • Anspråksdatum – Välj datum för anspråket. Standardvärdet är det aktuella datumet.

    • Anspråksorsak – Välj orsakskod som gäller för det aktuella avdraget. Anspråksbasen du har valt påverkar vilka alternativ som gäller. Mer information om hur du skapar och konfigurerar anspråksorsaker som går att välja här finns i avsnittet Skapa avdragsorsaker tidigare i denna artikel.

    • Noteringar – Lägg till eventuella noteringar. När anspråket har godkänts kan godkännaren redigera eller lägga till noteringar.

    • Skapa anspråksjournal – Ange om anspråksjournalen ska skapas när anspråket eller avdraget skapas:

      • Ja – Systemet skapar och bokför en allmän journal med hjälp av anspråksjournalen som ställs in på sidan Parametrar för kundreskontra. (Mer information finns i avsnittet Konfigurera kundreskontra och avdrag tidigare i denna artikel.) När en faktura bifogas anspråket används anspråksjournalen för att minska saldot på den aktuella fakturan. Om anspråket senare avvisas återförs anspråksjournal och kvittningar (om en faktura har kopplats).
      • Nej – Ingen anspråksjournal skapas just nu. Den skapas när anspråket godkänns. En faktura kan fortfarande kopplas till det nya anspråket, även om en anspråksjournal inte skapats. Kvittning kan dock inte göras utan anspråksjournal.

  7. Välj OK.

    Ett nytt avdrag har skapats. Om du konfigurerar alternativet Skapa anspråksjournal som Ja bokförs följande transaktioner:

    • Två nya kundtransaktioner – En transaktion motbokar anspråksbeloppet mot den ursprungliga fakturan. Den andra transaktionen registrerar en kunds skuld motsvarande anspråksbeloppet, eftersom anspråket ännu inte har godkänts. Den ursprungliga fakturatransaktionen och motbokning av anspråkstransaktionen markeras automatiskt för kvittning när du kopplar fakturan genom att välja Underhåll > Bifoga faktura i åtgärdsrutan.
    • Två motbokningstransaktioner – Dessa transaktioner bokförs på Motbokning avdrag i redovisningen.
    • Anspråksjournal – Välj fliken Referenser för att visa anspråksjournal för varje avdrag som visas på workbench för avdrag. Anspråksjournalen visas i fältet Journalbatchnummer. Du kan även visa anspråksjournalen på fliken Avdragshändelser. Där kommer det att ha värdet Match för Uppdateringstyp.

    Du returneras till sidan Kvitta transaktioner, som nu visar den valda fakturan som markerad. Knappen Bokför är bara tillgänglig om du konfigurerar alternativet Skapa anspråksjournal som Ja. Om den är tillgänglig väljer du Bokför om du vill minska saldot på fakturan med värdet för Anspråksbelopp.

Skapa ett avdrag från en kundsida

Processen för att skapa ett avdrag från en kundsida liknar processen för att skapa ett avdrag i workbench för avdrag. Kunden ställs dock in automatiskt.

  1. Gå till Leverantörsreskontra > Kunder > Alla kunder.

  2. Välj den kund som du vill skapa ett avdrag för.

  3. I åtgärdsrutan, på fliken Inkasso i gruppen Avdrag markerar du Skapa avdrag.

    I dialogrutan Nytt avdrag ställs fältet Avdrags-ID in utifrån den nummersekvens för Avdrags-ID som definierats på sidan Parametrar för hantering av handelsavdrag (Försäljning och marknadsföring > Inställning > Handelsavdrag > Parametrar för hantering av handelsavdrag). Fältet Kundkonto är inställt på det kundkonto som avdraget gäller.

  4. Ange följande fält.

    • Externt anspråksnummer – Ange kundens anspråksreferens.

    • Anspråksbelopp – Ange anspråksbeloppet inklusive moms. Fältet måste vara positivt.

    • Valuta – Välj valuta för avdraget. Standardvärdet är den valuta som har angetts för det valda kundkontot.

    • Anspråksbas – Välj anspråksbas. Anspråksbasen avgör vilken typ av kredittransaktion som skapas efter det att avdraget eller anspråket har godkänts.

      • Prisbaserat – Ett utkast till fritextfaktura skapas.
      • Kvantitetsbaserat – En negativ försäljningsorder eller returorder skapas.

    • Anspråksdatum – Välj datum för anspråket. Standardvärdet är det aktuella datumet.

    • Anspråksorsak – Välj orsakskod som gäller för det aktuella avdraget. Anspråksbasen du har valt påverkar vilka alternativ som gäller. Mer information om hur du skapar och konfigurerar anspråksorsaker som går att välja här finns i avsnittet Skapa avdragsorsaker tidigare i denna artikel.

    • Noteringar – Lägg till eventuella noteringar. När anspråket har godkänts kan godkännaren redigera eller lägga till noteringar.

    • Skapa anspråksjournal – Ange om anspråksjournalen ska skapas när anspråket eller avdraget skapas:

      • Ja – Systemet skapar och bokför en allmän journal med hjälp av anspråksjournalen som ställs in på sidan Parametrar för kundreskontra. (Mer information finns i avsnittet Konfigurera kundreskontra och avdrag tidigare i denna artikel.) När en faktura bifogas anspråket används anspråksjournalen för att minska saldot på den aktuella fakturan. Om anspråket senare avvisas återförs anspråksjournal och kvittningar (om en faktura har kopplats).
      • Nej – Ingen anspråksjournal skapas just nu. Den skapas när anspråket godkänns. En faktura kan fortfarande kopplas till det nya anspråket, även om en anspråksjournal inte skapats. Kvittning kan dock inte göras utan anspråksjournal.

  5. Välj OK.

    Ett nytt avdrag har skapats. Om du konfigurerar alternativet Skapa anspråksjournal som Ja bokförs följande transaktioner:

    • Två nya kundtransaktioner – En transaktion motbokar anspråksbeloppet mot den ursprungliga fakturan. Den andra transaktionen registrerar en kunds skuld motsvarande anspråksbeloppet, eftersom anspråket ännu inte har godkänts. Den ursprungliga fakturatransaktionen och motbokning av anspråkstransaktionen markeras automatiskt för kvittning när du kopplar fakturan genom att välja Underhåll > Bifoga faktura i åtgärdsrutan.
    • Två motbokningstransaktioner – Dessa transaktioner bokförs på Motbokning avdrag i redovisningen.
    • Anspråksjournal – Välj fliken Referenser för att visa anspråksjournal för varje avdrag som visas på workbench för avdrag. Anspråksjournalen visas i fältet Journalbatchnummer. Du kan även visa anspråksjournalen på fliken Avdragshändelser. Där kommer det att ha värdet Match för Uppdateringstyp.

Skapa en ny kreditnota för en kund

Du kan sedan, vid behov, skapa en kreditfaktura på kundens konto som representerar rabatt, när en godkänd rabatt finns för kunden. Krediteringen visas sedan i workbench för avdrag, där den kan matchas mot ett avdrag.

Gör så här om du vill skapa en kreditfaktura.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Kunder > Alla kunder.
  2. Välj kunden.
  3. I åtgärdsrutan på fliken Inkasso i gruppen Kvitta väljer du Kvitta transaktioner.
  4. Välj den transaktion som rabatten gäller i dialogrutan Kvitta transaktioner.
  5. Välj vilken typ av rabattprogram som gäller i verktygsfältet på menyn Funktioner.
  6. På sidan Rabatt på fliken Översikt markerar du kryssrutan Markera bredvid relevant rabatt-ID.
  7. Välj Funktioner > Skapa kreditfaktura i åtgärdsrutan.

Bearbeta ett avdrag i workbench för avdrag

I workbench för avdrag du kan matcha avdrag mot öppna kredittransaktioner, delade avdrag, nekade avdrag och avskrivna avdrag.

Slutför en eller flera av följande procedurer i underavsnitten nedan, beroende på hur du vill bearbeta ett avdrag. Du kan kombinera procedurerna efter behov. Du kan till exempel dela in ett avdrag i två delar och sedan matcha en del mot en kredit men lämna den återstående delen i workbench för att matcha mot en annan kredit senare. Du kan också matcha ett avdrag till en kredit som är mindre än avdragbeloppet, och sedan neka eller skriva av återstående saldo för avdraget.

Matcha ett matcha avdrag mot en kreditering

Följ de här stegen för att matcha ett avdrag mot en kredit.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.

  2. Markera kryssrutan Markera för avdraget som ska bearbetas.

  3. I avsnittet Öppna transaktioner markerar du kryssrutan Markera för krediten som ska matchas mot avdraget. Om flera krediter anges kan du välja mer än en kredit att matcha mot avdraget. Om du vill att de krediter som matchar avdragets belopp automatiskt ska väljas av systemet väljer du, i verktygsfältet, ett lämpligt alternativ i menyn Välj avdragsbelopp.

  4. I åtgärdsrutan väljer du Underhåll > Matcha. Systemet matchar avdraget mot krediten. Om saldo återstår för avdraget visas det i fältet Resterande belopp på fliken Avdrag.

    Notering

    För avdrag som har skapats med kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida är kommandot Underhåll > Match endast tillgängligt om fältet Anspråksstatus har ställts in som Godkänt. Det här kommandot kan användas för att manuellt matcha den prisbaserade eller kvantitetsbaserade transaktionen med den associerade krediten i avsnittet Öppna transaktioner. Krediten skapas antingen när avdraget godkänns (genom att använda kommandot Underhåll > Godkänn avdrag) eller när det kopplas till en befintlig kredit enligt beskrivningen i Krediter som skapas utanför processen för att godkänna avdrag längre ner i denna artikel. Den periodiska uppgiften Kvitta godkända avdrag (Försäljning och marknadsföring > Periodiska uppgifter > Kvitta godkända avdrag) kan även användas för att automatiskt matcha avdrag och krediter med matchande värde för avdrags-ID och matchande belopp.

Dela ett avdrag

Gör på följande sätt för att dela ett avdrag.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.
  2. Markera kryssrutan Markera för avdraget som ska bearbetas.
  3. I åtgärdsrutan väljer du Underhåll > Dela.
  4. Ange det belopp som ska delas från huvudavdraget i fältet Dela belopp i dialogrutan Dela. Välj sedan OK.
  5. På fliken Avdrag ser du att en ny post visas för det delade beloppet. Den ursprungliga avdragsposten innehåller resten av avdragssaldot. Nu kan du hantera de två delarna av den ursprungliga rabatten separat.
  6. Välj den ursprungliga avdragsposten och sedan fliken Referenser. I fältet Dela belopp visas beloppet som har delats från det ursprungliga beloppet.

Koppla en faktura till ett avdrag

Du kan koppla en faktura till ett avdrag om avdraget har skapats med kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida, och om ingen faktura är kopplad till det (d.v.s. om kolumnen Faktura är tom).

Koppla en faktura till ett avdrag genom att följa dessa steg.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.

  2. Markera kryssrutan Markera för avdraget som ska bearbetas.

  3. Välj Underhåll > Koppla faktura i åtgärdsrutan.

  4. Välj en faktura i dialogrutan Koppla faktura och sedan OK.

  5. Följ ett av följande steg i dialogrutan Kvitta transaktioner beroende på om en anspråksjournal bokfördes när avdraget skapades:

    • Om en anspråksjournal har bokförts, visar fakturan som du valde och anspråksjournalens kundkredittransaktion en bockmarkering i kolumnen Markera. Vald bokföring Resterande saldo på den kopplade fakturan minskas med anspråksbeloppet.
    • Om en anspråksjournal inte har bokförts, har ingen transaktion en bockmarkering i kolumnen Markera. Eftersom du inte kan motboka en anspråksjournal förrän avdraget har godkänts väljer du Avbryt.

Koppla bort en faktura från ett avdrag

Du kan koppla bort en faktura från ett avdrag om avdraget har skapats med kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida om en faktura är kopplad till det (d.v.s. om kolumnen Faktura visar ett fakturanummer) och om fältet Anspråksstatus är Öppen. Du kan genomföra den här uppgiften eftersom en felaktig faktura har kopplats. Fakturan tas bort från avdraget och återstående saldot uppdateras om det minskats när fakturan kopplades.

Gör så här för att koppla bort en faktura.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.
  2. Markera kryssrutan Markera för avdraget som ska bearbetas.
  3. Välj Underhåll > Koppla bort faktura i åtgärdsrutan.

Godkänna ett avdrag

Du kan godkänna avdrag som har skapats med hjälp av kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida. Men du kan bara godkänna avdrag där fältet Anspråksstatus är Öppen.

Gör på följande sätt för att godkänna ett avdrag.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.

  2. Markera kryssrutan Markera för avdraget som ska bearbetas.

  3. Välj Underhåll > Godkänn avdrag i åtgärdsrutan.

  4. Redigera eller lägg till information för värdet Notering i dialogrutan Godkänn avdrag.

  5. Om avdraget är prisbaserat och en faktura inte har kopplats till det väljer du en artikelmomsgrupp. Vanligtvis anges artikelmomsgruppen på fakturan. Därför måste artikelmomskoden anges när det inte kopplas till en faktura.

  6. Välj OK.

    I detta läge kan inga ytterligare ändringar göras av avdraget. Om alternativet Skapa anspråksjournal har ställts in som Nej när avdraget skapades, skapas och bokförs anspråksjournalen när avdraget godkänns. När avdraget har godkänts skapas och öppnas krediten automatiskt. Typen beror på avdragets värde för Anspråksbas:

    • Prisbaserat – Om avdraget är prisbaserat skapas en fritextfaktura för kundkontot. Du kan lägga till en beskrivning och bokföra krediten. Följande fält fylls i från avdraget när utkastet skapas:

      • Avdrags-ID – Det här fältet läggs till i huvudet för att möjliggöra spårning tillbaka till avdraget.
      • Huvudkonto – Värdet bestäms av värdet för Bokföringskonto för anspråk som anges för avdragsorsaken som tilldelas avdraget.
      • Artikelmomsgrupp – Värdet bestäms av den kopplade fakturan eller av det värde som du valde när du godkände avdraget.
      • Enhetspris – Värdet är krediten för avdragets anspråksbelopp.
      • Fakturatext – Som standard ställs det här fältet in som värdet för avdragets Noteringar.

    • Kvantitetsbaserat – Om avdraget är kvantitetsbaserat skapas en öppen försäljningsorder eller returorder. Inställningen Skapa returorder på sidan Parametrar för kundreskontra avgör om en försäljningsorder eller en returorder skapas när avdraget godkänns. Sidan Kopiera order visas och filtreras för att visa rader där fältet Fakturakonto är inställt på avdragets kundkonto. Följ dessa steg:

      1. På snabbfliken Fakturor visar avsnittet Huvud försäljningsfakturor där värdet för Fakturakonto matchar avdragets kundkonto. Välj en passande försäljningsfaktura.

      2. Avsnittet Rader visar rader från den valda försäljningsfakturan. Markera kryssrutan Markera för varje rad som du vill kopiera. Alternativt markerar du kryssrutan Markera alla för försäljningsordern i avsnittet Huvud för att markera alla rader.

      3. Justera värdet för Kvantitet för en eller flera rader efter behov.

        Alla rader som du hittills har markerat visas på snabbfliken Markerade rader eller huvuden som ska kopieras.

      4. Upprepa de två föregående stegen tills alla rader som behövs visas på snabbfliken Markerade rader eller huvud som ska kopieras.

      5. Välj OK.

        Den nya returordern öppnas och följande fält ställs automatiskt in:

        • Avdrags-ID – Det här fältet läggs till i huvudet för att möjliggöra spårning tillbaka till avdraget.
        • Returorsakskod – Som standard ställs det här fältet in på värdet för Returorsakskod som anges för avdragorsaken som tilldelas avdraget.

När krediten har fakturerats visas den i avsnittet Öppna transaktioner i workbench för avdrag mot tillämpligt Avdrags-ID och dess fält Anspråkstyp är inställt som Övriga krediter. Krediten är tillgänglig tills den kvittas mot avdraget på något av följande sätt:

  • Du kvittar det manuellt genom att välja Underhåll > Matchning i åtgärdsrutan.
  • Det kvittas automatiskt av periodiska jobbet Kvitta godkända anspråk (Försäljning och marknadsförings > Periodiska uppgifter > Kvitta godkända anspråk).
  • Kvittas automatiskt eftersom alternativet Automatisk kvittning på fliken Kvittning på sidan Parametrar för kundreskontra är inställt som Ja.

Om du vill visa den kredit som skapas när avdraget har godkänts, kan du även använda knappen Öppen kredit i avsnittet Öppna transaktioner i workbench för avdrag.

Skapa en returorder

Du kan skapa en returorder avdrag som har skapats med hjälp av kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida. Följande villkor måste dock uppfyllas:

  • Fältet Anspråksbas ställs in på Kvantitetsbaserat.
  • Fältet Anspråksstatus är inställt som Öppen.
  • Alternativet Skapa returorder på fliken Avdrag på sidan Parametrar för kundreskontra är inställt som Ja.
  • Alternativet Skapa returorder före godkännande av avdrag på fliken Avdrag på sidan Parametrar för kundreskontra är inställt som Ja.

Följ dessa steg för att skapa en returorder.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.

  2. Markera kryssrutan Markera för avdraget som ska bearbetas.

  3. I åtgärdsrutan väljer du Underhåll > Skapa returorder.

  4. Redigera eller lägg till information till befintliga värdet för Notering i dialogrutan Godkänn avdrag vid behov och välj sedan OK.

  5. I dialogrutan Kopiera order på snabbfliken Fakturor visar avsnittet Huvud försäljningsfakturor där värdet för Fakturakonto matchar avdragets kundkonto. Välj en passande försäljningsfaktura.

  6. Avsnittet Rader visar rader från den valda försäljningsfakturan. Markera kryssrutan Markera för varje rad som du vill kopiera. Alternativt markerar du kryssrutan Markera alla för försäljningsordern i avsnittet Huvud för att markera alla rader.

  7. Justera värdet för Kvantitet för en eller flera rader efter behov.

    Alla rader som du hittills har markerat visas på snabbfliken Markerade rader eller huvuden som ska kopieras.

  8. Upprepa de två föregående stegen tills alla rader som behövs visas på snabbfliken Markerade rader eller huvud som ska kopieras.

  9. Välj OK.

    Den nya returordern öppnas och följande fält ställs automatiskt in:

    • Avdrags-ID – Det här fältet läggs till i huvudet för att möjliggöra spårning tillbaka till avdraget.
    • Returorsakskod – Som standard ställs det här fältet in på värdet för Returorsakskod som anges för avdragorsaken som tilldelas avdraget.

Neka ett avdrag

Gör på följande sätt för att neka ett avdrag.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.

  2. Markera kryssrutan Markera för avdraget som ska bearbetas.

  3. I åtgärdsrutan väljer du Underhåll > Neka.

  4. Välj orsakskoden för nekandet i dialogrutan Neka och välj sedan OK.

  5. I fältet Visa under åtgärdsrutan väljer du Stängt.

    Det nekade avdraget visas på fliken Avdrag och fältet Resterande belopp för avdraget ställs in på 0,00.

    För avdrag som har skapats med hjälp av kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida inträffar följande:

    • På fliken Referenser uppdateras fälten i avsnittet Nekande.
    • Om du valde att skapa anspråksjournalen när avdraget skapades, och om en faktura har kopplats till avdraget och minskat fakturans saldo, kopplas fakturan bort och resterande saldo på den tidigare kopplade fakturan ökas med det avvisade anspråksbeloppet.
    • Avdragets fält Status ställs in som Stängt.
    • Avdragets fält Anspråksstatus ställs in som Avvisat.

Följ dessa steg för att återkalla ett nekande.

  1. På fliken Avdrag väljer du ett nekat avdrag.

  2. Välj Återkalla nekande i åtgärdsfönstret.

    För avdrag som har skapats med hjälp av kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida inträffar följande:

    • På fliken Referenser uppdateras fälten i avsnittet Nekande.
    • Avdragets fält Status ställs in som Öppet.
    • Avdragets fält Anspråksstatus ställs in som Öppet.

Skriva av ett avdrag

Följ dessa steg för att skriva av ett avdrag.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.

  2. Markera kryssrutan Markera för avdraget som ska bearbetas.

  3. I åtgärdsrutan väljer du Underhåll > Avskrivning.

  4. Välj orsakskod för avskrivningen i dialogrutan Avskrivning och välj sedan OK.

  5. Välj Öppet i fältet Visa.

    Det avskrivna avdraget visas på fliken Avdrag och fältet Resterande belopp för avdraget ställs in på 0,00.

    För avdrag som har skapats med hjälp av kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida inträffar följande:

    • På fliken Referenser uppdateras fälten i avsnittet Avskrivning.
    • Om du skapade anspråksjournalen när avdraget skapades, registreras en anspråksjournal för avdragets avskrivningsorsakskod. Du kan visa den här posten på fliken Avdragshändelser, där dess värde Uppdateringstyp är Avskrivning.
    • Avdragets fält Status ställs in som Stängt.
    • Avdragets fält Anspråksstatus ställs in som Avskrivet.

Följ dessa steg för att återkalla en avskrivning.

  1. På fliken Avdrag väljer du ett nekat avdrag.

  2. I åtgärdsrutan väljer du Återkalla avskrivning.

    För avdrag som har skapats med hjälp av kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, på kundkvittnings- eller kundsida inträffar följande:

    • På fliken Referenser uppdateras fälten i avsnittet Avskrivning.
    • Om du skapade anspråksjournalen när avdraget skapades, registreras en anspråksjournal för avdragets avskrivningsorsakskod. Du kan visa den här posten på fliken Avdragshändelser, där dess värde Uppdateringstyp är Återkalla avskrivning.
    • Avdragets fält Status ställs in som Öppet.
    • Avdragets fält Anspråksstatus ställs in som Öppet.

Krediter som skapas utanför processen för att godkänna avdrag

Det här avsnittet gäller enbart avdrag som har skapats med hjälp av kommandot Nytt avdrag i workbench för avdrag, kundkvittnings- eller kundsida.

Andra användare kan redan ha skapat en fritextfaktura, returorder eller negativ försäljningsorder för en kunds anspråk utanför processen Godkänn avdrag. När det befintliga avdraget godkänns i workbench för avdrag skapas automatiskt ytterligare en fritextfaktura, returorder eller negativ försäljningsorder. I det här avsnittet beskrivs hur du kopplar befintliga krediter till ett avdrag innan avdraget godkänns för att förhindra dubbla krediter.

Koppla en kredit till avdrag

Det här avsnittet beskriver hur du kan koppla en kredit till ett avdrag från krediten.

Efter att en kredit kopplats till avdraget kan du kan du visa det med knappen Öppen kredit i verktygsfältet i avsnittet Öppna transaktioner i workbench för avdrag.

När en kredit har fakturerats och avdraget har godkänts visas krediten i avsnittet Öppna transaktioner i workbench för avdrag mot tillämpligt Avdrags-ID och dess fält Anspråkstyp ställs in som Övriga krediter.

Koppla en fritextfaktura till ett avdrag

Följ dessa steg för att koppla en fritextfaktura till ett avdrag.

  1. Gå till Kundreskontra > Fakturor > Alla fritextfakturor.
  2. Välj den tillämpliga fakturan.
  3. Välj Koppla kredit till avdrag på fliken Faktura i åtgärdsfönstret. Den här knappen är endast tillgänglig om fritextfakturans fält Avdrags-ID är tomt. Ett tomt fält indikerar att fritextfakturan inte redan är kopplad till ett avdrag.
  4. På sidan Koppla kredit till avdrag kan du välja ett avdrag. Endast öppna prisbaserade avdrag kan väljas.
  5. Välj OK. Fältet Avdrags-ID ställs in i fritextfakturans huvud.

Koppla en returorder till ett avdrag

Koppla en returorder till ett avdrag genom att följa dessa steg.

  1. Gå till Kundreskontra > Order > Alla returorder.
  2. Välj tillämpligt mottaget eller öppet RMA-nummer (Return Merchandise Authorization).
  3. Välj Koppla kredit till avdrag på fliken Returorder i åtgärdsrutan. Knappen är endast tillgänglig om returorderns fält Avdrags-ID är tomt. Ett tomt fält indikerar att returordern inte redan är kopplad till ett avdrag.
  4. På sidan Koppla kredit till avdrag kan du välja ett avdrag. Endast öppna kvantitetsbaserade avdrag kan väljas.
  5. Välj OK. Fältet Avdrags-ID ställs in i returorderns huvud.

Koppla en försäljningsorder till ett avdrag

Koppla en försäljningsorder till ett avdrag genom att följa dessa steg.

  1. Gå till Kundreskontra > Order > Alla försäljningsorder.
  2. Välj tillämplig öppen, levererad eller fakturerad försäljningsorder.
  3. Välj Koppla kredit till avdrag på fliken Faktura i åtgärdsfönstret. Knappen är endast tillgänglig om försäljningsorderns fält Avdrags-ID är tomt. Ett tomt fält indikerar att försäljningsordern inte redan är kopplad till ett avdrag.
  4. På sidan Koppla avdrag kan du välja ett avdrag. Endast öppna kvantitetsbaserade avdrag kan väljas.
  5. Välj OK. Fältet Avdrags-ID ställs in i försäljningsorderns huvud.

Koppla bort ett avdrag från en kredit

Om det felaktiga avdraget har kopplats kan du koppla bort det från krediten. Följande villkor måste dock uppfyllas:

  • En kredit kopplas till avdraget.
  • Fältet Anspråksstatus är inställt som Öppen.

För att koppla bort ett avdrag från en kredit följer du ett av dessa steg beroende på kredittyp:

  • Fritextfakturor: Välj en faktura på sidan Alla fritextfakturor. Välj sedan Koppla bort kredit från avdrag på fliken Faktura i åtgärdsfönstret.
  • Returorder: Välj en order på sidan Alla returorder. Välj sedan Koppla bort kredit från avdrag på fliken Returorder i åtgärdsfönstret.
  • Försäljningsorder: Välj en order på sidan Alla försäljningsorder. Välj sedan Koppla bort kredit från avdrag på fliken Faktura i åtgärdsfönstret.

Koppla ett avdrag till en kredit

Det här avsnittet beskriver hur du kan koppla ett avdrag till en kredit från avdraget.

Koppla ett avdrag till en fritext-, returorder- eller försäljningsorderkredit

Följ dessa steg för att koppla ett avdrag till en fritext-, returorder- eller försäljningsorderkredit.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.

  2. Välj tillämpligt öppet avdrag.

  3. Välj Underhåll > Koppla avdrag till kredit i åtgärdsrutan. Knappen är endast tillgänglig om fältet Anspråksstatus är Öppet.

  4. På sidan Koppla kredit kan du välja en kredit. Vilken typ av kredit som visas beror på avdragets värde för Anspråksbas:

    • Prisbaserat – Sidan visar fritextfakturor för kundkontot där fältet Avdrags-ID är tomt. Kundrekvisitioner visas också eftersom fritextfakturan kanske inte är bokförd. Därför kan det saknas ett nummer som kan refereras.

    • Kvantitetsbaserat – Typ av kredit som visas beror på inställningen av alternativet Skapa returorder på sidan Parametrar för kundreskontra:

      • Ja – Sidan visar returorder för kundkontot där fältet Avdrags-ID är tomt.
      • Nej – Sidan visar försäljningsorder för kundkontot där fältet Avdrags-ID är tomt.

  5. Välj OK. Fältet Avdrags-ID ställs in i kreditens huvud.

Efter att en kredit kopplats till avdraget kan du kan du visa det med knappen Öppen kredit i verktygsfältet i avsnittet Öppna transaktioner i workbench för avdrag.

När en kredit har fakturerats och avdraget har godkänts visas krediten i avsnittet Öppna transaktioner i workbench för avdrag mot tillämpligt Avdrags-ID och dess fält Anspråkstyp ställs in som Övriga krediter.

Koppla bort en kredit från ett avdrag

Om den felaktiga krediten har kopplats kan du koppla bort den från avdraget. Välj Koppla bort avdrag från kredit i gruppen Underhåll i åtgärdsfönstret. Värdet för Avdrags-ID tas bort från krediten.

Knappen Koppla bort avdrag från kredit är endast tillgänglig om följande villkor uppfylls:

  • En kredit kopplas till avdraget.
  • Fältet Anspråksstatus är inställt som Öppen.

Skapa ett engångserbjudande

Ibland har du kanske inte en godkänd rabatt att matcha mot ett avdrag. I detta fall kan du använda funktionen engångserbjudande för att matcha avdrag till ett handelsavdrag som är associerat till kunden. Funktionen engångserbjudande skapar ett nytt handelavdragsavtal och en marknadsföringhändelse för ett engångsbelopp. Sedan matchas engångsbeloppet med avdraget och gör bokföringarna som krävs för att stänga avdraget.

Den här funktionen är användbar om du använder handelsavtal. Mer information om handelsavdrag finns i Hantering av handelsavdrag.

Först måste du konfigurera en mall som kan användas för att skapa det nya avtalet om handelsavdrag. Följ dessa steg för att konfigurera en mall.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Mallar.
  2. Klicka på Ny i åtgärdsfönstret.
  3. I fälten anger du informationen som ska visas i avtalen som skapas från mallen.
  4. På nabbfliken Kunder i fältet Hierarki väljer du en hierarkinivå.
  5. Markera kunden som har ett omatchat avdrag i hierarkilistan och välj sedan knappen högerpil (>). Kunden läggs till i listan med Kunder med handelsavdragsavtal.
  6. Ställ in återstående fält efter behov och stäng sedan sidan.
  7. Gå till Försäljning och marknadsföring > Inställning > Handelsavdrag > Parametrar för hantering av handelsavdrag.
  8. Välj namnet på den mall som ska användas för att skapa engångserbjudanden i fältet Mall för engångserbjudande på fliken Översikt.

Sedan kan du skapa ett engångserbjudande i workbench för avdrag. Följ dessa steg för att skapa ett engångserbjudande.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.

  2. Markera kryssrutan Markera bredvid avdraget som ska bearbetas.

  3. Välj Underhåll > Kvittningsavdrag som engångserbjudande i åtgärdsfönstret.

  4. I dialogrutan Engångserbjudande följer du dessa steg för att associera avdraget till ett eller flera budgetmedel:

    1. Välj Nytt och välj sedan medel-ID i fältet Medel-ID. Upprepa detta steg för att lägga till så många medel som du behöver.
    2. Ange den procentandel av avdraget som ska tilldelas medel i fältet Procent bredvid varje medel-ID. Beloppen som du anger i fälten Procent måste sammanlagt bli 100.

  5. Välj OK. Systemet skapar ett nytt avtal om handelsavdrag som har ett engångsbelopp för marknadsföringshändelse och matchar engångsbeloppet mot avdraget.

Gör en massuppdatering av avdrag

Om du måste göra samma ändring i flera avdrag, kan du välja de avdrag och göra en massuppdatering av deras respektive fält.

Följ dessa steg för att göra en massuppdatering.

  1. Gå till Försäljning och marknadsföring > Handelsavdrag > Avdrag > Workbench för avdrag.
  2. I fältet Visa nedanför åtgärdsrutan väljer du vilken typ av avdrag som ska visas.
  3. Markera kryssrutan bredvid varje avdrag som du ska uppdatera. Välj sedan Underhåll > Massuppdatering i åtgärdsrutan.
  4. I dialogrutan Massuppdatering visas de valda avdragen. Uppdatera fälten efter behov och välj OK för att godkänna ändringarna.