Hantera projektfakturaförslag
Gäller: Project Operations för resurs-/icke-lagerbaserade scenarier
Projektfakturaförslag kan bearbetas av faktureringsavdelningen när följande två villkor uppfylls:
- Projektledaren bekräftar proforma-fakturan i Microsoft Dataverse.
- Alla icke-fakturerade försäljningstransaktioner med tid och material som ingår i proforma-fakturan bokförs med hjälp av Dynamics 365 Project Operations Integration-redovisningen.
Slutför ett projektfakturaförslag i Dynamics 365 Finance enligt följande steg:
- Läs faktureringsinformationen för tids- och materialtransaktioner och publicera integrationsredovisnings för Project Operations.
- Granska faktureringsinformation för faktureringsmilstolpar med fast pris.
- Granska och formatera ett projektfakturaförslag.
- Bokför och skriv ut projektfakturor.
Hantera faktureringsinformation i integrationsredovisnings för Project Operations
Projektets faktiska resultat som skapas Dataverse granskas och publiceras i Finance av projektrevisorn. Mer information om arbete med integreringsredovisningen finns i Integreringsredovisnings i Project Operations.
Faktiska kostnader och icke-fakturerade faktiska kostnader läggs till som separata rader i integreringsredovisningen:
- Enhetskostnadspris och kostnadsbelopp i det faktiska standardkostnadsbeloppet från projektets faktiska kostnadstransaktion i Dataverse.
- Enhetsförsäljningspriset och försäljningsbeloppet i standardvärdet för den icke-fakturerade försäljningstransaktionen från den faktiska icke-fakturerade försäljningstransaktionen i Dataverse.
Faktureringsmoms
Momsberäkningen för fakturering fastställs av fältkombinationen Fakturerings momsgrupp och Momsgrupp för faktureringsobjekt på en ofakturerad försäljningspost på journalraden Project Operations-integrering. Standardvärdena för dessa fält baseras på inställningarna på fliken Ekonomi på sidan Projekthanterings- och redovisningsparametrar.
Metoden för momsgrupp avgör standardlogiken för faktureringsmomsgrupp:
- Projekt: Kommer alltid att återställa momsgruppen för fakturering från projektet. Du kan granska eller ändra momsgruppen för standardfakturering för ett projekt genom att välja Visa standardredovisning på sidan Alla projekt.
- Projektkontrakt: Kommer alltid att återställa momsgruppen för fakturering från kontraktet. Du kan granska eller ändra momsgruppen för standardfakturering för ett kontrakt Visa standardredovisning på sidan Projektkontrakt.
- Kund: Kommer alltid att återställa momsgruppen för fakturering från kunden.
- Sök:Söker i alla ovanstående entiteter och väljer det första tillgängliga värdet. Sökningen startar med entiteten Projekt, därefter entiteten Projektkontrakt, och slutligen entiteten Kund.
Metod för artikelmomsgrupp avgör standardlogiken för momsgrupp för faktureringsartikel.
- För transaktionstyperna tid, utgift och arvode används alltid momsgruppen för faktureringsobjekt från entiteten för projektkategori.
- För materialtransaktionstyper återställs standardvärden för faktureringsobjektets momsgrupp utifrån inställningen Metod för artikelmomsgrupp i Projekthantering och redovisningsparametrar. Artikelnumret återställer momsgruppen för artikelförsäljning från entiteten Frisläppt produkt. Kategorin återställer momsgruppen för artikelförsäljning från entiteten Produktkategori.
Ekonomiska dimensioner
De ekonomiska måtten för icke-fakturerade försäljningsposter i redovisningen Project Operations-integrering återställs från entiteten Projekt. Ekonomiska mått kan granskas och justeras genom att välja Distribuera belopp. Om du behöver ändra de ekonomiska måtten för den ofakturerade försäljningsposten efter integreringsfakturan har bokförts – men innan Proforma-fakturan har bekräftats – går du till Alla projekt>Administrera>Bokförda transaktioner, väljer transaktionen och sedan Bearbeta>Justera redovisning.
Valutakurser
Den icke-fakturerade transaktionsvalutan i Dataverse används som transaktionsvaluta i Finance och konverteras till företagets redovisningsvaluta genom att använda valutakurser som anges i Finance.
Ett projektkontrakt kan komma att kräva att en fast valutakurs används under avtalets livstid. I vissa fall kan ett avtal med fast ränta krävas för att uppfylla avtals- eller regelkrav. Den fasta valutakursen tillämpas sedan när försäljningsbelopp i den konfigurerade valutan omvandlas till intäktsposter för företagets redovisningsvaluta.
Översikt över funktionen med fast valutakurs
Från och med 10.0.41-versionen är funktionen Aktivera användning av projektavtal med fast valutakurs för resurs-/icke-lagerbaserade distributioner tillgänglig för att uppfylla kravet. När den här funktionen har aktiverats innehåller åtgärdsfönstret på sidan Projektkontrakt i ekonomi- och driftsarkitekturen en knapp som kan användas för att upprätta ett avtal med fast ränta. Dessutom kan du ange en försäljningsvaluta, en valutakurs och ett valfritt referensavtalsnummer om du vill aktivera ett avtal med fast ränta.
Om ett avtal med fast ränta inte är konfigurerat för ett visst projektkontrakt använder systemet som standard den valutakurs som är konfigurerad för den juridiska personen.
Följande dokument kan användas med avtal med fast ränta:
- redovisningar
- Tidsinmatningar
- Materialförbrukningsloggar
- Milstolpar och arvoden
- Utgifter
- Utgiftsrapporter
- Leverantörsfakturor
- Uppskattningar såsom timmar, tid och material
Obs
Om en fast valutakurs aktiveras i ett projekt som har befintliga transaktioner kommer befintliga journalrader för utkastintegrering eller väntande projektfakturor att börja använda den nya valutakursen.
Exempelscenario
Contoso är baserat i USA och använder US-dollarn (USD) som redovisningsvaluta. Contoso ska leverera ett projekt till vingården Coho, med bas i Storbritannien. Det brittiska pundet (GBP) används som kontraktförsäljningsvaluta. GBP-till-USD-valutakurserna varierar regelbundet mellan 1,2 och 1,4. Därför gick företagen med på en fast ränta på 1,25 för företagets verksamhet under kontraktets och projektets livstid.
I Project Operations upprättas ett projektkontrakt. För detta projektkontraktet konfigureras ett avtal med fast ränta med GBP-valutan och en valutakurs på 1,25. Contoso upprättar ett tids- och materialprojekt, med tid och utgifter som ansamlar intäkter för att skapa ekonomiska poster för pågående arbete (PIA).
I projektet skapas uppgifter med syfte att planera de olika projektfaserna. Julia Funderburk kommer att utföra den första uppgiften, att sammanställa villkoren. Varaktigheten för denna uppgift beräknas till sju timmar. Du kan öppna sidan Alla projekt i ekonomi- och driftinfrastrukturen, markera projektet och sedan välja Timprognoser på fliken Planera i åtgärdsfönstret. På sidan visas posten för sjutimmarsprognosen. Välj Förhandsgranskning av redovisning. Fliken Översikt visar uppskattade kostnader och en rad för 2 187,50 GBP intäkt för bokföringstypen Projekt – fakturerad intäkt. Välj fliken Allmänt om du vill visa hur försäljningen i detalj. Denna uppdelning visar sju timmars insats och försäljningspriset 250. Det totala försäljningsbeloppet 1 750 beräknas med en valutakurs på 125.
Contosos intäkt i redovisningsvalutan beräknas på följande sätt:
7 timmar × 250 GBP × valutakurs 1,25 = 2 187.50 USD
När projektet har börjat arbeta loggar Julia sin tid för de första fyra timmarna arbete på den första projektfakturan. Den 27 augusti skapar hon en tidspost på fyra timmar mot uppgiften för villkorsinsamling. När den posten har godkänts skapas den som en integreringsredovisnings under nästa bearbetning av importen från mellanlagringstabellen. Integreringsredovisningen visar två rader: en för kostnad och en för försäljning. I följande tabell visas hur raderna ser ut.
| Document type | Resursnamn | timmar | Kostnadsbelopp | Försäljningsbelopp | Försäljningsvaluta | Valutakurs för pris |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Användning | Julia Funderburk | 4 | 480 | 0 | USD | 100 |
| Användning | Julia Funderburk | 4 | 0 | 1,000 | GBP | 125 |
Kostnaden förblir i företagets valuta (USD) för kostnadsraden. Därför tillämpas ingen valutakurs. För försäljningsraden återspeglar prisvalutakursen den fasta valutakursen.
Publiceringen av integreringsjournalen resulterar i följande objekt:
- Publicera projektkostnaden
- Post till Projekt – PIA – Försäljningsvärde
- Upplupen intäkt för post till projekt för PIA med hjälp av den fasta valutakursen
| Account | Name | Belopp i transaktionsvaluta | Belopp i redovisningsvaluta | Valutakurs | Bokföringstyp |
|---|---|---|---|---|---|
| 600300 | Löneallokering | – 480 | – 480 | 1 | Projekt – löneallokering |
| 540100 | Projektkostnad – Arbete | 480 | 480 | 1 | Projekt – kostnad |
| 161300 | PIA – Försäljningsvärde | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Projekt – PIA – försäljningsvärde |
| 420200 | Upplupen intäkt | – 1 000 | – 1 250 | 1.25 | Projekt – Upplupen intäkt |
När fakturaförslaget skapas får den en enda rad för de fyra timmarna till ett försäljningspris på 250, till ett totalt försäljningsbelopp på 1 000 GBP. Kundfakturan anges i GDP.
Om du publicerar fakturaförslaget resulterar det i en kundfaktura som har följande objekt:
- Återgång till Projekt – PIA – Försäljningsvärde
- Återgång till upplupen projektintäkt för PIA med hjälp av den fasta valutakursen
- Post för fakturerad intäkt med hjälp av den fasta valutakursen
- Post för kundsaldo med hjälp av den fasta valutakursen
4 timmar × 250 GBP × valutakurs 1,25 = 1 250 GBP
| Account | Name | Belopp i transaktionsvaluta | Belopp i redovisningsvaluta | Valutakurs | Bokföringstyp |
|---|---|---|---|---|---|
| 161300 | PIA – Försäljningsvärde | – 1 000 | – 1 250 | 1.25 | Projekt – PIA – försäljningsvärde |
| 420200 | Upplupen intäkt | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Projekt – Upplupen intäkt |
| 411100 | Intäkt – Arbete | – 1 000 | – 1 250 | 1.25 | Projekt – fakturerad intäkt |
| 130100 | Kundreskontra | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Kundsaldo |
Hantera ekonomiska attribut för faktureringsmilstolpar
Projektkontraktrader med faktureringsmetoden med fast pris faktureras via Milstolpar med fast pris. Projektrevisorn kan granska faktureringsmilstolparna i Finance genom att gå till Projekthantering och redovisning>Alla projekt>Hantera>Avbetalningstransaktioner.
Faktureringsmoms
Värdena Momsgrupp och Momsgrupp för artikelförsäljning återställs till inställningsvärdena när en ny faktureringsmilstolpe skapas i Dataverse. Systemet återställer standardvärdena för dessa fält baserat på inställningarna i fliken Ekonomi på sidan Projekthanterings- och redovisningsparametrar.
Metoden för momsgrupp avgör standardlogiken för Momsgrupp för fakturering:
- Projekt Kommer alltid att återställa momsgruppen för fakturering från projektet. Du kan granska eller ändra momsgruppen för standardförsäljning för ett projekt genom att välja Visa standardredovisning på sidan Alla projekt.
- Projektkontrakt kommer alltid att återställa momsgruppen för fakturering från kontraktet. Du kan granska eller ändra momsgruppen för standardfakturering för ett kontrakt Visa standardredovisning på sidan Projektkontrakt.
- Kund kommer alltid att återställa till momsgruppen för fakturering från kunden.
- Sök söker igenom alla entiteter i listan och väljer det första tillgängliga värdet. Sökningen startar med entiteten Projekt, därefter entiteten Projektkontrakt, och sedan entiteten Kund.
Artikelmomsgruppens fastprismilstolpe används som standardvärde i fältet Artikelmomsgrupp för faktureringsmilstolpen. Redovisaren kan granska och modifiera värdet på sidan Avbetalningstransaktioner. Systemet använder värdet från avbetalningstransaktionen när en projektfakturaförslagsrad skapas.
Ekonomiska dimensioner
Standardekonomiska mått för faktureringsmilstolpen med fast pris anges på kontraktraderna för projekt. Gå till Projektkontrakt>Visa standardredovisning innan du under fliken Kontraktrader, priskontraktrad och anger sedan de finansiella dimensionsvärden som du vill använda som standard.
Projektrevisorn kan redigera informationen om moms och ekonomiska mått på fakturamilstolparna tills förslaget om projektfakturan har skapats.
Skapa projektfakturaförslag
Projektfakturaförslag kan granskas i modulen Projekthantering och redovisning genom att gå till Projektfakturor>Projektfakturaförslag.
Projektfakturaförslagets huvud skapas i Finance när Proforma-fakturan bekräftas i Dataverse. För enklare avstämning anger systemet projektfakturaförslagsnumret i Finance som samma nummer som Proforma-fakturans ID i Dataverse. Eftersom Proforma-fakturor inte nödvändigtvis behöver bekräftas i samma ordning som de skapas, måste projektfakturaförslagsnumret i Finance tillåta ändringar av lägre och högre värden. Konfigurera nummersekvenser enligt följande steg:
Gå till Organisationsadministration>Nummersekvenser>Nummersekvenser i Finance.
I filtret Område väljer du Projekt.
I filtret Referens väljer du Fakturaförslag.
Använd fältet Företag om du vill filtrera varje juridisk person med Dataverse-integrering för Project Operations aktiverad.
Öppna Information om nummersekvensen. Ange följande värden på fliken Allmänt:
- Tillåt användarändringar: Till ett lägre tal = Ja
- Tillåt användarändringar: Till ett högre tal = Ja
Förslagsrader för projektfaktura läggs till av systemet med hjälp av den periodiska processen Importera från mellanlagringstabell (Projekthantering och redovisning>Periodisk>Project Operations-integrering>Importera från mellanlagringstabell). Denna process kan köras antingen manuellt eller genom att använda ett periodiskt schema. Systemet lägger inte till rader i fakturaförslagsdokumentet förrän alla rader är klara att faktureras. Tids- och materialtransaktioner är endast klara att faktureras när de har publicerats med Project Operations Integration-redovisningen.
Formatera och skriva ut projektfakturaförslag
Projektrevisorn kan anpassa en utskrift av projektfakturan med hjälp av sidan Formatera fakturaförslag och funktioner för utskriftshantering.
Formatera fakturaförslag
På sidan Formatera fakturaförslag kan anpassade grupperingstransaktioner visas i kundprojektfakturan.
På sidan Projektfakturaförslag väljer du Skriv ut>Projektfakturaförslag.
Välj Ny om du vill skapa en ny gruppering för utskriften av projektfakturan.
I fältet Detaljer/sammanfattning väljer du alternativ för denna gruppering:
- Välj Detaljer om du vill skriva ut transaktionsinformationen för kundfakturan.
- Välj Sammanfattning om du vill skriva ut transaktionSammanfattningen för kundfakturan.
Kommentar
Valet i fältet Detaljer/sammanfattning på sidan Formatera fakturaförslag åsidosätter det alternativ som valts i fältet Fakturaformat på sidan Fakturaförslag för utskrift av en detaljerad eller sammanfattad faktura.
- Markera de transaktionsrader som ska ingå i det här avsnittet på fliken Tillgängliga transaktioner och välj Inkludera transaktioner för att flytta dem till fliken Valda transaktioner.
- Välj Flytta upp och Flytta ned för att ändra ordningen på avsnitten.
- Välj Förhandsgranska om du vill förhandsgranska formaterad faktura.
Utskriftshantering
För utskriftshantering används olika rapportfiler för att skriva ut, ange mål och anpassa sidfotstext för fakturan. Utskriftshantering kan konfigureras på modulnivå, men inställningarna kan åsidosättas för en viss kund, ett visst kontrakt eller ett visst fakturaförslag. Om du vill få åtkomst till denna funktion går du till sidan Projektfakturaförslag och väljer Skriv ut>Utskriftshantering.
Utskriftshanteringskonfigurationen visas som en trädvy där varje nodnivå visar tillgängliga dokument att justera. Du kan tilldela anpassade utskrifter på dokumentnivån för modul, kund, kontrakt eller fakturaförslag. Om du vill ändra utskriften för det ursprungliga dokumentet expanderar du den önskade noden och väljer Ursprunglig artikel. I fältet Rapportformat väljer du det rapportformat som ska användas för utskrift. Du kan använda anpassade rapportformat med hjälp av Ramverk för dokumenthantering för företag.
Bokför fakturaförslag
När fakturan har granskats och redigerats och fakturaförslagsraderna är tillfredsställande, kontrollerar du totalsummorna och momsen. I gruppen Detaljer väljer du Totalsummor och sedan Bokför för att bokföra fakturan.
Om du vill visa fakturan innan du bokför rensar du kryssrutan Bokföra. Pro forma skrivs ut på fakturan i syfte att märka den som en exempelfaktura. Markera kryssrutan Skriv ut faktura om du vill skriva ut fakturan.
Förutom sidan Fakturaförslag kan fakturaförslag även bokföras genom att köra det periodiska jobbet Bokför fakturaförslag. Om du vill hitta det här jobbet går du till Projekthantering och redovisning>Periodisk>Projektfakturor>Bokför fakturaförslag.
På den här sidan visas alla fakturaförslag som är klara att bokföras. Du kan schemalägga bokföringen av fakturaförslag genom att välja Batch. Ange batchbearbetningsparametern som Ja och ange upprepningen för batchbearbetning genom att välja Återkommande.