Hantering av redovisningsjournaler

Den här artikeln innehåller en beskrivning av de funktioner som kan underlätta processen för allmänna journaler och som även kan göra det enklare att garantera att rätt data hämtas in samt att interna kontroller inte påverkas.

Journalnamn

Ett av de viktigaste områdena att konfigurera är journalnamn. Det är en god idé att definiera specifika journalnamn för respektive ändamål, till exempel koncerninterna, periodiseringsjustering och felkorrigering. Du kan skräddarsy varje journalnamn för att göra datainmatningen för varje ändamål lätt och säker.

På Journalnamn sidan kan du ställa in följande:

• Arbetsflödesgodkännande – För att öka den interna kontrollen definierar du journalarbetsflöden som fastställer väsentlighetsgränser för gransknings- och godkännandesteg, baserat på kriterier som totalt debetbelopp. Du ställer in arbetsflöden för allmänna journaler på Redovisningsarbetsflöden sidan.
• Standardvärden – Välj standardvärden för motkonton, valuta och ekonomiska dimensioner.
• Journalkontroll – Du kan ställa in begränsningar för företags- och kontotyp och även segmentets värden.

Exempel

Journalnamn kan endast användas för justeringar. I det här fallet kan du ange att endast huvudbokskonton är giltiga för alla företag.

Journalnamn kan användas endast för en viss sektor eller ett datumintervall för huvudbokskonton.

Automatisk återföring är tillgänglig i allmänna journaler. Du kan till exempel ha en periodiserad justering där det aktuella dokumentet har inte bearbetats, som visas i följande illustration.

Microsoft Excel-tillägget för poster i redovisningsjournal ger en extra nivå av automatisering och gör dataregistreringen lättare. Öppna rader i Excel åtgärden är tillgänglig i Allmän journal och Journalverifikat sidor.

På Periodiska journaler sidan kan du ställa in återkommande journaler till automatisk journalbearbetning.

Du kan använda verifikationsmallar när som helst. På sidan Allmänna journaler välj Bokföringsorder kommer åtgärderna Spara och Välj verifikationsmall är tillgängliga under Funktioner för verifikationsraderna.

Relaterade inställningar

Följande inställningar är inte specifika för allmänna journaler, men kommer att garantera korrekt dataregistrering, enkelt.

Huvudkonto

Huvudkontoinställningen ger flera alternativ för allmän journal bearbetning:

• DC/CR-krav – Använd det här alternativet om ett huvudkonto är begränsat till debet- eller kredittransaktioner. Inställningen verifieras när en journal är validerad eller publiceras.

• Standardmotkonto

• Avstängd – Stänga av ett huvudkonto för datainmatning i alla företag eller för ett specifikt företag/juridisk person.

• Tillåt inte manuell inmatning – Hindra användare från att manuellt ange ett värde för kontot i journaler.

• Standard-/valideringsvaluta

• Åsidosättning av juridisk person – Den här inställningen är specifik för det definierade företaget/den juridiska personen:

  • Standard/validera moms
  • Standarddimension – Inte fast eller Fast värde. Fast värde hjälper till att säkerställa att alla bokföringar för det här huvudkontot alltid använder alla dimensionsvärden som har ställts in som Fast.

• Bokföringsvalidering

  • Användarvalidering – Det här alternativet styr vilka användare som får göra inlägg på ett huvudkonto.
  • Validering av bokföringstyp – Det här alternativet styr vilka bokföringstyper som tillåts för ett huvudkonto.

Redovisningsstrukturer och avancerade regler strukturer

Redovisningsstrukturer och avancerade regler strukturer är oerhört viktiga för att garantera att de data som krävs för ekonomisk rapportering och uppföljning av prestationer är fångade under allmän journal bearbetning och all dokumentation. Redovisningsstrukturer och avancerade regler strukturer kan du skräddarsy data entry-upplevelse. Du kan registrera data endast för finansiella mått som är relevanta i varje situation, och kan också genomdriva kravet på att obligatorisk och korrekt data alltid finnas fångat.

Mer information finns i följande avsnitt:

• Planera kontoplanen
• Skapa avancerade regler för journaler
• Skapa en journalpost med hjälp av mall
• Skapa och validera journaler
• Bokför periodiska journaler
• Bearbeta redovisningsallokeringsjournal

Globala allmänna journaler

Den globala allmänna journalen tillåter inmatning av en journal till juridiska personer som har definierats i din miljö utan att behöva byta företag innan journalen skapas. Högst upp på sidan global allmän journal finns knappen Ny journal där du kan välja den juridiska personen för journalen och sedan ange den journal du vill ange data för. Om du klickar på raderna för den skapade journalen öppnas den standardjournalradsida som är densamma som när den öppnades från sidan Allmänt journal.

Sedel

I Dynamics 365 Finance version 10.0.34, gör en ny funktion Aktivera sidan Global allmän journal för att välja flera företag för bokföring att du kan välja flera journaler för bokföring i flera juridiska personer. Under bokföringsprocessen skapas ett enda batchjobb per juridisk person för att bokföringen ska kunna slutföras.

Simulera bokföring

Du hittar Simulera bokföring på menyn Validera för de flesta journaler. När du validerar en journal med hjälp av funktionen Validera testas journalen för specifika felförhållanden. Om du använder funktionen Simulera bokföring, körs alla samma processer som körs utan att själva bokföringen av journalen vid bokföring. Du kan sedan granska bokföringsmeddelanden som visas, korrigera eventuella fel som kan du söka efter och öppna menyn bokför om du vill bokföra journalen.

Simulerad bokföring är inte tillgängligt för batchbearbetning. Det finns emellertid kod tillgänglig för att simulera bokföring i batch kod och utvecklare kan använda kod för att lägga till funktionen.

Lås upp journal

En knapp är tillgänglig på sidan Journal för att låsa upp en journal med status "låst av systemet" inställd på Ja. Den här upplåsningen kan utföras av en systemadministratör som har analyserat alla exekverande batchjobb och bekräftat att den här journalen inte längre aktivt bearbetas av ett batchjobb. Den här knappen aktiveras med funktionen knappen lås upp journal på sidan funktionshantering.

Arbetsflödet har återkallats

Möjligheten att återkalla en journal i ett arbetsflöde med statusen "oåterkallelig" aktiveras genom att använda knappen arbetsflöde i en journal och på sidan arbetsflödeshistorik. Detta aktiveras med funktionen återställning av arbetsflödesstatusen för journaler på sidan funktionshantering.

Radera journalrader

I Dynamics 365 Finance version 10.0.34 finns en ny funktion för att Ta bort journalprestanda med batch. Med hjälp av den här funktionen kan processen, för ej bokförda journaler, för radering planeras. På så sätt kan användarna fortsätta annat arbete istället för att vänta på att borttagningen ska slutförts.

För att snabbt alla journalrader är aktiverad i en journal, gå till funktioner>Radera journalrader. Den här funktionen påverkar tillägg i registret LedgerJournalTrans. Det är metoden Ta bort. Uppsättningen med rader tas bort utan att anropa varje rads metod Ta bort.

Kommentar

Dynamics 365 Ekonomi och drift tillåter inte radering av bokförda transaktioner.