Skicka påminnelser om utestående saldon
Du kan använda betalningspåminnelser för att påminna kunder om förfallna belopp. Du kan även använda betalningspåminnelser för att beräkna ränta eller avgifter och inkludera dem i betalningspåminnelsen.
Dricks
Informationen i den här artikeln är korrekt, men den beskriver till stor del en manuell process. Business Central innehåller verktyg som du kan använda för att automatisera processerna för att skapa, utfärda och skicka påminnelser. Genom att automatisera dessa steg kan du spara mycket tid på insamlingar. Mer information finns i Automatisera påminnelser i samlingar.
Innan du kan skapa betalningspåminnelser måste du ange betalningspåminnelsevillkor och tilldela dem till dina kunder. Mer information finns i Ange villkor och nivåer för påminnelser. För att hantera kundfordringar kan du ställa in betalningspåminnelser och tilldela dem till kunder. Med betalningspåminnelsevillkor kan du styra hur betalningspåminnelseprocessen fungerar. Varje betalningspåminnelsevillkor har en uppsättning nivåer för betalningspåminnelser som du definierar. Nivåer för betalningspåminnelser inkluderar regler om när påminnelsen ska utfärdas, vilka avgifter som ska tas ut och om ränta ska beräknas. Nivåer för betalningspåminnelser inkluderar också en inställning av tidsfrist som säkerställer att du inte skickar en påminnelse för en faktura som en kund redan har betalat. Innehållet på sidan Räntevillkor avgör om ränta beräknas på betalningspåminnelsen.
Du kan regelbundet köra batch-jobbet Skapa betalningspåminnelser för att skapa betalningspåminnelser för alla kunder med förfallna saldon eller också kan du manuellt skapa en betalningspåminnelse för en specifik kund och sedan låta raderna beräknas och fyllas i automatiskt.
När du skapat betalningspåminnelserna kan du ändra dem. Texten som visas i början och i slutet av en betalningspåminnelse bestäms av villkoren för betalningspåminnelsenivån och visas i kolumnen Beskrivning. Om ett beräknat belopp har infogats automatiskt i den inledande eller avslutande texten justeras inte texten om du tar bort rader. Då måste du använda funktionen Uppdatera bet.påminnelsetext.
För kundreskontratransaktioner med fältet Stoppad ifyllt får du inga uppmaningar om att skapa betalningspåminnelser. Men om en betalningspåminnelse skapas med en annan transaktion som bas, kommer en förfallen transaktion som markerats Stoppad också att inkluderas i betalningspåminnelsen. Ränta beräknas inte på rader med den här typen av transaktioner.
När du har skapat betalningspåminnelser och gjort nödvändiga ändringar kan du antingen skriva ut testrapporter eller skicka ut påminnelserna, vanligtvis som e-post.
Så här skapar du en betalningspåminnelse automatiskt
En betalningspåminnelse liknar en faktura. När du skapar en betalningspåminnelse måste ett betalningspåminnelsehuvud och en eller flera betalningspåminnelserader fyllas i. Du kan använda en funktion för att automatiskt skapa betalningspåminnelser för alla kunder.
- Välj ikonen
, ange Reminders, och välj sedan tillhörande länk. - På sidan Betalningspåminnelse väljer du åtgärden Skapa betalningspåminnelse.
- På sidan skapa betalningspåminnelser fyller du i fälten för att definiera hur och till vem som betalningspåminnelserna skapas.
- Välj knappen OK.
Så här skapar du en betalningspåminnelse manuellt
På sidan påminnelse kan du fylla i snabbfliken allmännt manuellt och sedan låta raderna fyllas i automatiskt.
Välj ikonen
, ange Reminders, och välj sedan tillhörande länk.Välj åtgärden Ny.
I snabbfliken Allmänt fyller du i nödvändiga fält.
Välj åtgärden Föreslå betalningspåminnelserader.
I batch-jobbet Föreslå betalningspåminnelserader fyller du i fälten för att definiera hur och till vem som betalningspåminnelserna skapas.
Markera kryssrutan Inkludera stoppade transaktioner om du vill att betalningspåminnelserna ska innehålla förfallna öppna transaktioner som är stoppade.
Markera kryssrutan Endast transaktioner med förfallna belopp om du vill att påminnelserna endast ska innehålla förfallna öppna transaktioner. Endast fakturor och betalningar visas som de här transaktionerna för vilka kundens betalningar kan vara försenade.
Viktigt!
Öppna transaktioner som är stoppade infogas, oavsett inställningen i kryssrutan Endast transaktioner med förfallna belopp.
Välj OK.
Så här ersätter du betalningspåminnelsetexter
Du kan bestämma vilken text som ska visas på betalningspåminnelsen på flera olika sätt. I vissa fall kan det hända att du vill ersätta de inledande och avslutande texterna som definierats för den aktuella nivån med texter från en annan nivå.
- Välj ikonen , ange Reminders, och välj sedan tillhörande länk.
- Öppna relevant påminnelse, och välj sedan åtgärden Uppdatera bet.påminnelsetext.
- På sidan Uppdatera bet.påminnelsetext anger du önskad nicå i fältet Betalningspåminnelsenivå.
- Klicka på OK om du vill uppdatera de inledande och avslutande texterna.
Om du vill utfärda ne betalningspåminnelse
När du har skapat betalningspåminnelser och gjort nödvändiga ändringar kan du antingen skriva ut testrapporter eller skicka ut påminnelserna.
När du skickar ut en betalningspåminnelse överförs informationen till en separat sida för utskickade betalningspåminnelser. Samtidigt bokförs betalningspåminnelsetransaktioner. Om ränta eller någon ytterligare avgift har beräknats bokförs transaktioner i kundreskontran och redovisningen.
När en betalningspåminnelse skickas ut, bokförs transaktionerna enligt vad du angett på sidan Betalningspåminnelsevillkor. Denna specifikation bestämmer om ränta och/eller extraavgifter ska bokföras på kundkontot och i redovisningen. Inställningen på sidan Kundbokföringsmallar bestämmer vilka konton som bokförs.
För varje kundreskontratransaktion på räntefakturan skapas en transaktion på sidan Bet.påminnelse/räntetrans..
Om kryssrutorna Bokför ränta eller Bokför avgift är markerade på sidan Betalningspåminnelsevillkor skapas även följande transaktioner:
- En transaktion på sidan Kundreskontratransaktioner
- En kundfordringar-transaktion på relevant redovisningskonto
- En "ränte-" och/eller en "avgifts"-transaktion på relevant redovisningskonto
Dessutom kan utskickandet av räntefakturor resultera i momstransaktioner.
- Välj ikonen , ange Reminders, och välj sedan tillhörande länk.
- Välj relevant betalningspåminnelse och välj sedan åtgärden Utskick.
- På sidan Utskick betalningspåminnelser fyller du i fälten efter behov.
- Välj OK.
Betalningspåminnelsen är avsedd att skickas ut till en angiven e-postadress som en bifogad PDF-fil.
För att annullera en utfärdad betalningspåminnelse.
Om påminnelserna utfärdades felaktigt kan du avbryta dem innan de skickas ut. Det kan du göra antingen av en eller som en batch.
- På sidan Utfärdade påminnelser, välj en eller flera rader för utfärdade betalningspåminnelser som du vill avbryta och välj sedan åtgärden Avbryt.
- På sidan Annullera utfärdade betalningspåminnelser fyller du i fälten efter behov och väljer sedan knappen OK.
Se även
Kräva in utestående saldon
Ställa in flera räntesatser för fördröjd betalning
Konfigurera påminnelsevillkor och nivåer
Konfigurera villkor för räntefaktura
Hantera kundreskontra
Försäljning
Arbeta med Business Central
Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här