Analys vid inköp
Företag samlar in massor av data under dagliga aktiviteter som stödjer business intelligence (BI) för inköpschefer:
- Inköpsofferter
- Inköpsorder
- Inköpsfakturor
Business Central innehåller många funktioner som hjälper dig att samla in, analysera och dela organisationens inköpsdata:
- Ad hoc-analys på listor
- Ad-hoc-analys av data i Excel (med öppna i Excel)
- Inbyggda försäljningsrapporter
Var och en av dessa funktioner har fördelar och nackdelar, beroende på typ av dataanalys och användarens roll. För mer informations, se Översikt över analys, Business Intelligence och rapportering.
Den här artikeln beskriver hur du kan använda dessa analysfunktioner för att få köpinsikter.
Analysbehov inom inköp
När du tänker på analysbehoven vid inköp kan det hjälpa att använda en personbaserad modell som beskriver olika analysbehov på hög nivå.
Människor i olika roller har olika behov när det gäller data och de använder data på olika sätt. Till exempel interagerar personer inom kapitalförvaltning och ekonomi med data på ett annat sätt än personer inom försäljning.
| Roll | Dataaggregering | Vanliga sätt att använda data |
|---|---|---|
| COO/CSO/CFO/CEO | Prestandadata | KPI:er Instrumentpaneler Ekonomiska rapporter |
| Inköpschef | Trender, sammanfattningar | Inbyggda ledningsrapporter Ad hoc-analys |
| Inköpsansvarig/Inköpsagent | Detaljerad data | Inbyggda operativa rapporter Uppgiftsdata på skärmen |
Använd ekonomisk rapportering för att göra finansiella rapporter och KPI:er (relaterad till inköp)
Funktionen Ekonomiska rapporter ger dig insikter i ekonomiska data som visas på din kontoplan. Du kan ställa in ekonomiska rapporter till att analysera siffror för redovisningskonton och jämför redovisningstransaktioner med budgettransaktioner. När det gäller inköp kan du skapa ekonomiska rapporter på de redovisningskonton som du använder för att spåra inköpsbokföringar.
Dimensioner spelar en viktig roll i Business Intelligence. En dimension är data som du kan lägga till en transaktion som en parameter. Med dimensioner kan du gruppera transaktioner med liknande egenskaper, till exempel kunder, regioner och produkter och enkelt hämta dessa grupper för analys. Bland annat kan använder du dimensioner när du definierar analysvyer och när du skapar ekonomiska rapporter. Mer information: Arbeta med dimensioner.
Läs mer om ekonomiska rapporter i Förbereda ekonomiska rapporter med ekonomiska data och kontokategorier.
Ekonomisk rapportering över affärsenheter eller juridiska personer (relaterat till inköp)
Vissa organisationer använder Business Central i flera affärsenheter eller juridiska enheter. Andra använder Business Central i dotterbolag som rapporterar till överordnade organisationer. Business Central ger revisorer verktyg som hjälper dem att överföra redovisningstransaktioner från två eller flera företag (dotterbolag) till ett konsoliderat företag. Särskilt för inköpshantering kanske du vill konsolidera redovisningstransaktioner för dina inköpskonton för att spåra försäljnings-KPI:er över affärsenheter eller juridiska personer.
Mer information finns i Företagskonsolidering.
Ad hoc-analys av inköpsdata
Ibland behöver du bara kontrollera om siffrorna lägger till korrekt eller snabbt bekräfta en siffra. Följande funktioner är bra för ad hoc-analyser:
- Dataanalys för huvudbokens listsidor
- Öppna i Excel
Med funktionen Dataanalys kan du öppna nästan alla listsidor, till exempel Inköpsorder, Bokförda inköpsfakturor, Leverantörstransaktioner eller Redovisningstransaktioner, ange analysläge och sedan Gruppera, Filtrera och Pivotera data efter önskemål.
På samma sätt kan du använda åtgärden Öppna i Excel för att öppna en listsida, filtrera listan till en delmängd av data och sedan använda Excel för att arbeta med data. Du kan till exempel använda funktioner som Analysera data, What-If-analys eller Prognosblad.
Dricks
Om du konfigurerar OneDrive för systemfunktioner öppnas Excel-arbetsboken i webbläsaren.
Mer information om hur du gör ad hoc-analyser av inköpsdata finns i Ad hoc-analys av inköpsdata.
Inbyggda rapporter för inköp
Business Central innehåller flera inbyggda rapporter, spårningsfunktioner och verktyg som hjälper inköpsorganisationer att rapportera om sina data.
Om du vill ha en översikt över tillgängliga rapporter väljer du Alla rapporter i den övre rutan på startsidan. Denna åtgärd öppnar rollutforskaren, som är filtrerad efter funktionerna i alternativet Rapport och analys. Läs mer i Söka efter rapporter med Rollutforskaren.
Mer information om rapporter som är relevanta för inköp finns i Inbyggda inköpsrapporter.
Inköpsanalys på skärmen
Business Central har flera sidor som ger dig inköpsöversikter och uppgifter att göra. Här är ett exempel på hur du kan komma igång:
Visa inköpsrelaterade redovisningstransaktioner och saldon från sidan Kontoplan
På sidan Kontoplan visas alla redovisningskonton med aggregerade siffror på det som bokförs i redovisningen. Från den här sidan kan du göra saker som:
- Visa rapporter som visar transaktioner och saldon.
- Granska en lista med bokföringsmallar för det kontot.
- Visa separata debet- och kreditsaldon för ett enskilt konto.
För inköp kan du skapa en vy på sidan Kontoplan som bara visar de konton som du använder för att bokföra inköpstransaktioner.
För mer information, gå till Förstå kontoplanen.
Analysera data efter dimensioner (relaterade till inköp)
Dimensioner är värden som kategoriserar transaktioner så att du kan spåra och analysera dem i dokument, exempelvis inköpsorder. Dimensioner kan till exempel ange vilket projekt eller vilken avdelning en transaktion kom ifrån.
I stället för att skapa separata redovisningskonton för varje avdelning eller plats kan du använda dimensioner som grund för analys och slippa behöva skapa en komplicerad struktur för kontoplan.
Läs mer i Analysera data efter dimensioner.
Se även
Företagskonsolidering
Förbereda ekonomiska rapporter med ekonomiska data och kontokategorier
Hantera ekonomisk rapportering mellan affärsenheter eller juridiska personer
Ad hoc-analys av inköpsdata
Inbyggda inköpsrapporter
Förstå kontoplanen
Analysera data efter dimensioner
Översikt över analyser, business intelligence och rapportering
Arbeta med Business Central
Starta en gratis provperiod!
Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här