Analys vid inköp
Företag samlar in massor av data under dagliga aktiviteter som stödjer business intelligence (BI) för inköpschefer:
- Inköpsofferter
- Inköpsorder
- Inköpsfakturor
Business Central innehåller många funktioner som hjälper dig att samla in, analysera och organisationens inköpsdata:
- Power BI-rapporter för inköp
- Ad hoc-analys på listor
- Ad-hoc-analys av data i Excel (med öppna i Excel)
- Inbyggda försäljningsrapporter
Var och en av dessa funktioner har fördelar och nackdelar, beroende på typ av dataanalys och användarens roll. För mer informations, se Översikt över analys, Business Intelligence och rapportering.
Den här artikeln beskriver hur du kan använda dessa analysfunktioner för att få köpinsikter.
Analysbehov inom inköp
När du tänker på analysbehoven vid inköp kan det hjälpa att använda en personbaserad modell som beskriver olika analysbehov på hög nivå.
Människor i olika roller har olika behov när det gäller data och de använder data på olika sätt. Till exempel interagerar personer inom kapitalförvaltning och ekonomi med data på ett annat sätt än personer inom försäljning.
| Roll | Dataaggregering | Vanliga sätt att använda data |
|---|---|---|
| COO/CSO/CFO/CEO | Prestandadata | KPI:er Instrumentpaneler Ekonomiska rapporter |
| Inköpschef | Trender, sammanfattningar | Inbyggda ledningsrapporter Ad hoc-analys |
| Inköpsansvarig/Inköpsagent | Detaljerad data | Inbyggda operativa rapporter Uppgiftsdata på skärmen |
Använder Power BI för att övervaka inköps-KPI:er
En KPI (Key Performance Indicator) är ett mätbart värde som visar hur effektivt du uppfyller dina mål. I upphandling använder människor ofta följande nyckeltal för att övervaka sin inköpsorganisations prestanda:
- Utestående belopp (exklusive moms)
- Mottaget men inte fakturerat belopp (exklusive moms)
- Inköpstillväxt period för period (belopp eller i procent)
- Inköp per artikel/leverantör/lagerställe/inköpare
- Faktiska köp kontra budget
Dessa inköps-KPI:er, med mera, är tillgängliga i Power BI-appen för inköp för Business Central. För mer information, gå till Power BI-appen för inköp.
Följande tabell beskriver hur du kan använda rapporterna i Power BI-appen för inköp.
| Till... | Öppna i Business Central (CTRL+välj) | Läs mer |
|---|---|---|
| Få en övergripande sammanfattning av alla inköpsaktiviteter. Visa inköpsstatistik, till exempel sammanfattningar av belopp, utestående belopp, belopp som har inlevererats men inte fakturerats och fakturerade belopp. | Inköpsöversikt | Om Inköpsöversikt |
| Utforska kostnaderna för olika komponenter vid inköp med en detaljerad uppdelning av dina inköpsdata efter kategorier, leverantörer, räkenskapsmånad, år och dokumenttyper. | Uppdelning inköp | Om Uppdelning inköp |
| Analysera dagliga inköpsaktiviteter och lyfta fram trender och undantag i dagliga utgifter. Övervaka dagliga inköpsfluktuationer och identifiera ovanliga utgiftsmönster. | Dagliga inköp | Om Dagliga inköp |
| Analysera 30-dagars rörliga medelvärde för dina inköp, jämför det med det totala inköpsbeloppet och identifiera inköpstrender och mönster. | Rörliga medelvärden | Om Rörliga medelvärden |
| Få en överblick över totalen av alla inköp under en rullande 12-månadersperiod för långsiktig trendanalys och prognostisering. | Glidande årssumma | Om Glidande årssumma |
| Jämför dina inköpsdata över olika tidsperioder. Du kan jämföra på års-, kvartals- eller månadsnivå och se hur inköpen ser ut under dessa perioder. | Period för period | Om period för period |
| Få insikter om dina inköpsresultat över tid. Identifiera trender eller mönster som uppstår över tid. | År för år | Om år för år |
| Analysera inköpsaktiviteter per leverantör och per artikel för att få en bättre förståelse för vilka artiklar som förbrukar en betydande del av din inköpsbudget. | Inköp per artikel | Om Inköp per artikel |
| Analysera inköpsaktiviteter per leverantör för att identifiera vilka leverantörer som är ansvariga för merparten av dina inköp. | Inköp per leverantör | Om Inköp per leverantör |
| Analysera inköpsaktiviteter per inköpare för att hantera inköpsteam och individuella prestationer. | Inköp per köpare | Om Inköp per köpare |
| Få en heltäckande bild av dina inköpsdata på olika lagerställen och identifiera trender och mönster i deras inköpsaktiviteter. | Inköp per lagerställe | Om Inköp per lagerställe |
| Jämför faktiska utgifter med allokerad budget för att säkerställa att utgifterna överensstämmer med ekonomiska planer. | Utfall kontra budget | Om faktisk jämfört med budget |
Dricks
Du kan enkelt spåra de KPI:er som Power BI-rapporterna visar mot dina affärsmål. Om du vill veta mer går du till Spåra dina affärs-KPI:er med Power BI mätvärden.
Använd ekonomisk rapportering för att göra finansiella rapporter och KPI:er (relaterad till inköp)
Funktionen Ekonomiska rapporter ger dig insikter i ekonomiska data som visas på din kontoplan. Du kan ställa in ekonomiska rapporter till att analysera siffror för redovisningskonton och jämför redovisningstransaktioner med budgettransaktioner. När det gäller inköp kan du skapa ekonomiska rapporter på de redovisningskonton som du använder för att spåra inköpsbokföringar.
Dimensioner spelar en viktig roll i Business Intelligence. En dimension är data som du kan lägga till en transaktion som en parameter. Med dimensioner kan du gruppera transaktioner med liknande egenskaper, till exempel kunder, regioner och produkter och enkelt hämta dessa grupper för analys. Bland annat kan använder du dimensioner när du definierar analysvyer och när du skapar ekonomiska rapporter. Om du vill lära dig mer går du till Arbeta med dimensioner.
Läs mer om ekonomiska rapporter i Förbereda ekonomiska rapporter med ekonomiska data och kontokategorier.
Ekonomisk rapportering över affärsenheter eller juridiska personer (relaterat till inköp)
Vissa organisationer använder Business Central i flera affärsenheter eller juridiska enheter. Andra använder Business Central i dotterbolag som ska rapportera till överordnade organisationer. Business Central ger revisorer verktyg som hjälper dem att överföra redovisningstransaktioner från två eller flera företag (dotterbolag) till ett konsoliderat företag. Särskilt för inköpshantering kanske du vill konsolidera redovisningstransaktioner för dina inköpskonton för att spåra försäljnings-KPI:er över affärsenheter eller juridiska personer.
Mer information finns i Företagskonsolidering.
Ad hoc-analys av inköpsdata
Ibland behöver du bara kontrollera om siffrorna lägger till korrekt eller snabbt bekräfta en siffra. Följande funktioner är bra för ad hoc-analyser:
- Dataanalys för huvudbokens listsidor
- Öppna i Excel
Med funktionen Dataanalys kan du öppna nästan alla listsidor, till exempel Inköpsorder, Bokförda inköpsfakturor, Leverantörstransaktioner eller Redovisningstransaktioner, ange analysläge och sedan Gruppera, Filtrera och Pivotera data efter önskemål.
På samma sätt kan du använda åtgärden Öppna i Excel för att öppna en listsida, filtrera listan till en delmängd av data och sedan använda Excel för att arbeta med data. Du kan till exempel använda funktioner som Analysera data, What-If-analys eller Prognosblad.
Dricks
Om du konfigurerar OneDrive för systemfunktioner öppnas Excel-arbetsboken i webbläsaren.
Mer information om hur du gör ad hoc-analyser av inköpsdata finns i Ad hoc-analys av inköpsdata.
Inbyggda rapporter för inköp
Business Central innehåller flera inbyggda rapporter, spårningsfunktioner och inköporganisationer som hjälper lagerorganisationer att rapportera om sina data.
Om du vill ha en översikt över de rapporter som är tillgängliga för inköp väljer du Alla rapporter på startsidan. Denna åtgärd öppnar rollutforskaren, som är filtrerad efter funktionerna i alternativet Rapport och analys. Under rubriken Inköp väljer du Utforska.
Läs mer i Söka efter rapporter med Rollutforskaren.
Inköpsanalys på skärmen
Business Central har flera sidor som ger dig inköpsöversikter och uppgifter att göra. Här är ett exempel på hur du kan komma igång:
Visa inköpsrelaterade redovisningstransaktioner och saldon från sidan Kontoplan
På sidan Kontoplan visas alla redovisningskonton med aggregerade siffror på det som bokförs i redovisningen. Från den här sidan kan du göra saker som:
- Visa rapporter som visar transaktioner och saldon.
- Granska en lista med bokföringsmallar för det kontot.
- Visa separata debet- och kreditsaldon för ett enskilt konto.
För inköp kan du skapa en vy på sidan Kontoplan som bara visar de konton som du använder för att bokföra inköpstransaktioner.
För mer information, gå till Förstå kontoplanen.
Analysera data efter dimensioner (relaterade till inköp)
Dimensioner är värden som kategoriserar transaktioner så att du kan spåra och analysera dem i dokument, exempelvis inköpsorder. Dimensioner kan till exempel ange vilket projekt eller vilken avdelning en transaktion kom ifrån.
I stället för att skapa separata redovisningskonton för varje avdelning eller plats kan du använda dimensioner som grund för analys och slippa behöva skapa en komplicerad struktur för kontoplan.
Läs mer i Analysera data efter dimensioner.
Se även
Företagskonsolidering
Power BI-app för inköp
Förbereda ekonomiska rapporter med ekonomiska data och kontokategorier
Hantera ekonomisk rapportering mellan affärsenheter eller juridiska personer
Ad hoc-analys av inköpsdata
Inbyggda inköpsrapporter
Förstå kontoplanen
Analysera data efter dimensioner
Översikt över analyser, business intelligence och rapportering
Arbeta med Business Central
Starta en gratis provperiod!
Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här