Inventera, justera och gruppera lager med hjälp av journaler
För att säkerställa att dina kvantiteter är korrekta, räkna fysiskt alla artiklar i ditt lager. Vissa företag gör ett årlig inventering och andra gör inventering av alla eller bara vissa artiklar oftare. När du har inventerat artiklar använder du journaler för att bokföra de faktiska kvantiteterna i redovisningen. Till exempel när du värderar lagret i slutet av en period.
Om du vill inventera vissa artiklar oftare än andra, kanske på grund av deras värde, använder du cyklisk inventering. För cyklisk inventering tilldelar du särskilda inventeringsperioder till artiklarna. Läs mer i Att göra cykelräkning.
Om du vill justera antalet efter en fysisk inventering eller andra syften använder du en artikeljournal för att ändra lagertransaktioner utan att bokföra transaktioner. Du kan också justera antalet för en enskild artikel på ett artikelkort.
För att ändra attribut i artikeltransaktionsposter kan du använda artikelgrupperingsjournalen. Vanliga attribut för omklassificering inkluderar dimensioner och försäljningskampanjkoder. Du kan också använda journaler för omklassificering för överföringar genom gruppering av lagerplatskoder och lagerställekoder. Särskilda åtgärder gäller när du vill omgruppera serie- eller partinummer och deras utgångsdatum. Mer information finns i Arbeta med serienummer och partinummer.
Anmärkning
I processer med flera steg registreras artiklar på lagerplatser som lagertransaktioner, inte som artikeltransaktioner. Därför utför du inventering, justering och gruppera i särskilda distributionslagerjournaler som stöder lagerställen. Därefter kan du synkronisera de nya eller ändrade lagertransaktionerna med de associerade artikeltransaktionerna och ändringarna i kvantiteter och värden.
Dricks
Om du har många rader i ett journal- eller distributionslagerförslag kan det bli enklare att registrera data om åtgärden Redigera i Excel är tillgänglig på sidan. Du kan göra ändringar i poster i Excel och sedan uppdatera data i Business Central. Mer information om åtgärden Redigera i Excel finns i Redigera i Excel.
Att göra fysisk inventering
För att kontrollera om det antal som är registrerat i programmet är samma som det antal som finns i lagret utför du fysisk inventering. Det vill säga, inventera de faktiska artiklarna till hands. Normalt görs inventeringar i slutet av ett räkenskapsår, men ibland inventerar företag artiklar oftare. Om det finns avvikelser bokför du de faktiska kvantiteter på artikelkontona innan du gör lagervärderingen.
Anmärkning
I den här proceduren beskrivs hur du gör en inventering med hjälp av en journal på sidan Inventeringsjournal . Du kan använda dokument på sidorna Inventeringsorder och Registrering av fysiskt lager. Dessa dokument ger större kontroll och support för att fördela inventeringsarbetet till flera anställda. Läs mer i Räkna lager med dokument.
Observera att du inte kan använda den dokumentbaserade funktionen för att inventera artiklar på lagerställen eller distributionslagertransaktioner.
Inventeringsförfarandet omfattar även följande uppgifter:
- Beräkna förväntat lager.
- Skriv ut rapporten du vill använda för räkningen.
- Fyll i och bokför det verkliga antalet.
Beroende på din lagerinställning, inventera fysiskt på något av följande sätt. Mer information finns i Ställa in Lagerstyrning.
- Om lagerstället inte använder dirigerad artikelinförsel och plockning använder du sidan Inventeringsjournal . Proceduren liknar fysisk inventering utan cyklisk inventering.
- Om lagerstället använder dirigerad artikelinförsel och plockning använder du sidan Inventeringsjournal för distributionslager. Använd sedan sidan Artikeljournaler för att köra åtgärden Beräkna lagerjustering .
Beräkna förväntat lager i grundläggande distributionslagerkonfiguration
- Välj ikonen
, ange Inventeringsjournaler och välj sedan relaterad länk. - Välj åtgärden Beräkna lager från Förbered.
- På sidan Beräkna lagersaldo anger du de villkor som ska användas för att skapa journalraderna, till exempel om du ska inkludera artiklar som har noll registrerade lagersaldon.
- Ange filter om du endast vill beräkna lagret till vissa artiklar, lagerställen eller dimensioner.
- Välj knappen OK.
Anmärkning
Artikeltransaktionerna behandlas enligt den information som du har angett, och rader skapas i inventeringsjournalen. Lägg märke till att fältet Antal inventerat har samma kvantitet som fältet Lagersaldo (beräknat). Du behöver inte ange det räknade antalet för artiklar där dessa värden matchar. Om antalet som skiljer sig åt, anger du dock den kvantitet som har inventerats.
Skriv ut rapporten som ska användas i samband med räkning
- På sidan Inventeringsjournaler som innehåller det beräknade förväntade lagret väljer du åtgärden Skriv ut från Startsidan.
- På sidan Inventeringslista anger du om det beräknade antalet och lagerartiklarna ska visas efter serie- och partinummer i rapporten.
- Ange filter om du endast vill skriva ut rapporten för vissa artiklar, lagerställen eller dimensioner.
- Välj Skriv ut.
Lagerpersonalen kan nu fortsätta med att beräkna lager och registrera eventuella avvikelser på den utskrivna rapporten.
Anmärkning
Det kan ta flera dagar innan utskrivna rapporter kommer tillbaka för slutlig bearbetning och bokföring. När du anger och bokför det verkliga inventerade lagret, justeras lagret så att det återspeglar skillnaden mellan förväntat och faktiskt inventerat lager. Du måste behålla de ursprungliga beräknade journalraderna och inte omberäkna det förväntade lagret, eftersom det förväntade lagret kan ändras och leda till felaktiga lagernivåer. Om du behöver skicka flera rapporter, till exempel för olika lagerställen eller en grupp av artiklar, måste du skapa och ha separata journaler.
Om du vill ange och bokföra det verkliga inventerade lagret i grundläggande konfigurationer
- På varje rad på sidan Inventeringsjournaler där det faktiska lagersaldot, enligt inventeringen, skiljer sig från det beräknade antalet, anger du det faktiska lagersaldot i fältet Antal inventerat .
Anmärkning
Om det faktiska lagersaldot avviker från det beräknade på grund av att artiklar har bokförts under fel lagerställe, ska du inte ange skillnaden i inventeringsjournalen. Använda grupperingsjournalen eller en överföringsorder för att i stället dirigera om artiklarna till rätt lagerställe.
Om du vill justera de beräknade kvantiteterna till de faktiskt räknade kvantiteterna väljer du åtgärden Bokför från startsidan.
Bokföring skapar artikeltransaktioner och inventeringstransaktioner. Öppna sidan Artikelkort för att hitta de resulterande inventeringstransaktionerna.
Välj ikonen
, ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.Du verifierar antalet genom att öppna sidan Artikel kort för artikeln och välja åtgärden Inventeringstransaktioner från Artikel
.
Beräkna förväntat lager i avancerad distributionslagerkonfiguration.
Synkronisera artikeltransaktioner och lager innan du räknar inventeringen. Annars kommer du att bokföra till inventeringsjournalen och artikeltransaktionerna blir resultatet av inventeringen i kombination med andra distributionslager justeringar för artiklarna. Läs mer i Synkronisera kvantiteter i artikelregistret och distributionslagret.
Välj ikonen
, ange Inventeringsjournal för distributionslager och välj relaterad länk.Välj åtgärden Beräkna lager för att öppna Dist.lager. Sidan Beräkna lager .
Ställ in filtren för att ange vilka artiklar som ska räknas i journalen och välj sedan OK.
Business Central skapar en rad för varje lagerplats som uppfyller filterkraven. Du kan ta bort raderna, men om du vill bokföra resultatet som en inventering måste du räkna artikeln på alla lagerplatser där den finns.
Om du bara räknar en artikel på vissa lagerplatser, men inte på andra, kan du ange skillnader och bokföra dem på sidan Artikeljournal senare med hjälp av åtgärden Beräkna lagerjustering .
Om du vill ange och bokföra det verkliga inventerade lagret i avancerade lagerkonfigurationer
På sidan Inventeringsjournal för distributionslager anger du de faktiska kvantiteterna i fältet Antal inventerat .
Anmärkning
Fältet Kvantitet (beräknad) fylls i baserat på lagerplatsposter. Det här antalet kopieras till fältet Antal (fysiskt) på varje rad. Om antalet i dessa fält inte matchar anger du det faktiska antalet.
När du har angett alla faktiska kvantiteter väljer du åtgärden Registrera .
När du registrerar journalen skapar Business Central två distributionslagertransaktioner i distributionslagerregistret för varje rad som har räknats och registrerats:
- Om de beräknade och de faktiska kvantiteterna skiljer sig åt registreras en positiv eller negativ kvantitet för lagerplatsen, och en balanserande kvantitet bokförs på lagerställets justeringslagerplats.
- Om det beräknade antalet är lika med det fysiska antalet registrerar Business Central 0 för både lagerplatsen och justeringslagerplatsen.
När du registrerar fysiskt lager bokför du inte på artikel-, inventerings- eller värdetransaktionerna. Posterna är dock tillgängliga för avstämning när de behövs. Om du vill behålla antalet exakta kvantiteter efter att artiklar på alla lagerplatser har beräknats bokför du resultatet. Läs mer i Synkronisera kvantiteter i artikelregistret och distributionslagret.
Utför cyklisk inventering
Du kan räkna artiklar så ofta du vill. Till exempel för att de är mer värdefulla eller toppsäljare. Ange inventeringsfrekvensen genom att tilldela artiklarna särskilda cyklisk inventeringsperioder.
Du kan utföra cyklisk inventering på något av följande sätt beroende på lagerstyrningsinställningar: Läs mer i Ställa in lagerstyrning.
- Om lagerstället inte använder dirigerad artikelinförsel och plockning använder du sidan Inventeringsjournal . Stegen liknar fysisk inventering utan cyklisk inventering.
- Om lagerstället använder dirigerad artikelinförsel och plockning använder du sidan Inventeringsjournal för distributionslager. Använd sedan sidan Artikeljournaler för att köra åtgärden Beräkna lagerjustering .
Så här ställer du in cykliska inventeringsperioder
En inventering är vanligtvis en återkommande uppgift, t.ex. varje månad, kvartal eller år. Du ställer in de cykliska inventeringsperioder som du behöver tilldelar en till varje artikel. Använd sedan åtgärden Beräkna inventeringsperiod på sidan Inventeringsjournal för att automatiskt skapa rader för artiklarna.
- Välj ikonen , ange Inventeringsperioder för fysiskt lager och välj sedan relaterad länk.
- Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
Så här tilldelar du en cyklisk inventeringsperiod till en artikel
- Välj ikonen , ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.
- Markera artikeln som du vill tilldela en cyklisk inventeringsperiod.
- I fältet Inventeringsperiod Välj du den cykliska inventeringsperioden.
Anmärkning
Om du ändrar inventeringsperioden visas ett meddelande med information om resultatet av ändringen. Välj Ja om du vill ändra koden och beräkna den första inventeringsperioden för artikeln. Nästa gång som du väljer att beräkna cyklisk inventeringsperiod i inventeringsjournalen visas artikeln som en rad på sidan Inventering artikelval. Du kan sedan räkna artiklar regelbundet.
Så här börjar du en inventering baserat på den cykliska inventeringsperioder i grundläggande konfigurationer
Välj ikonen
, ange Inventeringsjournal och välj sedan relaterad länk.Välj åtgärden Beräkna cyklisk inventeringsperiod.
Fys . Invt. På sidan Artikelval visas artiklar som måste räknas enligt deras inventeringsperioder.
Göra fysisk inventering. Läs mer i Så här räknar du fysiskt lager.
Så här börjar du en inventering baserat på den cykliska inventeringsperioder i avancerade konfigurationer
Välj ikonen
, ange Inventeringsjournal för distributionslager och välj relaterad länk.Välj åtgärden Beräkna cyklisk inventeringsperiod.
Fys . Invt. På sidan Artikelval visas artiklar som måste räknas enligt deras inventeringsperioder.
Göra fysisk inventering. Läs mer i Så här räknar du fysiskt lager.
Anmärkning
Räkna artikeln på alla lagerplatser som innehåller den. Om du tar bort lagerplatsrader som hämtades för inventering på sidan Dist.lager inventering blir inventeringen felaktig när du bokför den i en inventeringsjournal.
Justera antalet för en artikel
När du har gjort en fysisk inventering av en artikel använder du åtgärden Justera lager för att registrera den faktiska lagerkvantiteten.
- Välj ikonen , ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.
- Välj den artikel som du vill justera lagret för och välj sedan åtgärden Justera lager.
- I fältet Nytt lager för lagerstället anger du resultatet av inventeringen.
- Välj knappen OK.
Du kan också använda åtgärden Justera lager som ett enkelt sätt att lägga till inköpta artiklar i lagret om du inte använder inköpsfakturor eller inköpsorder för att registrera dina inköp. Lär dig mer i registrera inköp.
Anmärkning
När du har justerat lagret uppdaterar du det aktuella värdet. Mer information finns i Omvärdera lager.
Så här justerar du antalen på flera objekt i grundläggande konfigurationer
På sidan Artikeljournaler kan du bokföra artikeltransaktioner direkt för att justera lagret för inköp, försäljning och positiva eller negativa förändringar utan att använda dokument.
Om du ofta använder artikeljournalen för att bokföra samma eller liknande journalrader, till exempel för materialförbrukning, kan detta återkommande arbete underlättas på sidan Standardartikeljournal . Mer information finns i Arbeta med standardjournaler.
- Välj ikonen , ange Artikeljournaler och välj sedan relaterad länk.
- Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
- Välj åtgärden Bokföra för att justera kvantiteterna.
Så här justerar du lagerplatskvantiteter i avancerad distributionslagerkonfiguration
Om lagerstället använder dirigerad artikelinförsel och plockning använder du sidan Lagerartikeljournal för att bokföra oplanerade positiva och negativa kvantitetsändringar. Till exempel för artiklar som har bokförts som saknade och som i vissa fall visas med anledning av brott eller förluster.
Artikeljournaler för distributionslager ger dig fler justeringar för att göra dina kvantiteter mer exakta. Distributionslagret vet hur många artiklar som finns i lager och var de är lagrade, men varje justering bokförs inte i artikeltransaktionen. Kredit eller debet görs på den verkliga lagerplatsen med kvantitetsjusteringen. En mottransaktion görs på en justeringslagerplats. Justeringslagerplatsen är en virtuell lagerplats utan verkliga artiklar. Du anger den virtuella lagerplatsen i fönstret Förv. Fältet Justering lagerplatskod på Lagerställe kort sidor.
- Välj ikonen , ange Lagerartikeljournal och välj sedan relaterad länk.
- Fyll i informationen i huvudet.
- I fältet Artikelnr. på raden, välj artikeln.
- Ange den lagerplats där du placerar extra artiklar eller där artiklar har försvunnit.
- Ange ett positivt antal om du hittar extra artiklar i fältet Antal . Om artiklar saknas anger du ett negativt tal.
- Välj Registrera.
Så här synkroniserar du justerade lagertransaktioner med tillhörande artikeltransaktioner
Bokför justeringslagerplatsposterna i artikeltransaktionerna för de perioder som du har definierat. I vissa företag bokförs dagliga justeringar av artikeltransaktioner, medan andra stämmer av mer sällan.
- Välj ikonen , ange Artikeljournal och välj sedan relaterad länk.
- Fyll i fälten för varje journalrad.
- Välj åtgärden Beräkna lagerjustering och lägg sedan till filter på sidan Beräkna distributionslagerjustering . Justeringar beräknas endast för de transaktioner på justeringslagerstället som uppfyller filterkraven.
- På snabbfliken Alternativ fyller du i Dokumentnr. med ett nummer. Numret visas på artikeljournalraderna.
- Välj OK. Positiva och negativa justeringarna summeras för varje artikel, och rader skapas i artikeljournalen.
- Bokför journalraderna för att ange kvantitetsavvikelserna i artikeltransaktionerna. Kvantiteterna på lagerplatserna och artikeltransaktionerna är nu matchade.
Se även
CountInventory Använda dokument
Inventarieförteckning
Översikt över lagerstyrning
Försäljning
Köpa
Arbeta med Business Central
Hitta kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central-Hit