Адаптация новых сотрудников в организации

Сделайте процесс адаптации новых сотрудников приятным и эффективным: создайте для этого единую гибридную рабочую среду, в которой новые сотрудники смогут найти важные ресурсы, познакомиться с коллегами в организации и подготовиться к успешной работе на новой должности.

Когда новые сотрудники приходят в организацию, знание, где находятся ресурсы, к кому обращаться за помощью и как найти учебные материалы в упорядоченном и персонально подобранном окружении, поможет новым сотрудникам эффективно сориентироваться в вашей организации. В этой статье описывается, как создать приветливую среду адаптации для новых сотрудников с помощью современных рабочих инструментов Майкрософт.

Создайте виртуальную систему адаптации, которая включает:

• Планирование и реализацию комплексного процесса на основе средств, ресурсов и инициатив организации
• Организацию виртуального приема для обмена ресурсами и знакомства с сотрудниками, ответственными за адаптацию
• Использование шаблона сайта SharePoint, чтобы создать важный информационный ресурс для новых участников команды
• Составление индивидуального контрольного списка адаптации с помощью соответствующего шаблона
• Курирование процесса обучения для новых участников команды с помощью Viva Learning
  

Обзор создания системы адаптации

Значок	Этап	Задачи
	План	- Определите вашу аудиторию - Составьте карту процесса адаптации сотрудников - Проведите обзор средств адаптации в Microsoft 365 — Рассмотрите возможность создания нового сообщества поддержки сотрудников в Viva Engage
	Сборка	- Рассмотрите возможность использования трансляции для приветствия и ознакомления новых членов команды — Включение в процесс планирования таких партнеров, как менеджеры по найму, владельцы бизнеса и персонал. - Составьте план дальнейшего поддержания контента для адаптации новых сотрудников - Создайте веб-сайт адаптации с помощью шаблона "Адаптация новых сотрудников" - Доработайте шаблон "Контрольный список адаптации в Microsoft 365 Списках - Подготовьте опрос для сбора отзывов в конце адаптации
	Запуск	- Разошлите приглашения, инструкции и ресурсы с помощью Почты и Календаря Outlook. - Соберите данные с каждой платформы, используемой для измерения общей производительности процесса адаптации сотрудников - Используйте отзывы для информационного подкрепления следующего сеанса адаптации

Планирование процесса адаптации

Шаг 1. Выберите аудиторию и цели	Шаг 2. Составьте карту процесса адаптации	Шаг 3. Проведите обзор средств Microsoft 365
- Определите потребности и размер аудитории. -Установите, что должно получиться на выходе процесса адаптации, и его желаемые результаты -Задайте стиль и правила коммуникации	-Установите график выполнения -Определите, какие задачи по адаптации необходимо выполнить - Распределите задачи по приоритетности - Подготовьте учебные материалы - Регулярно требуйте отзывов	- Выберите инструменты адаптации, которые лучше всего подходят для ваших потребностей.

Рекомендации по планированию

• Еще до первого дня работы нового сотрудника ей потребуется некоторая информация о NEO перед самим событием. Попробуйте создать сайт SharePoint для подготовки к адаптации, на котором новый сотрудник сможет собрать нужные документы и подготовиться к приему, как только он подпишет письмо с предложением работы.
• Некоторые новые сотрудники не могут лично присутствовать на мероприятии NEO. Подумайте, лучше ли предварительно записать событие, которое можно показать людям, которые не могут присутствовать лично, или если вы можете в прямом эфире личное событие, а новые сотрудники, удаленные, могут присоединиться к сети.
• Независимо от того, какие события NEO будут присутствовать лично или удаленно, аудитория NEO нуждается в доступе к тем же ресурсам на настольных и мобильных устройствах.

Шаг 1. Начните с определения профиля и размера аудитории

У новых сотрудников будут различное образование, роли и опыт работы. Некоторые новые сотрудники могут лично присутствовать на мероприятии, в то время как другие могут присутствовать только удаленно. Некоторые средства и ресурсы должны быть доступны с мобильного устройства. Одни и те же ресурсы должны быть доступны независимо от нового метода ориентации сотрудников.

Размер группы подключения определяет используемые платформы и ресурсы. Дополнительные сведения об определении профиля аудитории и о выборе ее размера.

Группы из 1-19 человек	Группы из 20 и более человек
Office (PowerPoint, Word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections Области SharePoint	Office (PowerPoint, Word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections Области SharePoint Viva Engage

Определение желаемого результата и приоритетного контента

Выделите время, чтобы определить критерии успеха по окончании ввода новых сотрудников в курс дел. Во многих организациях подключение происходит для нескольких частей бизнеса. Рассмотрите возможность предложить структуру адаптации, которая позволяет новому сотруднику ознакомиться с организацией и командой, с которой он будет работать. Попробуйте разработать модули, которые будут направлять сотрудников в ходе адаптации и позволят им узнавать о своих успехах в ней.

Рассмотрите стиль и правила коммуникации в процессе адаптации

Сделайте так, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными гостями и были рады присоединиться к вашей организации. С помощью PowerPoint подготовьте хорошо продуманное сообщение, в котором перечисляются различные преимущества и ресурсы, которыми могут воспользоваться новые сотрудники в вашей организации. Ознакомьте их с культурой вашей компании, изложив историю компании, интересные факты и другие сведения.

Шаг 2. Составьте карту идеального процесса адаптации сотрудника

Все, что происходит с новым сотрудником от начала ориентации до первого дня работы, оказывает огромное влияние на успешность этого сотрудника. Чтобы гарантированно предоставить новому сотруднику самые лучшие средства для включения в работу, составьте карту процесса адаптации нового сотрудника.

О. Установите график адаптации

Определите, сколько времени должен занять процесс адаптации в зависимости от должности и профессионального стажа. Обдумайте, насколько часто новым участникам команд следует проходить учебные курсы и присутствовать на мероприятиях, на которых они смогут общаться с руководством и с другими сотрудниками организации.

Б. Определите важнейшее содержимое и важнейшие задачи

Определите конечные результаты, которые позволят убедиться, что сотрудник достиг полной компетенции в определенной области, важной для его работы. Это может быть изучение самой компании, определенных инструментов, требований организации и т. д.

C. Соберите, расставьте приоритеты и систематизируйте ресурсы и контент

При входе в новую среду понимание порядка выполнения конечных результатов может привести к неопределенности для новых сотрудников. Помогите им правильно выбрать приоритеты для достижения результатов адаптации, изложив их таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Например, вы можете просто написать их или использовать Microsoft Списки. Узнайте, как применить Microsoft Списки для помощи сотрудникам в адаптации.

D. Создайте индивидуальные возможности обучения

Какие учебные материалы необходимы, чтобы новый сотрудник добился успеха? Курируйте учебные модули для каждого сотрудника, которые помогут им ориентироваться на потребности организации, потребности команды и инструменты, с которыми они будут работать ежедневно. Дополнительные сведения об использовании Viva Learning.

E. Организуйте обратную связь в ходе адаптации

Цель каждого процесса адаптации — гарантировать, что каждый новый сотрудник будет полностью готов к успешной работе. Получение правдивых отзывов после завершения адаптации сотрудника — это лучший способ восполнить пробелы и улучшить адаптацию будущих сотрудников. Выясните, что хорошо сработало, а что можно улучшить, составив простые и продуманные опросы. Узнайте больше о получении отзывов с помощью Microsoft Forms.

Шаг 3. Проведите обзор средств адаптации в Microsoft 365

Отличный вариант — это использование интерактивных собраний, трансляций и чата Teams, чтобы приветствовать новых сотрудников и создать привлекательную обстановку для тех, кто может присутствовать лично, а также удаленно. Направьте пользователей к информации и контактам на информационном сайте SharePoint. Рассмотрите возможность использования канала NEO Viva Engage, где новые люди могут задавать вопросы и получать ответы. Можно даже подготовить виртуальное обучение или экскурсии по объекту с помощью областей SharePoint. Затем объедините все это с помощью Viva Connections, который интегрирует содержимое SharePoint в Microsoft Teams.

• Собрание Microsoft Teams — собрания в Teams включают аудио, видео и демонстрацию экранов и отлично подходит для общения с группами численностью менее 300 человек. Teams можно использовать для собраний, которые проводятся лично, удаленно или в сочетании этих двух способов. Кроме того, собрание можно записать и распространить среди новых сотрудников, которые не смогли присутствовать на нем.

• Информационный сайт SharePoint — создайте информационный сайт SharePoint с помощью шаблона сайта Адаптация новых сотрудников. Используйте сайт, чтобы направлять новых сотрудников к соответствующим ресурсам, контактам и беседам в новых сотрудников Viva Engage сообществах.

• Viva Engage канал — создайте канал Viva Engage только для новых сотрудников. Есть два варианта: создать один адаптационный канал для всей организации или региона или же создавать каналы для каждой группы новых сотрудников. Затем используйте веб-часть Viva Engage на сайте SharePoint NEO, чтобы интегрировать беседу с другими ресурсами и контактами.

• Microsoft Viva — Viva модули — это персонализированные интерфейсы сотрудников, которые отображаются в Microsoft Teams в виде приложений. Используйте Viva Connections, чтобы объединить ресурсы и средства подключения. Содержимое в интерфейсе Viva Connections может быть ориентировано на определенную аудиторию. Используйте Viva Learning, чтобы курировать модули обучения для каждого сотрудника, которые помогут им ориентироваться на потребности организации, потребности команды и инструменты, с которыми они будут работать ежедневно.

• Области SharePoint — используйте Области SharePoint для создания иммерсивной платформы, на которой новые сотрудники могли бы совершить виртуальную экскурсию по организации.

Проработайте процесс адаптации сотрудников

Используйте в процессе адаптации одну платформу за другой. Перечисленные здесь средства могут быть подключены друг к другу, формируя детальный и взаимосвязанный маршрут адаптации для нового сотрудника.

Создайте адаптационный веб-сайт с помощью SharePoint

Создайте внутренний информационный сайт, который будет домашней страницей для новых сотрудников. На этом сайте будут размещаться ресурсы, конечные результаты и сведения о компании. Этот сайт также должен содержать новейшую информацию, чтобы у нового сотрудника было все необходимое для успешной адаптации. Попробуйте организовать пункты действий на этом сайте таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Поместите в начало список вопросов, которые необходимо решить в первую очередь. Это помогает сотрудникам организовать свою работу в адаптации в максимальной степени своих возможностей и дает каждому новому сотруднику одну и ту же отправную точку.

Корпорация Майкрософт предлагает настраиваемый шаблон информационного сайта SharePoint для адаптации новых сотрудников, который поможет вам начать работу. Начало работы с шаблонами сайтов SharePoint

Используйте интерактивные собрания для управления виртуальной ориентацией сотрудников

Несмотря на распространение виртуальной работы, возможность личного контакта с другими работниками организации по-прежнему важна для того, чтобы сотрудники могли общаться с руководителями, коллегами и задавать актуальные вопросы. Используйте Microsoft Teams для управления виртуальной ориентацией сотрудников.

Сделайте эту трансляцию интересной и привлекательной, дав сотрудникам возможность общаться друг с другом в окне чата Teams, а также задавать вопросы на камеру или через модерируемый сеанс вопросов и ответов при трансляции Teams. Подробнее о трансляциях Teams.

Проведите для сотрудников экскурсию по предприятию с помощью областей SharePoint

Области SharePoint — это инструмент, который предоставляет впечатляющие иммерсивные возможности с помощью плоских и объемных веб-частей. Проведите для новых сотрудников виртуальную панорамную экскурсию по предприятию. Включай полезные ссылки и веб-части, которые содержат важную информацию и помогают сотруднику выполнять задачи адаптации. Подробнее об областях SharePoint.

Помогите новому сотруднику определить приоритетность конечных результатов с помощью Microsoft Списков

При попадании в новую среду важно понимать, в каком порядке следует выполнять задачи по адаптации. Помогите им правильно выбрать приоритеты для достижения результатов адаптации, изложив их таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Рассмотрите возможность использовать приложение Microsoft Lists и шаблоны списков, добавьте их в виде вкладок в канал Teams для новых сотрудников для удобного доступа. Также можно интегрировать "Список" в сайт SharePoint для адаптации новых сотрудников, используя веб-часть "Список".

Использование Viva Connections и интеграция с другими интерфейсами Microsoft Viva

Чтобы облегчить ориентацию новых сотрудников, регулярно предлагайте им наиболее важные сведения о компании, ресурсы и новости. Viva Connections — это цифровая платформа, созданная на основе существующих возможностей Microsoft 365, которая позволяет организациям настраивать взаимодействие с сотрудниками и получать доступ к наиболее важной информации, наиболее часто используемым инструментам и ресурсам на настольных и мобильных устройствах. Узнайте больше о создании возможностей подключения с помощью Microsoft Viva.

Интеграция нескольких модулей Viva для создания многофункционального интерфейса подключения

На изображении выше Viva Connections используется для отображения карточек, которые интегрируются с другими Viva интерфейсами. Создайте карта, который ссылается на Viva Insights, чтобы помочь новым участникам команды понять, как эффективно тратить время, а руководители помогут получить более эффективное руководство по управлению временем. Узнайте больше о Viva Insights и о том, как она помогает защитить и организовать баланс между работой и личной жизнью.

Отдельная карта интегрируется с Topics, которая помогает решить ключевую бизнес-проблему во многих компаниях, предоставляя пользователям информацию, когда она им нужна. Например, новые сотрудники должны быстро узнать множество новых сведений и встретить термины, о которые они ничего не знают при чтении информации о компании. Узнайте больше о том, как Topics может помочь в управлении знаниями.

Viva Learning — это приложение для Microsoft Teams, которое позволяет пользователям обнаруживать, рекомендовать и получать доступ к модулям обучения с разных платформ, чтобы помочь пользователям получить знания в любой конкретной области. Viva Learning извлекает содержимое из LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training и других партнеров. Используйте Viva Learning, чтобы курировать модули обучения для каждого сотрудника, которые помогут им ориентироваться на потребности организации, потребности команды и инструменты, с которыми они будут работать ежедневно.

В Viva Learning руководители организации или команды могут назначать обучение и отслеживать ход обучения в каждом модуле. Viva Learning домашнее представление объединяет различные сведения, включая назначенное содержимое из систем управления обучением, рекомендуемые учебные материалы, популярные материалы и библиотеки содержимого поставщика обучения. Дополнительные сведения о Viva Learning.

Дополнительные сведения о модулях Viva:

Viva Learning	Темы	Viva Insights	Viva Connections
Целевое обучение для новых сотрудников.	Новые сотрудники могут ознакомиться с популярными терминами, аббревиатурами, проектами и т. д.	Помогите новым участникам команды продуктивно использовать время.	Упростите доступ к преимуществам, учебным материалам и ресурсам.

Создание виртуальных сообществ для новых сотрудников в Viva Engage

Предоставьте новым сотрудникам возможность общаться друг с другом и создавать поддерживающее виртуальное сообщество в Viva Engage. Viva Engage — это платформа, которая объединяет руководителей, коммуникаторов и сотрудников для создания сообществ, обмена знаниями и взаимодействия в организации. Viva Engage позволяет создать сообщество специально для новых сотрудников на платформе организации.

Естественно, сотрудники в ходе своей адаптации получают информацию в разное время. Если у новых сотрудников будет пространство, в котором они могут создать сообщество для себя, у них появится возможность обмениваться информацией по мере получения. В этом виртуальном пространстве новые сотрудники могут обмениваться ресурсами, распространять идеи и знакомиться друг с другом. Это также помогает в создании внутренних связей, которые могут сохраняться в течение всей их работы. Узнайте больше о создании сообществ в Viva Engage.

Запрашивайте отзывы с помощью Microsoft Forms

Лучший способ сделать адаптацию нового сотрудника эффективной — это попросить его дать отзыв. Получая отзывы после достижения всеми новыми сотрудниками конечных результатов, вы поймете что работает лучше всего и где требуется улучшение.

Используйте Microsoft Forms для создания коротких опросов с вопросами о ходе адаптации Подробнее о Microsoft Forms.

Запустите процесс адаптации сотрудников

С помощью Outlook пригласите новых сотрудников на сеанс ориентации. В этом сообщении электронной почты разместите все ресурсы, начиная с Viva Connections домашней страницы, содержащей ссылки на сайт SharePoint для нового сотрудника, публикацию трансляции о собрании ориентации нового сотрудника, цели обучения и многое другое. Обязательно включай любую необходимую информацию и важные данные для прямого контакта.

Собирайте сведения с каждой платформы в ходе адаптации. Используйте эти сведения для информирования руководителей, руководителей групп и других заинтересованных лиц. Ищите такие сведения, как посещаемость трансляций, охват аудитории, трафик сайта и др. Используйте отзывы, полученные в каждом цикле адаптации, для информационного подкрепления следующего цикла.

Дополнительные ресурсы

Обзор средств и методов связи Microsoft 365

Обзор корпоративной коммуникации

Использование шаблона сайта SharePoint для адаптации новых сотрудников