Создание последовательности операций бизнес-процесса

 

Применимо к: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2013, Dynamics CRM 2015, Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

В этом разделе показано, как создать последовательность операций бизнес-процесса с помощью Dynamics 365 или Dynamics CRM. Необходимо иметь Обновление для Dynamics 365 (онлайн-версия и локальная версия), декабрь 2016 г., чтобы использовать Dynamics 365. Дополнительные сведения о том, зачем следует использовать последовательности операций бизнес-процессов, см. в разделе Обзор последовательности операций бизнес-процесса. Дополнительные сведения о создании мобильного потока задач см. раздел Создание потока задач для мобильного приложения.

Когда пользователь начинает последовательность операций бизнес-процесса, стадии и шаги процесса отображаются на панели процесса в верхней части формы:

Dynamics 365 и Dynamics CRM поставляются с несколькими готовыми последовательностями операций бизнес-процесса для типичных бизнес-сценариев. Добавьте их в систему и используйте как есть или измените их в соответствии с собственными бизнес-потребностями. Дополнительные сведения о добавлении готовых последовательностей операций бизнес-процесса см. в разделе Добавление готовых к использованию бизнес-процессов.

Содержание

Создание последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics 365

Изменение последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics 365

Создание последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics CRM

Изменение последовательностей операций бизнес-процессов в Dynamics CRM

Создание последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics 365

1. Убедитесь, что у вас есть роль безопасности "Системный администратор", "Настройщик системы" или эквивалентные разрешения.

   Совет

   В Dynamics 365 после создания определения последовательности операций бизнес-процесса вы можете предоставить контроль над тем, кто может создавать, читать, обновлять или удалять экземпляр последовательности операций бизнес-процесса. Например, в случае связанных с обслуживанием процессов вы могли бы предоставить полный доступ представителям по обслуживанию клиентов для изменения экземпляра последовательности операций бизнес-процесса, но предоставить доступ только на чтение к экземпляру для торговых представителей, чтобы они могли отслеживать действия после продажи для клиентов. Чтобы настроить безопасность для созданного определения последовательности операций бизнес-процесса, щелкните Включить роли безопасности на панели действий.

   Проверка вашей роли безопасности

   1. Выполните шаги, описанные в разделе Просмотр профиля пользователя.

   2. У вас нет нужных разрешений? Обратитесь к администратору системы.

2. Перейдите в раздел Параметры > Процессы.

3. На панели инструментов Операции щелкните кнопку Создать.

4. В диалоговом окне Создание процесса заполните необходимые поля:

   • Введите название процесса. Имя процесса не обязательно должно быть уникальным, но оно должно быть понятным для пользователей, которые будут выбирать процесс. Имя можно изменить позднее.

   • В списке Категория выберите Последовательность операций бизнес-процесса.

     Категорию невозможно изменить после создания процесса.

   • В списке Сущность выберите сущность, на которой должен основываться процесс.

     Выбранная сущность влияет на то, какие поля будут доступны для шагов, которые можно будет добавить в первую стадию последовательности процесса. Если не удается найти требуемую сущность, убедитесь, что для сущности задан набор параметров Последовательности операций бизнес-процессов (будут созданы поля) в определении сущности. Изменить его после сохранения процесса невозможно.

5. Выберите OK.

   Будет создан новый процесс, и откроется конструктор последовательности операций бизнес-процесса с одной созданной стадией.

   

6. Добавьте стадии. Если ваши пользователи будут переходить с одной бизнес-стадии на другую в процессе:

   1. Перетащите компонент Стадия с вкладки Компоненты на значок "плюс" в конструкторе.

      

   2. Чтобы задать свойства для стадии, щелкните стадию, затем задайте свойства на вкладке Свойства справа экрана:

      • Введите отображаемое имя.

      • Если требуется, выберите категорию для стадии. Категория (например, Квалифицировать или Развить) отобразится как шеврон на панели процесса.

        

      • По завершении внесения изменений в свойства нажмите кнопку Применить.

7. Добавьте шаги к стадии. Чтобы просмотреть шаги на стадии, щелкните Сведения в правом нижнем углу стадии. Чтобы добавить дополнительные шаги:

   1. Перетащите компонент Шаг в стадию с вкладки Компоненты.

      

   2. Щелкните шаг и задайте свойства на вкладке Свойства:

      1. Введите отображаемое имя шага.

      2. Если пользователи должны вводить данные для выполнения шага, выберите соответствующее поле из раскрывающегося списка.

      3. Выберите Обязательное, если сотрудник должен заполнить поле для выполнения шага перед переходом к следующей стадии процесса.

      4. По завершении настройки нажмите кнопку Применить.

8. Добавьте ветвь (условие) к процессу. Чтобы добавить условие ветвления:

   1. Перетащите компонент Условие с вкладки Компоненты на значок "плюс" между двумя стадиями.

      

   2. Щелкните условие и задайте свойства на вкладке Свойства. Дополнительные сведения о свойствах ветвления см. в разделе TechNet. Расширение последовательности операций бизнес-процесса за счет ветвления. По завершении настройки свойств для условия щелкните Применить.

9. Добавьте бизнес-процесс. Чтобы вызвать бизнес-процесс:

   1. Перетащите компонент Бизнес-процесс с вкладки Компоненты на стадию или в элемент Глобальный бизнес-процесс в конструкторе. Добавляемый элемент будет зависеть от следующего:

      • Перетащите его на стадию, если вы хотите вызвать бизнес-процесс при входе на стадию или выходе из нее. Компонент бизнес-процесса должен основаться в той же основной сущности, что и стадия.

      • Перетащите его в элемент "Глобальный бизнес-процесс", если вы хотите вызвать бизнес-процесс, когда процесс активируется или архивируется (когда статус изменяется с Завершено на Отброшено). Компонент бизнес-процесса должен основаться в той же основной сущности, что и процесс.

   2. Щелкните бизнес-процесс и задайте свойства на вкладке Свойства:

      1. Введите отображаемое имя.

      2. Выберите время запуска бизнес-процесса.

      3. Найдите существующий активный бизнес-процесс по запросу, отвечающий сущности стадии, или создайте новый бизнес-процесс, нажав кнопку Создать.

      4. По завершении настройки нажмите кнопку Применить.

         Дополнительные сведения о бизнес-процессах см. в разделе TechNet. Бизнес-процессы.

10. Для проверки последовательности операций бизнес-процесса щелкните Проверить на панели действий.

11. Чтобы сохранить процесс как черновик, продолжая работать с ним, щелкните Сохранить на панели действий.

    Важно!

    Пока процесс является черновиком, он будет недоступен для пользователей.

12. Чтобы активировать процесс и сделать его доступным вашей рабочей группе, щелкните Активировать на панели действий.

Совет

Вот несколько советов, которые необходимо учитывать при работе с потоком задач в окне конструктора:

• Чтобы сделать снимок всех элементов в окне последовательности операций бизнес-процесса, нажмите Снимок на панели действий. Это полезно, например, если вы хотите поделиться процессом и получить комментарии о нем от участников рабочей группы.

• Используйте миникарту для быстрого перехода к различным частям процесса. Это полезно, когда вы имеете сложный процесс, который не помещается на экране.

• Чтобы добавить описание для бизнес-процесса, щелкните Сведения под именем процесса в левом углу окна последовательности операций бизнес-процесса. Его длина может составлять до 2000 символов.

Изменение последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics 365

Чтобы изменить последовательность операций бизнес-процесса в Dynamics 365, Перейдите в раздел Параметры > Процессы., а затем выберите представление Последовательности операций бизнес-процессов.

При нажатии имени последовательности операций бизнес-процесса, которую необходимо изменить, она открывается в конструкторе, в котором можно внести требуемые обновления. Разверните Сведения под названием процесса, чтобы переименовать его, добавить описание или просмотреть дополнительные сведения.

Создание последовательности операций бизнес-процесса в Dynamics CRM

1. Убедитесь, что у вас есть одна из ролей безопасности – «Руководитель», «Вице-президент», «Исполнительный директор», «Системный администратор» либо «Настройщик системы», или же эквивалентные разрешения.

   Проверка вашей роли безопасности

   1. Выполните шаги, описанные в разделе Просмотр профиля пользователя.

   2. У вас нет нужных разрешений? Обратитесь к администратору системы.

2. Перейдите в раздел Параметры > Процессы.

3. На панели инструментов Операции щелкните кнопку Создать.

4. Заполните необходимые поля.

   В области Категория выберите Последовательность операций бизнес-процесса в раскрывающемся списке.

   В области Сущность выберите тип записей в раскрывающемся списке.

5. Выберите Новый пустой процесс.

6. Выберите OK.

7. Введите описание процесса. Его длина может составлять до 2000 символов.

8. Если пользователи будут переходить от одного типа записей к другому по порядку, нажмите кнопку Плюс/минус и выберите следующий тип записи в процессе. При необходимости выберите дополнительные типы используемых в процессе записей.

9. Введите название стадии процесса.

10. При необходимости выберите категорию стадии, одну из следующих: Квалификация, Разработка, Предложение, Закрытие, Идентификация, Исследование или Разрешение.

11. Введите название первого шага стадии. Для добавления дополнительных шагов нажмите кнопку Добавить и введите имя.

12. Если сотрудники должны вводить данные для выполнения шага, выберите поле из раскрывающегося списка. Выберите Обязательное, если сотрудник должен заполнить поле для выполнения шага и перехода к следующему шагу процесса.

13. При необходимости нажмите кнопку Добавить для добавления другой стадии. Повторяйте шаги с 9 по 12, пока в процесс не будут добавлены все стадии и этапы.

14. Чтобы сохранить процесс в качестве черновика, щелкните Сохранить в верхней части экрана. (Пока процесс является черновиком, он будет недоступен для пользователей). Чтобы активировать процесс и разрешить пользователям его применение, щелкните Активировать.

Примечание

В последовательностях операций бизнес-процессов доступен упрощенный способ повторно использовать существующие последовательности операций бизнес-процессов в качестве начальной точки при создании новых последовательностей операций бизнес-процессов. Если для параметра Последовательность операций бизнес-процесса выбрать значение Категория, возможность задать значение Тип отсутствует, как для других типов процессов. Вместо этого при открытии существующей последовательности операций бизнес-процесса отобразится кнопка Сохранить как в командной строке. В результате будет создана новая последовательность операций бизнес-процесса, которая аналогична существующей за исключением того, что текст (Копировать) будет добавлен к имени.

Изменение последовательностей операций бизнес-процессов в Dynamics CRM

Чтобы изменить последовательность операций бизнес-процесса, выберите Параметры > Процессы > Последовательности операций бизнес-процессов и выберите последовательность операций бизнес-процесса, которую требуется изменить.

Разверните Сведения под названием процесса, чтобы переименовать его, добавить описание или просмотреть дополнительные сведения.

При настройке последовательности операций бизнес-процесса можно изменить ее, добавить стадии и шаги. Полное описание процедуры изменения последовательности операций бизнес-процесса см. в электронной книге TechNet. Настройка бизнес-процессов в Dynamics CRM.

• Изменение стадий
  Последовательности операций бизнес-процессов могут содержать до 30 стадий.

  • Для добавления стадии нажмите Вставить стадию под стадией и введите Имя стадии.

  • Чтобы удалить стадию, выберите ее и нажмите X в правом верхнем углу.

  Можно добавлять и изменять следующие свойства стадии:

  • Имя стадии

  • Сущность. Сущность можно изменять для любой стадии, за исключением первой.

  • Категория стадии. Категория позволяет группировать стадии по типу действий. Это удобно для отчетов, которые будут группировать записи по стадиям, к которым они относятся. Параметры категорий этапов берутся из глобального набора параметров Категория стадии. При желании можно добавить дополнительные параметры в этот глобальный набор параметров и изменить подписи существующих параметров. При желании эти параметры также можно удалить, но рекомендуется не удалять существующие параметры. Если удалить параметр, будет добавить назад абсолютно такой же параметр. Если параметры не требуется использовать, измените их подпись на "Не использовать".

  • Отношение. Введите отношение, если предыдущая стадия в процессе основана на другой сущности. Для стадии, определяемой в настоящий момент, нажмите Выбрать отношения, чтобы указать отношение, используемое при переходе между двумя стадиями. Рекомендуется выбрать отношение, так как это обеспечивает следующие преимущества:

    • У отношений часто имеются определенные сопоставления атрибутов, которые автоматически переносят данные между записями, минимизируя необходимость ввода данных.

    • При выборе элемента Следующая стадия на панели процесса для записи все записи, использующие это отношение, будут перечислены в потоке процесса, что стимулирует повторное использование записей в процессе. Кроме того, можно использовать бизнес-процессы для автоматизации создания записей, чтобы пользователь просто выбирал запись, а не создавал ее — это дополнительно упростит процесс.

• Изменение шагов
  Каждая стадия может содержать до 30 шагов.

  • Для создания нового шага выберите стадию, затем выберите знак "плюс" (+) в области Название шага. Введите название.

  • В столбце Значение выберите поле для ввода данных.

  • При необходимости можно установить флажок Обязательное для всех обязательно заполняемых полей.

  • Чтобы удалить шаг, выберите его и нажмите X справа от шага.

• Добавить ветвь
  Дополнительные сведения о добавлении ветви в стадию см. в разделе Расширение последовательности операций бизнес-процесса за счет ветвления.

Чтобы предоставить пользователям доступ к последовательности операций бизнес-процесса, необходимо заказать последовательность операций, включить роли безопасности и активировать последовательность.

• Установка последовательности операций процесса
  Если у вас имеется более одной последовательности операций бизнес-процесса для сущности (типа записи), нужно будет указать, какой из процессов автоматически назначается новым записям. На панели команд выберите Порядок последовательностей операций процесса. Для новых записей или записей, с которыми еще не связана последовательность операций процесса, будет использоваться первая последовательность операций бизнес-процесса, к которой имеет доступ пользователь.

• Включить роли безопасности
  Пользователи смогут использовать только те последовательности операций бизнес-процессов, которые связаны с ролями безопасности, назначенными их учетной записи. По умолчанию только роли безопасности Системный администратор и Специалист по настройке систем могут просматривать новую последовательность операций бизнес-процесса.

  • Чтобы настроить эти роли, в командной строке выберите Включить роли безопасности. Можно выбрать параметр Включить для всех или Включить только для выбранных ролей безопасности.

  • При выборе параметра Включить только для выбранных ролей безопасности можно выбрать, какие роли безопасности будут иметь доступ к последовательности операций бизнес-процесса.

• Активировать
  Чтобы пользователи могли использовать последовательность операций бизнес-процесса, ее необходимо активировать. На панели команд выберите Активировать. После подтверждения активации последовательность операций бизнес-процесса готова к использованию. Если в последовательности операций бизнес-процесса есть ошибки, ее будет невозможно активировать, пока не будут устранены ошибки.

См. также

Обзор последовательности операций бизнес-процесса
Создание потока задач для мобильного приложения
Добавление готовых к использованию бизнес-процессов
Создание бизнес-правил и рекомендаций для применения логики в форме
Помогайте сотрудникам выполнять типовые задачи с помощью процессов
TechNet. Расширение последовательности операций бизнес-процесса за счет ветвления (Dynamics CRM)
TechNet. Бизнес-процессы
Электронная книга. Введение в бизнес-процессы в Dynamics CRM
Электронная книга. Настройка бизнес-процессов в Dynamics CRM