Сохранение действий Outlook в CRM

Как продавец, вы можете сохранять всю исходящую и входящую коммуникацию со своими клиентами в своей системе управления отношениями с клиентами (CRM). Таким образом, каждый сотрудник вашей компании может просматривать соответствующие действия и использовать их для создания расширенных услуг, которые помогут вам продавать больше.

Тем не менее обновление CRM со всеми вашими действиями по всем каналам связи, которые вы используете, утомительно и отнимает много времени. К счастью, Copilot для продаж позволяет сохранять взаимодействия Outlook (сообщения электронной почты и собрания) в CRM одним щелчком кнопки мыши.

Заметка

• Если вы используете Dynamics 365 в качестве CRM, обратите внимание на следующие моменты:

  • Когда вы сохраняете письмо в Dynamics 365, ответы на это письмо автоматически сохраняются в CRM, если включена синхронизация на стороне сервера и если любой параметр, кроме Нет сообщений электронной почты выбран на вкладке Сообщения электронной почты в настройках персонализации Dynamics 365.
  • Черновики электронных писем и черновики встреч можно сохранять в Dynamics 365. Сообщения электронной почты не сразу сохраняются в CRM. Они сохраняются только после отправки. Встречи сразу же сохраняются в CRM. Если вы обновите встречу после ее сохранения в CRM, изменения автоматически сохранятся в CRM.
  • Сохранить встречу в Dynamics 365 можно только в том случае, если время встречи совпадает с рабочими часами всех участников. Сохранить встречу в Dynamics 365 можно только в том случае, если время встречи совпадает с рабочими часами всех участников. Сведения о том, как задать рабочие часы для пользователя в Dynamics 365, см. в разделе Настройка рабочих часов для пользователя.

• Если вы используете Salesforce в качестве CRM, обратите внимание на следующие моменты:

  • Черновики электронных писем и черновики встреч нельзя сохранять в Salesforce.
  • Ответы на сохраненные сообщения электронной почты и обновления сохраненных событий не сохраняются автоматически.
  • При сохранении сообщения электронной почты или собрания в Salesforce они отображаются как сохраненные только для вас, а не для других участников общения по электронной почте или собрания. Другие участники должны сохранить сообщение электронной почты или собрание в Salesforce отдельно.

• Сохранение действий Outlook из общих почтовых ящиков не поддерживается.

• Сохранение повторяющихся встреч в CRM не поддерживается.

• Если вы сохранили действие Outlook (сообщение электронной почты или встречу) с помощью Dynamics 365 App for Outlook, оно не будет отображаться как сохраненное в Copilot для продаж. Вы должны сохранить действие Outlook, используя Copilot для продаж. Если вы снова сохраните действие Outlook с помощью Copilot для продаж, в CRM будет создан дубликат записи.

Сохранение действий Outlook из выделенной карточки

Чтобы синхронизировать электронную почту или собрание из Outlook с вашей CRM, выполните следующие действия:

1. Откройте сообщение электронной почты или собрание, которое требуется сохранить в CRM, а затем откройте Copilot для продаж.

2. В типе Сохранить сообщение электронной почты в < карточки CRM-системы> выберите Сохранить.

   

   Если вы подключаете Copilot для продаж к своей среде Dynamics 365 и синхронизация на стороне сервера не включена, вам будет предложено включить синхронизацию на стороне сервера для вашего почтового ящика при сохранении действия Outlook в первый раз. Дополнительные сведения см. в разделе Использование синхронизации на стороне сервера с Copilot для продаж

   Кроме того, можно сохранить действие Outlook в CRM из связанной карточки записи.

3. В разделе Подключиться к записи выберите запись, к которой вы хотите подключить действие.

   • По умолчанию Copilot для продаж отображает ИИ-предложения для организаций и возможных сделок, связанных с контактами в действии. Вы можете выбрать одну из предложенных записей, чтобы подключиться к ней.

     Заметка

     Некоторые ИИ-предложения предоставляются только в том случае, если электронная почта и содержание собрания написаны на английском языке.

   • Вы также можете использовать поле поиска, чтобы найти и подключиться к другой записи любого типа записей, добавленного в Copilot для продаж вашим администратором. Вы также можете отфильтровать результаты поиска, чтобы сузить их.

   • Чтобы сохранить сообщение электронной почты или собрание в CRM без подключения к записи, выберите Сохранить без подключения. Сообщение электронной почты или собрание по-прежнему связаны с контактами в полях Кому, Копия и Скрытая копия.

   Заметка

   • При поиске записи для подключения в результатах поиска отображается имя записи и ключевые поля, выбранные администратором. Дополнительные сведения о ключевых полях см. в разделе Выбор ключевых полей для мини-представления.
   • Вы можете подключиться ко всем типам записей, которые включены для действий и добавлены в Copilot для продаж вашим администратором. Сведения о добавлении типов записей см. в разделе Добавление нового типа записи (или объекта Salesforce).

   В карточке Связанные контакты отображаются контакты в действии, так как действие отображается на их временной шкале.

   

4. В разделе Добавить категории сообщений электронной почты введите информацию для категоризации сообщения электронной почты или собрания в CRM. Поля отображаются, только если ваш администратор настроил поля для категоризации.

5. (Необязательно) Выберите и сохраните вложения, которые вы хотите сохранить в CRM.

6. В разделе Сохранить вложения выберите и сохраните вложения, которые вы хотите сохранить в CRM. Этот раздел отображается только в том случае, если администратор включил возможность сохранения вложений.

   

   Вложения сохраняются в записи действия, связанной с сообщением электронной почты или собранием в CRM. Не удалось сохранить вложение? Узнайте, почему.

7. Выберите Сохранить.

   Сообщение электронной почты или собрание подключается к выбранной записи и сохраняется в CRM-системе.

   • На карточке Подключено к отображается подключенная запись и ее тип.
   • Значок вложения показывает количество вложений, сохраненных в CRM.
   • Значок тега показывает число полей категоризации, если они выбраны.

   

Заметка

Если вы используете Salesforce в качестве CRM, обратите внимание на следующие моменты:

• Если улучшенная электронная почта отключена, при сохранении действий Outlook может появиться сообщение об ошибке. Сведения о том, как исправить ошибку, см. в разделе Улучшенная электронная почта отключена. Если вы обратились в службу поддержки Microsoft для сохранения действий Outlook без включения улучшенной электронной почты, действие будет сохранено в Salesforce как запись задачи. Если улучшенная электронная почта включена, действие сохраняется как запись сообщения электронной почты.

• Если сообщение электронной почты сохраняется в Salesforce CRM и количество символов в теле сообщения электронной почты Outlook (включая разметку HTML) превышает максимальное количество символов, которое можно хранить в записях электронной почты Salesforce, сообщение электронной почты усекается, а затем сохраняется. Сообщение об усечении отображается на карточке Подключено к.

  

Сохранение действий Outlook из связанной карточки записи

Copilot для продаж показывает записи, связанные с сохраненными контактами в сообщении электронной почты. Все записи одного типа отображаются на карточке этого типа записей. С карточек вы можете сохранить письмо в CRM.

Заметка

Если вы уже сохранили сообщение электронной почты или собрание в CRM из карточки выделения, вы не сможете сохранить их снова из связанной карточки записи.

1. Откройте сообщение электронной почты или собрание, которое требуется сохранить в CRM, а затем откройте Copilot для продаж.

2. В карточке (тип записи) наведите указатель мыши на запись, в которой требуется сохранить сообщение электронной почты или собрание, выберите Дополнительные действия (...), а затем выберите Сохранить и подключить электронную почту. Например, если вам нужно сохранить эл. письмо в учетной записи, наведите указатель мыши на учетную запись на карточке Учетные записи, выберите Другие действия (...), а затем выберите Сохранить и подключить электронную почту.

   Кроме того, можно выбрать запись, чтобы открыть сведения о ней. В сведениях выберите Дополнительные действия (...) >Сохранение и подключение электронной почты.

   Сообщение электронной почты или собрание подключается к выбранной записи и сохраняется в CRM-системе. На карточке Подключено к отображается подключенная запись и ее тип.

Заметка

• Если администратор включил возможность сохранения всех вложений по умолчанию, подходящие вложения сохраняются в CRM автоматически.
• Если администратор отключил возможность сохранения вложений или отключил возможность сохранения всех вложений по умолчанию, вложения не сохраняются в CRM.

Сохранение действий Outlook с помощью быстрых действий CRM в баннерах электронной почты

Когда вы читаете электронное письмо клиента от внешних контактов и не сохранили электронное письмо в своей CRM, баннерное сообщение в верхней части электронного письма позволяет вам сохранить электронное письмо с помощью быстрых действий CRM.

1. Откройте электронное письмо хотя бы с одним внешним контактом.

2. В баннерном сообщении выберите Сохранить это письмо.

3. На панели Copilot для продаж в разделе Подключиться к записи выберите запись, к которой требуется подключить собрание.

   

4. (Необязательно) Выберите и сохраните вложения, которые вы хотите сохранить в CRM.

   Вложения сохраняются в записи действия, связанной с сообщением электронной почты или собранием в CRM. Не удалось сохранить вложение? Узнайте, почему.

5. Выберите Сохранить.

Заметка

• В настоящее время баннерные сообщения с быстрыми действиями CRM доступны максимум в двух внешних электронных письмах на пользователя в день. Если вы хотите отключить эти баннеры, попросите администратора отключить их.

Вопросы, связанные с вложениями

При сохранении сообщения электронной почты или собрания в CRM вы также можете сохранить вложения, являющиеся частью сообщения электронной почты или собрания. Учитывайте следующие ограничения, связанные с вложениями:

• Слишком большие вложения или вложения запрещенного типа не могут быть сохранены в CRM. Ваш администратор CRM может настроить ограничения по типу и размеру файлов. Чтобы любые изменения этих настроек вступили в силу в Copilot для продаж, может потребоваться до одного часа. Дополнительные сведения о том, как настроить ограничения по типам и размерам файлов, см. в разделе:

  • Для Dynamics 365: Настройка ограничения размера файла и расширений файлов
  • Для Salesforce: Ограничения размера файла и общего доступа

• Встроенные вложения невозможно сохранить в CRM. Встроенные вложения — это изображения или файлы, которые отображаются в тексте сообщения электронной почты. Например, подписи сообщений электронной почты, изображения или файлы, вставленные в текст сообщения электронной почты.

• В Salesforce вложения сохраняются как файлы в записях действий.

• В Dynamics 365, если при синхронизации на стороне сервера отключено сохранение вложений для встреч, вложения для встреч не могут быть сохранены в CRM из Copilot для продаж Подробнее о синхронизации вложений встреч.

Заметка

Раздел Сохранить вложения отображается только в том случае, если администратор включил возможность сохранения вложений.

Изменение действий в Outlook

Если необходимо обновить сведения о действии в Outlook после его сохранения в CRM, можно отредактировать сведения и снова сохранить изменения в CRM.

Можно обновить следующие поля в действии:

• Связанная запись
• Категории сообщений электронной почты
• Связанные контакты

Заметка

Редактирование доступно только для действий, сохраненных в Dynamics 365.

Для редактирования действия выберите Другие действия (…) на карточке Подключено к на боковой панели Copilot для продаж, выберите Изменить сохраненные сведения сообщения электронной почты и внесите необходимые изменения.

Удаление сохраненных писем из CRM

Если вы подключите Copilot для продаж к своей среде Dynamics 365 и включите синхронизацию на стороне сервера, вы сможете использовать Copilot для продаж для удаления сохраненных сообщений электронной почты и собраний, которые больше не актуальны, из CRM с помощью Copilot для продаж. Таким образом, вы помогаете поддерживать чистоту и актуальность CRM.

Заметка

Удаление доступно только для действий, сохраненных в Dynamics 365.

1. Откройте сообщение электронной почты или собрание, сохраненное в CRM, а затем откройте Copilot для продаж.

2. Перейдите на вкладку Dynamics 365.

3. На карточке Подключено к выберите Другие действия (…), а затем выберите Удалить сообщение электронной почты из Dynamics 365.

   

   Письмо будет удалено из Dynamics 365, и вы получите сообщение с подтверждением.

Дополнительные сведения

Настройка сохранения сообщений и событий Outlook в CRM
Поиск записи CRM с помощью Copilot для продаж