Сохранение действий Outlook в CRM

Продавцам часто приходится записывать электронные письма и встречи, связанные с их деятельностью по продажам. В прошлом вы, возможно, записывали детали в бумажный блокнот. Сегодня вы с большей вероятностью будете использовать системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), такие как Dynamics 365 или Salesforce. Тем не менее, ручное обновление CRM сведениями из Outlook о взаимодействиях с интересами и клиентами по-прежнему утомительно и отнимает много времени. К счастью, Copilot для продаж может сделать это за вас, чтобы вы могли сосредоточиться на продажах.

При сохранении сообщения электронной почты или собрания в CRM на боковой панели Copilot для продаж отображается следующая информация:

• На карточке Подключено к отображается подключенная запись и ее тип.
• Значок вложения показывает количество вложений, сохраненных в CRM.
• Значок тега показывает количество выбранных полей категоризации, если таковые имеются.

Copilot для продаж можете сохранять электронные письма и встречи в CRM из карточки выделения, из связанной карточки записи или с помощью быстрых действий CRM в сообщениях баннера электронной почты. Однако вы не можете сохранять действия из общих почтовых ящиков, а также повторяющиеся собрания. Если вы используете Dynamics 365 в качестве CRM, вы можете редактировать сохраненные действия и удалять сохраненные сообщения электронной почты из CRM.

Вот видео, в котором показано, как сохранить письмо в CRM с помощью Copilot для продаж:

Сохранение из карточки выделения

1. Откройте сообщение электронной почты или встречу, затем откройте Copilot для продаж.

2. На боковой панели Copilot для продаж выберите Сохранить.

   

3. В разделе Подключиться к записи выберите запись, к которой требуется подключить сообщение электронной почты или встречу.

   • Выберите предлагаемую запись: Copilot для продаж использует ИИ, чтобы предлагать организации и возможные сделки, связанные с контактами в действии. Некоторые предложения по возможным сделкам предоставляются только в том случае, если сообщение электронной почты или собрание составлено на английском языке.

   • Поиск записи для выбора: используйте поле поиска, чтобы найти запись любого типа, добавленную администратором в Copilot для продаж, и подключиться к ней.

   • Сохранить без выбора записи: выберите Сохранить без подключения, чтобы сохранить сообщение электронной почты или встречу в CRM без подключения к записи. Оно по-прежнему связано с контактами в полях Кому, Копия и Скрытая копия.

   Заметка

   • При поиске записи для подключения в результатах поиска отображается имя записи и ключевые поля, выбранные администратором.
   • Вы можете подключиться ко всем типам записей, которые включены для действий и добавлены в Copilot для продаж вашим администратором.

   На карточке Связанные контакты отображаются контакты, которые участвуют в сообщении электронной почты или встрече, поскольку действие отображается на их временной шкале.

   

4. Если в вашей системе CRM есть поля для классификации сохраненных сообщений электронной почты и встреч, вы можете выбрать одно или несколько полей в разделе Добавить категории электронной почты.

5. Если ваша CRM-система позволяет сохранять файлы, прикрепленные к электронному письму или собранию, вы можете выбрать те, которые нужно сохранить вместе с действием. Не можете сохранить вложение?

   

6. Выберите Сохранить.

Сохранение из связанной карточки записи

Copilot для продаж показывает записи, связанные с контактами, сохраненными в CRM. Все записи одного типа, такие как счета или возможные сделки, отображаются в карточке этого типа. С этих карточек можно сохранить сообщение электронной почты или встречу в CRM. Если вы уже сохранили его в CRM из карточки выделения, вы не сможете сохранить его снова из связанной карточки записи.

1. Откройте сообщение электронной почты или встречу, затем откройте Copilot для продаж.

2. Наведите указатель мыши на запись и выберите Дополнительные действия (...) >Сохранить и связать сообщение электронной почты.

   Кроме того, можно выбрать запись, чтобы открыть сведения о ней. В сведениях выберите Дополнительные действия (…) >Сохранить и связать сообщение электронной почты.

Сообщение электронной почты или собрание подключается к выбранной записи и сохраняется в CRM-системе. На карточке Подключено к отображается подключенная запись и ее тип.

Вложения обрабатываются по-другому при сохранении действия из связанной карточки записи:

• Если ваша CRM настроена на сохранение всех вложений по умолчанию, то все вложения, которые могут быть сохранены в CRM, сохраняются автоматически.

• Если ваша CRM-система не настроена на сохранение всех вложений по умолчанию или на сохранение вложений вообще, вложения в CRM не сохраняются.

Сохранение из быстрых действий CRM в сообщении баннера электронной почты

Когда вы читаете электронное письмо от внешнего контакта и еще не сохранили его, баннер в верхней части содержит быстрое действие, которое можно использовать для сохранения сообщения электронной почты в CRM.

1. Откройте электронное письмо, которое вы не сохранили в CRM и в котором есть хотя бы один внешний контакт.

2. В баннерном сообщении выберите Сохранить это письмо.

3. На боковой панели Copilot для продаж в разделе Связаться с записью выберите запись.

   

4. Если ваша CRM-система позволяет сохранять файлы, прикрепленные к сообщению электронной почты, вы можете выбрать те, которые нужно сохранить вместе с действием. Не можете сохранить вложение?

5. Выберите Сохранить.

Copilot для продаж может показывать баннер с сообщением, которое включает в себя быстрые действия CRM в не более чем двух ваших внешних сообщениях электронной почты в день. Если вы не хотите, чтобы эти баннеры отображались, попросите администратора отключить их для вашего почтового ящика.

Редактирование действий, сохраненных в Dynamics 365

Если вы используете Dynamics 365 в качестве CRM-системы, вы можете изменить некоторые сведения сохраненного сообщения электронной почты или встречи в Copilot для продаж, а затем сохранить изменения в CRM-системе. Вы можете изменить запись, с которой связано действие, категории электронной почты и связанные контакты. Если вы используете Salesforce в качестве CRM, вы не сможете редактировать сохраненные действия в Copilot для продаж.

1. Откройте сообщение электронной почты или встречу, затем откройте Copilot для продаж.

2. На карточке Подключено к выберите Дополнительные действия (...) >Изменение сведений сохраненного сообщения электронной почты.

   

Удаление писем, сохраненных в Dynamics 365

Если вы используете Dynamics 365 в качестве CRM-системы, вы можете использовать Copilot для продаж для удаления сохраненных электронных писем и собраний, которые больше не актуальны, сохраняя CRM-систему чистой и актуальной. Если вы используете Salesforce в качестве CRM, вы не сможете удалить сохраненные действия в Copilot для продаж.

1. Откройте сообщение электронной почты или встречу, затем откройте Copilot для продаж.

2. На карточке Подключено к выберите Дополнительные действия (...) >Удалить сообщение электронной почты из Dynamics 365.

   

Ограничения при сохранении вложений

Если администратор CRM включил возможность сохранения вложений, то при сохранении сообщения электронной почты или собрания в CRM-систему вы также можете сохранить вложения. Тем не менее помните о следующих ограничениях:

• Администратор CRM определяет типы файлов и максимально допустимый размер вложений, которые можно сохранить в CRM. Вложения запрещенного типа или слишком большого размера не могут быть сохранены.

• Встроенные вложения невозможно сохранить в CRM. Встроенные вложения — это изображения или файлы, которые отображаются или вставляются в тело сообщения электронной почты.

Различия между Dynamics 365 и Salesforce

Copilot для продаж работает немного по-разному в зависимости от того, какую CRM вы используете. Различия описываются в следующих разделах.

При сохранении действий в Dynamics 365

• Если при попытке сохранить сообщение электронной почты или собрание появляется уведомление о синхронизации на стороне сервера, это означает, что ваш почтовый ящик не настроен на сохранение действий Outlook в Dynamics 365. Выберите Включить, чтобы включить для вашего почтового ящика синхронизацию на стороне сервера. Подробнее см. в разделе Использование синхронизации на стороне сервера с Copilot для продаж.

  

• Ответы на сохраненные сообщения электронной почты также сохраняются автоматически, если выполняются оба следующих условия:

  • Синхронизация на стороне сервера включена для вашего почтового ящика.
  • Ни одно сообщение электронной почтыне выбрано на вкладке Электронная почта в настройках персонализации Dynamics 365.

• Сохранить встречу в Dynamics 365 можно только в том случае, если время встречи находится в пределах рабочего времени всех участников. Узнайте, как настроить собственное рабочее время, в разделе Персональная настройка ускорителя продаж. Менеджеры по продажам могут устанавливать доступность продавцов, которые им подчиняются.

• Если сохранение вложений к встречам отключено в параметрах синхронизации на стороне сервера, вложения встреч не могут быть сохранены в CRM-систему из Copilot для продаж.

• Черновики писем можно сохранять в Dynamics 365; Однако черновик сообщения электронной почты сохраняется только после его отправки.

• Черновики встреч можно сохранять в Dynamics 365. Черновики совещаний сохраняются мгновенно. Если вы обновляете встречу после ее сохранения, изменения автоматически сохраняются в CRM.

• На боковой панели Copilot для продаж отображаются только те действия, которые вы сохранили с помощью Copilot для продаж. Если вы использовали Dynamics 365 App for Outlook для связывания сообщения электронной почты или встречи с записью в системе CRM, они не отображаются как сохраненные в Copilot для продаж. Если вы используете Copilot для продаж для сохранения действия, в CRM создается дубликат записи.

• Вы можете редактировать сохраненные действия в Outlook и сохранять изменения в Dynamics 365.

При сохранении действий в Salesforce

• Вы не можете сохранять черновики сообщений электронной почты или черновики собраний в Salesforce.

• Ответы на сохраненные сообщения электронной почты и обновления сохраненных совещаний не сохраняются автоматически.

• При сохранении сообщения электронной почты или собрания в Salesforce они отображаются как сохраненные только для вас. Другие участники должны сохранить сообщение электронной почты или собрание в Salesforce отдельно.

• Вы не можете редактировать сохраненные действия.

• Вложения сохраняются в записях действий в виде файлов.

• Если при попытке сохранить действие Outlook появляется уведомление об обновлении параметров в Salesforce, это означает, что улучшенная электронная почта отключена в Salesforce. Подробнее см. в разделе Не удается сохранить сообщение электронной почты в CRM, когда в Salesforce CRM не включена улучшенная электронная почта.

  Если функция "Улучшенная электронная почта" включена, действие сохраняется в Salesforce как запись электронного письма. Если администратор обратился в службу поддержки Microsoft, чтобы разрешить сохранение действий Outlook без включения улучшенной электронной почты, действие сохраняется как запись задачи.

• Если в тексте сохраняемого сообщения электронной почты содержится больше символов, чем максимальное количество символов, которое можно хранить в записях электронной почты Salesforce, сообщение электронной почты усекается, а затем сохраняется. Карточка Подключено к содержит соответствующее уведомление.