Начало внедрения Microsoft Syntex
Microsoft Syntex — это облачная служба, которая применяет искусственный интеллект (ИИ) для автоматизации обработки содержимого и извлечения знаний. Она помогает преобразовать содержимое в структурированные данные, которые можно легко искать, анализировать и повторно использовать.
Microsoft Syntex предлагает ряд вариантов использования для улучшения управления содержимым на предприятии. Ниже приведены некоторые примеры того, как его можно применить:
Автоматическое создание стандартных документов . Используйте сборку содержимого для создания современных шаблонов для файлов, которые необходимо создавать на регулярной основе, например отчеты о регулярном обслуживании.
Массовое создание документов . Используйте сборку содержимого для создания большого количества похожих документов, например для продления контрактов.
Обработка входящих документов. Используйте Microsoft Syntex для управления и обработки входящих бизнес-документов, таких как страховые формы, бизнес-проверки и договоры аренды.
Упрощение поиска сведений. Используйте Microsoft Syntex для повышения удобства обнаружения и удобства использования бизнес-документов и сведений о сотрудниках в библиотеках документов, таких как политики и процедуры.
Поиск сведений о содержимом — централизация, упорядочение и извлечение содержимого с помощью Microsoft Syntex, чтобы упростить обнаружение конкретных сведений, таких как сведения о патентах.
Соответствие документам— используйте Microsoft Syntex, чтобы обеспечить соблюдение требований к хранению и конфиденциальности для бизнес-документов, включая файлы событий или конференций.
Определение бизнес-сценариев
Чтобы подготовиться к использованию Microsoft Syntex в организации, сначала необходимо разобраться в сценариях, в которых это будет полезно. Значение "почему" помогает определить, какие функции будут наиболее полезными, и требуется ли обработка документов, какой тип модели потребуется. Чтобы достичь бизнес-результата, может быть полезно объединить несколько Microsoft Syntex функций. Используйте примеры сценариев и варианты использования, чтобы задуматься о том, как можно использовать Microsoft Syntex в организации.
Содержимое — это источник жизни организации. Многие бизнес-подразделения в вашей организации отвечают за обработку данных и, возможно, делают это сегодня с помощью сочетания ручных или полуавтоматных процессов, которые включают несколько шагов. Использование функций Microsoft Syntex поможет вам улучшить методы управления содержимым в организации, в том числе:
Предоставьте расширенный поиск и фильтрацию, чтобы улучшить поиск и получение.
Настройте условное форматирование, чтобы легко просматривать и фильтровать документы.
Создайте отчет Power BI одним щелчком, используя извлеченные метаданные.
Создание правил в библиотеке документов или бизнес-рабочих процессах с помощью Power Automate.
Обеспечение соответствия требованиям с помощью применения меток хранения и конфиденциальности.
Рассмотрите жизненный цикл содержимого
Если думать о типичном жизненном цикле содержимого, в котором создается и создается содержимое, и его обработке, а также об обнаружении и поиске контента, в Microsoft Syntex есть много функций, которые могут помочь вашей компании.
Создание и повторное использование содержимого
В рамках жизненного цикла содержимого могут быть варианты использования для автоматизации создания контента, особенно содержимого, которое является транзакционной или стандартизированной, и сборка содержимого может быть полезна для этого. Сборка содержимого может автоматически создавать стандартные повторяющиеся бизнес-документы, такие как контракты, рабочие заявления, соглашения об обслуживании, письма о согласии, продажи и корреспонденция.
После определения повторяющихся типов документов необходимо определить источник данных, который можно использовать в качестве источника документов. Наличие списка или источника данных для заполнения документов позволяет сделать это быстрее, согласованно и с меньшим количеством ошибок, создавая современные шаблоны и используя эти шаблоны для создания документов. Чтобы использовать эту функцию, необходимо настроить подписку Azure в Microsoft Syntex настройки.
Совместная работа над контентом
Функция заметок в Microsoft Syntex используется для добавления заметок и комментариев к содержимому в библиотеках документов — для себя или для совместной работы с другими пользователями. Функцию заметок можно использовать без изменения исходных файлов, поэтому исходные записи сохраняются.
Инструменты заметок в настоящее время включают перо и маркер, где цвета можно выбрать вместе с ластиком для удаления рукописных росчерков и предыдущих заметок. После настройки подписки Azure в клиенте для Microsoft Syntex эта функция будет включена для пользователей. Вы можете рассмотреть возможность предоставления пользователям сведений об этой функции, особенно для бизнес-групп, которые могут в значительной степени добавлять разметку или добавлять заметки к документам.
Понимание и обработка содержимого
Использование Microsoft Syntex для автоматизации классификации и извлечения данных из содержимого с помощью обработки документов и функций таксономии тегов или тегов изображений позволяет сэкономить время и деньги, минимизируя при этом риск опечаток или пропущенных сведений.
Microsoft Syntex могут выполнять различные типы задач в содержимом, включая классификацию, извлечение и ключевые слова. В следующей таблице показаны эти задачи и связанные с ними функции.
| Задача | Описание | функция Microsoft Syntex |
|---|---|---|
| Классификация | Определяет тип содержимого, которое представляет файл (например, отчет, счет или форма). | Обработка неструктурированных документов |
| Извлечения | Идентифицирует информацию на основе сущности из документа |
Структурированная обработка документов Обработка документов в свободной форме Предварительно созданная обработка документов Распознавание текста |
| Добавление тегов к ключевым словам | Предлагает сведения на основе свойства или решения о документе с помощью ключевых слов |
Маркировка таксономии Добавление тегов изображений |
Обеспечение соответствия содержимого требованиям
Модели обработки документов также можно использовать для обеспечения соответствия требованиям, за счет применения меток конфиденциальности и меток хранения к содержимому, добавляемого в библиотеки документов с настроенными с ними моделями.
После того как тип контента и метаданные становятся доступными в библиотеке документов, бизнес-пользователи могут выполнять множество действий с данными, включая создание новых представлений содержимого, создание отчетов, перемещение содержимого на основе определенных сведений с помощью правил и создание рабочих процессов бизнес-процессов для утверждений, добавление данных в другие системы, создание заказов на работу и многие другие задачи, которые могли выполняться вручную.
Возможность обнаружения содержимого
Использование функций обработки документов в Microsoft Syntex может улучшить процесс поиска, так как каждый фрагмент метаданных, извлеченных из содержимого, теперь будет доступен для поиска. Функция запросов к содержимому позволяет выполнять определенные запросы на основе метаданных в библиотеках документов SharePoint. Вы можете выполнять более быстрые и точные запросы на основе определенных значений столбцов метаданных, а не просто поиска по ключевым словам.
В дополнение к классификации и извлечению данных из содержимого, добавленного в библиотеку SharePoint, в вашей организации может быть содержимое, которое в настоящее время заблокировано в образах, и найти его трудно. Служба оптического распознавания символов (OCR) в Microsoft Syntex позволяет извлекать печатный или рукописный текст из изображений и документов. Примерами изображений являются плакаты, рисунки и наклейки продуктов. Примерами документов являются статьи, отчеты, формы и счета. Текст обычно извлекается в виде слов, текстовых строк и абзацев или текстовых блоков, что обеспечивает доступ к цифровой версии отсканированного текста. Извлеченные сведения индексируются в поиске и могут быть доступны для функций соответствия, таких как защита от потери данных (DLP).
Планирование начала работы
Приступая к работе с Microsoft Syntex, вы захотите оценить текущее состояние и потребности организации в отношении управления содержимым, обработки и анализа. Это может помочь определить конкретные ключевые репозитории содержимого, используемые группами в вашей организации, и обсудить с этими командами их текущие бизнес-процессы и сценарии. Существуют ли случаи, когда в настоящее время они управляют содержимым вручную, что можно автоматизировать? К ним могут относиться случаи, когда они обрабатывают прием стандартных форм или документов, таких как документы отдела кадров или заказы на покупку для обработки, или если они создают повторяющееся содержимое в большом масштабе, например письма или предложения. Или области, в которых они делают заметки с помощью пера и бумаги или стороннего приложения, где теперь можно сделать это в существующей среде SharePoint.
Думая о том, какие бизнес-сценарии следует учитывать, задайте себе следующие вопросы:
- Решает ли она реальную проблему?
- Будет ли она широко использоваться или иметь широкое влияние?
- Можно ли получить его?
- Можете ли вы измерить успех?
Команды Microsoft Syntex в средстве оценки Microsoft 365 также помогут определить потенциальные области среды SharePoint, которые могут воспользоваться преимуществами Microsoft Syntex функций.
Если вы не знаете, с чего начать, ознакомьтесь с шаблонами сайтов Microsoft Syntex, доступными в клиенте после настройки Microsoft Syntex и настройки подписки Azure. Эти шаблоны доступны на всех сайтах групп и являются предварительно созданными, готовыми к развертыванию и настраиваемыми. Используйте эти шаблоны для запуска профессионального сайта для управления, обработки и отслеживания состояния бизнес-документов в организации с помощью нескольких функций Microsoft Syntex. Эти сайты помогут вам продемонстрировать функции для бизнес-команд и начать подготовку и разработку сценариев для вашей организации, проиллюстрируя, как эти функции могут повысить ценность для бизнес-областей, таких как управление контрактами и бухгалтерский учет.
Определение ролей и обязанностей
При определении того, кто в вашей организации должен участвовать в проектах Microsoft Syntex, это поможет сопоставить необходимые функции. В зависимости от выбранной функции могут быть задействованы роли, приведенные в следующей таблице.
Например, если вы сосредоточены на обработке документов, роль администратора SharePoint будет ключевой при создании центров содержимого и управлении ими, необходимых для управления моделями в большом масштабе. Если вы сосредоточены на таких функциях, как OCR и соответствие требованиям, потребуется администратор соответствия требованиям Purview. Если будет применяться маркировка таксономии, важно понимать управление корпоративным хранилищем терминов или определить, будете ли вы использовать центр содержимого.
| Администратор | Требование | Обязанности |
|---|---|---|
| Администратор подписок Azure | роль Microsoft Entra | Настройка параметров подписки Azure см. в статье Управление затратами Майкрософт в данных Azure. |
| Администратор соответствия требованиям Purview | роль Microsoft Entra | Планирование параметров соответствия, таких как метки конфиденциальности и политики хранения, а также параметры OCR |
| Администратор SharePoint | роль Microsoft Entra | Сбор вариантов использования в бизнесе, определение того, будут ли включены функции на всех сайтах или для выбранных сайтов Управление центрами содержимого и разрешениями Создание рекомендаций и анализ моделей |
| Администратор Power Platform | роль Microsoft Entra | Настройка среды Dataverse (при необходимости) для моделей свободной формы и структурированных моделей |
| Администратор хранилища терминов SharePoint | Настройка администратором SharePoint в Центре администрирования SharePoint | Управление корпоративными наборами терминов, определение того, могут ли конечные пользователи изменять определенные наборы терминов |
| Microsoft Syntex бизнес-пользователя (управление моделями, использование сборки содержимого) | Разрешения, управляемые на уровне сайта или в центрах содержимого Ввод разрешений на изменение содержимого Управление списками SharePoint для публикации моделей или использования функций сборки содержимого |
Сбор вариантов использования для бизнеса Создание, обучение и применение моделей |
Рекомендации по настройке и настройке
Планирование развертывания Microsoft Syntex включает определение функций, которые вы будете включать, и планирование затрат с помощью калькулятора затрат Microsoft Syntex для прогнозирования затрат для Microsoft Syntex, особенно с появлением служб с оплатой по мере использования. Это средство позволяет лучше понять закономерности использования организации и предполагаемые затраты, чтобы вы могли принимать более обоснованные решения. Это также полезно в сочетании со средством оценки Microsoft 365, которое анализирует архитектуру информации и выделяет библиотеки с типами контента клиентов и расширенными столбцами, которые могут воспользоваться преимуществами автоматизации syntex.
Контрольный список готовности
Чтобы подготовиться к реализации Microsoft Syntex, необходимо:
Планирование конечного состояния
- Планируйте использование ценности Microsoft Syntex функций в таких областях, как:
- Поиск
- Фильтрация и форматирование представлений
- Соответствие требованиям
- Автоматизация
- Планируйте использование ценности Microsoft Syntex функций в таких областях, как:
Выявление
- Общие сведения о существующей информационной архитектуре и использовании функций управления содержимым.
- Являются ли существующие типы контента хорошими кандидатами для моделей?
- Какие существующие процессы будут улучшены с помощью метаданных?
- Сколько содержимого вы обработаете?
Проектирование
- Разработайте подход к информационной архитектуре, управляемым метаданным и типам контента.
- Проектирование процесса определения, создания и управления.