Обзор сборки содержимого в Microsoft Syntex
Примечание.
До июня 2025 г. вы можете бесплатно опробовать ограниченный объем сборки содержимого и других выбранных служб Syntex, если настроено выставление счетов с оплатой по мере использования . Сведения и ограничения см. в статье Опробовать Microsoft Syntex и изучить его службы.
Вы можете использовать возможности сборки содержимого в Microsoft Syntex для автоматического создания стандартных повторяющихся бизнес-документов, таких как контракты, рабочие заявления, соглашения об обслуживании, письма о согласии, предложения продаж и корреспонденция. Все эти действия можно выполнять быстрее, согласованно и с меньшим количеством ошибок, создавая современные шаблоны и используя их для создания документов.
Вы отправляете существующий документ для создания современного шаблона, а затем используете его для автоматического создания нового содержимого с помощью списков SharePoint или ручных записей в качестве источника данных.
Примечание.
Вы должны быть лицензированным пользователем Syntex, чтобы получить доступ к возможностям сборки содержимого и использовать их. Для управления списками SharePoint также должны быть разрешения.
Требования и ограничения
Поддерживаемые типы файлов
В настоящее время для создания шаблона поддерживаются только документы Microsoft Word (расширение .docx/.doc).
Ограничения файлов
Документ Word, который вы хотите использовать в качестве современного шаблона, не должен содержать комментарии или включать отслеживание изменений.
Так как элементы управления содержимым используются в Word для создания полей для современного шаблона, убедитесь, что все текстовые поля для изображений не помещаются в оболочку. Если документ уже содержит элементы управления содержимым, удалите их, прежде чем использовать его для создания современного шаблона.
Текущие ограничения выпуска
Шаблон и документ связаны с одной библиотекой документов. Чтобы использовать шаблон в другой библиотеке документов, необходимо снова создать шаблон в этой библиотеке документов.
Отправленный документ, используемый для создания современного шаблона, будет сохранен в отдельной копии и помещен в каталог /forms библиотеки документов. Исходный файл на диске не изменится.
Можно создавать поля для текста, а также поля для текста в ячейках таблицы. Однако интеллектуальное искусство и маркированные списки в настоящее время не поддерживаются.
После создания документа на основе шаблона он не связан с шаблоном.
Различия между современными шаблонами и другими шаблонами документов
| Функция | Современные шаблоны | Другие шаблоны |
|---|---|---|
| Лицензирование | Лицензия Syntex, необходимая для доступа к этому предложению. | Предоставляется в рамках лицензии Microsoft E3 или E5. |
| Когда следует использовать каждый из них | Для создания стандартных транзакционных документов, таких как соглашения об обслуживании и инструкции о работе, следует использовать при изменении только определенных частей документа. Документы, созданные на основе современных шаблонов, обеспечивают согласованность и меньше шансов на ошибки и опечатки, возникающие при изменении пользователями разделов документа в свободном потоке. | Этот метод следует использовать, если требуется задать документ в качестве примера для других пользователей. Вы можете использовать обычные шаблоны для не-транзакционных документов, таких как продажи или сводки руководителей. |
| Стандартизация создания содержимого | Вы можете добавить поля, а затем связать их с различными источниками данных только для определенных разделов содержимого, чтобы пользователи могли легко создавать документы после публикации шаблона. | После отправки файл сохраняется в шаблоне как есть. Любой пользователь, использующий шаблон, должен соответствующим образом изменить содержимое. |
| Поддерживаемые источники данных | При создании шаблонов можно связать поля со списками SharePoint и хранилищем терминов. | Неприменимо |
| Поддерживаемые типы документов | В настоящее время для создания шаблона поддерживаются только документы Microsoft Word (расширение .docx/.doc). | Для отправки в качестве шаблона можно использовать любой файл. |
| Управление шаблонами | После создания шаблона можно изменить поля шаблона или управлять им, переименовать шаблон и повторно опубликовать его для использования. | Неприменимо |
| Черновая версия шаблонов | Вы можете создать черновую версию шаблонов перед публикацией их для использования другими пользователями. | Нет возможности создавать черновики обычных шаблонов. |
| Рабочие процессы | Вы можете автоматизировать создание документов из шаблонов , настроив рабочие процессы Power Automate. | Рабочие процессы не могут быть настроены с помощью обычных шаблонов. |