Документооборот заявок на закупку

Бизнес-процесс переносит заявки на покупку во время проверки, начиная со статуса "Черновик", заканчивая финальным статусом "Утверждено". После отправки заявки на покупку на рассмотрение запускается бизнес-процесс. После того, как заявка на покупку утверждена, для строк заявки на покупку может создаваться заказ на покупку, который отправляется поставщику для выполнения заказа.

Перед отправкой заявки на покупку на рассмотрение необходимо настроить workflow-процесс. Workflow-процесс может включать один или несколько шагов проверки в любом порядке. Бизнес-процесс также настроить таким образом, чтобы он пропускал задачи проверки и автоматически утверждал заявку на покупку. Вы можете настроить workflow-процесс для маршрутизации заявки на покупку как единый документ или вы можете направить индивидуальные строки заявки на покупку соответствующим проверяющим. Можно также создать сценарий, при котором заявка на покупку целиком направляется некоторым проверяющим, а некоторые строки заявок на покупку направляются другим проверяющим.

Если строки заявки на покупку анализируются индивидуально, процесс анализа должен быть выполнен для всех строк заявки на покупку до того, как workflow-процесс сможет перейти к следующему этапу и до того, как процесс проверки заявки на покупку в целом может быть завершен. После окончания процесса проверки заявки на покупку и всех ее строк общий статус заявки на покупку изменяется на Утверждено.

Бизнес-процесс можно настроить таким образом, чтобы он соответствовал бизнес-процессу для заявок на покупку в вашей организации. При настройке бизнес-процесса заявок на покупку необходимо учесть следующие вопросы.

• Какие расходы необходимо рассмотреть?
• Какие расходы могут быть автоматически утверждены?
• Кто должен проверять и утверждать запросы расхода? Какая роль назначена для этих пользователей?
• Какому процессу необходимо следовать, если рецензент недоступен?

Следующие примеры иллюстрируют два способа настройки бизнес-процесса для заявок на покупку.

Пример 1. Направление заявки на покупку в виде целого документа на проверку

В следующем примере показано, как заявка на покупку может проходить процесс проверки, если она направляется в виде единого документа. Строки заявки на покупку не направляются по отдельности. В этом примере следующие роли включены в бизнес-процесс.

• Затребовал — пользователь, который запросил номенклатуры или услуги. Инициатор запроса может подготовить заявку на покупку, или другой работник может подготовить заявку на покупку от лица инициатора запроса. Этот работник является составителем. Составитель несет ответственность управление заявкой на покупку в рамках процесса проверки. Только составитель заявки на покупку может ее изменять.

Примечание. Работник должен иметь соответствующие разрешения на создание заявки на покупку от чьего-либо имени. Используйте страницу Разрешение для заявки на покупку, чтобы настроить эти разрешения.

• Агент по закупкам — пользователь, который выполняет проверку закупаемой продукции и может утвердить документ.
• Менеджер инициатора запроса — пользователь, который выполняет организационную проверку и может утвердить документ.

В этом примере бизнес-процесс для заявки на покупку состоит из следующих шагов.

1. Составитель направляет заявку на покупку на рассмотрение.
2. Специалист по закупке получает уведомление. Уведомление требует, чтобы агент по закупке проверил информацию в заявке на покупку. Если требуемая информация отсутствует, специалист по закупке может добавить информацию или вернуть заявку на покупку составителю, который должен внести соответствующие добавления. После внесения всей обязательной информации заявку на покупку можно направить на следующий шаг проверки.
3. Менеджер инициатора запроса рассматривает заявку на покупку. Заявка на покупку может быть направлена менеджеру инициатора запроса, если, например, сумма заявки на покупку превышает ограничение на расходы инициатора запроса для заявок на покупку. Менеджер инициатора запроса может утвердить или отклонить заявку на покупку, или вернуть ее составителю для внесения изменений.

Пример 2. Направление отдельных строк заявки на покупку на рассмотрение

В следующем примере показано, как отдельные строки заявки на покупку могут проходить бизнес-процесс. Как правило, процесс для каждой строки не отличается от процесса, выполняемого для заявки на покупку, анализируемой в виде целого документа. Однако каждая строка должна завершать workflow-процесс индивидуально до того, как workflow-процесс для заявки на покупку в целом может быть завершен.

В этом примере работник вводит запрос для плакатов и футболок для маркетинговой кампании. Стоимость плакатов разбита между отделом маркетинга и отделом продаж. Если стоимость плакатов или футболок превышает лимит подписывания для менеджеров подразделения, заявка на покупку должна быть также рассмотрена менеджером группы.

В этом примере следующие роли включены в бизнес-процесс.

• Затребовал — пользователь, который запросил номенклатуры или услуги. Инициатор запроса может подготовить заявку на покупку, или другой работник может подготовить заявку на покупку от лица инициатора запроса. Этот работник является составителем. Составитель несет ответственность управление заявкой на покупку в рамках процесса проверки. Только составитель заявки на покупку может ее изменять.

Примечание. Работник должен иметь соответствующие разрешения на создание заявки на покупку от чьего-либо имени. Используйте страницу Разрешение для заявки на покупку, чтобы настроить эти разрешения.

• Агент по закупкам — пользователь, который выполняет проверку закупаемой продукции и может утвердить документ.
• Менеджер инициатора запроса — пользователь, который выполняет организационную проверку и может утвердить документ.
• Менеджер подразделения — пользователь, который проверяет расходы и может утвердить документ.
• Менеджер группы — пользователь, который выполняет проверку подписывания и может утвердить документ.

В этом примере бизнес-процесс для строк заявки на покупку состоит из следующих шагов.

1. Составитель направляет заявку на покупку на рассмотрение. Каждая строка передается проверяющему, заданному для нее в workflow-процессе.
2. Специалист по закупке получает уведомление. Агент по закупке получает уведомление, в котором ему представлен запрос на проверку информации в заявке на покупку и ее строках. Когда специалист по закупке открывает заявку на покупку, отображаются все строки, но визуальный индикатор показывает, какие строки были отправлены специалисту по закупке для просмотра. Если требуемая информация отсутствует, агент по закупке может добавить информацию или вернуть строку заявку на покупку составителю, который должен внести соответствующие добавления. После внесения всей обязательной информации строку заявку на покупку можно направить на следующий шаг проверки. Строки заявки на покупку могут проходить процесс проверки независимо друг от друга.
3. Линейный менеджер инициатора запроса рассматривает и утверждает строки заявки на покупку. Утверждение может направляться менеджеру инициатора запроса, если, например, сумма строки заявки на покупку превышает ограничение на расходы инициатора запроса для строк заявок на покупку. Менеджер может утвердить или отклонить одну или обе строки заявки на покупку.
4. Менеджер подразделения маркетинга рассматривает строки заявки на покупку как для плакатов, так и для футболок. Менеджер отдела продаж рассматривает строку заявки на покупку только для плакатов, поскольку это стоимость, относящаяся к отделу продаж.
5. Менеджер группы рассматривает и утверждает строку заявки на покупку для футболок только в том случае, если требуется утверждение менеджера группы, например, если сумма строки заявки на покупку превышает лимит утверждения менеджера подразделения. Руководитель группы не должен утверждать строки заявки на покупку для плакатов.

Примечание

Системную валюту необходимо задать, если для рабочего процесса заголовка для заявки на закупку требуются утверждения, относящиеся к лимитам подписи.

Настройка workflow-процесса для заявок на покупку

Чтобы направить заявку на покупку на рассмотрение, необходимо настроить бизнес-процесс заявки на покупку. Определяемый бизнес-процесс управляет взаимодействием между пользователем, запросившим номенклатуры (инициатором запроса), проверяющим лицом и утверждающим лицом в бизнес-процессе. Маршрутизация заявки на покупку зависит от условий, которые указаны в конфигурации workflow-процесса. Например, эти условия определяют, когда должна выполняться маршрутизация заявки на покупку, пользователя или роль, которому она должна быть направлена, и действия, которые могут выполнить пользователь.

Примеры в этой статье показывают, как заявка на покупку может быть переправлена по workflow-процессу в виде единого документа или отдельных строк. Кроме того, бизнес-процесс можно настроить таким образом, чтобы заявки на покупку соответствовали проверке внутреннего контроля заявок на покупку, которая используется в вашей организации.

Участники или проверяющие, которым назначена задача в workflow-процессе, могут быть членами определенной группы пользователей, которые имеют определенную роль безопасности, пользователей, которые связаны с инициатором в иерархии управления, или названные пользователи или пользователи, которые имеют определенные обязанности по расходованию.

Рецензенты расходов заявок на покупку

Конфигурации рецензентов расходов позволяют динамически направлять расходы для проверки на основе пользователя, которому назначена роль в проекте или финансовой аналитики, где происходит расход. Workflow-процесс использует указанную роль проекта или владельца финансовой аналитики, чтобы определить, кому направить расход.

Можно определить одну или несколько конфигураций рецензента расходов, а затем выбрать конфигурацию при создании workflow-процесса. Можно настроить значения рецензента расходов для каждого юридического лица вашей организации. После определения конфигурации рецензента расходов назначается конфигурация для задачи workflow-процесса.

Нет необходимости определять конфигурации рецензента расходов. Вместо этого, можно назначить конкретных пользователей или группы пользователей в качестве проверяющих при указании workflow-процесса. Однако если имеется сложная организация, рецензенты расходов могут повысить эффективность процесса утверждения. Кроме того, если настроены рецензенты расходов, то не требуется обновлять назначения рецензентов workflow-процесса каждый раз, когда рецензент изменяет роли должности.

Вы можете настроить рецензентов расхода на странице Рецензенты расходов заявок на покупку. Создайте конфигурацию рецензента расходов и введите значения для каждого юридического лица, перечисленного в вашей организации. Для заявок, которые назначены проекту, вы можете указать роль, которая отвечает за рассмотрение заявок: "Руководитель проекта", "Контролер проекта" или "Менеджер по продажам". Расходы будут направлены пользователю, назначенному на указанную роль. Можно также направить расходы владельцу финансовой аналитики, выбрав соответствующий флажок финансовой аналитики на вкладке Распределения организации.

Для использования одного из рецензентов расхода, которого вы настраиваете в workflow-процессе, вы должны задать для параметра Тип участника значение Участники расходов в свойствах Назначение для соответствующего элемента workflow-процесса.

Дополнительные ресурсы

Создание заявки на потребление

Определение workflow-процессов бизнес-процессов для заявок на покупку

Workflow-процессы модуля "Закупки и источники"

Обзор заявок на покупку