Обзор заявки на покупку
В этой статье описываются workflow-процесс заявки на покупку и различные возможные статусы заявки на покупку.
В зависимости от настройки организации имеется возможность создания заявок на покупки для продуктов, используемых в организации. Заявка на покупку является внутренним документом, разрешающим отделу закупок приобретение номенклатур или услуг.
После утверждения заявки на покупку ее можно использовать для создания заказа на покупку. Заказы на покупку являются внешними документами, которые отдел закупок передает поставщикам.
Создание заявок на покупку
Вы можете создать заявку на покупку на странице Мои заявки на покупку и выбрать требуемые номенклатуры и услуги. Можно выбрать номенклатуры из каталога закупаемой продукции, созданного организацией, или запросить номенклатуры, которые отсутствуют в каталоге, выбрав категорию покупки и введя сведения о продукте.
Прежде чем заявку на покупку можно будет передать на проверку, необходимо сконфигурировать рабочие процессы. Для перемещения заявки на покупку по процессу рассмотрения с начального статуса Черновик до конечного статуса Утверждено требуется workflow-процесс.
Статусы заявок на закупку
Когда вы создаете заявку на покупку, ей присваивается статус. Статус также присваивается каждой строке, которая добавляется в заявку на покупку. При отправке заявки на покупку в workflow-процесс на рассмотрение, статус заявки на покупку и каждой строки обновляется по мере прохождения workflow-процесса.
Можно настроить процесс документооборота заявок на покупку, чтобы направлять заявку на покупку в процессе проверки как отдельный документ. Вместо этого строки из заявки на покупку могут по отдельности направляться соответствующим проверяющим. Если строки заявки на покупку просматриваются отдельно, статус каждой строки заявки на покупку может быть обновлен по мере прохождения строкой процесса проверки. Когда все строки прошли процесс проверки и шагов проверки не осталось для заявки на покупку, обновляется статус для всей заявки на покупку.
Документооборот заявок на закупку
Следующая схема показывает статусы, назначаемые заявке на покупку и строкам заявки на покупку по мере прохождения ими workflow-процесса.
Заголовок заявки на покупку и отношения статуса строки
Общий статус заявки на покупку определяется статусом строк заявки на покупку. Поэтому процесс проверки должен быть выполнен для всех строк заявки на покупку, прежде чем процесс проверки для всей заявки на покупку может быть завершен. В следующей таблице описываются статусы, назначаемые для заголовка заявки на покупку и строки по мере прохождения workflow-процесса заявкой на покупку.
| Статус заявки на покупку | Статус строки заявки на покупку | Описание |
|---|---|---|
| Черновик | Черновик | Заявка на покупку и строки заявки на покупку были созданы, но не были отправлены на рассмотрение. Заявки на покупку и строку заявок на покупку, которые имеют статус Черновик, можно изменить. Заявка на покупку или строки заявки на покупку также могут иметь статус Черновик, если они отозваны и не были повторно отправлены на рассмотрение. Примечание. Отправить или отозвать заявку на покупку можно на уровне документа. Однако нельзя отправить или отозвать отдельную строку заявки на покупку. |
| На рассмотрении |
|
Если workflow-процесс был настроен, чтобы направлять строки заявки на покупку отдельным проверяющим, каждая строка может иметь статус На рассмотрении или Отклонено. Статус всей заявки на покупку обновляется, когда все строки заявки на покупку прошли процесс проверки и шагов проверки не осталось для заявки на покупку.
Примечание. Можно отозвать заявку на покупку, которая уже была отправлена. При отзыве заявки на покупку все остальные строки заявки на покупку также отзываются. Строки заявки на покупку, которые были отозваны, можно удалить. |
| Отклонено | Отклонено | Выбранную заявку на покупку и все строки заявки на покупку отклонили. Заявки на покупку и строки заявки на покупку, которые были отклонены, могут быть отправлены повторно. |
| Одобрено |
|
Все строки заявки на покупку прошли процесс проверки и шагов проверки для заявки на покупку больше нет.
|
| Отменено | Отменено | Выбранную заявку на покупку и все строки заявки на покупку отменили. Примечание. Если вам больше не требуется номенклатура, которая указана в строке заявки на покупку, необходимо отменить строку заявки на покупку, если она утверждена. Отменить можно только утвержденные строки заявки на закупку. Если все строки заявки на покупку находятся на рассмотрении, заявка на покупку получит статус На рассмотрении. В этом случае можно отозвать заявку на покупку и удалить соответствующую строку заявки на покупку. |
| Закрыт |
|
Заявка на покупку закрыта, и один или несколько документов выполнения были созданы.
|
Распределение затрат на несколько финансовых счетов
Стоимость продукта, включенного в заявку на покупку, можно распределить на несколько финансовых счетов. Если в организации используются аналитики, например центры затрат и подразделения, стоимость продукта можно распределить по аналитикам финансовых счетов.
Назначения заявок
Цели заявок делают процесс выполнения требований заявок более гибким. При создании заявки можно назначить ей одну из двух целей: потребление или пополнение. В зависимости от назначения заявки и настройки организации требование заявки может быть выполнено заказом на покупку, заказом на перемещение, производственным заказом или канбаном.
В политиках закупок можно контролировать цели заявки, доступные когда заявка создана для организации.
Заявки с целью потребления
Заявка с целью потребления представляет потребность в номенклатурах или услугах, которые будут использоваться внутри вашей организацией. Потребность, которая создается этим видом заявки, всегда выполняется заказом на покупку. Если Supply Chain Management настроен для автоматического создания заказов на покупку, то заказы на покупку создаются после утверждения заявки на покупку.
Заявки с целью пополнения
Заявка с целью пополнения представляет требование для пополнения запасов. Например, можно создать заявку для пополнения номенклатур, чтобы их можно было продать в розничном определенном месте в определенное время. Требование, создаваемое заявкой такого типа, может быть выполнено заказом на покупку, заказом на перемещение, производственным заказом или канбаном.
Когда цель заявки — пополнение, требование выражается в терминах количества вместо денежной суммы. Поэтому учет бюджетных обязательств, бюджетный контроль, бизнес-правила для определения основных средств (БРЭД), учет проектов и другие связанные с этим правила не используются. Только продукты, учитываемые в запасах и отправляемые определенному юридическому лицу, могут выполнять требование заявки пополнения. Для определения продуктов, доступных, когда целью закупки является пополнение, используйте страницу Правило политики доступа к категории пополнения.
Для использования заявок на покупку с целью пополнения необходимо настроить сводное планирование для включения требования заявки. Метод удовлетворения требования, которое создается заявкой этого типа, затем определяется автоматически на основе политик поставки, настроенных для номенклатур вашей организации и спланированных с использованием сводного планирования.
Заявки на покупку и запросы предложений.
В некоторых случаях вы должны начать процесс запроса предложений (RFQ), чтобы определить поставщика и цены для продуктов, которые запрошены в заявке на покупку. Запрос предложения можно создать, когда заявка на покупку находится на рассмотрении. Когда вы принимаете предложение, информация о поставщике, цене и так далее переносится в заявку.
Можно заблокировать заявку на покупку, установив флажок Заблокировано на странице Сведения о заявке на закупку. Обработку заявки на покупку можно продолжить только после снятия этого флажка для удаления блокировки.
Примечание
В электронных закупках запрос предложения для вашей заявки на покупку может позволять поставщикам добавить другие строки. В таком случае в заявке на покупку отображаются утвержденные альтернативы.
Консолидация спроса
Путем консолидации строк заявки на покупку из нескольких заявок на покупку можно более эффективно вести переговоры с поставщиками для получения более выгодных цен, снижения затрат на доставку и обработку и сокращения накладных расходов.
Строки заявки на покупку подходят для консолидации спроса только при справедливости следующих утверждений.
- Заявка на покупку утверждена.
- Заявка на покупку соответствует критериям правила политики покупки для обработки вручную и консолидации спроса.
Одобренные строки заявки на покупку, которые соответствуют критериям для ручной обработки, перечислены на странице Выпуск утвержденных заявок на покупки. Если строка заявки на покупку соответствует критериям консолидации спроса, ее можно добавить в возможность консолидации.
Возможность консолидации представляет собой набор сгруппированных строк заявки на покупку, что позволяет специалисту по закупкам вести переговоры по заключению максимально выгодных сделок с поставщиками. Строки заявки на покупку, которые вы выбираете для возможности консолидации, появляются на странице Консолидация заявок на покупку. Вы можете изменить строки на этой странице, если изменения необходимы. Можно также добавить новые строки в возможность консолидации или удалить из нее существующие.
После добавления строк заявки в возможность консолидации и внесения требуемых изменений можно создать заказ на покупку для консолидированных строк заявки на покупку.
Примечание
Изменения, внесенные в строку заявки на покупку на странице Консолидация заявок на покупку, отражаются в созданном заказе на покупку. Однако в заявке на покупку строка остается без изменений, поэтому ее история сохраняется.
Чтобы создать заказ на покупку для строк заявки на покупку, которые не подходят для консолидации спроса или которые не выбраны для возможности консолидации, необходимо обработать эти строки вручную.
Консолидация строк заявки на покупку
Процесс консолидации спроса начинается с момента утверждения заявки на покупку в workflow-процессе и, если в организации настроен бюджетный контроль, записи резервирований бюджета и предварительных бюджетных обязательств. В следующей диаграмме показана схема процесса консолидации спроса.
Чтобы консолидировать утвержденные строки заявки на покупку, выполните следующие действия.
- Проверьте утвержденные строки заявки на покупку, которые удерживались для обработки вручную и подходят для консолидации спроса.
- Выберите строки для добавления в возможность консолидации.
- Создайте новую возможность консолидации или добавьте строки заявки в существующую возможность консолидации.
- Примените все необходимые изменения к строкам заявки и удалите ненужные строки заявки, который больше не требуется включать в возможность консолидации.
- Создайте заказы на покупку для консолидированных строк заявки или для строк заявки на покупку в возможности консолидации.