Пошаговое руководство. Управление проектами
В этом пошаговом руководстве приведены общие сведения о функциях управления проектами. Проекты используются для планирования использования ресурсов организации и отслеживания различных затрат, связанных с ресурсами в конкретном проекте. Проекты предполагают потребление человеко-часов, станко-часов, товаров в запасах и другие типы потребления, которые может понадобиться отследить в процессе реализации проекта.
В этом пошаговом руководстве рассматривается создание нового проекта и связанные с ним задачи:
- Работа с фиксированными ценами
- Оплата в рассрочку
- Учет счетов по проектам
- Копирование проектов
Об этом пошаговом руководстве
В этом пошаговом руководстве демонстрируются следующие задачи:
Создание проекта
Если структура бюджета настроена для проектов, создание проекта будет простым процессом. В этом пошаговом руководстве рассматриваются следующие процедуры:
- создание строк задач проекта и строк планирования;
- создание характерных для конкретного проекта цен для товаров, ресурсов и счетов главной книги;
- выставление клиентам счетов за проект.
Работа с фиксированными ценами
Вы можете применять фиксированные цены и цены на услуги или товары, которые были заранее оговорены клиентами. Из этого пошагового руководства вы узнаете, как:
- Узнать о процедуре определения стоимости по контракту и по счету.
- Разрешить включение в план дополнительной работы, по которой не выставлен счет.
Копирование проекта
Данная часть пошагового руководства посвящена процедуре полного или частичного копирования проекта для сокращения количества вводимых вручную данных и повышения точности.
- Копирование части проекта в новый проект.
- Копирование характерных для проекта цен.
- Копирование строк планирования.
Оплата в рассрочку
Когда работа над большим и дорогостоящим проектом продолжается в течение длительного периода времени, клиенты часто договариваются с организацией про оплату в рассрочку. В этом сценарии демонстрируется процедура оформления оплаты в рассрочку, в том числе:
- Создание оплаты в рассрочку для проекта.
- Выставление счетов клиентам.
- Учет потребления в проекте, настроенном для оплаты в рассрочку.
Роли
В этом пошаговом руководстве описываются задачи для следующих ролей:
- Менеджер проекта
- Член проектной группы
Предварительные требования
Перед выполнением задач в этом пошаговом руководстве необходимо:
- Установите демонстрационную базу данных CRONUS.
- Создать образец данных, выполнив шаги следующего раздела.
Сюжет
В этом пошаговом руководстве основное внимание уделяется CRONUS, вымышленной проектно-консалтинговой фирме, которая проектирует и монтирует новые инфраструктурные объекты. Например, это могут быть конференц-залы и офисы с мебелью, аксессуарами и складскими помещениями. Большая часть деятельности этой организации ориентирована на проекты. Станислав, менеджер проекта в CRONUS, использует проект для получения обзора каждой задачи, начатой CRONUS, а также уже завершенных задач. Станислав обычно оформляет сделки с клиентами и вводит основные компоненты проекта, которые включают строки задания и планирования, а также цены, в Business Central. Станислав считает, что создание, поддержка и извлечение сведений не вызывают трудностей. Станиславу также нравится, как Business Central позволяет копировать проекты и оплату в рассрочку.
Татьяна, член проектной группы, подотчетной Станиславу, отвечает за ежедневный мониторинг проекта. Татьяна вводит данные о работе, проделанной техническими специалистами в рамках каждой задачи, а также регистрирует использованные ими товары и понесенные затраты.
Подготовка демонстрационных данных
Чтобы подготовиться к этому пошаговому руководству, нужно добавить Татьяну в качестве ресурса.
Процедура подготовки образца данных
Выберите значок
, введите Ресурсы, затем выберите соответствующую ссылку.Выберите действие Создать, чтобы создать новую карточку ресурса.
На экспресс-вкладке Общее введите следующие сведения:
- Номер: Татьяна
- Имя: Татьяна
- Тип: Человек
Выберите поле Базовая единица измерения, затем выберите действие Создать, чтобы открыть страницу Единица измерения ресурса. В поле Код выберите Час.
На экспресс-вкладке Счет введите следующие сведения:
- Прямая себестоимость единицы: 5
- Косвенные затраты (%): 4
- Себестоимость единицы: 10
- Строка финансового товарная группа: Услуги
- Товарная группа НДС: НДС 25
Закрытие страницы.
В следующей процедуре вы создадите раздел журнала проектов, в котором Татьяна будет учитывать потребление.
Создание раздела журнала проектов
Выберите значок
, введите Журналы проектов, затем выберите соответствующую ссылку.На странице Журнал проектов выберите поле Код раздела. Откроется страница Разделы журнала проектов.
Чтобы создать новую строку со следующей информацией, выберите действие Создать.
- Имя: Татьяна
- Описание: Татьяна
- Кол-во Серия: РБЖУР-ОБЩ
Выберите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.
Создание проекта
В этом сценарии CRONUS удалось заключить контракт с клиентом — компанией Progressive Home Furnishings — на проектирование конференц-зала и столовой. Клиент находится в США, и для проекта требуется специальное программное обеспечение. Менеджер проекта должен договориться с клиентом и создать проект, соответствующий условиям этого договора.
Создание проекта
Выберите значок
, введите Проекты, затем выберите соответствующую ссылку.Выберите действие Создать, чтобы создать новую карточку.
На экспресс-вкладке Общее введите следующие сведения:
- Описание: Рекомендации по оборудованию конференц-зала
- Код плательщика: 01445544
На экспресс-вкладке Учет введите следующие сведения:
- Состояние: Планирование
- Учетная группа проектов: Настройка
- Метод НЗП: Себестоимость
На экспресс-вкладке Длительность введите сегодняшнюю дату в поля Дата начала и Дата окончания. Эти даты будут использоваться для конвертации валют при выставлении счетов по проекту.
На экспресс-вкладке Внешняя торговля задайте в качестве кода валюты значение USD. Если в поле Код валюты счета выбрано значение USD, счета по проекту будут выставляться в долларах США, а планироваться только в локальной валюте CRONUS.
Вы можете корректировать цены для клиентов для каждого проекта отдельно в зависимости от достигнутых договоренностей. В следующей процедуре менеджер проекта указывает стоимость времени Татьяны, устанавливает цену на требуемое программное обеспечение и добавляет командировочные расходы, которые клиент согласился оплатить.
Настройка цен
На карточке проекта выберите действие Ресурс.
На странице Цены ресурсов в проекте введите следующие сведения:
- Код: Татьяна
- Цена единицы: 20
Закрытие страницы.
Выберите действие Товар.
На странице Цены товаров в проекте введите следующие сведения и скорректированную цену:
- Код товара: 80201 (программа обработки графики)
- Цена единицы: 200
Закрытие страницы.
Выберите действие Счет ГК.
На странице Цены по счету ГК проекта введите следующую информацию и стоимость командировки, которую клиент согласился оплатить, плюс 25 процентов:
- Счет ГК: 8430 (дорога)
- Коэффициент себестоимости единицы: 1,25
Закрытие страницы.
Заключительным этапом создания проекта является добавление задач проекта и строк планирования, являющихся частью каждой задачи. От этих строк планирования зависят компоненты, по которым клиенту будет выставлен счет.
Добавление задач проекта
На карточке Проект для нового проекта выберите действие Строки задач проекта.
В следующей таблице даны сведения, которые требуется ввести в поля.
№ задачи проекта Описание Тип задачи проекта 1000 Консультации по оборудованию зала Сумма (от) 1010 Консультационная встреча с клиентом Учет 1020 Разработка Учет 1090 Всего за консультации Сумма (до) Чтобы показать, что некоторые задачи являются подкатегориями других задач, выберите действие Сдвинуть задачи проекта.
Строка планирования может быть одного из следующих типов:
- Бюджет: добавлено в плане без выставления счета.
- К оплате: счет выставлен, но не добавлен в плане.
- Бюджет и к оплате: выставлен счет и добавлено в план.
В этом пошаговом руководстве менеджер проекта использует Бюджет и к оплате. Менеджер создает три строки планирования для задачи 1010 и две строки планирования для задачи 1020.
Процедура создания строк планирования работ
Выберите строку 1010, затем выберите действие Строки планирования проекта.
Создайте строки планирования со следующими сведениями:
Строка Тип строки Дата планирования Тип Кол-во количество; Цена единицы 1 Бюджет и к оплате (текущая дата) Ресурс Татьяна 40 2 Бюджет и к оплате (текущая дата) Ресурс Тимофей 40 3 Бюджет и к оплате (текущая дата) Счет ГК 8430 (Командировка) 2 400 Закрытие страницы. Итоговые значения на странице Строки задач проекта обновляются.
Выберите строку 1020, затем выберите действие Строки планирования проекта. Введите следующие сведения:
График Тип строки Дата планирования Тип Кол-во количество; Цена единицы 1 Бюджет и к оплате (текущая дата) Ресурс Татьяна 80 2 Бюджет и к оплате (текущая дата) Товар 80201 (Графическая программа) 1 Закрытие страницы. Итоговые значения на странице Строки задач проекта обновляются.
Расчет оставшегося потребления
Член проектной группы Татьяна какое-то время выполняла определенную работу в рамках проекта и желает зарегистрировать отработанные часы и потребление. Татьяна не превысила количество часов работы, заранее оговоренное с клиентом. Татьяна использует пакетное задание Расчет оставшегося потребления для вычисления оставшегося потребления в журнале проектов. Для каждой задачи при выполнении этого пакетного задания вычисляется разница между запланированным потреблением товаров, ресурсов и ГК расходов и фактическим потреблением, учтенным в операциях книги проектов. Оставшееся потребление затем отображается в журнале проектов, и Татьяна может его учесть.
Процедура расчета остаточного потребления
- Выберите значок , введите Журналы проектов, затем выберите соответствующую ссылку.
- На странице Журнал проектов откройте в поле Код раздела список Разделы журнала проектов. Выберите раздел журнала проектов Татьяна.
- Выберите действие Расчет остаточного потребления.
- На странице Расчет оставшегося потребления по проекту на экспресс-вкладке Задача проекта выберите поле Номер проекта, а затем выберите нужный номер проекта, обычно проект J00010.
- На экспресс-вкладке Параметры введите в поле Номер документа значение Р00001. Эта информация упрощает дальнейшую трассировку учета.
- Введите в качестве даты учета сегодняшнюю дату.
- Нажмите кнопку ОК. В результате этот действия будут созданы строки журнала проектов, основанные на строках планирования, которые создал Станислав.
- Нажмите кнопку ОК на странице подтверждения. Созданные строки добавляются в журнал проектов.
- Убедитесь, что все номера документов равны J00001, затем выберите действие Учет. Выберите Да, чтобы подтвердить учет.
Теперь строки учтены.
Создание и учет счета продажи по проекту
Далее Татьяна может создать новый счет по всему проекту или по части проекта. Кроме того, Татьяна может присоединять друг к другу счета одного клиента по одному и тому же проекту. В этом случае Татьяна выставляет счета за весь проект, поскольку проект теперь завершен.
Процедура создания счета продажи по проекту
- Выберите значок , введите Проекты, затем выберите соответствующую ссылку.
- Выберите созданный ранее проект, затем выберите действие Создать счет продажи по проекту.
- На экспресс-вкладке Задача проекта снимите фильтр № задачи проекта, чтобы выставить счет по проекту. В поле Номер проекта выберите соответствующий проект.
- На экспресс-вкладке Параметры введите дату учета и укажите, требуется ли создать счет по каждой задаче или один счет для всех задач.
- Нажмите кнопку ОК, чтобы создать счет, а затем нажмите кнопку ОК на странице подтверждения.
После того как Татьяна создаст счет, он будет доступен из ролевого центра Обработчик заказов на продажу, например.
Процедура учета нового счета продажи для работы
- Выберите значок , введите Счета продажи, затем выберите соответствующую ссылку.
- Откройте счет для клиента с номером 01445544. Теперь можно просмотреть сведения, введенные из строк планирования.
- Выберите действие Учет. Выберите Да, чтобы подтвердить учет.
Процедура просмотра учтенного счета
- Откройте проект, а затем выберите действие Строки планирования проекта.
- Выберите любые строки планирования, по которым были выставлены счета, затем выберите действие Счет продажи/кредит-нота.
- На странице Счета по проекту выберите действие Открыть счет продажи/кредит-ноту.
У Татьяны возник вопрос относительно цен, затрат и прибыли в связи с данным проектом, поэтому Татьяна открывает эти сведения на странице Статистика.
Открытие страницы статистики
- Выберите значок , введите Проекты, затем выберите соответствующую ссылку.
- Выберите действие Статистика. Можно просмотреть подробные сведения о ценах, затратах и прибыли по проекту в местной и в иностранной валюте.
- Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть страницу Статистика по проекту.
Работа с фиксированными ценами
Компания CRONUS выиграла контракт на оборудование конференц-зала. Как менеджеру проекта, Станиславу необходимо получить полное представление о задачах, необходимых для выполнения проектах, вместе с бюджетной себестоимостью и понесенными затратами по каждой задаче. Кроме того, Станиславу необходимо знать общую цену работы по проекту и сумму, на которую к данному моменту были выставлены счета. С клиентом достигнута договоренность о фиксированной цене проекта.
Управление фиксированной ценой в проектах
Выберите значок
, введите Проекты, затем выберите соответствующую ссылку.Выберите номер работы Водоканал, затем выберите действие Строки задач проекта.
Выделите строку 1120, затем в поле Бюджет (итог. себест.) щелкните правой кнопкой мыши сумму и нажмите DrillDown.
Просмотрев строки планирования проекта, Станислав определил, что на этом этапе проекта также необходимо 30 часов работы Татьяны. Станислав договаривается с клиентом о фиксированной цене.
На странице Строки задач проекта выберите строку 1120, затем выберите действие Строки планирования проекта. Создайте строку планирования с следующими сведениями:
Строка Тип строки Тип Кол-во количество; 1 Бюджет и к оплате Ресурс Татьяна 30 Закройте страницу.
В поле Бюджет (итог. себест.) щелкните правой кнопкой мыши поле, а затем еще раз выберите DrillDown на странице Строки задач проекта. Просмотр изменений в расписании. Как можно увидеть, в план добавлено 30 часов.
Закройте страницы.
Будучи добавленной в график для данной строки задачи, Татьяна отрабатывает на проекте 25 часов и вводит эти часы в журнал проектов.
Ввод часов в журнал проектов
Выберите значок
, введите Журналы проектов, затем выберите соответствующую ссылку.В новой строке введите следующие сведения:
- Тип строки: (пусто)
- Дата учета: (сегодняшняя дата)
- Номер документа: J00002
- № проекта: водоканал
- № задачи проекта: 1120
- Тип: Ресурс
- Номер: Татьяна
- Кол-во: 25;
Выберите действие Учет.
Спустя несколько дней Татьяна работает над проектом еще 10 часов, и теперь общее отработанное ею время составляет 35 часов. Поскольку договор с клиентом был заключен на 30 часов, ему будет выставлен счет только на 5 из этих часов. Татьяна вручную добавляет в план остальные пять часов.
На странице Журнал проектов выберите действие Расчет остаточного потребления.
На странице Расчет оставшегося потребления по проекту на экспресс-вкладке Параметры введите следующие сведения:
- Номер документа: J00003
- Дата учета: (сегодняшняя дата)
На экспресс-вкладке Задача проекта введите следующие сведения:
- № проекта: водоканал
- № задачи проекта: 1120
Нажмите кнопку ОК для запуска расчета.
У Татьяны осталось 5 часов работы. Поле Тип строки пустое, что указывает на то, что остается учесть только потребление, поскольку задача уже запланирована.
В окне Журнал проектов создайте новую строку со следующими данными. Убедитесь, что оба номера проектов следуют непосредственно за уже использованными номерами:
- Тип строки: Бюджет
- № проекта: водоканал
- № задачи проекта: 1120
- Тип: Ресурс
- Номер: Татьяна
- Кол-во: 5;
При использовании типа строки Бюджет обновляются запланированные себестоимость и цены, но затраты по контракту и цены, по которым клиенту выставляется счет, остаются прежними.
Выберите действие Учет. Выберите кнопку ОК, чтобы закрыть страницу.
Откройте список Проекты.
Выберите проект ВОДОКАНАЛ, затем в разделе Строки задачи проекта выберите строку 1120 и в поле Бюджет (итог. себест.) щелкните правой кнопкой мыши на сумме. Выберите DrillDown, чтобы просмотреть сведения.
Изменения автоматически вводятся в строку задачи проекта номер 1120. В итоговой себестоимости запланированной работы в план были добавлены пять дополнительных часов работы Татьяны.
Выберите кнопку Закрыть, чтобы закрыть страницу.
Щелкните правой кнопкой мыши сумму в поле Контракт (итоговая себест.) и выберите DrillDown, чтобы просмотреть сведения.
В общую цену по контракту включены только изначально предусмотренные контрактом 30 часов, поскольку именно такое время было оговорено с клиентом.
Копирование проектов
Станислав договорился с клиентом — ЗАО «Нефтераз» — об оборудовании 10 конференц-залов. Договор похож на один из ранее выполненных проектов. Соответственно, копирование этого более раннего проекта позволит сэкономить время.
На странице Копировать проект можно выбрать проект и строки задач, которые необходимо скопировать.
- Скопируйте исходные операции книги проектов, чтобы создать строки планирования на основе фактического потребления.
- Скопируйте исходные строки планирования проекта, чтобы скопировать исходные строки планирования в новый проект.
Затем можно выбрать, какого типа строки планирования или строки книги операций необходимо добавить, выбрав только те, которые актуальны для нового проекта. И, наконец, можно выбрать проект, в который вы хотите скопировать данные, и указать, следует ли также копировать цены и количества.
Копирование проекта
Выберите значок
, введите Проекты, затем выберите соответствующую ссылку.Выберите действие Создать, чтобы создать новый проект. Введите следующие сведения:
- Описание: Оборудование 10 конференц-залов
- Код плательщика: 20000
Выберите действие Копировать задачи проекта из.
На странице Копировать задачи проекта введите следующие сведения:
- № проекта: водоканал
- С № задачи проекта: 1000
- Источник: Строки планирования проекта
- Вкл. строки планирования типа: Бюджет + К оплате
- В проект №: Водоканал Оборудование 10 конференц-залов
- Выберите поля Копировать измерения и Копировать количество.
Нажмите кнопку ОК, чтобы скопировать проект, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть страницу подтверждения.
Путем сравнения цен, строк задач проекта и строк планирования проекта для двух проектов можно увидеть, что информация была успешно скопирована.
Оплата в рассрочку
Компания CRONUS только что получила крупный проект, на осуществление которого уйдет год. Поскольку для него потребуется немало ресурсов, менеджер проекта настраивает контракт таким образом, чтобы клиент выплатил часть стоимости авансом, еще часть, когда проект будет наполовину завершен, и окончательно рассчитался после завершения проекта.
Настройка нового счета
Выберите значок
, введите План счетов, затем выберите соответствующую ссылку.На странице План счетов выберите действие Создать, чтобы создать новую карточку.
В карточке нового счета ГК введите следующие сведения:
- Номер: 40255
- Название: Оплата проекта
На экспресс-вкладке Учет в поле Общая товарная группа выберите Услуги. Закройте страницу.
На странице План счетов выберите Оплата работы № 40255, затем выберите действие Создать отступы в плане счетов. Нажмите Да для подтверждения.
Следующие процедуры описывают создание нового проекта, установки цен и последующей настройки оплаты в рассрочку. В строках задач проекта можно создать особые строки, предназначенные для оплаты в рассрочку. Вся выполняемая в рамках проекта работа, добавленная в план, будет вводиться в строках потребления. Для каждой строки задания оплаты в строках планирования можно ввести в качестве типа строки значение К оплате, которое означает, что клиенту будет выставлен счет. Введите новую строку для авансового платежа. В строке задания потребления можно ввести сведения об используемых в этом проекте товарах и ресурсах, тем самым увеличив план, — например, указать количество часов работы сотрудников и количество товаров, используемые в проекте.
Процедура оплаты в рассрочку
Создание нового проекта.
В карточке Проект укажите следующие сведения:
- Описание: Отделка приемной
- Код плательщика: 30000
- Учетная группа проектов: Настройка
- Метод НЗП: Себестоимость
На карточке проекта выберите действие Цены, затем выберите действие Ресурс. Введите следующие сведения:
- Код: Татьяна
- Цена единицы: 10
Закрытие страницы.
На карточке Проект в разделе Задачи добавьте строки задач проекта, как описано в следующей таблице:
График № задачи проекта Описание Тип задачи проекта 1 1000 Оплата — авансовая оплата Учет 2 2000 Назначение Учет 3 3000 Платеж — промежуточный Учет 4 4000 Платеж — завершенный Учет Выберите задачу 1000, затем выберите действие Строки планирования проекта.
Создайте строку планирования со следующими сведениями:
Строка Тип строки Дата планирования Тип Кол-во количество; Цена единицы 1 К оплате (текущая дата) Счет ГК 40255 1 5000 Закрытие страницы.
Выберите задачу 2000, затем выберите действие Строки планирования проекта.
Создайте строку планирования со следующими сведениями:
Строка Тип строки Дата планирования Тип Кол-во количество; 1 Бюджет (текущая дата) Ресурс Татьяна 120 2 Бюджет (текущая дата) Пункт меню 70104 10 Закрытие страницы. На странице Строки задач проекта можно просмотреть обновленные запланированные суммы.
Выберите задачу 32000, затем выберите действие Строки планирования проекта.
Создайте строку планирования со следующими сведениями:
Строка Тип строки Дата планирования Тип Кол-во количество; Цена единицы 1 К оплате (дата в будущем) Счет ГК 40255 1 5000 Закрытие страницы.
Создайте подобную запись строки планирования для задачи проекта 4000.
Теперь, после ввода строк рабочего задания и планирования, Станислав создаст счет для первого платежа. Чтобы счет содержал только строки для первого платежа, Станислав делает это из строк задач проекта. Заказ на продажу можно открыть из строк планирования или строк задачи.
Создание счета
- На странице Строки задач проекта выберите строку 1000, затем выберите действие Создать счет продажи.
- На странице Создание счета продажи установить в качестве даты учета сегодняшнюю дату, затем укажите В задачу и нажмите кнопку ОК, чтобы создать счет со сведениями по умолчанию. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть страницу подтверждения.
- Выберите действие Счет/кредит-нота продажи. Как можно увидеть в счете продажи, в счет включен только аванс. Теперь его можно отправить клиенту, как и было оговорено.
Сводка
Из этого пошагового руководства вы узнали об основных этапах работы с проектами в Business Central. Вы узнали, как создать новый проект, скопировать проект, а также как обрабатывать платежи. Кроме того, вы просмотрели демонстрацию отслеживания часов и создания счетов.
См. также
Пошаговые описания бизнес-процессов
Настройка управления проектами
Использование ресурсов
Отслеживание хода выполнения и производительности
Выставление счетов по проектам
Работа с Business Central
Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь