Planejar-se para a retenção de informações em servidores de arquivos
Uma política de retenção de dados é importante para qualquer organização. Você pode usar as informações a seguir para planejar como reter informações na sua organização.
Determinar a agenda de retenção
Determinar o tempo de armazenamento de dados em servidores de arquivos da rede e desenvolver uma agenda de retenção de dados oferece as seguintes vantagens:
- Limita a quantidade de dados a ser armazenada, o que reduz o custo geral de armazenamento da organização
- Reduz a obrigação
- Atende aos regulamentos
Ao determinar sua agenda de retenção, você deve garantir que a agenda de retenção atenda à conformidade normativa do setor da sua organização. Por exemplo, para uma empresa na área de assistência médica, é preciso conhecer os regulamentos HIPAA.
Identificar arquivos a serem retidos
Antes de implementar sua política de retenção de dados, é necessário identificar primeiro os dados que estão armazenados em cada servidor de arquivos. Depois de identificados, marque as pastas com um período de retenção e uma data de início de retenção. Remova também a permissão Excluir Filho das pastas que possam conter arquivos que estão sendo retidos. Isso garantirá que os arquivos não sejam acidentalmente excluídos.
Importante
As propriedades de classificação não devem ser especificadas como uma data. Use o período de retenção para classificar o arquivo. Se o período de retenção for alterado, será possível atualizar o intervalo do período de retenção sem a necessidade de classificar todos os arquivos novamente.
Considerações para vários computadores
Quando houver mais de um servidor de arquivos em uma organização, vários pontos deverão ser considerados:
- As políticas de retenção de dados geralmente são as mesmas na organização inteira; portanto, é possível reutilizar o mesmo conjunto de regras em vários computadores.
- O Data Classification Toolkit usa cmdlets do Windows PowerShell para importar e exportar regras de classificação. Você deve usá-lo para exportar a configuração de um computador de linha de base e importá-la para outro computador para garantir que a configuração seja a mesma.
- Use espaços de nomes dinâmicos quando os servidores de origem e destino usarem as mesmas letras de unidade para o armazenamento no servidor. Ao criar um novo compartilhamento de arquivos usando o Gerenciador do Servidor, você poderá especificar o espaço do nome.