Deploy Implementing Retention of Information on File Servers (Demonstration Steps)

• Aplica-se a:

  ✅ Windows Server 2025, ✅ Windows Server 2022, ✅ Windows Server 2019, ✅ Windows Server 2016

Você pode definir períodos de retenção para pastas e colocar arquivos em retenção legal usando a Infraestrutura de Classificação de Arquivos e o Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos.

Pré-requisitos

As etapas neste artigo consideram que você tem um servidor SMTP configurado para notificações de expiração de arquivo.

Etapa 1: criar definições de propriedade do recurso

Nessa etapa, você habilita as propriedades do recurso Período de retenção e detectabilidade para que a Infraestrutura de classificação de arquivos possa usar essas propriedades de recurso para marcar os arquivos examinados em uma pasta de rede compartilhada.

Para criar definições de propriedade de recurso:

GUI

1. No controlador de domínio, entre no servidor como membro do grupo de segurança Admins. do Domínio.

2. Abra o Centro Administrativo do Active Directory. No Gerenciador do Servidor, selecione Ferramentas e Centro Administrativo do Active Directory.

3. Expanda Controle de Acesso Dinâmico e selecione Propriedades de Recurso.

4. Clique com o botão direito do mouse em Período de retenção e selecione Habilitar.

5. Clique com o botão direito do mouse em Detectabilidade e selecione Habilitar.

PowerShell

A partir de um prompt do PowerShell com privilégios elevados, execute os comandos a seguir:

Set-ADResourceProperty -Enabled:$true -Identity:'CN=RetentionPeriod_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'
Set-ADResourceProperty -Enabled:$true -Identity:'CN=Discoverability_MS,CN=Resource Properties,CN=Claims Configuration,CN=Services,CN=Configuration,DC=contoso,DC=com'

Etapa 2: configurar notificações

Nessa etapa, você usa o console do Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos para configurar o servidor SMTP, o endereço de email do administrador padrão e o endereço de email padrão de onde os relatórios são enviados.

Para configurar as notificações:

GUI

1. Entre no servidor de arquivos como um membro do grupo de segurança Administradores.

2. No prompt de comando do Windows PowerShell, digite Update-FsrmClassificationPropertyDefinition e pressione ENTER. Isso sincronizará as definições de propriedade criadas no controlador de domínio para o servidor de arquivos.

3. Abra o Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos. No Gerenciador do Servidor, selecione Ferramentas e, em seguida, selecione Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos.

4. Clique com o botão direito do mouse em Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos (Local) e selecione Configurar opções.

5. Na guia Notificação de email, configure os seguintes parâmetros:

   • Na caixa Nome do servidor SMTP ou endereço IP, digite o nome do servidor SMTP em sua rede.

   • Na caixa Administradores destinatários padrão, digite o endereço de email do administrador que deve receber a notificação.

   • Na caixa Endereço de Email padrão "De", digite o endereço de email que deve ser usado para enviar as notificações.

6. Selecione OK.

PowerShell

A partir de um prompt do PowerShell com privilégios elevados, execute os comandos a seguir:

Set-FsrmSetting -SmtpServer <IP address of SMTP server> -FromEmailAddress "<FromEmailAddress>" -AdminEmailAddress "<AdministratorEmailAddress>"

Etapa 3: criar uma tarefa de gerenciamento de arquivos

Nessa etapa, você usa o console do Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos para criar uma tarefa de gerenciamento de arquivos que expira arquivos com os seguintes critérios:

• O arquivo não está classificado como se tivesse retenção legal.
• O arquivo está classificado como tendo um período de retenção de longo prazo.
• O arquivo não foi modificado nos últimos 10 anos.
• A tarefa será executada no último dia do mês.

Para criar uma tarefa de gerenciamento de arquivos:

GUI

1. Entre no servidor de arquivos como um membro do grupo de segurança Administradores.

2. Abra o Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos. No Gerenciador do Servidor, selecione Ferramentas e, em seguida, selecione Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos.

3. Clique com o botão direito do mouse em Tarefas de gerenciamento de arquivos e selecione Criar tarefa de gerenciamento de arquivos.

4. Na guia Geral, na caixa Nome da tarefa, digite um nome para a tarefa de gerenciamento de arquivos, como Tarefa de Retenção.

5. Na guia Escopo, selecione Adicionar e escolha as pastas que devem ser incluídas nessa regra, como D:\Documentos financeiros.

6. Na guia Ação, na caixa Tipo, selecione Expiração do arquivo. Na caixa Diretório de expiração, digite um caminho para a pasta no servidor de arquivos local para o qual os arquivos expirados serão movidos. Essa pasta deve ter uma lista de controle de acesso que conceda somente acesso aos administradores do servidor de arquivos.

7. Na guia Notificação, selecione Adicionar.

   • Selecione a caixa de seleção Enviar email para os seguintes administradores.

   • Selecione a caixa de seleção Enviar um email aos usuários com arquivos atingidos e selecione OK.

8. Na guia Condição, selecione Adicionare adicione as seguintes propriedades:

   • Na lista Propriedade, selecione Detectabilidade. Na lista Operador, selecione Diferente de. Na lista Valor, selecione Reter.

   • Na lista Propriedade, selecione Período de retenção. Na lista Operador, selecione Igual. Na lista Valor, selecione Longo prazo.

9. Na guia Condição, selecione a caixa de seleção Dias passados desde a última modificação do arquivo e defina o valor como 3650.

10. Na guia Agendar, selecione a opção Mensal, e selecione a caixa de seleção Último.

11. Selecione OK.

PowerShell

A partir de um prompt do PowerShell com privilégios elevados, execute os comandos a seguir:

$fmjexpiration = New-FsrmFmjAction -Type 'Expiration' -ExpirationFolder folder
$fmjNotificationAction = New-FsrmFmjNotificationAction -Type Email -MailTo "<FileOwner>,<AdminEmail>"
$fmjNotification = New-FsrmFmjNotification -Days 10 -Action @($fmjNotificationAction)
$fmjCondition1 = New-FsrmFmjCondition -Property 'Discoverability_MS' -Condition 'NotEqual' -Value "Hold"
$fmjCondition2 = New-FsrmFmjCondition -Property 'RetentionPeriod_MS' -Condition 'Equal' -Value "Long-term"
$fmjCondition3 = New-FsrmFmjCondition -Property 'File.DateLastAccessed' -Condition 'Equal' -Value 3650
$date = Get-Date
$schedule = New-FsrmScheduledTask -Time $date -Monthly @(-1)
$fmj1 = New-FsrmFileManagementJob -Name "Retention Task" -Namespace @('<folder>') -Action $fmjexpiration -Schedule $schedule -Notification @($fmjNotification) -Condition @( $fmjCondition1, $fmjCondition2, $fmjCondition3)

Etapa 4: classificar um arquivo manualmente

Nessa etapa, você classifica manualmente um arquivo para ele ficar em retenção legal. A pasta pai desse arquivo será classificada com um período de retenção de longo prazo.

Para classificar um arquivo manualmente:

1. Entre no servidor de arquivos como um membro do grupo de segurança Administradores.

2. Navegue até a pasta configurada no escopo da tarefa de gerenciamento de arquivos criada na Etapa 3.

3. Clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Propriedades.

4. Na guia Classificação, selecione Período de retenção, selecione Longo prazo, em seguida, selecioneOK.

5. Clique com o botão direito do mouse naquela pasta e selecione Propriedades.

6. Na guia Classificação, selecione Detectabilidade, selecione Reter, Aplicar e, em seguida, OK.

7. No servidor de arquivos, execute a tarefa de gerenciamento de arquivos usando o Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos. Depois de concluir a tarefa de gerenciamento de arquivos, verifique a pasta e se o arquivo não foi movido para o diretório de expiração.

8. Clique com o botão direito do mouse no mesmo arquivo daquela pasta e selecione Propriedades.

9. Na guia Classificação, selecione Detectabilidade, selecione Não Aplicável, Aplicar e, em seguida, OK.

10. No servidor de arquivos, execute a tarefa de gerenciamento de arquivos novamente usando o Gerenciador de Recursos de Servidor de Arquivos. Depois de concluir a tarefa de gerenciamento de arquivos, verifique a pasta e assegure que o arquivo tenha sido movido para o diretório de expiração.

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• Planejar-se para a Retenção de informações em servidores de arquivos

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