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Introdução a funções, tarefas e linhas cronológicas

  • Artigo

Ao planear criar ou atualizar a intranet da sua organização, haverá várias pessoas envolvidas. As melhores equipas de intranet não são grandes, mas contêm os parceiros e intervenientes certos que podem tomar decisões que servem toda a organização.

Funções e tarefas de relance

A sua função Alinhar tarefas Tarefas de implementação Tarefas de gerenciamento
Proprietários da intranet da organização Estratégia, imagem corporativa, adoção, governação, arquitetura de informações e gestão de alterações
Profissionais de TI/Administradores Integração da plataforma, migração de conteúdos, desempenho, escalabilidade, formação de utilizadores Criação de sites, navegação, pesquisa, imagem corporativa, publicação
Proprietários de empresas/proprietários de sites Objetivos empresariais, permissões, auditoria de conteúdo e migração Criação de sites, navegação, imagem corporativa, segmentação de audiências Gestão de sites, auditorias de conteúdo agendado
Autores de conteúdo Melhores práticas de conteúdo, conteúdo e design de site Criar e manter conteúdo, colaboração em conteúdos Atualizar conteúdo existente, publicar novo conteúdo

Veja o aspeto do ciclo de vida da intranet .

Saiba mais sobre os blocos modulares básicos do site.

Proprietários da intranet da organização

Os proprietários da intranet trabalham com proprietários de negócios e TI para priorizar os projetos de intranet no seu portefólio para o maior benefício comercial.

Comece por se inspirar no Look Book do SharePoint. O look book fornece exemplos de páginas da intranet que pode criar no SharePoint e dar-lhe-á uma ideia das possibilidades. Tenha-os em mente à medida que avança no processo de planeamento e implementação.

Em seguida, comece a planear a sua intranet inteligente do SharePoint ao trabalhar com os principais intervenientes para compreender os seus principais objetivos empresariais e intranet. Efetue pesquisas com utilizadores da intranet para descobrir as principais pessoas e cenários. Reveja a intranet existente e determine com que iniciativa começar para obter o seu melhor retorno sobre o investimento. À medida que prioriza as suas iniciativas de intranet, considere como obter o melhor desempenho e escalabilidade a partir dos portais que criar. Se a intranet existente estiver a utilizar o servidor do SharePoint, considere como a migração dos seus conteúdos para o SharePoint se enquadra no seu plano geral. Para resolver problemas de desempenho de páginas, utilize a página diagnóstico ferramenta.

Escolha uma ou mais oportunidades para começar e reunir-se com os empresários nessa área da sua organização para planear a solução. Algumas soluções podem exigir coordenação entre diferentes partes da organização.

À medida que planeia e implementa a intranet, tenha em atenção estes fatores de sucesso principais:

  • Para a intranet, como um todo:

    • Tenha um patrocinador para cada iniciativa e um patrocinador executivo do negócio para a intranet como um todo.
    • Certifique-se de que os objetivos da intranet estão diretamente associados aos principais objetivos empresariais.
    • Reúna uma equipa principal para pensar na governação. Certifique-se de que alinha as suas decisões de governação com os objetivos empresariais.
    • Alinhe a intranet com a marca e a cultura da sua organização.
    • Não suponha que tem de iniciar com um "big bang" — alinhe as comunicações e a formação com o seu plano de lançamento.

  • Para cada iniciativa:

    • Reúna resultados, não requisitos. Certifique-se de que fala com os utilizadores do site e não apenas com os proprietários.
    • Estrutura para alinhar com os padrões da sua organização, mas permitir que o site "story" dite os esquemas de navegação e de página.
    • Estabeleça objetivos de sucesso para cada site e reveja-os regularmente.
    • Teste a navegação proposta com os visitantes do site. Certifique-se de que os visitantes conseguem aceder facilmente às suas principais tarefas.

Principais tarefas

Organizar a intranet

Uma parte crítica da intranet do SharePoint é a arquitetura do seu site. Ao utilizar uma série de sites de comunicação e hubs, pode criar uma intranet intuitiva com navegação comum em sites relacionados e uma estrutura de permissões fácil de gerir. Para obter uma descrição detalhada da navegação do site no SharePoint, consulte Planear a navegação para a experiência moderna do SharePoint.

*Comece por — Desenvolver uma compreensão sobre o que precisa da sua intranet para realizar e começar a organizar recursos de conteúdo para se alinhar com os principais objetivos de resultados. Organize consoante as necessidades da empresa ( por região, departamento ou função) e pelos tópicos com os quais os seus utilizadores se preocupam.

Sabe que acabou quando — Os empresários e os utilizadores confirmam que conseguem encontrar e ter acesso ao conteúdo que torna as suas tarefas mais produtivas.

Marcar a sua intranet

A imagem corporativa fornece uma forma de alinhar a intranet com a sua cultura organizacional. Com o SharePoint, pode adicionar imagem corporativa ao seu site do SharePoint e personalizar também o tema do Microsoft 365 para a sua organização.

*Comece por — Responda, precisa de uma marca consistente em todos os sites ou diferentes divisões, departamentos ou grupos na sua organização terão o seu próprio aspeto e funcionalidade? Em seguida, recolha elementos de marca aprovados, como cores de marca, logótipos e imagens, consoante os requisitos de imagem corporativa da sua organização.

Sabe que acabou quando determinou o aspeto ponto a ponto da intranet da home page para os hubs para sites individuais.

Profissionais de TI e administradores

Os profissionais de TI e administradores implementam os passos de integração da plataforma necessários para os seus proprietários empresariais para os respetivos portais da intranet, como com bases de dados ou aplicações de linha de negócio. Isto pode incluir a migração de conteúdos de sistemas existentes. Também trabalham com outros intervenientes e com a empresa para determinar uma estratégia de governação para a intranet e preparar as pessoas na organização para utilizarem o SharePoint e outras ferramentas para gerir a intranet.

À medida que planeia e implementa a intranet, tenha em atenção estes fatores de sucesso principais:

  • Estabeleça um plano de governação que suporte as necessidades empresariais e os seus objetivos de retenção, segurança e conformidade.
  • Certifique-se de que todos os proprietários, autores de conteúdos e visitantes do site compreendem como a governação se aplica às respetivas funções.
  • Limpe os conteúdos existentes antes da migração. Migrar apenas conteúdo relevante, atual e que suporte os objetivos de resultados de cada site.
  • Ative a ligação social que incentiva a comunicação, o envolvimento e a colaboração.
  • Prepare os seus autores de conteúdo e os seus utilizadores.

Principais tarefas

Planear e alinhar a estratégia de governação

A governação é o conjunto de políticas, funções e processos que controlam a forma como as divisões empresariais e as equipas de TI da sua organização trabalham em conjunto para alcançar o seu objetivo, garantindo que os conteúdos e comunicações da organização são seguros e os visualizadores beneficiam de uma experiência consistente. Qualquer organização tem necessidades exclusivas e metas que influenciam a abordagem da governança. Alguns detalhes a considerar ao planear a sua estratégia de governação: convenções de nomenclatura, acesso de convidado, classificação de sites, grupos e ficheiros.

Comece por — Compreender as regras e os requisitos da sua organização, em combinação com as necessidades dos proprietários de empresas e dos proprietários de sites. Em seguida, desenvolva um plano juntamente com ti, RH e liderança sénior que permita aos colaboradores maximizar o valor do SharePoint com supervisão mínima de uma forma compatível.

Sabe que acabou quando — quando os intervenientes de governação, os empresários e os criadores de conteúdo podem trabalhar facilmente no SharePoint sem abrandar o ritmo dos negócios.

Migrar conteúdo da intranet existente

A intranet existente pode conter conteúdo de várias origens localizadas em diferentes plataformas. Uma tarefa-chave na criação da intranet inteligente do SharePoint é determinar o estado do conteúdo existente e decidir que conteúdo migrar para a nova intranet.

Os seus atuais proprietários de empresas e proprietários de sites podem ser mais adequados para avaliar se os conteúdos devem ser migrados e poderá querer que efetuem a migração real, dependendo do que está envolvido. Poderão necessitar da sua assistência consoante a quantidade e a localização do conteúdo a mover. Saiba mais sobre as opções para migrar a partir de partilhas de ficheiros, do SharePoint Server e de outros fornecedores de cloud.

Comece por — Trabalhar com líderes empresariais e outros intervenientes no conteúdo para rever os conteúdos existentes quanto à relevância e precisão.

Sabe que acabou quando — um conjunto organizado de conteúdos foi migrado para o SharePoint.

Personalizar o SharePoint para satisfazer as suas necessidades empresariais

Com a experiência inteligente do SharePoint, pode criar uma intranet envolvente e fácil de manter sem a necessidade de personalização. Recomendamos vivamente que utilize as experiências predefinidas do SharePoint sempre que possível. Isto irá proporcionar uma gestão de alterações mais fácil ao longo do tempo.

Se precisar de personalizar o SharePoint, o SharePoint fornece soluções, aplicações, suplementos e soluções do Framework para o ajudar a satisfazer as suas necessidades empresariais. Para obter mais informações, consulte Desenvolvimento do SharePoint.

Preparar os seus autores de conteúdo

Consoante os seus antecedentes, as pessoas na sua organização poderão precisar de ajuda para começar a utilizar o SharePoint. Os caminhos de aprendizagem do Microsoft 365 proporcionam uma forma de trazer um conjunto organizado de conteúdos da Microsoft aos seus utilizadores. Outras referências que podem ajudar os criadores de conteúdos a gerir atualizações ao site incluem:

Comece por — Determinar as necessidades dos seus utilizadores para formação no SharePoint e dar a conhecer estas referências.

Sabe que acabou quando — as perguntas sobre a utilização da intranet do SharePoint em canais de redes sociais da organização e através do suporte técnico diminuíram para um nível modesto.

Proprietários de empresas e proprietários de sites

Enquanto proprietário da empresa, pode ser responsável pelo conteúdo da intranet de uma área específica da sua organização, como RH ou operações. Também pode ser o proprietário do site, a pessoa que tem as permissões no SharePoint para criar e manter os conteúdos e experiências no site. Antes de começar a configurar sites individuais, para obter algumas ideias, consulte o Look Book do SharePoint. Como parte do seu plano de governação geral, pode decidir que os sites precisam de seguir padrões consistentes para garantir que os leitores não têm de passar muito tempo a orientar-se à medida que vão de site em site ou tópico a tópico na intranet.

Tenha em atenção estes fatores chave de sucesso à medida que planeia e implementa a sua intranet:

  • Concentre-se implacavelmente nas experiências dos utilizadores à medida que implementa o seu site , marcar etiquetas por relevância, certifique-se de que as imagens estão relacionadas com o conteúdo, não pressupõe — teste!
  • Limpe os conteúdos existentes antes da migração. Migrar apenas conteúdos relevantes, atuais e que suportem os objetivos de resultados do site.
  • Envolva os seus utilizadores para obter feedback durante todas as fases do processo de compilação.
  • Certifique-se de que o proprietário ou contacto do site está visível num local consistente na home page do site para que os visitantes saibam a quem devem contactar para obter feedback.
  • Planear comunicações de início, que podem incluir um evento ou atividade de lançamento. Celebre o seu sucesso!

Principais tarefas

Migrar seus dados

Uma das maiores tarefas na criação de um novo site de intranet é migrar os dados existentes para o SharePoint. Recomendamos vivamente que faça uma auditoria de conteúdo para ver o que está a ser utilizado, o que está atualizado e o que já não é necessário e pode ser eliminado ou arquivado.

Procure oportunidades para eliminar versões anteriores de documentos de que já não precisa. Se migrar ficheiros que terminem .v1, .v2 e assim sucessivamente, cria confusão para os seus utilizadores que não poderão confiar na pesquisa para localizar consistentemente a versão mais recente dos documentos.

Prepare os seus utilizadores para tirar partido do controlo de versões automatizado do SharePoint e remova os IDs de versão e datas dos nomes de ficheiros sempre que possível, migrando apenas a versão mais recente e mais precisa. Melhor ainda, veja se consegue converter documentos legados em páginas modernas para criar conteúdos mais apelativos e fáceis de consumir. Obtém melhores experiências de pesquisa e obtém uma maior satisfação do utilizador e uma manutenção mais fácil ao remover conteúdos que já não são necessários antes da migração.

Saiba mais sobre as opções para migrar a partir de partilhas de ficheiros, do SharePoint Server e de outros fornecedores de cloud.

O vídeo é uma excelente forma de comunicar com as pessoas na sua organização para obter briefings executivos ou quando partilhar ideias através de vídeo pode levar a um maior envolvimento. Utilize Microsoft Stream para realizar reuniões, eventos e formação em direto e a pedido. Se tiver conteúdos de vídeo existentes que pretende disponibilizar no seu novo site da intranet, carregue-o para Stream como parte do processo de migração de conteúdos.

Comece por — Compreender o âmbito completo do conteúdo que poderá ter de ser migrado e, em seguida, definir os critérios utilizados para direcionar conteúdo que deve ser migrado, deve ser editado e, em seguida, migrado e deve ser descontinuado.

Sabe que concluiu quando — tem a quantidade mínima de conteúdo necessário para criar e iniciar um site do SharePoint eficaz.

Determinar as permissões e a estratégia de partilha

As permissões do SharePoint são geridas através de um conjunto de funções num site — proprietários, membros e visitantes. Consoante o tipo de site, poderão existir mais opções de permissão e partilha disponíveis, como utilizar grupos do Microsoft 365.

Comece por — Determinar quem precisa de acesso, quem não deve ter acesso e como conceder pedidos de acesso.

Sabe que já está pronto quando – todos os proprietários e utilizadores do site têm acesso ao conteúdo de que precisam e, quando adequado, protege conteúdo confidencial.

Criar a página do portal da intranet, também conhecida como o site principal

A main portal da intranet da sua organização é uma grande parte da sua nova intranet do SharePoint. Pode criar esta página em qualquer altura durante o projeto de desenvolvimento da intranet. Ainda pode apontar para os seus sites de intranet legados com uma home page de portal inteligente. Se tiver um site de comunicação existente que pretenda utilizar como página do portal do main, pode movê-lo para o site raiz.

O mega menu, a peça Web de notícias e os feeds Viva Engage podem ser utilizados para tornar a página do portal do main um destino apelativo e produtivo para os seus utilizadores. Para obter uma visão completa da criação desta página, leia Instruções orientadas: Criar um site de Destino Empresarial para a sua organização.

Comece por — Tendo em conta os objetivos da perspetiva da equipa de comunicações da sua organização, do seu patrocinador executivo, do seu departamento de TI e dos utilizadores finais. Crie a home page do portal com simplicidade e escalabilidade em mente.

Sabe que já está pronto quando — criou um plano de lançamento com o Agendador de iniciação do Portal para redirecionar da página atual do portal para a nova página e partilhou este plano com todos os intervenientes e utilizadores.

Criar um site de intranet específico da sua empresa ou tópico

À medida que começa a criar os sites da intranet para os seus serviços e funções, certifique-se de que fez pesquisas com os seus utilizadores para compreender melhor as suas necessidades e como interagem atualmente com os seus conteúdos. Para criar inquéritos e questionários personalizados e passar tempo a observar utilizadores e a reunir-se com eles, pode utilizar Forms.

Recomendamos que desenvolva as suas páginas da intranet através de sites de comunicação. Com os sites de comunicação, pode partilhar notícias, relatórios, estados e outras informações através de vários modelos e peças Web. Para obter uma visão completa da configuração de um site de comunicação, consulte Instruções guiadas: Criar um site de comunicação para a sua organização. Saiba mais sobre como planear os seus sites.

Para publicar histórias importantes ou interessantes, anúncios, notícias de pessoas, atualizações status e muito mais que possam incluir gráficos e formatação avançada, pode utilizar a peça Web de notícias. Na peça Web de notícias, para atribuir prioridades a conteúdos específicos para audiências específicas, pode configurar a segmentação de audiências. Para obter uma visão completa da utilização de notícias no SharePoint, consulte Instruções orientadas: configurar notícias para a sua organização.

Para alinhar os requisitos de imagem corporativa da sua organização, pode alterar o aspeto do seu site.

Comece por — Priorizar objetivos empresariais e, em seguida, decida o tipo de sites e peças Web que são necessários inicialmente.

Sabe que acabou quando — os proprietários de empresas e sites têm áreas dedicadas no SharePoint que podem ser propriedade e mantidas com pouca supervisão.

Autores de conteúdo

Os autores de conteúdo são as pessoas que criam conteúdos em sites. Os autores de conteúdo podem assumir muitas responsabilidades, como criar e publicar notícias, criar páginas específicas de tópicos ou servir como especialistas no assunto e líderes de pensamento para projetos e iniciativas especiais. Os autores de conteúdo devem familiarizar-se com as noções básicas de design do SharePoint.

À medida que cria e gere conteúdos para a sua intranet, tenha em atenção estes fatores de sucesso principais:

  • Considere se o conteúdo é melhor apresentado como uma página ou um documento. Utilize páginas quando o seu conteúdo for dinâmico e mais facilmente comunicado com peças Web envolventes, como imagens, vídeo ou ligações. Utilize documentos quando o conteúdo for concebido para ser transferido ou impresso.
  • Resumir antecipadamente — coloque as informações que os leitores têm de ter para que a sua comunicação seja bem-sucedida na parte superior da página antes de se concentrar na estrutura.
  • Utilize secções e estilos de título para separar visualmente tópicos e conceitos para tornar as suas páginas mais legíveis e acessíveis.
  • Crie modelos de página personalizados para impulsionar a consistência e simplificar a criação de páginas.
  • Certifique-se de que segue as diretrizes de imagem e vídeo para manter o desempenho das páginas elevado.

Tarefas-chave:

Informar e envolver

Recolher e gerir conteúdos com páginas do SharePoint. Utilize listas para obter informações que possa recolher no Excel. Listas permitir que você e a sua audiência reúnam, controlem e partilhem informações. Melhore a apresentação de listas com formatação de vista de colunas e listas com a peça Web Lista. Utilize bibliotecas para armazenar documentos. Adicione, reordene, ordene, filtre e crie vistas personalizadas de bibliotecas com a peça Web Biblioteca de documentos.

Apresentar dinamicamente conteúdo de uma biblioteca de documentos, de um site, de uma coleção de sites ou de todos os sites através da peça Web Conteúdo realçado.

Crie e organize notícias relevantes para o seu público através da peça Web Notícias. Crie rapidamente publicações apelativas como anúncios, notícias de pessoas, atualizações status e muito mais que possam incluir gráficos e formatação avançada.

Personalize a forma como os seus utilizadores veem conteúdos e notícias através da segmentação de audiências. A segmentação de audiências permite que conteúdos específicos sejam priorizados para audiências específicas na página inicial do SharePoint, notícias na aplicação móvel e na peça Web Notícias quando a segmentação de audiências está ativada.

Permitir que os utilizadores trabalhem em qualquer dispositivo. Quando os utilizadores mantêm os ficheiros no respetivo dispositivo local ou numa partilha de rede, ficam sem sorte quando não têm o dispositivo ou não têm uma ligação à sua rede. Se algo acontecer ao dispositivo de um utilizador, os dados poderão não ser recuperáveis. Obtenha a aplicação SharePoint para dispositivos móveis.

Comece por — Organizar conteúdo em tópicos, criar páginas para cada tópico. Determine se o conteúdo da página deve incluir texto, ligações, listas ou bibliotecas. Alinhe o conteúdo com a história para garantir que o leitor consegue obter as informações de que precisa de forma eficiente ao analisar ou desviar rapidamente a página.

Sabe que acabou quando — pode confirmar que os utilizadores têm acesso às informações certas no momento certo ao utilizar a utilização e análise do site e pedir feedback aos utilizadores.

Criar cultura e comunidade

Ajude os grupos de trabalho a ligarem-se e a interagirem na sua organização com Viva Engage. Saiba mais sobre as peças Web Destaques Viva Engage e Viva Engage Conversações. Por vezes, os conteúdos têm de ser entregues através de vídeo, como quando são feitos anúncios em toda a organização ou quando os líderes seniores alojam um evento em direto ou quando pretende fornecer exemplos em páginas que fornecem instruções. Microsoft Stream é o site de vídeo da sua própria organização. Para apresentar conteúdos de vídeo, utilize a peça Web Stream no seu site.

Comece por — Encontrar notícias, anúncios e eventos para ampliar no seu site.

Sabe que acabou quando estiver a promover regularmente notícias e eventos que iniciam conversações e interagem e ligam públicos abrangentes.

A seguir

Saiba mais sobre como começar a criar ou atualizar a intranet da sua organização.

Criar e iniciar portais em bom estado de funcionamento

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Planear o seu site de comunicação — introdução